Es normal sentirse nervioso antes de una entrevista, pero es útil tener una idea de qué esperar. Al prepararse para una entrevista, es importante prepararse con algunas preguntas comunes de la entrevista. Estas preguntas ayudan a uno a aprender más sobre sus requisitos y habilidades. Hace algún tiempo, recuerdo que un entrevistador me pidió que hablara sobre un proyecto difícil que manejé durante una trabajo de marketing entrevista.
Sin tartamudear, demostré que tengo tacto y capacidad de resolución de problemas al hablar de una campaña difícil que manejé. Pude lograr el éxito porque me preparé con anticipación. Por lo tanto, es importante dar una buena impresión a los empleadores potenciales preparándose para las preguntas comunes de las entrevistas y dando respuestas detalladas.
Aquí, proporcionaré algunas preguntas y respuestas sobre preguntas de entrevista conductuales, situacionales y basadas en competencias para un asistente ejecutivo.
Puntos clave
- Cada empresa tiene sus preguntas de entrevista únicas, pero es importante enfatizar los resultados y ejemplos específicos anteriores al responder las preguntas de la entrevista para asistentes ejecutivos.
- Las preguntas de la entrevista conductual se centran en el comportamiento anterior de alguien que solicita el puesto de asistente ejecutivo.
- Los empleadores hacen intencionalmente preguntas situacionales en la entrevista para evaluar cómo el candidato para el puesto maneja escenarios de la vida real en el lugar de trabajo, o cómo manejó situaciones similares en su trabajo anterior.
- Las preguntas de la entrevista basada en competencias para asistentes ejecutivos se utilizan para examinar cómo manejó una tarea difícil y otros aspectos de su trabajo anterior.
- El método STAR es una excelente manera de preparar respuestas a preguntas de entrevistas situacionales y basadas en competencias para asistentes ejecutivos.
Preguntas de la entrevista para asistente ejecutivo
Un asistente ejecutivo generalmente ayuda a los ejecutivos clave de la empresa a supervisar las tareas administrativas y también puede capacitar al personal de la oficina. El papel de un asistente ejecutivo incluye responder llamadas telefónicas y correos electrónicos, recibir mensajes, dirigir llamadas a las partes apropiadas y cualquier otra tarea administrativa que ayude al ejecutivo a hacer su trabajo de manera efectiva.
Cada empresa puede tener preguntas de entrevista únicas sobre las calificaciones, los requisitos y el ejecutivo para el que trabajará. Sin embargo, sugeriría que es importante responder las preguntas de la entrevista enfatizando resultados y ejemplos específicos.
Tuve una experiencia particular cuando trabajaba con el equipo de Recursos Humanos de Chloetech. Estábamos contratando para el puesto de asistente ejecutivo. Durante la entrevista, le hice algunas preguntas de comportamiento a un candidato, el Sr. Thomas. Le pregunté cómo manejaría una carga de trabajo difícil y manejaría prioridades contradictorias. Respondió a la pregunta con un ejemplo revelador de cómo pudo manejar múltiples proyectos con plazos competitivos. Su respuesta muestra que comprende la importancia de enfatizar resultados específicos.
Abordó la situación discutiendo su enfoque para la priorización, que implica el uso del calendario digital y la efectividad herramientas de gestión de tareas para mantenerse organizado y cumplir con sus plazos. Esta respuesta demostró las habilidades del candidato para la resolución de problemas, que son las cualidades vitales que necesita un asistente ejecutivo.
Ejemplos de preguntas de entrevista para asistente ejecutivo
Las siguientes son varias preguntas frecuentes que puede encontrar durante una entrevista de asistente ejecutivo y que lo ayudarán a impresionar a su empleador, junto con algunas sugerencias sobre cómo responderlas.
- ¿Por qué quieres ser asistente ejecutivo?
- ¿Cómo prioriza las tareas en su día laboral típico como asistente ejecutivo?
- ¿Cómo evaluarías tus habilidades informáticas?
- ¿Cómo tratas a las personas desafiantes en el trabajo?
- ¿Ha supervisado anteriormente a otros miembros del personal de la oficina?
- ¿Cómo lidias con el estrés y la presión?
- Dame un ejemplo de cuando tuviste que trabajar con un equipo para resolver un problema para un ejecutivo.
- ¿Cómo se anticipa a las necesidades de un ejecutivo?
#1. ¿Por qué quieres ser asistente ejecutivo?
Esta es una pregunta común que ayudará al empleador a conocer sus verdaderas motivaciones para postularse para el puesto de asistente ejecutivo durante las entrevistas. También intentarán averiguar si está solicitando un trabajo temporal o si desea que sea su trabajo permanente. Sin embargo, después de haber presenciado varias entrevistas de asistente ejecutivo durante mi investigación, le aconsejaré que presente información objetiva y detallada sobre sus objetivos profesionales y los factores que influyeron en su decisión de convertirse en asistente ejecutivo.
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Decidí postularme para este puesto porque estoy convencido de que tengo grandes habilidades para organizar eventos, ayudar a las personas necesitadas y trabajar con otros. Además, soy consciente de la desafiante tarea de trabajar como asistente ejecutiva todos los días. Espero poder utilizar mis habilidades de manera efectiva mientras ayudo a uno de sus ejecutivos.
#2. ¿Cómo prioriza las tareas de su jornada laboral?
Ser asistente ejecutivo requiere que seas excepcionalmente organizado y planifiques tus días. Su posible empleador está interesado en observar el proceso para determinar si es perfecto o no para sus necesidades. Al prepararse para una entrevista para un puesto de asistente ejecutivo, le sugiero que determine y priorice algunas prácticas que haya utilizado de manera efectiva en el pasado o en el presente que le ayudarán a organizar y establecer prioridades para el puesto que está solicitando.
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Puedo adaptarme rápidamente a nuevas tareas o iniciativas cuando surgen. Atambién, He podido utilizar un calendario digital y una lista de tareas pendientes para organizar mi trabajo y establecer prioridades varias veces. También evalué mis plazos y prioricé la realización de las tareas más importantes o difíciles en el pasado.
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Pregunta de entrevista conductual para asistente ejecutivo
Las preguntas de la entrevista conductual se centran en el comportamiento anterior de alguien que solicita el puesto de asistente ejecutivo. Estas preguntas le dan al entrevistador un adelanto del potencial de un candidato y cuál será su desempeño cuando sea contratado. Nuevamente, proporcioné algunas preguntas típicas de una entrevista conductual para un asistente ejecutivo.
#1. ¿Puede darnos un ejemplo de cómo ha gestionado prioridades en conflicto?
Es una responsabilidad común de los asistentes ejecutivos gestionar muchas tareas al mismo tiempo. El entrevistador quiere saber sobre sus habilidades para administrar el tiempo y priorizar cuando se le presentan varias fechas de entrega en el trabajo. Le aconsejo que dé un ejemplo de cómo pudo completar una tarea tediosa a tiempo a pesar de sus apretadas agendas.
#2. ¿Cómo se maneja la información confidencial?
En un entorno laboral de asistente ejecutivo, las discusiones y documentos confidenciales son cosas muy comunes que se experimentan mientras se trabaja en este puesto. Al entrevistador le gustaría saber cómo manejará usted información tan sensible como asistente ejecutivo. Le sugiero que proporcione un ejemplo de dónde se le asignó la tarea de manejar información sensible y documentos y cómo logró mantenerlos seguros.
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#3. ¿Cómo manejas las personalidades desafiantes?
Los asistentes ejecutivos tratan con ejecutivos de alto rango, clientes, proveedores y dignatarios, y es probable que se enfrenten a personas difíciles en el trabajo. Cuando lo entrevistan con esta pregunta, el entrevistador requiere que responda a situaciones desafiantes y mantenga una actitud positiva y tranquila. Esta es mi sugerencia: dé un ejemplo de un cliente difícil que haya manejado y los pasos que siguió para lograrlo.
#4. ¿Puede darnos un ejemplo de un proyecto que haya gestionado de principio a fin?
Es muy común que un asistente ejecutivo esté a cargo de un proyecto de principio a fin. Cuando se le plantean este tipo de preguntas, el interés del entrevistador es conocer sus habilidades para gestionar proyectos, resolución de problemas, comunicación y otras habilidades. Te aconsejo que hables sobre algún proyecto que manejaste en el pasado y los pasos que tomaste para garantizar su éxito.
#5. ¿Cómo se mantiene organizado y gestiona su carga de trabajo?
Como asistente ejecutivo, tienes la responsabilidad de organizar y programar reuniones, entre otras tareas administrativas. El entrevistador estará interesado en su capacidad para organizar y gestionar tareas de manera eficiente. Debe dar un ejemplo de cómo fue responsable de muchas tareas y las técnicas que utilizó para resolverlas.
Lista de verificación de BusinessYield sobre cómo responder preguntas de entrevistas de comportamiento para asistentes ejecutivos
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Preguntas situacionales para la entrevista de asistente ejecutivo
Las preguntas de la entrevista situacional para un puesto de asistente ejecutivo se formulan intencionalmente para evaluar cómo manejará escenarios de la vida real en el lugar de trabajo o cómo ha manejado situaciones similares en su trabajo anterior. Solicitar un puesto de asistente ejecutivo requiere que esté preparado para responder muchas preguntas que pueden ser situacionales.
Para poder responder a estas preguntas con puntos bien pensados, recomiendo utilizar el enfoque STAR (situación, tarea, acción, resultado). Esta estrategia le ayuda a responder las preguntas de la entrevista de forma lógica planteando un problema y explicando cómo lo superó. Aquí hay un ejemplo que incluye mi experiencia para ayudarlo a aplicar el método estrella al responder preguntas situacionales de una entrevista para un puesto de asistente ejecutivo.
Ejemplo
Recuerdo haber estado atento en una entrevista para asistentes ejecutivos en una empresa en la que trabajaba. Presté atención a una candidata, Susan, que luego fue contratada. Se le preguntó cómo gestionaría las prioridades en competencia. Ella narró una situación en la que apoyó a varios ejecutivos con plazos contradictorios. Susan describió su tarea como organizar su carga de trabajo y establecer prioridades. Para su acción, explicó cómo utiliza herramientas de gestión del tiempo, como listas de tareas pendientes del calendario, para comunicarse de forma proactiva con los ejecutivos para aclarar sus expectativas y negociar plazos. Al final, el resultado muestra cómo gestionó con éxito su carga de trabajo cumpliendo los plazos y manteniendo una comunicación eficaz con los ejecutivos.
Preguntas comunes de la entrevista situacional
- Describe cómo pudiste manejar a un cliente difícil.
- ¿Qué hizo cuando asumió un rol de liderazgo para el que no estaba capacitado?
- ¿Qué hiciste cuando te enfrentaste a una decisión desafiante sin tener mucha información?
- Comparta un momento en el que tuvo que manejar el estrés para cumplir con una fecha límite difícil.
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Preguntas basadas en competencias para la entrevista de asistente ejecutivo
Las preguntas de la entrevista basada en competencias para asistentes ejecutivos se utilizan para examinar cómo manejó una tarea difícil y otros aspectos de su trabajo anterior. Los empleadores utilizarán estas preguntas para obtener información en algunas áreas en las que aplicó sus habilidades y acciones en su lugar de trabajo anterior. Mientras investigaba este tema, fui testigo de una entrevista en la que observé que un solicitante de asistente ejecutivo respondía una de las preguntas basadas en competencias.
El entrevistador le solicita que comparta su experiencia en el manejo de una tarea difícil. Su respuesta sobre lo mucho que pudo mantenerse concentrado y trabajar durante muchas horas a pesar de tener poco aviso y aun así fue capaz de cumplir con sus plazos ayudó al entrevistador a identificar sus habilidades en organización y gestión del tiempo.
Las preguntas basadas en competencias más comunes para el asistente ejecutivo
Prepárese siempre para preguntas basadas en competencias cuando se esté preparando para una entrevista de asistente ejecutivo. Debe familiarizarse con las preguntas y practicar sus respuestas. Practicar sus respuestas le dará más confianza cuando estas preguntas lleguen a usted. Además, las respuestas adecuadas ayudan al candidato a sobresalir en sus entrevistas. A continuación se presentan algunas preguntas de entrevista basadas en competencias para asistentes ejecutivos.
- ¿Cuándo ha completado una tarea desafiante como parte de un equipo y cómo?
- Da un ejemplo de cuando hayas contribuido positivamente a tu equipo.
- ¿Alguna vez ha tenido que lidiar con informes negativos de un empleador o compañero de trabajo? ¿Cómo lo manejaste?
- ¿Ha manejado una crisis importante antes? ¿Cómo lo manejaste?
- ¿Alguna vez ha estado en condiciones de tomar grandes decisiones para su equipo? ¿Cuál fue el resultado?
- Da un ejemplo de cuando tuviste que cambiar de planes en el último momento. ¿Y cuál fue el resultado?
- ¿Alguna vez ha manejado un conflicto con éxito en su trabajo anterior?
- ¿Cuál ha sido tu mayor fracaso?
- ¿Cuál dirías que es tu mayor logro en el lugar de trabajo?
Cómo responder preguntas basadas en competencias para asistente ejecutivo
Cuando solicita el puesto de asistente ejecutivo, es probable que experimente el uso de preguntas basadas en competencias durante la entrevista. Es importante saber cómo abordar estas preguntas porque es fácil equivocarse al proporcionar muchos detalles. Recomiendo el método STAR como una excelente manera de preparar respuestas a preguntas basadas en competencias. Este método le permite describir ejemplos efectivos y claros que muestran sus habilidades y capacidades.
Apliqué el método STAR cuando fui entrevistado en el pasado para el puesto de asistente ejecutivo en Glitech Inc. Mostré mis habilidades y destrezas mientras describía cómo manejaba situaciones difíciles en mi lugar de trabajo anterior. Para una mejor comprensión, utilizaré este evento en Glitech para explicar cómo utilizar el método STAR para responder preguntas de entrevistas basadas en competencias para asistentes ejecutivos.
#1. Situación
Aquí es donde describe el contexto de la situación que experimentó. Le sugiero que la respuesta aquí sea breve porque algunos entrevistadores solo quieren conocer su proceso y sus resultados. Usaré la siguiente pregunta para compartir mi experiencia personal durante una entrevista en Glitech para ayudarlo a comprender las preguntas basadas en competencias utilizando STAR (situación, tarea, acción, resultado).
Pregunta: ¿Cuándo completó una tarea desafiante como parte de un equipo y cómo?
Hace algún tiempo, tuve una experiencia difícil que requirió planificación estratégica y sólidas habilidades de comunicación cuando trabajaba como asistente ejecutivo en Top Premier Inc. Esto se debió a una reestructuración importante que generó un aumento en la carga de trabajo y objetivos conflictivos entre los miembros del equipo. . Para manejar todo, mantuve la eficacia operativa en mi función y manejé tareas importantes antes de la fecha límite.
#2. Tarea
Aquí discutirá su tarea en la situación, que incluye los objetivos que tenía para la situación. Además, le aconsejaré que sus respuestas sean concisas y proporcionen contexto para el resto.
Reorganicé el flujo de trabajo del equipo ejecutivo, que era mi tarea principal, y prioricé las tareas según su importancia y cómo afectan los objetivos de la empresa. Mi objetivo era mejorar la colaboración, optimizar las operaciones y evitar interrupciones durante la fase de reestructuración. Además, tengo la responsabilidad de mantener canales de comunicación abiertos con los miembros del equipo para permitirles abordar cualquier problema o desafío que enfrentaron durante ese período de transición.
#3. Acción
Dígale al entrevistador cómo manejó la situación. Explica en detalle qué hiciste y cómo lo hiciste. Además, dé ejemplos de las acciones que tomó y exponga las razones que la convirtieron en la mejor opción.
Manejé la situación realizando una evaluación en profundidad del flujo de trabajo existente para descubrir las áreas que necesitaban atención inmediata. Luego, colaboré con los miembros del equipo para crear un flujo de trabajo revisado que priorizara las tareas según su importancia y fecha límite. Para asegurarse de que todos estén de acuerdo con el nuevo flujo de trabajo, es necesario reasignar recursos, delegar tareas de manera eficiente e implementar nuevos protocolos de comunicación. Tomé una medida específica para presentar una aplicación de gestión de proyectos que permitiera a los miembros del equipo monitorear sus tareas, plazos y progreso en tiempo real.
Sin duda, esto promovió un mayor trabajo en equipo y mejoró la transparencia y la rendición de cuentas entre los miembros del equipo.
#4. Resultado
Este es el resultado o resultado de las decisiones que tomaste. Sea específico al presentar ejemplos de cómo impactó sus iniciativas como asistente ejecutivo. Finalmente, puede compartir lo que aprendió al realizar la tarea y cómo desarrolló su rol como asistente ejecutivo.
El flujo de trabajo ejecutivo mejoró en función de los resultados de las acciones utilizadas. Posteriormente, esto condujo a un aumento del 20 % en la productividad y una reducción del 15 % en el tiempo de recuperación para proyectos clave. En consecuencia, la fase de reestructuración se realizó antes de la fecha límite y el equipo hizo la transición fácilmente al nuevo flujo de trabajo. De hecho, esto hizo que aumentara la moral del equipo y se sintieran más involucrados y capacitados para contribuir al éxito de la empresa.
Aprendí de esta experiencia de entrevista lo importante que es ser proactivo en la planificación, cómo comunicarse con claridad y cómo ser flexible al manejar situaciones difíciles en su función como asistente ejecutivo. Además, enfatizó la importancia de la cooperación y el trabajo en equipo para lograr objetivos comunes..
Conclusión
Finalmente, las preguntas que se hacen durante la entrevista para el puesto de asistente ejecutivo pueden diferir. Además, estas preguntas ayudan a evaluar diversos aspectos de las habilidades del solicitante. Cada empresa tiene su propio conjunto de preguntas, pero la mayoría se centrará en resultados pasados y ejemplos clave de la historia de éxito del solicitante en su trabajo anterior.
Por lo tanto, las preguntas de la entrevista conductual tienden a centrarse en el comportamiento del candidato, que predice su desempeño futuro, mientras que las preguntas situacionales también evalúan cómo maneja los desafíos de la vida real. Además, el método estrella (situación, tarea, acción, resultado) es un enfoque eficaz que ayuda a los candidatos a estructurar sus respuestas al responder preguntas de entrevistas basadas en competencias para asistentes ejecutivos. Ayuda a mostrar las calificaciones y la idoneidad del candidato para el puesto de asistente ejecutivo.
¿Cuáles son las 3 principales fortalezas del asistente ejecutivo?
Las siguientes son las tres fortalezas principales de un asistente ejecutivo:
- Organización/Empresa
- Comunicación
- Gestión del tiempo
¿Cuál es el método estrella para la entrevista de asistente ejecutivo?
El método estrella le ayuda a comprender cómo manejar una situación específica que ocurre comúnmente cuando se trabaja como asistente ejecutivo. El método estrella, en resumen, significa
- Situación
- Tarea
- la columna Acción
- Resultado
¿Cuál es su debilidad como asistente ejecutivo?
La debilidad de un asistente ejecutivo es que puede resultarle difícil delegar tareas.
¿Qué busca un director ejecutivo en un asistente ejecutivo?
- El CEO busca habilidades innovadoras en un asistente ejecutivo.
- Inventiva
- Un pensador independiente
- Un buen tomador de decisiones
- Capacidad para pensar y trabajar bajo presión y obtener buenos resultados al final.
Referencias
- LIDERAZGO SITUACIONAL: Modelos y Cualidades
- Preguntas de la entrevista telefónica: consejos sobre cómo conseguir el mejor candidato para el puesto con solo una entrevista telefónica
- TEORÍAS DE LIDERAZGO: Lo que todo líder necesita saber
- BUEN GERENTE: Cómo ser un buen gerente
- ¿QUÉ ES UN EJECUTIVO DE CUENTA? Deberes, salario y Más
