¿Alguna vez ha estado confundido acerca de si contratar a un tenedor de libros o no? O tal vez no tenga idea de lo que un tenedor de libros puede hacer por su negocio. Si es así, entonces estás en el lugar correcto. Este artículo discutirá lo que significa contratar a un tenedor de libros, los beneficios de contratar uno, las preguntas de la entrevista que podría hacer cuando decida contratar uno y, básicamente, todo lo que debe saber.
¿Quién es un tenedor de libros?
Un tenedor de libros es un miembro de la profesión contable que se encarga principalmente de mantener un registro preciso de todas las ventas, compras y otras actividades financieras. Dependiendo de las preferencias y procedimientos de varias instituciones o individuos, puede haber variaciones significativas en el tipo de transacciones que se contabilizan y cómo se registran.
Los tenedores de libros y los contadores hacen cosas diferentes y tienen trabajos diferentes, aunque sus títulos a veces se usan indistintamente. En cierto sentido, los tenedores de libros están en primera línea porque realizan un seguimiento de las entradas y salidas diarias de dinero de una organización.
Para producir informes, detectar tendencias significativas y hacer estimaciones, los contadores utilizan el registro de datos para centrarse en el panorama general.
Contratación de un tenedor de libros
La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas no realizan procedimientos contables adecuados. Elegir cómo mantener y administrar las cuentas financieras de la empresa es una de las decisiones financieras más cruciales que puede tomar una pequeña empresa.
El papel de un tenedor de libros es ayudar a registrar las transacciones comerciales diarias. En una empresa pequeña, las responsabilidades de un tenedor de libros son más variadas.
También gestionan la creación, gestión y revisión de procesos comerciales internos, realizan un seguimiento de los pagos, compras, recibos y ventas, compilan y registran datos financieros diariamente y los almacenan de manera estandarizada para que los contadores también puedan acceder a ellos.
Contratación de un tenedor de libros para pequeñas empresas
Su pequeña empresa definitivamente necesita un tenedor de libros, como mencioné anteriormente, y he aquí por qué.
#1. Un tenedor de libros sabe todo acerca de sus números.
Si está haciendo sus libros, debe estar al tanto de sus ganancias y pérdidas (P&L) y otros datos, lo que generalmente no siempre es factible ya que no posee ese conjunto de habilidades. Un tenedor de libros, por otro lado, podría ayudarlo a descubrir qué sucede con cualquier número extraño sin estrés y por qué.
#2. Declaración de impuestos libre de dolores de cabeza.
Este es un requisito legal y una tarea que todo propietario de una pequeña empresa tiene que hacer. Un tenedor de libros se encargará de su fondo de impuestos y hará el papeleo por usted. También le darán los números y completarán los formularios y presentaciones necesarios. No más despertarse a horas intempestivas para trabajar en computadoras, completar papeleo o apresurarse para cumplir con los plazos.
#3. Le permiten concentrarse en otras tareas comerciales esenciales al ahorrarle tiempo.
La contabilidad puede ser tediosa, repetitiva y metódica para alguien que prefiere administrar un negocio que llevar los libros.
#4. Ayudan a mejorar la eficiencia de su facturación.
Puede facturar con mayor éxito y prontitud si sus libros están en óptimas condiciones. Acortará la duración de su ciclo de facturación y le pagarán más rápido ya sea que su contador cree un sistema automatizado para usted o maneje la facturación manual.
Beneficios de contratar a un tenedor de libros
#1. Mediante el uso de tenedores de libros, puede concentrarse en su empresa y bienestar.
Puede subcontratar fácilmente muchas tareas relacionadas con el negocio, pero su pasión y visión deben ser las suyas propias. Puede dedicar más tiempo a las actividades que ayudarán a expandir su negocio si delega la gestión de sus finanzas a un tenedor de libros.
#2. Los tenedores de libros evitan errores
Los errores son caros, independientemente de lo inocentes que puedan ser. Además de registrar datos incorrectos, corre el riesgo de que la ATO lo atrape y pague más de lo necesario en impuestos si no declara ingresos o gastos. Esencialmente, un tenedor de libros ingresa con precisión todas sus cifras, facturas, recibos y facturas en su programa de contabilidad.
#3. Los tenedores de libros mantienen su registro actualizado
El flujo de caja es uno de los aspectos más críticos de la gestión de una empresa exitosa. Si no tiene acceso a sus datos financieros, debe hacer conjeturas informadas sobre si puede permitirse expandir su empresa. Un tenedor de libros es más activo en la gestión de su flujo de efectivo, mientras que un contador brinda orientación estratégica y maneja sus declaraciones de impuestos.
#4. Es asequible y escalable contratar a un tenedor de libros.
El costo de subcontratar su contabilidad suele ser más bajo que administrarlo usted mismo, según el tamaño, el alcance y la naturaleza de su empresa. Dado que su principal responsabilidad es manejar sus finanzas y mantener sus registros organizados y conformes, un tenedor de libros externo no se distrae con los altibajos de su negocio.
#5. Guía
Su tenedor de libros conoce su situación financiera y lo ayuda a mantener los registros adecuados. Ayudan a evaluar cómo tomar decisiones comerciales cruciales, como expandirse y cuándo controlar las cosas. Además, pueden ayudarlo a reconocer tendencias en su sector y aprovechar sus posibilidades allí.
Qué buscar al contratar a un tenedor de libros
Puede ser estresante contratar a un tenedor de libros. Pero el procedimiento puede ser menos intimidante si sabe qué cualidades buscar. Cinco características cruciales para buscar en un tenedor de libros se enumeran a continuación:
#1. Conocedor de la tecnología
Para administrar sus libros, el software es cada vez más crucial. Por ejemplo, aprender a usar QuickBooks correctamente ahora puede ahorrarle tiempo y dinero más adelante. Aunque muchos tenedores de libros pueden afirmar estar familiarizados con el software de contabilidad que utiliza, deben ser expertos en el uso de todas sus funciones.
#2. Basado en la lógica y centrado en el futuro
Debería ser posible para los tenedores de libros estudiar datos específicos e informes financieros y vincular esos datos a su empresa. Considere siempre situaciones hipotéticas al planificar. Por ejemplo, un excelente tenedor de libros podría identificar un lugar donde su empresa puede ahorrar costos y hacer un mejor uso de sus recursos.
#3. El trabajo debe ser agradable
Asegúrese de que a la persona que está contratando le guste manejar estadísticas. El rendimiento de los trabajadores generalmente se degrada si no están satisfechos con su trayectoria profesional. Además, las personas pueden considerar los trabajos de contabilidad como un medio a corto plazo para lograr sus objetivos. Los empleadores deben buscar un tenedor de libros confiable a largo plazo porque manejan información confidencial todos los días.
#4. Dedicado al detalle
Un tenedor de libros profesional debe ser meticuloso y prestar mucha atención a todo. Por ejemplo, su tenedor de libros debe poder realizar un seguimiento del cliente, los términos de la venta y la forma adecuada de registrar y documentar la venta cada vez que realice una.
#5. Tiene un conocimiento práctico de los impuestos.
Aunque los tenedores de libros no necesitan saber cada palabra del Código de Rentas Internas, sería ventajoso. Por ejemplo, deben comprender la distinción entre un estado de resultados y un balance general.
Contratación de una pregunta de entrevista de tenedor de libros
#1. ¿Qué implica exactamente el trabajo de contabilidad?
Aunque la respuesta a esta pregunta puede parecer sencilla, los servicios de los tenedores de libros varían mucho. Sus necesidades también cambiarán según sus habilidades personales y el volumen de trabajo que maneja su contador.
Algunos tenedores de libros están a cargo de la contabilidad de gestión y pueden mirar números financieros, mientras que otros solo pueden ingresar datos.
#2. ¿Están certificados y registrados?
Algunos tenedores de libros pueden tener un título en contabilidad, un diploma o incluso ser Contadores Públicos o CPA.
Dependiendo del país, se aplican diferentes calificaciones y requisitos de registro. Asegúrese de averiguar las credenciales de su tenedor de libros y si está autorizado para presentar.
#3. ¿Qué grado de experiencia poseen?
Su tenedor de libros debe manejar sus finanzas correctamente y hablar con usted de una manera que no le quite mucho tiempo. No desea gastar más para solucionar un problema al final del año fiscal.
Un tenedor de libros profesional tiene que armar un conjunto de procedimientos financieros que siempre sigue para garantizar que las transacciones se manejen correctamente.
#4. En términos de plazos de entrega y reacción, ¿qué puede anticipar?
El hecho de que los tenedores de libros a veces se toman un tiempo para responder a los correos electrónicos y no siempre hacen su trabajo a tiempo es una queja generalizada sobre ellos. Descubra qué puede esperar de ellos cada semana o mes y qué tan rápido puede esperar que respondan a sus preguntas.
#5. ¿Qué tan bien versados están en su negocio?
Se producirá una curva de aprendizaje significativa si su contador no está familiarizado con las empresas de comercio electrónico.
Pregúnteles si tienen otros clientes de comercio electrónico (pasados o presentes) y luego pídales que le den algunos ejemplos de problemas típicos de contabilidad en su negocio y cómo los manejarían.
¿Vale la pena contratar a un tenedor de libros?
Sí, aunque puede creer que puede ahorrar dinero haciendo todo usted mismo, contratar a un tenedor de libros profesional realmente resultará en mayores ahorros. Esto se debe a la menor probabilidad de error humano, ignorancia, incumplimiento de plazos para la presentación de impuestos y pagos, así como un retraso en las cuentas por cobrar.
¿Cuánto debe pagarle a alguien para que lleve su contabilidad?
Según el volumen de transacciones y la complejidad de los servicios necesarios, el costo mensual promedio para subcontratar sus necesidades de contabilidad oscila entre $500 y $2,500.
¿Es un tenedor de libros más barato que un contador?
Sí, en términos generales, los tenedores de libros facturan menos que los contadores por sus servicios.
¿Cómo sé si necesito un tenedor de libros?
Sería útil si tuviera un tenedor de libros cuando:
- No puede concentrarse en otras áreas de su empresa, como vender, crear y expandir, ya que está demasiado ocupado clasificando transacciones.
- Todavía no ha enviado facturas de clientes ni cobrado cuentas por cobrar.
- No tiene un sistema o base de datos para realizar un seguimiento de sus facturas y recibos.
¿Necesito un tenedor de libros o un contador?
La mayoría de las empresas jóvenes probablemente hablarán con un contador en algún momento, pero no lo contratarán hasta que sean un poco más grandes. Por lo tanto, a pesar de que un tenedor de libros sería necesario desde el principio, es posible que un contador no lo sea, y eventualmente necesitará contratar uno.
Al seleccionar un tenedor de libros, ¿cuál es la cualidad esencial que debe verificar?
El equilibrio de cuentas sobre la marcha y la detección de errores deben ser habilidades que posean. Deben poder producir informes financieros oportunos, precisos y concisos. Un tenedor de libros también debe comprender el uso adecuado del crédito durante un flujo de efectivo bajo.
¿Cuál es la importancia de que mi contabilidad sea realizada por un tercero?
Las ventajas de contratar a un profesional para manejar su contabilidad son numerosas. Preservar la integridad de sus libros ocupa el primer lugar entre estas ventajas.
Conclusión
Este artículo discutió con éxito lo que significa contratar a un tenedor de libros y algunas otras cosas que debe saber. Espero que este artículo haya sido útil.
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Referencias
