¿Se pregunta de qué se trata un trabajo de cuentas por pagar? En este artículo, aprenderá sobre la descripción del trabajo y ejemplos de currículos de cuentas por pagar para ayudarlo a conseguir su próximo trabajo.
Se espera que los profesionales de cuentas por pagar puedan manejar un gran volumen de datos, presten mucha atención a los detalles y estén en comunicación diaria con empleadores y proveedores. También deben ser capaces de aplicar principios contables y manejar trabajos de naturaleza analítica, evaluativa y de asesoramiento.
El departamento de Cuentas por Pagar es responsable de la estabilidad financiera de una empresa. Son los encargados de asegurarse de que todas las deudas se paguen y que la empresa tenga suficiente dinero para cubrir sus gastos. Las cuentas por pagar suelen ser un departamento distinto en las grandes corporaciones; sin embargo, con las empresas más pequeñas, las responsabilidades de cuentas por cobrar y cuentas por pagar se combinan regularmente.
¿Cuáles son las tres funciones básicas de Cuentas por Pagar?
Aunque el tamaño de una empresa determina en última instancia el papel que desempeñan las cuentas por pagar, la mayoría de las empresas pueden beneficiarse de tener especialistas en cuentas por pagar. Tener un contratista a tiempo parcial que venga a hacer el trabajo semanal o quincenalmente permite que la empresa se concentre en otros aspectos. Las cuentas por pagar cumplen al menos tres funciones básicas además de pagar facturas. Estas funciones podrían incluir: creación y seguimiento de presupuestos; emisión de facturas; y gestión de pagos. A continuación se presentan las tres funciones básicas de una cuenta por pagar;
#1. Emisión de pagos internos internos
Las cuentas por pagar a menudo trabajan internamente para distribuir reembolsos internos, controlar y administrar la caja chica y controlar la distribución de certificados de exención de impuestos sobre las ventas. Los gastos de reembolso interno se ajustan a los procedimientos de auditoría de la empresa que exigen que los empleados presenten un informe de diario manual, recibos o ambos para establecer reclamos de reembolso.
La caja chica generalmente se usa para gastos menores, como varios costos de envío., suministros de oficina o almuerzos durante una reunión de empresa. Las cuentas por pagar a menudo emiten certificados de exención de impuestos sobre las ventas que emiten a los jefes de departamento para garantizar que las compras comerciales legítimas no incluyan gastos de impuestos sobre las ventas.
#2. Procesamiento de Pagos a Proveedores
Una de las funciones principales de las cuentas por pagar es procesar las facturas y pagos entrantes de una empresa. Esta es una de las funciones que primero viene a la mente cuando piensa en los deberes de Cuentas por pagar. Los profesionales de cuentas por pagar realizan un seguimiento de la información de contacto de los proveedores, las condiciones de pago y la información W-9 del IRS en una base de datos informática. Esto les permite encontrar y contactar fácilmente a los proveedores cuando sea necesario.
El control interno es lo que determina si el proceso de compra comienza con una orden de compra preaprobada o si los compromisos posteriores a la compra confirman las compras.. Los pagos a proveedores también incluyen informes de análisis de fin de mes que muestran a los dueños de negocios y a la gerencia cuánto debe la empresa actualmente a los proveedores.
#3. Administrar gastos de viaje de negocios
En grandes empresas o empresas en las que el propietario y otros empleados (p. ej., vendedores) viajan con frecuencia, las funciones de cuentas por pagar podrían incluir responsabilidades de gestión de viajes como la reserva previa de billetes de avión, coches de alquiler y hoteles. Si los controles internos permiten anticipos para viajes, Cuentas por pagar procesa las solicitudes y distribuye los fondos para viajes. Sobre el viajero devolución, Payment Engagements es entonces responsable de conciliar el dinero pagado con el dinero realmente gastado o de procesar las solicitudes de reembolso de viaje.
Otras funciones contables
Accounts Payable también trabaja para reducir costos al buscar detalles que puedan ahorrarle dinero a la empresa, como pagar una factura durante un período de descuento por pronto pago que permiten muchos proveedores. El empleado de cuentas por pagar suele ser el primer punto de contacto entre la empresa y los representantes del proveedor. Por lo tanto, construir y mantener buenas relaciones suele ser una obligación de los empleados. Las relaciones sólidas pueden beneficiar a una empresa cuando trabaja con proveedores. Por ejemplo, las buenas relaciones pueden conducir a condiciones crediticias más favorables durante una caída estacional de las ventas..
Los especialistas en cuentas por pagar a veces revisan las facturas antes de pagarlas para asegurarse de que sean correctas. El empleado de cuentas por pagar puede llamar al comerciante si la factura es más alta de lo normal, o contactar a un empleado interno si resulta que el empleado no eligió la opción más barata o no buscó un proveedor aprobado por la empresa durante la compra en nombre de la empresa.
¿Cuáles son las habilidades clave para las cuentas por pagar?
Aunque no se requiere un título para un puesto de cuentas por pagar, es necesario tener un conocimiento práctico de los fundamentos de contabilidad y teneduría de libros. Para un trabajo en cuentas por pagar, sería beneficioso un título en los siguientes campos:
- Economía o Finanzas
- Administracion de Negocios
- Contabilidad
Otras habilidades requeridas incluyen;
- Competencia con la compilación de informes de gastos para la entrada de datos.
- Experto en Microsoft Excel.
- Conocimiento de principios contables y procesos de Cuentas por Pagar.
- Familiaridad con los procesos de órdenes de compra.
- Capacidad para trabajar de forma autónoma y tomar la iniciativa.
Una descripción del trabajo de Cuentas por pagar debe incluir estándares específicos para la entrada de datos y la atención a los detalles. Es esencial que los empleados puedan participar constantemente de manera profesional porque se comunicarán con empleadores y proveedores a diario.
Ejemplos de Descripción de Puesto de Cuentas por Pagar
Si está buscando contratar a un profesional en cuentas por pagar, la descripción del trabajo debería verse así:
Resumen oferta de empleo
Estamos buscando un empleado de cuentas por pagar calificado para procesar todas las facturas recibidas para el pago y para manejar el pago oportuno, preciso y eficiente de todos los deudores.
Responsabilidades
- Procesamiento de remesas de acuerdo con las políticas y regulaciones financieras
- Llevar a cabo transacciones financieras regulares, tales como validar, separar y registrar información de cuentas por pagar.
- Para asegurarse de que todas las facturas y pagos se contabilicen y registren correctamente, concilie el libro mayor de cuentas por pagar.
- Al comparar las cuentas de los proveedores y los estados de cuenta mensuales de los proveedores, confirme cualquier diferencia y analícelas.
- Facilite el pago de facturas vencidas contactando a los clientes y proporcionando recordatorios de facturas.
- Cree informes que describan el estado de las cuentas por pagar.
- Reconocer centros de costos y cuentas de gastos
- Comprende las normas que rigen el proceso de cuentas por pagar (W-9, impuesto sobre las ventas, etc.)
Cualificaciones y competencias
- Un historial de trabajo como empleado de cuentas por pagar
- Sólida comprensión de los fundamentos de la contabilidad de cuentas por pagar.
- Aptitud demostrada para calcular, registrar y administrar datos contables e información financiera
- Habilidades en la entrada de datos y talento para las estadísticas.
- Conocimiento práctico de hojas de cálculo y software especializado.
- Dominio de MS Office e inglés.
- alto nivel de precisión y cuidado de los detalles
- Licenciatura en Contabilidad, Finanzas o Administración de Empresas
¿Cómo me preparo para una entrevista de cuentas por pagar?
Si se está preparando para una entrevista para un trabajo de cuentas por pagar, probablemente sepa que puede esperar preguntas frecuentes como: ¿Puede hablarme de usted? Le interesan más las preguntas de la entrevista sobre facturación que ponen a prueba su conocimiento sobre la verificación de facturas, el seguimiento de pedidos y el procesamiento de pagos. Por ejemplo, una pregunta que esté investigando sobre los salarios adeudados puede confundirlo si no ha pensado en la respuesta de antemano. Antes de cualquier entrevista, consulte la última guía de compensación para tener una idea de qué salario puede esperar de una cuenta por pagar. Por ejemplo, de acuerdo con la Guía de Compensación 2022, el salario medio de una cuenta por pagar debe ser de $39,250.
Consejos para trabajar mientras se prepara para su entrevista
La preparación es tu mejor defensa. Desafortunadamente, no puedes practicar todas las preguntas posibles de antemano. Use los siguientes consejos de entrevista para asegurarse de no equivocarse al hacer una pregunta que parece surgir de la nada:
Mantenga la calma.
Los entrevistadores valoran más que el contenido de tus respuestas. También observa cómo formula respuestas para aprender más sobre su creatividad y enfoque de los problemas. Mantenga la calma, haga contacto visual y tenga confianza como si fuera un contador.
Pide explicaciones.
Si está confundido, puede pedir una explicación. Pida al entrevistador que repita o reformule la pregunta. Su entrevistador respetará su deseo de darles la respuesta que están buscando.
No seas cobarde.
No tenga miedo de hacer preguntas. Esto podría ser particularmente atractivo si le preguntan acerca de una brecha en su currículum. Si va a dejar la contabilidad para terminar su programa de MBA antes de tiempo, dígalo. Sea honesto y objetivo, y prepárese para la siguiente pregunta.
Consíguelo.
Supongamos que un entrevistador te pregunta: "¿A qué animal te pareces más?" Cuando dices "gato", puedes agregar "porque soy curioso y I siempre termina de pie”. Al responder estas preguntas, intente resaltar las habilidades que necesita como contador para este negocio en particular. En este ejemplo, la curiosidad y la autonomía significan voluntad de probar cosas nuevas y confiabilidad.
Tome su tiempo.
El entrevistador espera que se tome el tiempo para hacer una pregunta inusual. Una respuesta reflexiva es mejor que una respuesta apresurada. Podrías decir algo como: “Esa es una pregunta interesante. Déjame pensar en ello."
Hacer preguntas.
El empleador no es la única persona que debería hacer buenas preguntas. Piense en las preguntas que podría hacer en una entrevista de trabajo, como ¿Qué necesita para tener éxito en este trabajo? ¿Puede decirme más acerca de por qué quiere ocupar este puesto? ¿Cómo describiría su cultura corporativa? Por último, recuerda que te arriesgas a perder el favor si dices que te identificas más con los gatos que con los perros, o si desvelas que lo único que tienes en la nevera es una barra de chocolate y un bote de mostaza.. En realidad, ¡no estamos seguros! ¿Qué tal esto? Sea honesto, piense, y sé tú mismo cuando te enfrentes a preguntas inesperadas.
¿Cómo te presentas en una entrevista de cuentas por pagar?
Debe demostrar claramente a la empresa que es confiable, confiable y conocedor de la contabilidad al solicitar trabajos de contabilidad.
Es crucial tener en cuenta que el empleador evaluará su personalidad y confianza en función de cómo se presente. Estos son algunos consejos que le ayudarán a presentarse como el mejor candidato para el puesto.
#1. Enfócate en lo que te hace especial
Sea específico cuando describa sus fortalezas y logros en una auto-presentación para una entrevista de cuentas por pagar. Proporcione ejemplos específicos de cómo se diferencia de los demás solicitantes. Su historial laboral, conjuntos de habilidades y fortalezas críticas pueden ser lo primero, seguido de su objetivo profesional.
#2. Tener confianza
Con frecuencia se malinterpreta la distinción entre confianza y presunción. Mientras que Confidence se preocupa por brindar un servicio de alta calidad, Conceit solo está interesado en satisfacer sus propias necesidades. Si desea ser contratado por un empleador, la confianza es esencial. Tenga la seguridad, pero no exagere y transmita al empleador que usted solo está buscando el trabajo que satisfaga sus necesidades.
#3. Utiliza ejemplos realistas.
Nunca incluya instancias de su vida personal en su pregunta de entrevista de cuentas por pagar de presentación personal. Proporcione instancias concretas de cómo sus habilidades y antecedentes se aplican al puesto. Proporcionar ejemplos personales podría darle a la empresa la idea de que no puede mantener su vida personal y su trabajo separados.
#4. Ser breve.
Use esta pregunta sobre su presentación personal como una oportunidad para hacer un lanzamiento. Sea sucinto y al grano. Escriba las cualidades que lo hacen distinto y más calificado antes de la entrevista como preparación. Para aumentar su confianza, familiarícese con él.
¿Por qué deberíamos contratarlo para cuentas por pagar?
Esta pregunta en particular es una pregunta de elección entre los empleadores, se le puede preguntar esto al final de su entrevista. Así es como debería sonar su respuesta.
“Tres cosas, en particular, me llaman la atención”. En primer lugar, tener un puesto en el que la atención al detalle es crucial me da mucha satisfacción laboral. Porque eres una empresa con altos estándares y porque el trabajo de Auxiliar de Cuentas por Pagar tiene mucha responsabilidad, estoy muy interesado en él. En segundo lugar, son una empresa que me ayudará a tener éxito en este puesto y me brindará espacio para expandirme y mejorar. Me gusta estar activo, y después de leer la descripción del puesto de Asistente de Cuentas por Pagar para este puesto, puedo decir con certeza que no tendré tiempo para hacer nada. Finalmente, quiero trabajar para una empresa que fomente la innovación, la visión de futuro y el éxito de los empleados. Estos tres factores me emocionan mucho al unirme a su empresa.
¿Qué es un asiento de diario en cuentas por pagar?
Diario de Cuentas por Pagar son las cantidades a pagar en asientos contables a los acreedores de una corporación por la adquisición de productos o servicios se denominan asientos. Estos se enumeran como pasivos corrientes en el balance general, y cualquier pago realizado se deduce de esta cuenta.
La responsabilidad de las cuentas por pagar surge cada vez que se lleva a cabo una transacción que implica la compra de bienes o servicios en la cuenta. La empresa debe construirlo e incluirlo en los libros de contabilidad. La factura del vendedor se usa para calcular cuánto dinero debe escribirse en los asientos de diario de las cuentas por pagar. A menudo incluye detalles sobre el monto de pago requerido por el comprador y la fecha de vencimiento.
Conclusión
Ahora debe comprender completamente lo que hace un especialista en cuentas por pagar y cómo hacer un currículum como especialista en cuentas por pagar. Si tiene las habilidades y calificaciones necesarias, debería estar bien encaminado hacia su próximo trabajo como empleado de cuentas por pagar.
- QUÉ ES EL CICLO DE CONVERSIÓN DE EFECTIVO: Cómo impulsar y calcular CCC
- ¡GUÍA DE CUENTAS POR PAGAR SIMPLIFICADA! (+ Desglose detallado de la fórmula)
- Comparación detallada de cuentas por pagar y cuentas por cobrar
- Automatización del proceso de cuentas por pagar: lo que debe saber antes de la automatización
- PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR: Cómo administrar el proceso de manera efectiva
Cuentas por pagar Descripción del puesto: Referencias
