Básicamente, obtienes conocimiento de primera mano de las finanzas de una empresa aprendiendo los procesos y la terminología contables relevantes. Los ocho pasos del proceso del ciclo contable se analizan en este artículo, así como también en qué se diferencian de un ciclo presupuestario.
¿Qué es el Ciclo Contable y cómo funciona?
El ciclo contable es el proceso integral de documentar y procesar todas las transacciones financieras de una empresa, desde que ocurren hasta que aparecen en los estados financieros y finalmente hasta el cierre de las cuentas. Una de las responsabilidades clave de un tenedor de libros es realizar un seguimiento de todo el ciclo contable de principio a fin. En otras palabras, mientras una empresa esté en el negocio, el ciclo se repite cada año fiscal.
En el transcurso de un ciclo contable completo, todas las cuentas, los asientos de diario, las cuentas T, los débitos y créditos y los asientos de ajuste son componentes principales.
La dificultad en el equilibrio
El objetivo del ciclo contable es garantizar que todo el dinero que ingresa y sale de una empresa se contabilice correctamente. Por eso es tan importante el equilibrio.
Sin embargo, los errores en las entradas de registro son comunes. Esto a menudo resulta en una imprecisión equilibrio de prueba que deberá modificar para reflejar los débitos y créditos. Las siguientes son las causas más frecuentes de un desequilibrio en la cuenta:
- Olvidarse de completar una transacción
- Cometer un error al publicar una transacción en la cuenta incorrecta
- Elegir registrar una transacción como débito en lugar de crédito, o viceversa
- Publicaciones que son idénticas
- Contabilización incorrecta de la suma
Cómo funciona el ciclo contable
El ciclo contable es una colección de procedimientos que asegura que los estados financieros sean exactos y consistentes. Los errores matemáticos se han reducido gracias a los sistemas de contabilidad computarizados y un proceso de ciclo contable consistente. La mayoría de los programas de contabilidad actuales automatizan por completo el ciclo contable, lo que reduce el esfuerzo humano y los errores que conlleva el procesamiento manual.
Pero incluso con software, el procesamiento manual es la base para la automatización. Entonces, repasemos estos pasos uno tras otro.
#1. Identificar y compilar transacciones
Recopila todos los datos que tienes sobre cada transacción que ocurrió dentro del período de tiempo. Idealmente, usted o su tenedor de libros deberían hacer esto durante todo el mes en lugar de esperar hasta el final del mes para buscar recibos.
Sin embargo, es importante recordar que el momento en que registra los ingresos y los costos está determinado por el tipo de contabilidad que utiliza. Si usa la contabilidad de caja, querrá realizar un seguimiento de cada vez que el dinero cambió de manos durante el período. Las transacciones financieras solo se reconocen cuando se incurren si utiliza la contabilidad de acumulación.
#2. Registrar transacciones
Registrar una transacción implica escribir la transacción en los cuadernos o diarios requeridos. El término “contabilidad” proviene de estas revistas, o “libros”. Cada transacción debe documentarse como un crédito y un débito en diarios separados, de acuerdo con la contabilidad de doble entrada.
El resto ahora ocurrirá más o menos automáticamente siempre que clasifique la transacción en su software de contabilidad.
#3. Publicar en el libro mayor
El libro mayor es otra reliquia del pasado. Se mantuvo una lista maestra de todas las transacciones en el libro mayor. Este sería el elemento a guardar si se produjera un incendio en su back office. Agregaría una transacción al libro mayor después de ingresarla en los diarios correspondientes.
El libro mayor ahora existe en el fondo del ciclo contable, gracias a las maravillas de Internet y la automatización. Pasó de ser un libro tangible a ser parte de la nube, y los contadores ya no tienen que tocarlo.
#4. Calcular el saldo de prueba no ajustado
Los primeros tres pasos del ciclo contable pueden (y deben) completarse en cualquier momento durante el año fiscal. Una vez concluido el período y todas las transacciones han sido identificadas, documentadas y reportadas al libro mayor, el siguiente paso es calcular el balance de prueba no ajustado.
Crear un balance de prueba no ajustado es similar a verificar dos veces su trabajo. Y debido a que cada transacción se registra como débito y crédito, el propósito de este paso es asegurarse de que sus saldos generales de débito y crédito sean iguales. Si no, algo se pasó por alto o se clasificó incorrectamente.
A menudo, es común encontrar rarezas en este punto. Puede ser rechazado por facturas que esperaba que se pagaran pero no se pagaron. Además, los pagos que esperaba (pero no recibió) de sus proveedores también pueden causar problemas.
Un balance de prueba no ajustado, por otro lado, simplemente muestra todos sus débitos y créditos en una tabla. Si no suman el mismo número, utilice esta tabla para comenzar a investigar por qué.
#5. Ajustar entradas de diario
Este paso simplemente corrige las anomalías que surgieron en la etapa anterior. Para empezar, debe determinar por qué los débitos y créditos no están sincronizados. Luego crea entradas en su diario para corregirlas.
#6. Crear un nuevo saldo de prueba
Después de las entradas del diario, use un balance de prueba ajustado para verificar su trabajo por última vez. Su balance de prueba no ajustado, entradas ajustadas y saldos ajustados se muestran en esta tabla. Es el último paso antes de preparar los estados financieros, así que asegúrate de que todo esté correcto.
#7. Estados Financieros a Crear
Los estados financieros son el resultado más importante que obtendrá del ciclo contable. los estado de resultados y balance son registros exactos de lo ocurrido en su empresa durante el ciclo contable anterior.
Son registros cruciales para cualquier persona ajena a su empresa que tenga que compararlos con otros (inversores, prestamistas, etc.), pero también son bastante útiles para los dueños de negocios.
Pero además de tener estos documentos financieros, también es importante que sepa leerlos y comprenderlos. Puede ayudarlo a realizar un seguimiento de las finanzas de su empresa y planificar una futura expansión.
#8. Complete los espacios en blanco con sus entradas de cierre.
Hacer asientos de cierre y preparar su negocio para el próximo ciclo contable son los pasos finales del ciclo contable. Esto implica convertir cuentas transitorias, como ingresos y gastos, en cuentas permanentes, como utilidades retenidas.
Una vez que haya completado este paso final, puede reiniciar el proceso.
La Tecnología y el Ciclo Contable
Hemos explicado cómo los avances tecnológicos han relegado a un segundo plano algunas partes del ciclo contable. Para decirlo de otra manera, si bien esas actividades todavía se llevan a cabo hasta cierto punto, la contabilidad computarizada las ha vuelto menos relevantes para los contadores y dueños de negocios que no necesitan tomar medidas directas para completarlas.
El ciclo contable se vería un poco diferente hoy si lo miráramos a través de los ojos de un contador. El libro mayor, por ejemplo, ya no existe en su forma original, por lo que no es necesario registrar transacciones en él.
El concepto de alterar los balances de prueba también se encuentra ahora en su forma más simple. El software de contabilidad puede ayudar a descubrir desviaciones y solicitar a los usuarios que ayuden a reconciliarlas sin producir balances de comprobación explícitos, aunque el procedimiento es prácticamente el mismo.
Sin embargo, el ciclo contable ilustra las leyes y prácticas que todas las empresas deben seguir para tener cifras correctas, por lo que es fundamental comprender todos los pasos, incluidos los que tienen lugar tras bambalinas.
Pero independientemente, los pasos en el ciclo contable se están volviendo mucho menos manuales y significativamente más rápidos a medida que la tecnología y la contabilidad continúan combinándose.
Las fechas de inicio y finalización del ciclo contable
Un período contable comienza y termina con el ciclo contable. Los períodos contables varían y dependen de una variedad de criterios; sin embargo, el término anual es el más prevalente.
Además, los estados financieros, que son obligatorios según la normativa, también vienen al final del año. Como resultado, su ciclo contable gira en torno a los plazos de presentación de informes.
Ciclo presupuestario vs ciclo contable
El ciclo contable difiere del ciclo presupuestario en términos de tiempo y concentración. El ciclo presupuestario evalúa las metas y aspiraciones de una empresa para anticipar transacciones futuras, mientras que el ciclo Contable recopila y resume las transacciones pasadas de la empresa.
Otra forma de distinguir estos términos es pensar en el ciclo contable como un proceso que permite a una empresa compartir sus documentos financieros con partes interesadas externas, mientras que el ciclo presupuestario es un proceso utilizado internamente por los funcionarios de la empresa para determinar los costos asociados con las actividades futuras de la empresa. .
Por último, el ciclo contable ayuda en la producción de datos para consumidores externos, mientras que el ciclo presupuestario se utiliza principalmente para la gestión interna.
¿Cuáles son los 5 ciclos contables?
El ciclo contable se define por los siguientes pasos:
- Transacciones financieras,
- entradas de diario
- contabilización en el libro mayor,
- período de balance de prueba,
- período de informe con información financiera y auditoría.
¿Cuáles son los 10 pasos en el ciclo contable?
El Orden de los Diez Pasos en el Ciclo Contable
- Analizar Transacciones.
- Registrar Transacciones.
- Las transacciones deben publicarse.
- Crear un balance de prueba no ajustado
- Crear asientos de ajuste.
- Preparar el Balance de Comprobación Ajustado
- Crear los Estados Financieros.
- Haga sus entradas de cierre.
¿Qué son los cuatro ciclos contables?
- Identificar y analizar transacciones.
- Registrar transacciones en un diario.
- Publicar la información del diario en un libro mayor.
- Preparar un balance de prueba no ajustado son los primeros cuatro pasos en el ciclo contable. Comenzamos presentando los pasos y sus correspondientes
¿Qué es el saldo contable?
Un saldo contable es el saldo de una cuenta corriente al comienzo de un día determinado. Después de que se han tenido en cuenta todos los créditos, retiros e intereses de las actividades de un día determinado, los saldos del libro mayor se determinan al final de cada día hábil. Un saldo contable no es lo mismo que un saldo accesible.
¿Cuáles son los 4 tipos de contabilidad?
- Contabilidad pública.
- Contabilidad gubernamental.
- Contabilidad corporativa.
- Contabilidad forense.
- BALANCE DE COMPROBACIÓN: ¿Qué es el balance de comprobación y cómo funciona?
- PROCESO CONTABLE: Entendiendo los 8 Pasos en el Ciclo Contable
- PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR: Cómo administrar el proceso de manera efectiva
- EMPRESAS DE CONTABILIDAD PÚBLICA: La lista definitiva en 2023
- Descripción general y guía del software de contabilidad PeachTree 2023 (¡Actualizado!)
