El ciclo contable incluye el proceso de cuentas por pagar. En otras palabras, para comprender completamente los pasos del ciclo contable, primero debe comprender el proceso de cuentas por pagar.
Como propietario de una pequeña empresa, deberá conocer el ciclo de cuentas por pagar y comprender cómo funciona el proceso. Sí, algunas pequeñas empresas tienden a pasar por alto su importancia, pero eso no la hace menos relevante. Simplemente significa que todavía tienen que ver el panorama general.
Si posee una pequeña empresa, es posible que pueda pagar sus gastos tan pronto como lleguen. Por otro lado, si tiene muchas facturas que pagar, definitivamente deberá ponerlas en cuentas por pagar y pagarlas más tarde.
Pero entonces, ¿qué son exactamente las cuentas por pagar?
Bueno, nuestra publicación en cuentas por pagar ya cubre todo lo que debe saber. Pero si bien esta publicación cubrirá el proceso de cuentas por pagar y cómo administrarlo, solo rascaré la superficie.
¿Qué son las cuentas por pagar?
En términos simples, las cuentas por pagar son lo que debe por productos comprados a crédito. Básicamente, el monto que debe por productos y servicios va a su saldo de cuentas por pagar cada vez que realiza una compra.
Y debido a que todos estos productos y servicios fueron adquiridos a crédito, con el saldo vencido y pagadero en un plazo determinado, se establece un recargo o penalización si el saldo no se paga dentro del plazo estipulado.
Además, las cuentas por pagar son una cuenta de pasivo. En otras palabras, cualquier aumento en esta cuenta se registra como un crédito, con el correspondiente cargo a una cuenta de gastos en la contabilidad de partida doble.
Cuando se pagan las facturas, se carga la cuenta de cuentas por pagar y se acredita la cuenta de efectivo.
¿Cuál es la diferencia entre cuentas por pagar y cuentas por cobrar?
Las cuentas por pagar y por cobrar son componentes críticos del proceso contable. Como se indicó anteriormente, las cuentas por pagar son montos adeudados a proveedores o prestadores de servicios por bienes recibidos o servicios entregados. Esto los convierte en pasivos.
Las cuentas por cobrar (A/R) por otro lado, es el dinero que le deben por los bienes o servicios que ofreció a crédito a sus clientes. Los saldos de las cuentas por cobrar se consideran un activo porque muestran cuánto dinero le deben sus clientes. Conocer esta cantidad es útil al evaluar la rotación de sus cuentas por cobrar para obtener mejores conocimientos comerciales.
¿Cuáles son los pasos en el proceso de cuentas por pagar?
En general, un plan de cuentas sólido, que le permita contabilizar sus gastos en la cuenta correcta, es la base de un proceso completo de cuentas por pagar. Cuando envía un cheque o un pago electrónico al proveedor por el monto adeudado en la fecha de vencimiento o antes, el proceso está completo.
No debería tener problemas para adaptarse al proceso de cuentas por pagar si está acostumbrado a administrar sus propias facturas personales. Sin embargo, hay algunas cosas que debe hacer para preparar y procesar correctamente las cuentas por pagar.
Paso 1: Crea tu Plan de Cuentas
Una de las cosas más importantes que deberá realizar para iniciar el proceso de cuentas por pagar es crear un plan de cuentas que funcione para su empresa. Todas sus transacciones contables, incluidas las cuentas por pagar, se mantienen en su plan de cuentas.
Si bien la mayoría de los programas de software de contabilidad vienen con un plan de cuentas predeterminado, deberá crear cuentas adicionales para realizar un seguimiento efectivo de los cargos de sus cuentas por pagar. También puede usar un software de hoja de cálculo como Microsoft Excel para crear su plan de cuentas.
Paso 2: establecer la información del proveedor
Si recién está comenzando, lo más probable es que necesite configurar sus proveedores. Ya sea que esté utilizando un software de hoja de cálculo o un software de contabilidad para administrar las transacciones contables, deberá realizar un seguimiento de la información del proveedor.
Si está utilizando un software de contabilidad, puede ingresar la información del proveedor directamente en el programa. Esto también incluye la contabilidad o las condiciones de pago del proveedor. En su mayor parte, estos términos contables se refieren a la cantidad de tiempo que tiene para pagar su factura al vendedor o proveedor. Algunos términos populares incluyen Net 10, Net 30 y Net 60.
Por ejemplo, si su proveedor le envía una factura con términos de pago de 30 netos y la factura tiene la fecha del 15 de diciembre, debe realizar el pago a más tardar el 14 de enero para evitar que lo marquen tarde.
Otro período de pago típico, especialmente entre proveedores, es 2/10 Net 30. Usando la misma fecha de factura (15 de diciembre), este término significa que puede obtener una reducción del 2% en el monto total adeudado si paga su factura antes del 24 de diciembre. Si no paga antes del 24 de diciembre, la factura no debe demorarse más allá del 14 de enero a más tardar.
Mientras tanto, Debido a la recepción es otra opción de pago frecuente. Básicamente, si un vendedor o proveedor le envía una factura que dice "Recibo de vencimiento", significa que el pago vence de inmediato.
Paso 3: examinar e ingresar los detalles de la factura
En su mayoría, usted o su empleado de contabilidad necesitarían verificar la precisión de una factura después de recibirla de un vendedor o proveedor.
Si una factura es por productos pedidos, verifique dos veces que hayan llegado todos los artículos especificados en la factura. Por otro lado, si la factura es por servicios prestados, verifique dos veces que los servicios fueron entregados como se indica. Es fundamental finalizar este paso para todas las facturas que reciba.
Después de eso, puede comenzar a ingresar la información de la factura en sus cuentas contables o en su aplicación de software. Básicamente, puede aprobar facturas mientras las revisa; eso si es una rutina ingresar todas las cuentas por pagar de su empresa.
Pero si decide contratar a un empleado de contabilidad, deberá darle algunas pautas generales sobre la aprobación de facturas. Esto incluye un límite en dólares sobre lo que el secretario puede aprobar.
Otra opción, sin embargo, es tener las facturas de su código de empleado con los números de cuenta apropiados y luego enviárselas para su aprobación. Este método le permite ver las facturas entrantes, asegurando la precisión y evitando errores de pago.
Después de este paso, su empleado puede comenzar a ingresar la información de pago. Algunas de estas piezas de información incluyen; el número de factura, la fecha de vencimiento y el monto que debe.
Paso 4: revise y procese el pago de las facturas vencidas
Revisar sus cuentas por pagar cada semana para determinar qué pagos vencen es el mejor enfoque. Ayuda a garantizar que sus proveedores reciban sus pagos a tiempo. Básicamente, deberá evaluar las fechas de vencimiento para ver qué facturas debe pagar. Esto sigue ya sea que esté utilizando un sistema de contabilidad manual o un software de contabilidad.
Para los pagos de facturas, por otro lado, tiene una variedad de opciones. Puede escribir cheques, procesar cheques desde su software de contabilidad, pagar a sus vendedores y proveedores con una tarjeta de crédito de la empresa o utilizar un mecanismo de pago electrónico.
Pero tenga cuidado, si usa un cheque para pagar a sus proveedores, siempre debe poner una copia de la factura en el sobre con el cheque. También querrá volver a verificar que cualquier forma de envío incluya el número de factura. Esto es para garantizar que su pago se registre correctamente.
Por otro lado, si paga con tarjeta de crédito o cualquier forma de transferencia, debe notificar al vendedor.
Paso 5: repita el procedimiento una vez por semana
Puede disminuir su esfuerzo al final del mes y al mismo tiempo evitar los pagos atrasados y los cargos por pagos atrasados al crear y ejecutar un ciclo semanal de cuentas por pagar. El procesamiento regular de facturas puede ayudar con el flujo de efectivo, incluso si solo tiene que realizar algunos pagos a proveedores.
¿Cómo puede administrar eficazmente su proceso de cuentas por pagar?
Pagar las facturas es un aspecto necesario de cualquier negocio, independientemente de su tamaño. Y como sabes, las facturas de ingresos son gestionadas por un departamento de Cuentas por Pagar, que también ayuda a procesar los pagos.
Pero lo que es más importante, la implementación de políticas comerciales y financieras para agilizar un proceso de cuentas por pagar puede ayudar a una empresa a prepararse para una expansión futura y, al mismo tiempo, agilizar los pasos del proceso de cuentas por pagar.
Aquí hay cinco consejos para ayudarlo a administrar sus cuentas por pagar:
#1. Simplifique los pasos del proceso de cuentas por pagar: sobrecarga de facturas
Puede agilizar los pasos en su proceso de cuentas por pagar al reducir la cantidad de ejecuciones de cheques a dos veces al mes. Y por tiradas de cheques, me refiero al proceso de imprimir cheques para pagar facturas y colocarlos en el Libro mayor.
Además, las facturas deben respaldarse en los registros y ser aprobadas por los jefes de departamento correspondientes antes de una ejecución de verificación para que los pagos puedan realizarse a tiempo.
Además, el departamento de cuentas por pagar debe conocer los límites máximos para cada ejecución de cheques. Esto asegurará que se paguen las facturas más importantes.
Un departamento con la autoridad para tomar decisiones comerciales y de pago confiables facilitará el proceso al emitir juicios como pagos parciales en saldos más grandes o diferir pagos a proveedores con una mayor tolerancia para las fechas de vencimiento.
#2. Procedimientos de seguridad: Reduzca el fraude de cuentas por pagar
Las cuentas por pagar son un área de alto riesgo para el fraude empresarial. Un buen ejemplo es cuando un empleado deshonesto establece un "proveedor ficticio", el fraude es común. Básicamente, cuando una empresa paga facturas por servicios que nunca se han prestado, esencialmente le están pagando al empleado deshonesto y están perdiendo dinero.
Sin embargo, los procedimientos y las reglas pueden ayudarlo a proteger su empresa y reducir el riesgo. Por lo tanto, establezca un método para asegurarse de que la persona que realiza los controles no tenga también la capacidad de crear nuevas cuentas de proveedores. Además, antes de crear una cuenta de proveedor, se debe explicar a los propietarios y se debe revisar la cuenta.
Mientras tanto, otros métodos que ayudan a reducir el fraude incluyen;
- permiso de los jefes de departamento
- Separación de roles, y
- Controles sobre el terreno
#3. Confirmar fechas de vencimiento: los términos del proveedor pueden ser negociables
En la mayoría de los casos, las facturas especificarán un plazo de pago de 30 o 60 días. Una empresa puede negociar las condiciones de las facturas pendientes independientemente de los términos previstos. Básicamente, un proveedor a menudo ofrece descuentos o condiciones especiales si una empresa compra cantidades significativas de forma regular.
Por lo tanto, si una empresa va a retrasarse en un pago, lo ideal es que llamen al proveedor para mantener la relación y ver si se puede hacer algo al respecto.
#4. Reduzca el impacto del CFO en la verificación y la firma
Un director financiero (CFO, por sus siglas en inglés) por lo general firma el cheque, pero no organiza la ejecución del cheque. Por lo tanto, antes de enviar las facturas al CFO para que las pague, el departamento de Cuentas por pagar debe ejecutar el envejecimiento, elegir qué facturas pagar, ensamblar las facturas, imprimir cheques y verificar que todas las facturas estén aprobadas.
Por otro lado, antes de firmar, el CFO simplemente compara los montos de la factura con el monto del cheque. Si una corporación controla el efectivo de manera más activa, informe a Cuentas por pagar con anticipación cuál es su presupuesto de ejecución de cheques para que puedan determinar qué proveedores pueden esperar hasta la próxima ejecución de cheques y firma de facturas.
#5. Use software para completar pagos y procesos fácilmente
El software de contabilidad puede ayudarlo a examinar sus cuentas por pagar más fácilmente y evitar errores como montos inexactos, números de cheques incorrectos utilizados para pagar a los proveedores y pagos demasiado temprano o demasiado tarde al permitirle archivar, administrar y revisar facturas pagadas y no pagadas. Entonces, todo lo que necesita hacer es ingresar las condiciones de pago para cada proveedor, como Net 30 o Net 60, que el sistema puede usar como predeterminado.
Además, el software de contabilidad puede facilitarle a su organización la realización de informes de antigüedad, brindándole una mejor comprensión de lo que está en proceso.
¿Cuáles son las 4 funciones de las cuentas por pagar?
Calcular, ingresar transacciones comerciales, procesar facturas y verificar datos financieros para mantener registros.
¿Qué es AP Ciclo Completo?
Un área que las empresas pueden intentar mejorar es el proceso de cuentas por pagar de ciclo completo. “Ciclo completo” no solo significa hacer pedidos y pagarlos. También significa todos los pasos intermedios. Esto incluye hacer documentos, codificarlos, compararlos y más.
¿Qué es el proceso de coincidencia de 3 vías en cuentas por pagar?
Antes de que se pague una factura, un proceso llamado "coincidencia triple" se asegura de que la información de una orden de compra, la factura del proveedor y el recibo de entrega coincidan. Solo los detalles de la factura del proveedor y los detalles de la orden de compra se comparan en una coincidencia bidireccional.
¿Cuáles son los dos tipos de cuentas por pagar?
Las cuentas por pagar de una empresa se pueden dividir en dos tipos: salarios y gastos. Las cuentas por pagar generalmente vienen en forma de facturas de proveedores, pero también pueden ser cuentas, facturas o cheques.
¿Cuál es la diferencia entre P2P y AP?
El procedimiento de cuentas por pagar es simplemente un componente de P2P. (procura pagar). P2P abarca todo el ciclo de adquisición y facturación, incluidos los pagos a proveedores. La automatización AP acelera estos procesos y garantiza un mayor nivel de precisión en cada etapa del flujo de trabajo.
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