La gestión del efectivo es uno de los componentes más cruciales de la gestión de una empresa y puede determinar si tiene éxito o no en cualquier campo. El exceso de deuda e incluso la quiebra pueden resultar de una mala gestión financiera o de la falta de flujo de caja libre.
La avalancha de quiebras de empresas provocadas por diversas recesiones económicas ha demostrado la importancia de que las empresas mantengan reservas de efectivo adecuadas.
Por otro lado, ser demasiado cauteloso y almacenar efectivo disminuye la eficiencia de ese efectivo y puede sofocar futuras inversiones y oportunidades de crecimiento.
En este artículo, explicaremos qué es el flujo de efectivo y cómo leer un estado de flujo de efectivo. Luego entraremos en los detalles de la gestión del flujo de efectivo y mucho más.
¿Qué es el flujo de caja?
El flujo de efectivo es una medida de cuánto dinero entra y sale de su empresa durante un período de tiempo determinado. Cuando su flujo de efectivo es positivo, ingresa más dinero del que sale, lo que le permite pagar sus cuentas y cubrir obligaciones adicionales. No puede darse el lujo de hacer esos pagos si su flujo de efectivo es negativo. El capital de trabajo es el concepto de tener “dinero suficiente para cumplir con sus responsabilidades financieras”.
Una empresa genera ingresos a través de las ventas y gasta dinero en costos. Una empresa también puede ganar dinero con intereses, inversiones, regalías y acuerdos de licencia, así como vender cosas a crédito con la expectativa de recibir el dinero adeudado más tarde.
Uno de los objetivos más esenciales de la información financiera es evaluar los montos, la oportunidad y la incertidumbre de los flujos de efectivo, así como también dónde se originan y hacia dónde van. Es necesario para evaluar la liquidez, la flexibilidad y el éxito financiero general de una empresa.
El flujo de caja positivo implica que los activos líquidos de una empresa están creciendo, lo que le permite cumplir con sus obligaciones, reinvertir en su negocio, devolver dinero a los accionistas, pagar facturas y ofrecer un colchón contra posibles dificultades financieras. Las inversiones rentables pueden ser aprovechadas por empresas con alta flexibilidad financiera. También les va mejor durante las recesiones económicas porque evitan las consecuencias de las dificultades financieras.
El estado de flujo de efectivo es un estado financiero básico que muestra cómo una empresa obtiene y gasta efectivo durante un cierto período de tiempo. Se puede utilizar para observar los flujos de efectivo.
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Definición de gestión de flujo de caja
El proceso de seguimiento de cuánto dinero entra y sale de su empresa se conoce como gestión del flujo de caja.
Esto le permite pronosticar cuánto dinero tendrá su empresa en el futuro. También ayuda a determinar cuánto dinero necesita su empresa para cubrir deudas como el pago del personal y los proveedores.
La palabra "flujo de caja" se refiere a las variaciones en la cantidad de dinero en su empresa de un punto a otro. La gestión del flujo de caja es el proceso de seguimiento y análisis de este flujo. Esto le permite observar tendencias, planificar para el futuro y abordar cualquier problema de flujo de efectivo.
La gestión del flujo de efectivo debe realizarse con regularidad para asegurarse de que su negocio tenga suficiente dinero para funcionar.
¿Qué son los métodos de estado de flujo de efectivo?
La técnica directa presenta los flujos de efectivo operativos como una lista de flujos de efectivo entrantes y salientes. La técnica directa funciona restando el dinero que gastas del dinero que recibes. La técnica indirecta muestra los flujos de caja operativos como una reconciliación de la ganancia con el flujo de caja.
¿Cuáles son los tipos de flujos de efectivo?
Incluyen:
- Flujo de caja operativo.
- Flujo de caja de inversión.
- Flujo de caja de financiación.
Importancia de la gestión del flujo de efectivo
Las ganancias y los ingresos son a menudo el énfasis principal de las empresas, ya que se requieren para operar. El flujo de caja, por otro lado, proporciona una imagen mucho más relevante de la salud financiera de su empresa.
Imaginemos que los ingresos de su empresa aumentaron, pero la cantidad en su cuenta bancaria comercial está disminuyendo constantemente. Si simplemente le preocupan las ganancias, puede asumir que lo está haciendo bien, solo para descubrir que su cuenta bancaria se ha agotado.
Puede saber si su empresa está en negro o en verde observando todo su flujo de efectivo neto. El flujo de efectivo es útil para invertir y hacer crecer su organización, además de mostrar su desempeño financiero.
Si su flujo de efectivo es positivo, lo más probable es que tenga un capital de trabajo adecuado. Puede usar ese dinero para contratar nuevo personal, contratar una agencia de marketing o publicidad, pagar deudas y comprar nuevos equipos. El flujo de efectivo es, al final, el elemento vital de su negocio.
Cómo administrar el flujo de efectivo
Como propietario de un negocio, puede utilizar una variedad de herramientas y recursos para administrar su flujo de efectivo y asegurarse de tener suficiente dinero para cumplir con sus obligaciones.
La primera etapa es hacer un presupuesto, que puede usar para calcular sus ingresos y gastos mensuales, así como cuánto podría ganar o gastar en el futuro.
Para comprender mejor si tiene un flujo de efectivo positivo o negativo, puede diseñar y utilizar un estado de flujo de efectivo (las plantillas gratuitas están disponibles en línea).
Cuando ingresa más dinero a su empresa que el que sale, tiene un flujo de efectivo positivo.
Cuando sale más dinero de su negocio del que entra, tiene un flujo de caja negativo. Un flujo de caja negativo puede indicar que tendrá problemas para cubrir gastos futuros.
Si tiene un negocio estacional, administrar el flujo de efectivo puede ser especialmente difícil. Genera la mayor parte de su dinero en un corto período de tiempo, pero debe averiguar cómo pagar sus gastos básicos durante todo el año, así como cualquier gasto adicional antes y durante su temporada alta. Sin embargo, incluso con un negocio durante todo el año, puede ser difícil lograr que todo funcione por completo.
La gestión del flujo de efectivo se puede ayudar encontrando formas de recibir pagos más rápido y difiriendo los pagos a otros. Tener efectivo disponible, ya sea a través de ahorros o de un préstamo, también puede ayudarlo a superar los momentos difíciles. también lea FLUJO DE EFECTIVO: ¡Todo lo que necesita saber, simplificado! (+ formato libre)
¿Cuáles son los componentes de la gestión del flujo de efectivo?
Se incluyen el efectivo obtenido de cuentas por cobrar, el efectivo pagado por cuentas por pagar, el efectivo pagado por inversiones y el efectivo pagado por financiamiento. El resultado final del estado de flujo de efectivo muestra cuánto efectivo tiene disponible una empresa.
Herramientas de gestión de flujo de efectivo
Aquí hay herramientas para ayudar a administrar el flujo de efectivo de su negocio:
- Financiamiento de facturas
- Construya sus ahorros
- Factoraje de facturas
- Aumentar los ingresos y reducir los gastos
- Abrir una línea de crédito
- Los clientes deben recibir un descuento si pagan sus facturas antes de tiempo.
#1. Financiamiento de facturas
Si debe dinero a otras empresas, es posible que pueda obtener un préstamo u obtener una línea de crédito utilizando sus facturas pendientes.
El prestamista puede tener en cuenta cuánto dinero debe, el estado financiero de su empresa y la solvencia de sus clientes (porque su capacidad para pagar el préstamo podría depender de si su cliente paga la factura).
#2. Construya sus ahorros
Si bien muchos propietarios de negocios nuevos deben gastar todos sus fondos disponibles para iniciar y expandir su empresa, debe esforzarse por reservar una parte de sus ganancias para aumentar sus ahorros. Luego puede utilizar el dinero que ha ahorrado para cubrir los costos o invertir en una empresa comercial.
#3. Factoraje de facturas
El factoraje de facturas es un tipo de financiación de facturas. En lugar de pedir un préstamo, vende su factura a la empresa de factoraje en esta situación. A cambio de la posibilidad de cobrar el pago de la factura de su cliente más adelante, los proveedores de factoring le prestarán dinero ahora y le cobrarán una tarifa.
Cuando factoriza una factura, recibe una parte del monto de la factura por adelantado del negocio de factoraje y el resto del monto de la factura cuando su cliente paga la factura, menos el cargo de la empresa de factoraje.
En realidad, es posible que deba indicarle a su consumidor que pague directamente al proveedor de factoraje. Algunos proveedores de factoraje le permitirán indicar a sus clientes que envíen pagos a una cuenta bancaria controlada por la empresa de factoraje, pero sus consumidores no sabrán que está tratando con ellos.
A diferencia de la financiación de facturas, el cliente paga al proveedor de factoraje, no usted. Si su cliente no paga su factura, es posible que deba reembolsar el dinero, según su contrato.
Antes de celebrar un contrato de financiación de facturas o factoring, examine sus alternativas cuidadosamente. El monto del préstamo, las tarifas y las condiciones del contrato varían según el prestamista y, si bien la financiación de facturas y el factoraje pueden ayudarlo a administrar su flujo de efectivo, también cuestan dinero y no desea terminar pagando gastos excesivos.
#4. Aumentar los ingresos y reducir los gastos
Ganar más dinero y gastar menos dinero es uno de los métodos más fáciles para mejorar su flujo de efectivo. Esto podría lograrse mediante:
- Has subido tus precios.
- Aumentar las ventas a través del marketing.
- Tratando de encontrar una nueva forma de ganar dinero. Tal vez podrías crear un nuevo producto o servicio. Es posible que pueda mejorar sus ganancias mensuales vendiendo un servicio de membresía o suscripción.
- Usar menos electricidad o agua y encender y apagar su sistema de calefacción y aire acondicionado con menos frecuencia puede ayudarlo a ahorrar dinero en servicios públicos.
- Invertir en equipos ecológicos y energéticamente eficientes.
- Antes de aceptar un gasto recurrente, como una suscripción de software o alquiler de equipos, evalúe sus opciones.
¿Qué es la estrategia de gestión del flujo de caja?
La gestión de efectivo, a menudo conocida como gestión de tesorería, es el proceso de recopilar y gestionar los flujos de efectivo generados por las actividades de operación, inversión y financiación de una empresa. Es una parte importante de la estabilidad financiera de una empresa en los negocios.
Gestión de flujo de efectivo para pequeñas empresas
Las pequeñas empresas pueden utilizar una variedad de tácticas de gestión del flujo de efectivo para aliviar la carga de su capital de trabajo.
Aquí hay algunas estrategias de gestión de flujo de efectivo para pequeñas empresas:
- Solicite un depósito o pago por hito
- Cortar o retrasar los gastos
- Vender o arrendar equipos inactivos
- Financiar ordenes de compra
- Vender ingresos futuros
- Vender facturas
>. Solicite un depósito o pago por hito
Las empresas que requieren una cantidad significativa de dinero o esfuerzo antes de entregar un producto o servicio son candidatas adecuadas para solicitar un depósito o pago por hito a sus clientes.
Esta categoría incluye diseñadores gráficos, diseñadores web, agencias de marketing, empresas de relaciones públicas e incluso empresas de construcción. No todos los clientes están dispuestos a hacer un depósito o hacer pagos por hitos.
Lo único con lo que puedes contar es con no obtener lo que no pides. Como resultado, inste a sus clientes a solicitar un depósito de sus clientes. Eso podría ser exactamente lo que necesitan para volver a ponerse de pie.
>. Cortar o retrasar gastos
Si los clientes no pagan puntualmente, otra opción es posponer los gastos. Dependiendo del negocio, la estrategia puede tomar muchas formas diferentes.
Las empresas manufactureras pueden optar por entregar los mismos artículos o servicios con insumos de menor costo, mientras que las organizaciones de servicios pueden optar por dedicar menos tiempo a la misma tarea.
Las empresas también deben explorar la posibilidad de agotar el inventario existente antes de comprar un nuevo inventario, así como contratar trabajadores a tiempo parcial o por contrato para reemplazar a los trabajadores a tiempo completo.
Considere la influencia de los gastos personales de su cliente en su negocio. Dado que es probable que una parte de sus gastos sea de naturaleza personal (ya sea indirectamente a través de los ingresos que pagan ellos mismos o directamente como propietario único), es posible que deseen pensar en cómo reducir sus gastos personales. Podría significar reducir las comidas fuera de casa, reducir el tamaño del personal, vivir de manera más frugal o posponer las vacaciones.
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>. Vender o arrendar equipos inactivos
Cuando el dinero escasea, debes poner todo sobre la mesa. Esto es especialmente cierto con el equipo no utilizado que podría venderse o arrendarse a otra empresa. A pesar de que la empresa está utilizando actualmente el equipo, debe tener en cuenta que el mismo equipo podría alquilarse por un precio mucho más bajo, y el dinero de la venta podría utilizarse para mantener el negocio mientras tanto. Esto es especialmente cierto para equipos duraderos, fáciles de mover, transportar e instalar. Ahorrará dinero en tarifas de almacenamiento si tiene un centro de almacenamiento con equipo.
>. Financiar ordenes de compra
La financiación de órdenes de compra podría ser una buena opción para las organizaciones de fabricación o comercialización que necesitan una gran suma de dinero para completar sus pedidos. Cuando tiene una orden de compra, la firma financiera le pagará al proveedor para que pueda adquirir los artículos o el inventario necesarios para completar la orden. Esto resuelve el problema de recibir un pedido grande pero no poder completarlo debido a la falta de fondos para comprar inventario o materiales.
>. Stodos los ingresos futuros
Para las empresas de consumo, como minoristas y restaurantes, un adelanto en efectivo para comerciantes es una opción adecuada. Implica obtener un préstamo que se reembolsa automáticamente utilizando una parte del volumen de transacciones de tarjetas de crédito y débito de la empresa. Este método funciona bien para las empresas que tienen un largo historial de transacciones. Simplemente asegúrese de que los márgenes de la empresa puedan pagar los costos del préstamo. De lo contrario, pueden estar al borde del desastre financiero.
>. Vender facturas
La venta de facturas, también conocida como factorización de facturas, descuento de facturas, financiación de facturas y otros términos, es una forma muy flexible y rápida para que las empresas B2B obtengan efectivo. En pocas palabras, las facturas son los activos de una empresa. Aunque el producto o servicio ha sido producido y entregado, los fondos se retienen en la factura hasta que el consumidor paga.
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Cómo calcular su flujo de efectivo operativo
Con diferencia, el instrumento más eficaz para analizar el flujo de caja de su empresa son los estados de flujo de caja. Sin embargo, calcular su OCF, también conocido como flujo de efectivo de las operaciones, le permite evaluar rápidamente cuánto efectivo tiene disponible.
Calcula OCF utilizando la siguiente fórmula:
OCF = Ingresos Totales - Gastos Operativos
Imaginemos que estamos viendo el flujo de efectivo del mes anterior. Su ingreso total es la cantidad de dinero que ha sido depositada en su cuenta bancaria, ya sea a través de cuentas por cobrar, ventas directas o una combinación de ambas. El dinero que obtiene de las inversiones no se incluye en sus ingresos totales. Todo el dinero que ha gastado para mantener su empresa en marcha y producir su producto o servicio se considera gastos operativos.
Calcular OCF hace más que simplemente evitar que se sobregire en su cuenta. El seguimiento a lo largo del tiempo también puede revelar si está aumentando o disminuyendo, y ayudarlo a determinar qué hacer al respecto.
Tenga en cuenta que, a diferencia de los estados de flujo de efectivo, OCF no le dirá a dónde va o de dónde viene su dinero. Lea también: Contabilidad de doble entrada: simplificado con prácticas y ejemplos del Reino Unido
¿Qué herramienta se utiliza para la gestión de efectivo?
Las personas que construyen un sólido programa de administración de efectivo tienen acceso a una variedad de instrumentos de administración de efectivo a corto plazo. Los fondos mutuos del mercado monetario, las letras del Tesoro y los certificados de depósito son algunas de las opciones.
¿Cuáles son los tres grandes de la gestión de efectivo?
Las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y el inventario son los 'Tres Grandes' de la administración de efectivo. Estos tres factores trabajan juntos para proporcionar un flujo de efectivo que mantiene el negocio funcionando todos los días. Sin una buena gestión del efectivo, una corporación se enfrenta al fracaso tanto a corto como a largo plazo.
¿Cómo se gestiona el flujo de caja?
Para asegurarse de tener suficiente flujo de efectivo para mantener su empresa a flote, siga estos pasos:
- Lleve un registro de sus finanzas. ¡Sí, la contabilidad es importante! Es la única forma de comprender completamente todas las actividades financieras de su empresa, y no podrá completar el resto de las tareas sin él.
- Se deben crear estados de flujo de efectivo. Si tienes un contador, él o ella puede ayudarte con esto. De lo contrario, puede usar software, o hacerlo usted mismo con hojas de cálculo, para calcularlo.
- Examine su situación financiera. Utilice la información de sus estados de flujo de efectivo para averiguar cómo fluye el dinero a través de su empresa.
Conclusión
Comprender cómo manejar el flujo de caja es un componente importante de la gestión de una empresa. Una vez que lo haya dominado, puede concentrarse en hacer crecer su negocio, aumentar sus márgenes de beneficio y crear una empresa exitosa.
Preguntas frecuentes Gestión del flujo de caja
¿Qué es una buena gestión del efectivo?
Un buen programa de gestión de efectivo puede mejorar considerablemente la eficiencia operativa al mismo tiempo que reduce los costos generales. La mayoría de los sistemas de gestión de efectivo tienen como objetivo eliminar las sorpresas relacionadas con el efectivo satisfaciendo los requisitos diarios de efectivo al menor costo posible.
¿Cuál es el objetivo principal de la gestión de efectivo?
El propósito básico de la gestión de efectivo en una empresa es lograr un equilibrio entre la liquidez y la rentabilidad para maximizar las ganancias a largo plazo. Esto solo se puede lograr si la empresa se esfuerza por maximizar la utilización de los fondos en el grupo de capital de trabajo.
¿Cuáles son las funciones de la gestión de efectivo?
Los principales objetivos de la gestión de efectivo son evitar la escasez de efectivo, evitar la insolvencia y mantener la estabilidad financiera. Las empresas también deben reservar fondos para eventualidades (efectivo en caja). Otras características. El control de las cuentas bancarias, la gestión de la banca electrónica, la agrupación y la compensación de activos forman parte de la gestión de efectivo.
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