El tiempo dedicado a la contabilidad es tiempo que se puede emplear mejor en la recaudación de fondos, la defensa y la formación de asociaciones para una organización sin fines de lucro. Pero la contabilidad y la teneduría de libros siguen siendo esenciales para el éxito de cualquier organización. Si bien puede ser un héroe para la causa de su organización, usted y sus empleados pueden ser ceros y unos cuando se trata de comprender cómo administrar adecuadamente las finanzas de una organización sin fines de lucro. En términos generales, las organizaciones sin fines de lucro utilizan las mismas actividades de contabilidad y conceptos contables que las empresas con fines de lucro cuando se trata de registrar, rastrear y analizar transacciones financieras. Este artículo le brinda más información sobre lo que necesita comprender sobre la contabilidad para organizaciones sin fines de lucro.
¿Qué es la contabilidad para una organización sin fines de lucro?
La contabilidad para una organización sin fines de lucro implica ingresar, categorizar y organizar datos financieros con el objetivo de crear registros financieros precisos.
Para mantener su estado de exención de impuestos con el Servicio de Impuestos Internos (IRS) y seguir los GAAP, una organización sin fines de lucro debe mantener registros financieros detallados y precisos. Para lograr este objetivo, el mantenimiento de registros precisos es esencial.
¿Qué hace un tenedor de libros para una organización sin fines de lucro?
Los principales objetivos de la contabilidad sin fines de lucro son la rendición de cuentas y la transparencia, y estos solo pueden lograrse mediante el registro meticuloso y oportuno de todos los gastos, ingresos y transacciones financieras. Los deberes de un tenedor de libros en organizaciones sin fines de lucro incluyen principalmente lo siguiente:
- Cuide los recibos entrantes y guárdelos de forma segura.
- Realizar la entrada de datos para mantener un libro mayor preciso.
- Mantenga un libro de contabilidad de sus ingresos y gastos.
- Para realizar un seguimiento y registrar las transferencias y depósitos de dinero
- Distribuir los ingresos y costos a las cuentas designadas.
¿Cómo se guardan los libros para una pequeña organización sin fines de lucro?
Es una práctica común que una organización sin fines de lucro elija un tesorero o director financiero que sea responsable de supervisar todos los asuntos financieros, como la contabilidad. Además, un tesorero competente requiere recursos particulares. Hacer compras en efectivo y mantener registros en una caja de zapatos no es suficiente. Aquí hay formas simples de cómo llevar libros para una pequeña organización sin fines de lucro.
#1. Crear un plan financiero
Los objetivos de una organización sin fines de lucro son distintos de los de las empresas con fines de lucro, pero aún se requiere un presupuesto operativo. Un presupuesto operativo es un pronóstico financiero de los gastos e ingresos comerciales esperados y, a menudo, se prepara semanal o anualmente.
Dependiendo de su misión, el presupuesto operativo de una organización sin fines de lucro será diferente al de otra. Aquí es donde la experiencia empresarial puede ser útil. Pronosticar los costos y los ingresos es un proceso complejo que requiere una amplia preparación, pero puede expresarse en relativamente pocas palabras, lo que hace que la experiencia de primera mano sea invaluable.
Además, los encargados de organizaciones sin fines de lucro que deseen aprender Contabilidad o necesiten ayuda con la teneduría de libros pueden hacerlo. Puede ser necesario un tenedor de libros de tiempo completo o de tiempo parcial, según la experiencia que ya tenga el personal. Pueden ayudarlo con la selección y adquisición de Intuit, brindar capacitación a sus empleados sobre su uso o manejar todas sus necesidades contables por sí mismos.
#2. Crear una nueva cuenta bancaria
No utilice su cuenta bancaria personal como medio principal de una organización sin fines de lucro para recibir, retener o desembolsar fondos. Mantenga una cuenta de cheques separada para el dinero de su organización sin fines de lucro. Consulte con su institución financiera sobre cualquier cuenta de cheques comercial específica para organizaciones sin fines de lucro que puedan proporcionar.
#3. Designar un director financiero o tesorero.
Es crucial elegir un tesorero interno o un oficial financiero que tenga experiencia en contabilidad sin fines de lucro. Como beneficio adicional, tener experiencia con software de contabilidad como QuickBooks hace que sea menos difícil controlar cosas como órdenes de compra, obsequios en especie, estados de actividad, etc.
#4. Conciliar cuentas
Después de establecer un sistema de contabilidad y una cuenta bancaria, querrá verificar la precisión de los datos en cada uno. Puede hacerlo con la ayuda de la conciliación bancaria.
Simplemente compare cada transacción en su extracto bancario con la entrada correspondiente en sus libros y habrá completado una conciliación bancaria. Para controlar el flujo de efectivo, identificar posibles fraudes y detectar errores contables, es importante realizar una conciliación bancaria al menos una vez al mes.
#5. Iniciar el Uso de Órdenes de Compra
Las políticas de gasto de las organizaciones sin fines de lucro son extremadamente restringidas. Requieren un proceso simplificado que garantice que se realicen los pedidos, que los costos se calculen con precisión y que las necesidades se satisfagan de manera oportuna.
Una orden de compra es una herramienta útil para que esto suceda. Además, para garantizar que usted y su proveedor estén siempre en sintonía, es una práctica común enviar una orden de compra del comprador al vendedor para confirmar una compra específica de productos o servicios. Si su proveedor lo firma, tiene un contrato legalmente exigible que especifica los artículos que solicitó, el precio que pagó y la fecha en que su proveedor se comprometió a entregarlos.
¿Qué tipo de contabilidad utilizan las organizaciones sin fines de lucro?
La rendición de cuentas en la gestión financiera es un componente clave de la contabilidad y la teneduría de libros sin fines de lucro. Los donantes de su organización sin fines de lucro tienen la opción de poner condiciones a sus contribuciones, y los proveedores de subvenciones querrán verificar que el dinero se usó para lo que estaba destinado. Además, es su responsabilidad adherirse a estas restricciones y gastar el dinero de los donantes de una manera que gane su aprobación. Esta es la razón por la que las organizaciones sin fines de lucro utilizan la contabilidad de fondos.
Para realizar un seguimiento de las donaciones y asegurarse de que el dinero se gaste justo donde estaba destinado, las organizaciones sin fines de lucro pueden usar un sistema llamado contabilidad de fondos.
¿Qué Quickbooks es mejor para organizaciones sin fines de lucro?
Las variantes sin fines de lucro de los productos QuickBooks, incluido el seguimiento de contribuciones, la contabilidad, la facturación y otras tareas de contabilidad, están disponibles como parte de QuickBooks para organizaciones sin fines de lucro, una línea de software de contabilidad para organizaciones sin fines de lucro pequeñas y medianas. Además, las ediciones QuickBooks Nonprofit y Standard están disponibles con grandes descuentos a través de TechSoup, lo que las convierte en una excelente opción para las ONG con problemas financieros. En esta evaluación, "QuickBooks para organizaciones sin fines de lucro" se referirá a QuickBooks Premier para organizaciones benéficas y otras organizaciones.
Cuando se trata de software integral, las organizaciones sin fines de lucro más grandes no deben buscar más allá de QuickBooks Enterprise Nonprofit. Ya sea QuickBooks Premier, QuickBooks Premier Plus o una de las versiones en línea, estos productos son ideales para organizaciones benéficas pequeñas y medianas.
Contabilidad para organizaciones sin fines de lucro
Contabilidad a cambio del estatus de exención de impuestos, el IRS requiere que las organizaciones sin fines de lucro sean administradas por su junta sin fines de lucro o miembros con derecho a voto. Las organizaciones sin fines de lucro también han acordado una transparencia financiera sustancial. El estatuto fiscal del IRS que otorga un estado de exención de impuestos sin fines de lucro tiene un impacto en los detalles de mantenimiento de registros financieros. Un método que una organización sin fines de lucro puede demostrar su compromiso con su objetivo caritativo es mediante el uso correcto de los activos, como lo demuestran los registros financieros de la organización.
Además, la Junta de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) y el Instituto Estadounidense de Contadores Públicos Certificados (AICPA) han elaborado normas contables para todas las organizaciones privadas que pueden utilizarse en la contabilidad sin fines de lucro. Hay dos organizaciones que proporcionan GAAP (principios de contabilidad generalmente aceptados) para organizaciones sin fines de lucro.
¿Cómo registro las donaciones para una organización sin fines de lucro?
Las organizaciones sin fines de lucro se enfrentan a una serie de obstáculos financieros, contables y contables. Muchas personas y empresas brindan donaciones en especie o no monetarias para ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a aumentar sus recursos en efectivo.
Además, una donación de bienes o servicios en lugar de dinero se conoce como contribución en especie. Las donaciones de tiempo, esfuerzo y otros recursos son ejemplos de donaciones en especie. Las organizaciones sin fines de lucro pueden aceptar donaciones en especie de productos y servicios para promover su misión. Además, el hecho de contar o no algunas donaciones en especie como contribuciones caritativas puede regirse por estos criterios cruciales.
Entonces, para registrar donaciones sin fines de lucro, cree una nueva cuenta de ingresos, pero use la cuenta de gastos existente para los costos asociados con la transacción.
¿Cómo obtienen estados financieros las organizaciones sin fines de lucro?
Las organizaciones sin fines de lucro utilizan una variedad de fuentes cuando intentan tomar decisiones financieras sólidas para el futuro. Todos tienen una función única y pueden arrojar luz sobre diferentes aspectos de su negocio. Un estado de situación financiera (también conocido como balance de una organización sin fines de lucro) brinda la mayor cantidad de información sobre la salud financiera de su organización en su conjunto.
Es posible que el contador o el personal de contabilidad de su organización sin fines de lucro ya haya compilado uno. Es hora de ponerse en marcha si aún no lo ha hecho. Esto puede indicarle si su organización sin fines de lucro tiene los recursos para embarcarse en nuevos proyectos financieros y expandir sus operaciones. Además, puede funcionar como un sistema de alerta temprana de crisis financiera.
Un balance o estado de situación financiera es esencialmente un informe instantáneo que muestra la salud financiera de su organización sin fines de lucro. Tener este único documento le permite realizar fácilmente un seguimiento de los activos, pasivos y activos netos de su organización. Además, es importante recordar que si su empresa emplea la contabilidad de acumulación en lugar de la contabilidad de caja, este informe será más preciso y útil.
¿Puedo usar mi cuenta bancaria personal para una organización sin fines de lucro?
Nunca acepte donaciones, almacene fondos ni pague donaciones desde su cuenta bancaria personal. Utilice una cuenta bancaria específica para el dinero de su organización sin fines de lucro. Para averiguar si su banco proporciona cuentas corrientes comerciales a organizaciones sin fines de lucro, puede preguntar.
Beneficios de la contabilidad para organizaciones sin fines de lucro
¿La abrumadora cantidad de papeleo de contabilidad está estrangulando a sus organizaciones sin fines de lucro? La contabilidad puede quitarle mucho tiempo y energía al trabajo real de administrar una organización sin fines de lucro, que generalmente es su enfoque principal. Si este es su caso, es esencial conocer los beneficios que la contabilidad sin fines de lucro puede aportar a su jornada laboral.
Si evita que los empleados tengan que crear presupuestos y redactar informes, tendrán más tiempo libre. Estos son algunos de los beneficios.
#1. Seguridad
Mucha gente no se molesta en proteger sus cuentas de usuarios malintencionados dentro de la empresa o del mundo exterior. Cualquier organización sin fines de lucro enfrenta un riesgo real de ataques maliciosos y robo de información.
Sin embargo, es probable que su organización ya tenga un equipo de TI que pueda estar atento a cualquier actividad inusual en la red. Los servicios de contabilidad tienen el beneficio adicional de garantizar la privacidad de los datos financieros confidenciales. Si el personal de contabilidad nota discrepancias o cambios, pueden revisar el panorama general para comprender lo que está sucediendo.
Los servicios de contabilidad dedicados limitan el acceso del personal a las finanzas. La mayoría de las ONG pueden optar por hacer que sus finanzas sean públicas o privadas. La contabilidad puede promover la transparencia y administrar el acceso.
#2. Cumplimiento Normativo Vigente
El Consejo de Normas de Contabilidad Financiera es responsable de establecer los principios contables universalmente aceptados. Cosas como esta pueden cambiar rápidamente. Los errores de contabilidad pueden ser bastante costosos si se pasan por alto.
Si su organización sin fines de lucro tiene un equipo de contabilidad interno, no tendrá que preocuparse por mantenerse al día con estos cambios. Estarán al tanto de cualquier actualización sobre los problemas de FASB como profesionales.
#3. Acceso a la transparencia financiera a través de servicios de contabilidad para organizaciones sin fines de lucro
En el proceso de manejo de las finanzas de una organización sin fines de lucro, puede haber un retraso considerable entre las transacciones y el registro de los fondos en un libro mayor. Una o dos veces al mes, puede ocurrir una transacción, pero puede tomar algún tiempo para que aparezca en sus registros.
El registro oportuno de las transacciones es otro beneficio de utilizar los servicios de contabilidad sin fines de lucro para las organizaciones. Como resultado, la elaboración de presupuestos se simplifica y se vuelve más abierta y pública cuando se realiza en tiempo real. Además, lee CONTABILIDAD SIN FINES DE LUCRO: Mejores Servicios y Software
#4. Experiencia Financiera
Tal vez ya haya alguien trabajando para usted que tenga algo de experiencia en contabilidad o educación formal. Por otro lado, este no es el caso de la gran mayoría de las organizaciones benéficas más pequeñas. Esto deja el campo de la contabilidad abierto de par en par a los novatos.
Incluso, podrían ser miembros del consejo profesionales de gran renombre. Los contadores se emplean con frecuencia para manejar esta función. Para tomar decisiones financieras acertadas, es útil tener acceso a una contabilidad financiera profesional.
¿Las organizaciones sin fines de lucro pagan gastos?
Al igual que las empresas con fines de lucro, las organizaciones sin fines de lucro suelen adoptar un programa de reembolso para cubrir los costos de personal relacionados con sus misiones. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) establece que un empleado sin fines de lucro tiene derecho a una compensación por los gastos en los que incurre personalmente y que son directamente para la organización.
¿Cómo se llaman los ingresos en una organización sin fines de lucro?
Los ingresos obtenidos son lo que cobran las organizaciones sin fines de lucro por estos servicios. Estos ingresos deben declararse por separado de las donaciones y los ingresos de las actividades de recaudación de fondos. Si una organización sin fines de lucro recibe una cantidad excesiva de ciertos tipos de ingresos del trabajo, se puede cuestionar si la organización es verdaderamente sin fines de lucro.
¿En qué se diferencia la contabilidad sin fines de lucro?
La rendición de cuentas es un enfoque para las organizaciones sin fines de lucro. Las organizaciones con fines de lucro (como sugiere su nombre) concentran su atención y recursos en obtener ganancias. Quieren ganar mucho dinero. Las organizaciones sin fines de lucro, por otro lado, emplean un sistema de contabilidad de fondos que antepone la responsabilidad a las ganancias.
¿Es efectivo sin fines de lucro o de acumulación?
Debido a que iguala los ingresos y los gastos durante el mismo período de tiempo, la contabilidad de base devengada es el sistema de contabilidad más preciso. La mayoría de las organizaciones muy pequeñas utilizan una BASE DE EFECTIVO porque es más simple de entender y requiere menos conocimientos de contabilidad.
¿Las organizaciones sin fines de lucro necesitan un balance general?
Al solicitar la exención de impuestos federales y presentar declaraciones de impuestos, las organizaciones sin fines de lucro deben presentar un estado de cuenta. Los balances de las organizaciones sin fines de lucro revelan la liquidez de su organización y la cantidad de efectivo disponible. Puede ser un gran enfoque para monitorear la evolución de la situación financiera de su empresa a lo largo del tiempo.
¿Quién maneja las finanzas en una organización sin fines de lucro?
La junta directiva de una organización benéfica sin fines de lucro tiene el deber fiduciario de asegurarse de que los activos se utilicen para promover el objetivo filantrópico de la organización sin fines de lucro y estén en línea con las intenciones de los donantes. La adopción de políticas financieras por parte del directorio es una técnica para garantizar una buena gestión financiera.
Conclusión
La contabilidad sin fines de lucro es un subconjunto distinto de las organizaciones financieras. Aprender los fundamentos de la contabilidad ayudará a cualquier organización sin fines de lucro a comprender mejor su propio estado financiero. Si la contabilidad sigue siendo competencia de sus ejecutivos, es posible que desee contratar a una empresa externa para que la maneje por usted. Ayudarán en la implementación de mejores prácticas y controles internos, lo que conducirá a una gestión financiera más prudente.
Preguntas frecuentes sobre contabilidad para organizaciones sin fines de lucro
¿Cuál es el principal objetivo de llevar registros en una organización sin fines de lucro?
Para ayudarlo a generar estados financieros que puedan ser útiles al tratar con bancos, acreedores, donantes y organizaciones de financiación, es importante realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos, así como de sus activos y pasivos.
¿Cuánto tiempo deben las organizaciones sin fines de lucro mantener registros?
Las organizaciones sin fines de lucro deben conservar todos los registros durante el plazo de prescripción aplicable.
¿Por qué las organizaciones sin fines de lucro necesitan llevar libros contables adecuados?
En primer lugar, son responsables ante los miembros y los donantes y, en segundo lugar, la ley les obliga a llevar buenos libros para que el gobierno pueda controlar las subvenciones. Además, la buena contabilidad reduce el fraude y la malversación.
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