La contabilidad y la contabilidad adecuadas son cruciales para las pequeñas y medianas empresas como la suya. Debe poder obtener una imagen clara de la situación financiera de su empresa en cualquier momento, y también debe estar seguro de que sus asuntos fiscales están en orden.
Sin embargo, la situación se vuelve más complicada si acepta el prepago. Los ingresos diferidos son el resultado final de este escenario. Supongo que ese término sonó un poco extraño. Por lo tanto, definiremos "ingresos diferidos" y discutiremos cómo tenerlo en cuenta en sus libros en el transcurso de este artículo.
¿Qué es el ingreso diferido?
Los ingresos diferidos también pueden denominarse ingresos diferidos o ingresos no devengados. Como su nombre lo indica, se refiere a los ingresos que ha recibido o que aún no ha ganado. Por lo general, esto se debe a que un cliente o cliente realiza un pago anticipado por servicios que aún no se han prestado o bienes que aún no se han entregado.
Los ingresos diferidos pueden ayudarlo a mantener una brecha saludable entre sus resultados superiores e inferiores. Sin embargo, es fundamental recordar que es un pasivo y debe ser contabilizado. Cuando comienza a pensar en los ingresos diferidos como efectivo líquido para gastar, se abre a posibles problemas de flujo de efectivo.
Cómo funciona el ingreso diferido
Los ingresos diferidos se registran como un pasivo en el balance de una empresa cuando recibe un pago por adelantado. Esto se debe a que le debe algo al cliente en forma de bienes o servicios. Debido a que todavía existe la posibilidad de que el bien o servicio no sea entregado o que el comprador cancele el pedido, el pago se considera una responsabilidad para la empresa. A menos que se especifique lo contrario en un contrato firmado, la empresa estaría obligada a reembolsar al cliente en cualquier caso.
Los contratos pueden especificar diferentes términos, como que no se registren ingresos hasta que se hayan entregado todos los servicios o productos. En otras palabras, los pagos recibidos del cliente serían ingresos diferidos hasta que el cliente recibiera el monto total adeudado en virtud del contrato.
Principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP) exigen determinados métodos y convenciones contables que fomentan el conservadurismo contable. El conservadurismo contable asegura que la empresa reporte la menor ganancia posible. Una empresa que informa los ingresos de manera conservadora solo reconocerá los ingresos obtenidos después de completar tareas específicas para reclamar el dinero por completo y cuando la probabilidad de pago sea cierta.
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Los ingresos diferidos generalmente se reconocen gradualmente en el estado de resultados a medida que una empresa brinda servicios o productos en la medida en que los ingresos se "ganan". La categorización demasiado rápida de los ingresos diferidos como ingresos obtenidos o simplemente omitir la cuenta de ingresos diferidos y contabilizarla directamente en los ingresos en el estado de resultados se considera una contabilidad agresiva y, de hecho, exagera los ingresos por ventas.
Debido a que los términos de pago anticipado suelen ser de 12 meses o menos, los ingresos diferidos se informan comúnmente como un pasivo corriente en el balance de una empresa. Sin embargo, si un cliente realizó un pago anticipado por adelantado por servicios que se espera que se entreguen durante varios años, la parte del pago correspondiente a los servicios o productos que se proporcionarán después de 12 meses a partir de la fecha de pago debe clasificarse como ingreso diferido en la sección de pasivo a largo plazo del balance general.
Ejemplo de ingresos diferidos
Se esperan ingresos diferidos con productos o servicios basados en suscripción que requieren prepagos. Los pagos de alquiler recibidos por adelantado, el pago anticipado de suscripciones a periódicos, el pago anticipado anual por el uso de software y el seguro pagado por adelantado son ejemplos de ingresos no derivados del trabajo.
Considere una empresa de medios que recibe un anticipo de $1,200 de un cliente por una suscripción anual a un periódico al comienzo de su año fiscal. Cuando se recibe el pago, el contador de la empresa registra una entrada de débito de $1,200 en la cuenta de efectivo y equivalentes de efectivo y una entrada de crédito de $1,200 en la cuenta de ingresos diferidos.
La empresa envía el periódico a sus clientes mensualmente y reconoce los ingresos a medida que avanza el año fiscal. El contador registra una entrada de débito de $100 en la cuenta de ingresos diferidos y una entrada de crédito de $100 en la cuenta de ingresos por ventas cada mes. El saldo de ingresos diferidos de $1,200 se había registrado gradualmente como ingresos en el estado de resultados a $100 por mes al final del año fiscal. El saldo en la cuenta de ingresos diferidos ahora es de $0 hasta que se realice el pago anticipado para el próximo año.
¿Por qué las empresas registran ingresos diferidos?
La respuesta simple es que deben cumplir con los principios contables de reconocimiento de ingresos. Se clasifican como pasivos en la contabilidad de devengo o gasto anticipado inverso porque la empresa debe el efectivo pagado o los bienes/servicios solicitados.
El tiempo de pago de los clientes puede ser volátil e impredecible, por lo que tiene sentido ignorar el tiempo de pago en efectivo y reconocer los ingresos cuando se obtienen.
Consejos para administrar los ingresos diferidos
Es sencillo administrar su flujo de efectivo y comprender mejor sus finanzas una vez que haya desarrollado el hábito de contabilizar adecuadamente los ingresos diferidos. Aquí hay algunos consejos útiles para administrar los ingresos diferidos:
- Recuerda que tus ingresos son diferidos netos de IVA (si lo tienes registrado). El IVA se le debe a HMRC a partir de la fecha del punto de impuestos de la factura y debe pagarlo su cliente.
- Acostúmbrese a conciliar los ingresos diferidos con regularidad para mantener un flujo de efectivo saludable y obtener una mejor comprensión de sus activos.
- Revierta automáticamente los ingresos diferidos al comienzo de cada mes para evitar acumulaciones perdidas.
Ingresos diferidos vs Ingresos reconocidos
Los ingresos diferidos son los ingresos que espera recibir de una reserva, pero que aún tiene que cumplir con el acuerdo de la cuenta. Como resultado, aunque recibió los ingresos en su cuenta, no se pueden considerar ingresos. Por otro lado, los ingresos reconocidos se refieren al punto en el que una reserva o un ingreso diferido se convierte en un ingreso real para su empresa después de cumplir el acuerdo prometido. Se agrega a su cuenta por cobrar.
Suponga que tiene un cliente convertido que reserva sus servicios de suscripción SaaS anuales por $ 12,000 ($ 1000 por mes) en enero. Desde el punto de vista de la contabilidad de SaaS, no obtendrá esos ingresos hasta que entregue lo que vendió al cliente. Los ingresos diferidos de $ 12,000 se convierten en ingresos gradualmente a medida que avanza la suscripción. Como resultado, reconoce ganar $1000 de la cuenta cada mes.
¿Los ingresos diferidos se consideran un pasivo?
Técnicamente, los ingresos diferidos no son ingresos hasta que se ganan: usted entrega los productos o servicios por adelantado. Como resultado, estos ingresos no pueden ser reportados en el estado de resultados. En su lugar, los registrará como un pasivo en su balance.
El hecho de que tenga ingresos diferidos en su cuenta bancaria no garantiza que sus clientes no soliciten un reembolso en el futuro. Además, algunas industrias tienen reglas estrictas que rigen cómo se tratan los ingresos diferidos. Por ejemplo, para cumplir con sus obligaciones fiduciarias y éticas, los abogados deben depositar los honorarios no devengados en una cuenta fiduciaria de IOLTA. El incumplimiento puede dar lugar a sanciones severas, incluida la inhabilitación.
Cómo reportar ingresos diferidos
Las empresas deben registrar ingresos diferidos y reconocidos porque los principios de reconocimiento de ingresos así lo exigen. Los ingresos diferidos se clasifican como un gasto (pasivo) pagado por anticipado inverso en la contabilidad de devengo porque una empresa debe el efectivo recibido o el servicio o producto pedido.
En la contabilidad de acumulación, los ingresos solo se reconocen cuando se ganan, a diferencia de la contabilidad de caja, donde los ingresos solo se realizan cuando se recibe un período de pago. Como resultado, si los clientes pagan por productos o servicios por adelantado, no puede registrar ningún ingreso en su cuenta de resultados en la contabilidad de acumulación. En cambio, su hoja de balance registrará el pago como un pasivo.
Suponga que su empresa ofrece software SaaS a los clientes a través de una suscripción con un plan de un año que divide en pagos mensuales de $8.99. Los clientes optarán por pagar por adelantado el primer año completo de una suscripción valorada en $107.88. Diferirás estos ingresos hasta que hayan utilizado el servicio durante un año completo. Como resultado, su equipo de contabilidad reconocerá 1/12 del ingreso diferido de $107.88 por mes porque ha entregado esa proporción de su servicio.
¿Los ingresos diferidos son beneficiosos o perjudiciales?
Los ingresos diferidos no son ni beneficiosos ni perjudiciales. Entonces, la respuesta correcta es que depende, principalmente, de los sistemas de seguimiento de reconocimiento de ingresos de una empresa, que rastrean y asignan correctamente los pagos anticipados como ingresos diferidos (no devengados) o ingresos reconocidos.
¿Los ingresos diferidos son un débito o crédito contable?
Debido a que los ingresos diferidos son un pasivo hasta que los productos o servicios se entreguen según el contrato de reserva, registrará una entrada de crédito inicial en el lado derecho del balance general como pasivo corriente (si la venta es de menos de 12 meses) o a largo plazo. responsabilidad. Luego, a medida que se obtienen los ingresos, se carga la cuenta de ingresos diferidos y se acredita la cuenta de ingresos.
¿Por qué los ingresos diferidos se consideran un pasivo?
Como se indicó anteriormente, los ingresos diferidos se clasifican como un pasivo en lugar de un activo. Aquí hay otras razones por las que esto es así.
Su inversión no se realiza
Aún debe proporcionar a sus clientes los servicios/bienes requeridos para la transacción completada. Como resultado, no puede considerarse ingreso simplemente porque aparece en sus registros bancarios. Si su cliente desea cancelar el servicio antes del período de suscripción incumplido, deberá reembolsar el importe. (Por ejemplo, si cancelan la suscripción después de cinco meses, se debe devolver el dinero de los siete meses restantes).
Evita la sobrevaloración de las empresas
Calcular el crecimiento basado en el dinero en su banco antes de que se entregue el servicio prometido es simple. Esto oscurece los métodos de pronóstico de su empresa y da como resultado una "ilusión de crecimiento".
Esto puede llevarlo a creer que ha crecido y comenzar a invertir el saldo no reconocido para mantener su impulso de crecimiento. Esto induce a error a sus inversores a pensar que está creciendo cuando es todo lo contrario.
Proporciona una variedad de servicios
Algunas empresas brindan múltiples servicios además de su modelo de suscripción, como el mantenimiento anual de dos años. En este caso, una parte del servicio que está brindando se cumple en el momento de la compra, mientras que la otra parte se retrasa. Como hay múltiples etapas de entrega, esto mostrará que una parte de sus ingresos se gana y otra se aplaza, lo que genera problemas contables. Reconocer estas cuentas puede resultar en falsos positivos en sus estados de flujo de efectivo. Como resultado, es fundamental realizar un seguimiento de los términos de su contrato con sus clientes antes de obtener ingresos.
Tomando el siguiente paso
La contabilidad de los ingresos diferidos es un proceso meticuloso. Reconocer los ingresos antes de que se ganen hará que sus cifras de crecimiento se malinterpreten, lo que podría aumentar su potencial de crecimiento.
También es fundamental comprender que este efectivo no ganado no debe invertirse en proyectos futuros hasta que se gane. Un enfoque más conservador para el cálculo de ingresos proporcionará una imagen más realista del crecimiento de su empresa.
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Referencias
