Como gerente financiero de una empresa en crecimiento, es posible que se encuentre en una situación difícil a la hora de realizar un seguimiento de sus gastos. Un informe de gastos es un documento vital que considero esencial para detallar y categorizar los gastos incurridos por los empleados en nombre de la organización. Es una herramienta valiosa para realizar un seguimiento del gasto empresarial, solicitar reembolsos y facilitar los procesos relacionados con los impuestos. Comprender la importancia de los informes de gastos y cómo crearlos es crucial para una gestión financiera eficiente dentro de una empresa. Estoy seguro de que desea obtener más información sobre los informes de gastos, sus ejemplos, formato y la plantilla de informe de gastos, que puede consultar. Esto puede ayudarle a realizar un seguimiento de los gastos de su negocio y proyectos y a organizarse para la época de impuestos.
Puntos clave
Un informe de gastos es un documento vital para detallar y categorizar los gastos incurridos por los empleados en nombre de la organización. Es una herramienta valiosa para realizar un seguimiento del gasto empresarial, solicitar reembolsos y facilitar los procesos relacionados con los impuestos.
Una plantilla de informe de gastos es un formato prediseñado que ayuda a los empleados a organizar y presentar sus gastos de forma clara y coherente. Por lo general, incluye secciones para fecha, descripción de gastos, categoría, monto y notas adicionales.
Un ejemplo de informe de gastos podría ser un documento que detalle todos los gastos incurridos durante un viaje de negocios, incluidos viajes, alojamiento, comidas y otros gastos relacionados. El informe normalmente incluiría fechas, descripciones de costos, montos y recibos para su verificación.
El formato del informe de gastos organiza los detalles, incluida la fecha, el tipo, la descripción y el monto. También incluye secciones para información de los empleados, período del informe, gastos totales y firmas de aprobación. Los marcadores de posición se pueden ajustar para adaptarse a requisitos específicos.
Los informes de gastos ayudan a realizar un seguimiento de los gastos comerciales y, por lo general, se generan mensualmente, trimestralmente o anualmente. Los informes de gastos mensuales y trimestrales son esenciales para monitorear todas las compras de la empresa dentro de ese período.
¿Qué es un informe de gastos?
Un informe de gastos es cuando un empleado solicita el reembolso de un gasto de la empresa que pagó con su propio dinero. Estos gastos se registran en un informe en papel o documento formal. Están organizados por categorías como material de oficina, comidas o kilometraje. Estos empleados deben detallarse para que varias entidades se enumeren junto con sus costos. Esto ayuda a brindar más detalles en el proceso de auditoría para una fácil aprobación que enumerar los gastos incurridos. Habitualmente, también se presenta un informe de gastos con los recibos correspondientes de cada compra detallada.
Plantilla de informe de gastos
Una plantilla de informe de gastos es una forma sencilla de realizar un seguimiento de los gastos. Pero a medida que los gastos de su organización crezcan, querrá actualizar al software de seguimiento de gastos que ahorre tiempo.
Una plantilla de cuenta de gastos de Excel gratuita está disponible en Microsoft Office.
Este registro de kilometraje para Excel puede ayudarle a realizar un seguimiento y reembolsar su kilometraje.
Se realiza un seguimiento y se suman los gastos de su viaje mediante esta sencilla plantilla de cuenta de gastos imprimible.
Una plantilla de cuenta de gastos en Word y PDF fácil de usar
Un informe de gastos es un documento que detalla todos los gastos incurridos durante un viaje de negocios, incluidos viajes, alojamiento, comidas y otros gastos relacionados. El informe normalmente incluiría fechas, descripciones de gastos, montos y recibos para su verificación.
Informe de gastos
Nombre del empleado: Johnson Departamento: Ventas Período del informe: enero de 2024
Fecha
Tipo de gasto
Descripción
Cantidad
01/05/24
Viajar
Vuelo de ida y vuelta a Nueva York.
$350.00
01/06/24
Alojamiento
Estancia en hotel para reunión con un cliente.
$200.00
01/10/24
Las comidas
Cena con clientes
$75.00
01/15/24
Transporte
Tarifa de taxi al aeropuerto.
$30.00
01/20/24
Consumibles
Material de oficina para presentación.
$50.00
01/25/24
Observaciones
Tarifas de estacionamiento
$20.00
Gastos Totales: $725.00
Aprobación:
Certifico que los gastos anteriores fueron exactos y se incurrieron durante los negocios de la empresa.
Firma del empleado: ________________________ Fecha: _______________
Aprobación del Gerente:
Apruebo los gastos enumerados anteriormente.
Firma del gerente: ________________________ Fecha: _______________
En este ejemplo, Johnson, un empleado de ventas, completó el informe de gastos de enero de 2024. Enumeró varios gastos incurridos durante las actividades comerciales, incluidos viajes, alojamiento, comidas, transporte, suministros y gastos varios. Los gastos totales son $725.00. Johnson firmó el informe para certificar su exactitud y también se requiere la aprobación de su gerente para el reembolso.
Formato de informe de gastos
Formato de informe de gastos
A continuación se muestra un formato básico para un informe de gastos:
Informe de gastos
Información del empleado:
Nombre: [Nombre del empleado]
Departamento: [Nombre del departamento]
ID de empleado: [ID de empleado]
Período del informe: [Fecha de inicio] a [Fecha de finalización]
Detalles de gastos:
Fecha
Tipo de gasto
Descripción
Cantidad
[MM/DD/AA]
[Tipo de gasto 1]
[Descripción del gasto]
$ XX.XX
[MM/DD/AA]
[Tipo de gasto 2]
[Descripción del gasto]
$ XX.XX
[MM/DD/AA]
[Tipo de gasto 3]
[Descripción del gasto]
$ XX.XX
[MM/DD/AA]
[Tipo de gasto 4]
[Descripción del gasto]
$ XX.XX
[MM/DD/AA]
[Tipo de gasto 5]
[Descripción del gasto]
$ XX.XX
[MM/DD/AA]
[Tipo de gasto 6]
[Descripción del gasto]
$ XX.XX
[MM/DD/AA]
[Tipo de gasto 7]
[Descripción del gasto]
$ XX.XX
[MM/DD/AA]
[Tipo de gasto 8]
[Descripción del gasto]
$ XX.XX
[MM/DD/AA]
[Tipo de gasto 9]
[Descripción del gasto]
$ XX.XX
[MM/DD/AA]
[Tipo de gasto 10]
[Descripción del gasto]
$ XX.XX
Gastos totales: $[Monto total]
Recibos adjuntos: [Sí/No]
Aprobación:
Certifico que los gastos enumerados anteriormente son exactos y se incurrieron durante el curso de los negocios de la empresa.
Firma del empleado: ________________________ Fecha: _______________
Aprobación del Gerente:
Apruebo los gastos enumerados anteriormente.
Firma del gerente: ________________________ Fecha: _______________
Este formato permite una organización clara de los detalles de los gastos, incluida la fecha, el tipo, la descripción y el monto. También incluye secciones para información de los empleados, período del informe, gastos totales y firmas de aprobación. Ajuste los marcadores de posición según sea necesario para satisfacer sus requisitos específicos.
Cómo crear un informe de gastos
Si utiliza software de contabilidad para pequeñas empresas como QuickBooks Online, Xero o FreshBooks, probablemente sepa que no puede crear ni completar una cuenta de gastos en estos y sistemas similares. En cambio, la mayoría de los paquetes de software de contabilidad para pequeñas empresas se han asociado con aplicaciones de cuentas de gastos de terceros diseñadas para monitorear los gastos y producir cuentas de gastos. También puedes utilizar una plantilla de Microsoft Excel o plantillas en línea gratuitas.
Dependiendo de su negocio, el software de contabilidad que utilice y qué tan automatizado desee que sea el proceso, existen varias formas de preparar o completar una cuenta de gastos. Independientemente de las herramientas que utilices, lo más importante es que crees una.
Las políticas de la empresa y la naturaleza del negocio dictan la elegibilidad para presentar cuentas de gastos. A menudo, está restringido exclusivamente a los gerentes; sin embargo, en ciertos escenarios, las personas autorizadas a gastar dinero para necesidades comerciales aprobadas y solicitar un reembolso también pueden presentar informes. En ocasiones, existe una disposición según la cual cualquiera puede presentar un informe, pero requiere el respaldo de un gerente.
Los gastos deben informarse de las siguientes maneras:
La fecha de la transacción del gasto.
El destinatario o proveedor del pago.
Un recibo en papel o registro digital del pago.
Vinculación del gasto a un cliente o proyecto específico.
El monto completo del pago, incluidos impuestos y otros cargos asociados.
En algunos casos, los empleados reciben una cierta cantidad por adelantado para cubrir los gastos comerciales. En esos casos, los informes de gastos rastrean los gastos realizados con respecto al pago anticipado. El Departamento de Finanzas seguiría registrando el importe reembolsado como gasto empresarial, pero no habría reembolso. En cambio, el equipo de finanzas deduciría el costo total del anticipo del empleado.
¿Cuál es la diferencia entre una factura y un informe de gastos?
En el gran esquema de las transacciones comerciales, una factura es un mensaje que una empresa envía a sus estimados clientes, empujándolos cortésmente a pagar la factura por los valiosos servicios o bienes que han recibido. Por el contrario, un informe de gastos es como una humilde súplica de un empleado a sus superiores, pidiendo amablemente un reembolso después de haber asumido los gastos incurridos mientras representaba a la empresa. Mientras que las facturas se centran en pedir dinero a los clientes, los informes de gastos se centran en pedir la devolución del dinero al empleador, garantizando que los libros financieros se mantengan equilibrados y que todos reciban lo que les corresponde.
¿Con qué frecuencia se realizan los informes de gastos?
Los informes de gastos ayudan a realizar un seguimiento de los gastos comerciales y, por lo general, se generan mensual, trimestral o anual. Los informes de gastos mensuales y trimestrales son esenciales para realizar un seguimiento de todas las compras de la empresa dentro de ese período.
Importancia del informe de gastos
Crédito: foto de prensa
Estos son los beneficios de los informes de gastos:
#1. Seguimiento del gasto
Los informes de gastos permiten a las empresas monitorear y realizar un seguimiento de sus gastos con precisión. Al documentar todos los gastos incurridos por los empleados, ya sea por viajes, suministros u otros fines relacionados con el negocio, las empresas pueden obtener información sobre sus patrones de gastos e identificar áreas donde los costos se pueden optimizar o reducir.
#2. Control de presupuesto
Los informes de gastos ayudan a las empresas a mantener el control de sus presupuestos. Al registrar y categorizar los gastos, las empresas pueden comparar el gasto real con los montos presupuestados, lo que les permite identificar discrepancias y tomar acciones correctivas para garantizar que se cumplan los objetivos financieros.
#3. Reembolso
Los informes de gastos son la base para reembolsar a los empleados los gastos relacionados con la empresa que han pagado de su bolsillo. Al enviar informes de gastos detallados, los empleados pueden asegurarse de que se les reembolse de forma precisa y rápida, lo que aumenta la moral y la motivación.
#4. Cumplimiento y Auditoría
Los informes de gastos son cruciales para garantizar el cumplimiento de las políticas de la empresa y los requisitos reglamentarios. Las empresas pueden demostrar transparencia y responsabilidad en sus operaciones financieras documentando los gastos de forma exhaustiva y precisa. Además, los informes de gastos proporcionan un rastro de documentación que se puede utilizar durante las auditorías para verificar la legitimidad de los gastos y garantizar el cumplimiento normativo.
#5. Fines Fiscales
Crédito: rawpixel
Los informes de gastos son valiosos para fines relacionados con los impuestos. Las empresas pueden deducir ciertos gastos de sus Ingreso imponible, reduciendo su obligación tributaria. Al mantener informes de gastos detallados y precisos, las empresas pueden respaldar sus deducciones fiscales y minimizar el riesgo de auditorías o sanciones por parte de las autoridades fiscales.
¿Cuál es el proceso para los informes de gastos?
Cómo preparar una cuenta de gastos para tu pequeña empresa
Establezca una política.
Cree una plantilla de seguimiento de gastos.
Guarde los recibos en un lugar separado.
Verifique su gasto dos veces.
Resuma sus gastos y recibos.
Apruebe rápidamente los informes y maneje los reembolsos.
5 Mejores Prácticas para el Reporte de Gastos en su Empresa.
¿Qué es un informe de gastos diarios?
Los empleados pueden realizar un seguimiento de sus gastos al final del día mediante un formulario de cuenta de gastos diarios. Ya sea que administre un equipo pequeño o una oficina grande, un formulario de cuenta de gastos diarios en su sitio web lo ayudará a ahorrar tiempo y dinero.
¿Cómo se llama un informe de gastos?
Un informe de gastos detalla los costos asociados con el funcionamiento de una empresa. Una pequeña empresa puede solicitar una cuenta de gastos de empleados para compensarlos por gastos relacionados con el negocio, como gasolina o alimentos.
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