¿Qué significa realmente automatizar el proceso de cuentas por pagar? ¿Por qué la automatización del proceso de cuentas por pagar está ganando tanto impulso? ¿Qué aspectos de su proceso de cuentas por pagar debe automatizar? ¡Bueno, si esperas lo suficiente encontrarás respuestas precisas a estas preguntas!
General
El proceso de cuentas por pagar enfrenta numerosos obstáculos, que incluyen aprobaciones de pago oportunas, restricciones presupuestarias, cumplimiento de políticas y mantenimiento de sistemas contables actualizados. El procesamiento manual de todo esto se vuelve cada vez más tedioso y difícil de administrar a medida que las organizaciones alcanzan su punto de saturación. La falta de gestión eficaz de las cuentas por pagar puede tener un impacto significativo en los resultados de una empresa. Además, los CFO que no logran desarrollar un control adecuado sobre sus cuentas por pagar se arriesgan a limitar significativamente la liquidez de su empresa, dejándolos con poco efectivo disponible cuando tienen poco tiempo para aprovechar las oportunidades.
Automatizar el proceso de cuentas por pagar es una forma maravillosa de resolver estos problemas y, al mismo tiempo, mejorar la productividad y la comunicación de los empleados. En este artículo, repasaremos todo lo que debe saber sobre la automatización del proceso de cuentas por pagar. Pero antes de eso, veamos qué significa literalmente automatizar este proceso y algunos cuellos de botella en el proceso manual de cuentas por pagar para controlar mejor sus cuentas por pagar.
Lea también: ¡GUÍA DE CUENTAS POR PAGAR SIMPLIFICADA! (+ Desglose detallado de la fórmula)
¿Qué significa automatizar el proceso de cuentas por pagar?
Automatización de cuentas por pagar es un medio para reducir la interacción humana en el proceso de cuentas por pagar, o cuentas por pagar comerciales, al mismo tiempo que se eliminan las operaciones propensas a errores. Esto es factible al integrar el software de cuentas por pagar con una red comercial de Internet que conecta digitalmente a los socios comerciales.
¿Qué es el Proceso de Cuentas por Pagar Manuales?
Los métodos manuales toman tiempo y son propensos a errores costosos. Requieren una cuidadosa atención a los detalles, y un aumento en el volumen podría sobrecargar un proceso manual de cuentas por pagar, lo que daría lugar a problemas como; problemas de cumplimiento, errores de conciliación de facturas o un error durante los cierres contables de fin de mes.
- El proceso de cuentas por pagar comienza cuando el departamento de finanzas recibe una factura por la entrega de cualquier producto o servicio.
- Estas facturas se cotejan con los bienes o servicios entregados después de su recepción.
- El pago de la factura debe aprobarse una vez que se haya recibido la confirmación del departamento correspondiente.
- Antes de procesar el pago, el personal de finanzas verifica que la factura cumpla con los estándares financieros y de otro tipo de la empresa.
- Luego, las facturas se ingresan manualmente en un sistema de contabilidad, con una copia física guardada para fines de auditoría.
Una vez realizado todo lo anterior, se realiza el pago al proveedor.
Si en alguno de estos procesos se produce un simple error manual, se producirán importantes retrasos en el pago. Además, las dificultades seguirán aumentando y las relaciones con los proveedores se deteriorarán.
¿Cuál es el Proceso de Automatización de Cuentas por Pagar?
La automatización de cuentas por pagar hace que el proceso sea mucho más fácil, preciso y eficiente. Acorta el ciclo de pago para las empresas, administra las políticas financieras, automatiza los procesos de aprobación y mantiene los registros en un archivo digital, lo que hace que todo el proceso sea sin papel.
Cuando llega la factura, el sistema compara cada artículo de línea con la orden de compra y la información de recepción para garantizar que los bienes y servicios solicitados y recibidos sean los mismos. Luego, el sistema envía una alerta al departamento de cuentas por pagar para su verificación.
Se envían correos electrónicos automatizados para notificar a las personas sobre la aprobación pendiente. Además, las órdenes de compra, las facturas y los comprobantes de entrega verificados se combinarán automáticamente en tres direcciones, lo que mantendrá sus sistemas contables actualizados.
Automatización del proceso de cuentas por pagar: ¿cómo funciona?
Es tentador aplicar la automatización de AP a cada paso factible en su proceso de cuentas por pagar. Sin embargo, registrará más éxitos si evalúa sus necesidades cuidadosamente. Hay seis áreas clave en las que la automatización beneficiaría a su empresa.
#1. Cambiar a Factura Electrónica
Recibir la factura del proveedor o la solicitud de pago es el primer paso que debe considerar al automatizar el proceso de cuentas por pagar. Esto es crucial porque un error en el procesamiento de facturas puede causar estragos en todo el sistema. También es bastante complejo porque no existe ninguna regulación global sobre cómo debe capturar las facturas. Pueden venir en PDF, JPG, PNG, DOCX, correos electrónicos, faxes o incluso facturas en papel en su correo. La consolidación de tantas facturas con la clasificación y el escaneo puede llevar bastante tiempo a su personal.
Por lo tanto, el primer paso para automatizar el procesamiento de facturas es cambiar por completo a la facturación electrónica. Trabaje con sus proveedores y clientes para automatizar el pago de todas las facturas. Esto no solo reduce el desorden de papeles en su oficina, sino que también hace que sea mucho más difícil “perder” documentos cruciales.
Un sistema de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es un sistema que reconoce caracteres mediante la luz. Estos programas escanean documentos para identificar y recopilar información, además de crear copias editables.
Con un sistema de facturas OCR, puede resaltar elementos de datos importantes y categorizar los gastos.
Lea también: CICLO CONTABLE: ¿Qué es el ciclo contable y todo lo que necesita?
#2. Haga que las aprobaciones sean lo más fáciles posible
Debido a que la responsabilidad cambia, el procedimiento de aprobación de cuentas por pagar puede crear problemas importantes y secciones de error si elimina la automatización de la imagen. A pesar de la naturaleza inconveniente del proceso, la aprobación es fundamental para verificar los costos y controlar los presupuestos. El orden general de las cosas es enrutar la factura de un proveedor a la parte correspondiente para su aprobación antes del pago.
Bueno, esto es totalmente factible si decide automatizar el flujo de trabajo del proceso de cuentas por pagar. Si llega una nueva factura de inventario, se enviará primero al iniciador de la orden de compra, luego al jefe o gerente del departamento y finalmente al director financiero o administrador financiero para su aprobación final. Cada persona tendrá datos claros y un flujo de trabajo de aprobación fácil de completar, que luego se pasará al siguiente aprobador al instante. No habrá papeleo ni tiempo perdido.
#3. Eliminar la entrada de datos
Básicamente, la entrada de datos es un aspecto importante del proceso de contabilidad, ya que da sentido a muchos otros departamentos que buscan tendencias y formas de aumentar las ganancias. La entrada manual de datos, si bien es necesaria, también es uno de los procesos más lentos y propensos a errores en cualquier negocio. La automatización puede desempeñar un papel importante.
Como se indicó anteriormente, los sistemas OCR ayudan a capturar datos. Puede cargar todos los demás procedimientos de cuentas por pagar ingresando datos de facturas en su sistema OCR. La entrada de datos, a diferencia de los otros pasos de su proceso de Cuentas por pagar, es una actividad que puede automatizar y que será útil incluso después de que se haya finalizado la factura. También puede facilitar los análisis o las investigaciones futuras al automatizar la recopilación de datos y guardarlos en un formato accesible, como una hoja de cálculo inteligente o un archivo CSV.
#4. Automatice la coincidencia y la verificación
¿Alguna vez pagó una factura y descubrió que lo que pidió, o lo que recibió, no era exactamente lo que esperaba? Es bastante frecuente, e incluso las imprecisiones menores pueden sumarse. Cotejar y confirmar cada entrada de la cuenta por pagar garantiza que cada factura sea correcta y que solo pague lo que acordó.
Puede encontrar fácilmente anomalías en el total de bienes, el monto del pago, las fechas de vencimiento y el precio por artículo al automatizar esta parte de su proceso de cuentas por pagar (cotejo y verificación). La comparación automática de facturas buscará números de facturas y órdenes de compra utilizando la tecnología OCR, y comparará rápidamente los totales y los datos de respaldo para autenticar la compra.
Ya sea que haga coincidir la orden de compra, los documentos de recepción o cualquier otra cantidad de documentos de respaldo, la automatización de este procedimiento recopilará todos los documentos de una compra en una familia conveniente (y le informará cuando aparezcan inconsistencias).
#5. Automatice el tiempo: tareas de codificación que consumen
La automatización de la codificación y la clasificación, junto con la entrada de datos, es lo más probable que haga feliz a su equipo de contabilidad. Las cuentas por pagar se clasifican utilizando un sistema conocido como codificación del libro mayor general (GL).
La codificación del libro mayor es un proceso lento que ayuda a identificar una amplia gama de valores para cada factura, incluidos, entre otros:
- Proveedor
- Categoría de factura
- Cantidad
- Código de país
- Línea de producto
- Detalles del flete
- Manejo de
- Departamento
- Unidad de negocio
La cantidad de codificación GL crece exponencialmente a medida que crece su empresa y recibe más facturas. Es un gran esfuerzo para su equipo de contabilidad hacerlo manualmente, y crea una oportunidad de error que pasará sin previo aviso.
En cambio, mediante el uso de reglas e identificaciones específicas, esta codificación se puede automatizar. Puede aplicar la codificación GL a cada punto de datos necesario a medida que su OCR procesa los datos de cada factura. Tendrá todo organizado y listo para usar cuando llegue el momento de analizar los gastos o recopilar datos para los impuestos.
Lea también: CONTABILIDAD CPA: ¿Qué es la Contabilidad CPA? (+ Los siete mejores cursos gratuitos en línea)
#6. Cambiar transacciones ACH a tarjeta inteligente
Varios gerentes de AP dudan en cambiar su gasto de AP a una tarjeta porque les preocupa que la categorización automática sea imposible. Contrariamente a estas creencias, esto es posible con algunas soluciones disponibles. Además, estas transacciones se pueden categorizar automáticamente según la tarjeta virtual seleccionada por el proveedor.
Por otro lado, si paga a los proveedores a través de ACH, transferencia o cheque, los fondos se deducen de su cuenta tan pronto como finaliza el pago. Con las tarjetas inteligentes y el software de administración de gastos, puede crear tarjetas virtuales que le permitan hacer pagos flotantes, lo que significa que el dinero no sale de su cuenta hasta que vence el pago, lo que le permite tener su efectivo disponible por más tiempo.
Esto brinda a los equipos de finanzas más control sobre los pagos de AP, mejora la flexibilidad del flujo de caja y agiliza la categorización.
¿Por qué debería automatizar el proceso de cuentas por pagar?
Teniendo en cuenta cada paso inconveniente en su proceso de cuentas por pagar, es casi claro por qué es importante automatizarlo. Pero en cualquier caso, sopesemos estas razones.
Obviamente, hay una serie de razones por las que la automatización del proceso de cuentas por pagar sería beneficiosa para usted, pero hoy nos centraremos en las tres principales.
#1. Ahorrar tiempo
Según una encuesta de expertos, en promedio:
- Un informe de gastos tarda 20 minutos en completarse.
- Procesar un informe de gastos cuesta $58.
- Los errores se encuentran a menudo en el 19% de los informes.
- Se tarda 18 minutos y cuesta $52 corregir un informe de gastos.
Ahora puede imaginar cuánto tiempo de su equipo se dedica a procedimientos manuales que se pueden emplear mejor en la consecución de los objetivos de su empresa.
#2. Reducir errores
Un simple dígito transpuesto puede convertir un cargo de $29.50 en $92.50. Claro, $ 63 puede no parecer mucho, pero sigue siendo dinero que la empresa está perdiendo debido a un error humano. ¿Qué sucede con los recibos extraviados o estimados? ¿O facturas que se retrasan en ser enviadas o aprobadas, agotando un presupuesto futuro?
El revoltijo de procedimientos manuales siempre invita al error humano, lo que rechina los engranajes de su operación y le cuesta tiempo y dinero.
#3. Prevenir el fraude
Los empleados se salen con la suya la mayor parte del tiempo modificando o inventando pruebas. De acuerdo con la ACFE, el 55 por ciento de los estafadores ocultan sus delitos fabricando documentos falsos. Solo se necesitan unas pocas pulsaciones de teclas o un poco de corrección para crear informes de gastos falsos o cambiar los existentes. Entonces, básicamente, sus métodos AP desactualizados lo exponen al fraude y le cuestan miles de dólares.
¿Qué es un sistema de automatización AP?
La automatización de cuentas por pagar, o automatización AP, es el proceso mediante el cual las operaciones de cuentas por pagar se realizan digitalmente utilizando tecnología, en lugar de manualmente. Ha transformado la forma en que las empresas manejan y pagan las facturas.
¿Por qué automatizamos las cuentas por pagar?
Al automatizar más el proceso, el costo por factura se puede reducir considerablemente. Muchas facturas podrían procesarse y aprobarse con muy poca ayuda de las personas. Esto reduciría el costo de procesamiento de cada elemento en una cantidad que ahorraría dinero a la empresa.
¿Cuáles son las 4 funciones de las cuentas por pagar?
Calcular, anotar transacciones comerciales, procesar facturas y verificar datos financieros para mantener registros.
¿Cuáles son las tres formas de automatizar un proceso?
Un proceso se puede automatizar de tres maneras:
Automatice las tareas individuales.
Automatice un procedimiento completo.
automatizar un proceso usando software y hardware, .
¿Cuál es la diferencia entre cuentas por pagar manuales y automatizadas?
- AP manual necesita entrada de datos, verificación de información válida y almacenamiento de documentos. Incluso cuando se ejecutan con precisión, estas responsabilidades adicionales requieren mucho tiempo.
- AP automatizado: con el procesamiento de facturas automatizado, ya no se requiere personal de AP para administrar las facturas entrantes.
- PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR: Cómo administrar el proceso de manera efectiva
- PROCESO CONTABLE: Entendiendo los 8 Pasos en el Ciclo Contable
- CICLO CONTABLE: ¿Qué es el ciclo contable y todo lo que necesita?
- Contabilidad general: todo lo que necesita saber (+Herramientas rápidas)
- Contabilidad BDO: todo lo que necesita saber (+ detalles de salario)
- Proceso de suscripción manual para préstamos hipotecarios, FHA y VA
