Tengo una amiga cercana llamada Brenda, una diligente trabajador independiente apasionada por su trabajo y meticulosa con sus finanzas. Una mañana de verano, se acercó llorando porque se encontró enterrada bajo una montaña de recibos sin saber qué hacer. Brenda es muy organizada por naturaleza y se siente frustrada porque este aspecto de la vida parece inmanejable. Sus gastos se han disparado fuera de control, desde almuerzos de negocios hasta material de oficina, amenazando con descarrilar su plan meticulosamente planificado. presupuesto. Sabiendo que su productividad se vería afectada si no recibía ayuda lo suficientemente pronto, tuve que buscar una solución, y fue entonces cuando descubrí la utilidad de un escáner de recibos y aplicaciones organizadoras.
Si está buscando una herramienta poderosa que organice sus recibos con unos pocos toques y clics, y los convierta sin esfuerzo en registros digitales, entonces esto es justo lo que necesita. Sabiendo cómo mi buen amigo escapa de las pesadillas de luchar con escáneres torpes o ahogarse en hojas de cálculo, recomiendo encarecidamente el uso de estas sencillas aplicaciones que salvan vidas. Con estos, recuperarás el control de tus finanzas con facilidad.
Desafortunadamente, existen toneladas de escáneres de recibos y aplicaciones de organización, y elegir el correcto puede ser un problema. Te sugiero que te relajes, te relajes y prepares tu favorito. Café si usted tiene que. ¿Por qué? Porque te cubro la espalda. Sí, al igual que mi querida amiga Brenda, puedes recuperar el control con esta sencilla guía para elegir y utilizar las mejores aplicaciones de organizador y escáner de recibos.
Lista de verificación
- Aplicaciones de escáner y organizador de recibos que aprovechan la tecnología OCR para convertir imágenes en datos.
- Estas aplicaciones están integradas con inteligencia artificial (IA) para analizar el texto extraído, comprender el contexto de los recibos e identificar componentes como el monto total, el nombre del comerciante, el porcentaje de IVA y las partidas individuales.
- Existen diversos tipos de escáneres de recibos y aplicaciones de organización. Esto incluye aplicaciones de seguimiento de gastos, aplicaciones de escáner de recibos independientes, aplicaciones de escáner de recibos con funciones adicionales, aplicaciones de escáner de recibos específicas para empresas e integración.
- La mayoría de los escáneres y organizadores de recibos funcionan en este formato simple: captura el recibo, extrae datos de la imagen, colócalo en la categoría correcta y guárdalo u organízalo adecuadamente.
- Las aplicaciones de escáner y organizador de recibos se pueden utilizar para uso comercial o personal; hay una solución para cada necesidad.
Comprender las aplicaciones de organizador y escáner de recibos
Las aplicaciones de escáner y organizador de recibos aprovechan el OCR la tecnología para convertir imágenes en datos. Estas aplicaciones están integradas con inteligencia artificial (IA) para analizar el texto extraído, comprender el contexto de los recibos e identificar componentes como el monto total, el nombre del comerciante, el porcentaje de IVA y las partidas individuales. Esta fusión de OCR e IA permite la rápida transformación de recibos físicos en datos categorizados y procesables, optimizando la extracción y clasificación para las empresas.
Cómo funcionan un escáner y un organizador de recibos
La mayoría de los escáneres y organizadores de recibos funcionan en este formato sencillo: capture el recibo, extraiga datos de la imagen, colóquelo en la categoría correcta y guárdelo u organícelo adecuadamente. Con un simple clic en la cámara de su teléfono inteligente, capturaría la esencia de cada recibo en papel mientras la aplicación hacía su magia.
Primero, descifra los garabatos crípticos de los nombres de los comerciantes y los detalles de la compra, como la fecha y el monto del cheque. Luego, asigna una categoría al pago del recibo, organizándolos en pequeños paquetes ordenados. Por último, almacene la información en la carpeta correspondiente y ¡listo!
Tipos de aplicaciones de escáner de recibos
Los desarrolladores crean cada aplicación de organizador y escáner de recibos con una imagen en mente. Las imágenes dictan la funcionalidad y utilidad de la aplicación. Esto significa que existen toneladas de aplicaciones de escáner de recibos con diferentes características y capacidades. Los siguientes son algunos de los tipos de aplicaciones de escáner de recibos disponibles:
#1. Aplicaciones de seguimiento de gastos
Las aplicaciones de seguimiento de gastos priorizan la gestión de gastos y pueden ofrecer escaneo de recibos junto con funciones como elaboración de presupuestos, pago de facturas e integración con software de contabilidad.
#2. Aplicaciones de escáner de recibos independientes
Las aplicaciones independientes de escáner de recibos escanean y organizan recibos de manera eficiente. A menudo incorporan tecnología OCR para un reconocimiento de texto preciso, permiten la categorización de recibos y se integran perfectamente con varias herramientas de gestión financiera.
#3. Aplicaciones de escáner de recibos con funciones adicionales
Generalmente, se trata de escáneres de recibos y aplicaciones de organización que incluyen funciones adicionales. No son sus herramientas habituales de digitalización de recibos, pero incluyen excelentes funciones como almacenamiento de documentos, herramientas de colaboración o capacidades de gestión de proyectos, lo que mejora su utilidad más allá del escaneo de recibos y el seguimiento de gastos.
#4. Aplicaciones de escáner de recibos específicas para empresas
Se trata de aplicaciones de organizador y escáner de recibos que ofrecen políticas de gastos personalizables, flujos de trabajo de aprobación e integración con sistemas de nómina para satisfacer necesidades organizativas específicas. Generalmente, son para varios tipos de empresas, como autónomos, pequeñas empresas o corporaciones.
#5. integraciones
Las aplicaciones de integración de escáner de recibos agilizan la conectividad con herramientas de gestión financiera como software de contabilidad, cuentas bancarias y sistemas de nómina. Esta automatización minimiza la entrada manual de datos, ahorrando tiempo y esfuerzo en la gestión de datos financieros.
Características clave de una buena aplicación organizadora y escáner de recibos
Si bien es cierto que los desarrolladores de productos crean cada aplicación de escáner con una imagen en mente, la mayoría de ellas tienen algunas de las siguientes características:
- Tecnología OCR
- Extracción precisa de datos
- Mejora de la imagen
- Categorización de gastos
- Integración con herramientas financieras
- Personalización
- Características de seguridad
- Informes y análisis
- Opciones de exportación
- Accesibilidad móvil
- Almacenamiento en la nube
- Interfaz de fácil utilización
- Atención al cliente
- Capacidades sin conexión
- Seguimiento automático de gastos
Guía paso a paso para elegir y utilizar las mejores aplicaciones de organizador y escáner de recibos
Al igual que mi querida amiga Brenda, tú también puedes elegir las mejores aplicaciones de organizador y escáner de recibos si sigues los pasos a continuación:
#1. Compruebe la precisión del escaneo
Lo primero que hay que comprobar es el OCR de la aplicación. Si desea una aplicación que sea más que un simple escáner, debe contar con el último OCR (reconocimiento óptico de caracteres). Con estas características de primer nivel, la aplicación será capaz de convertir esos fragmentos de información confusos en datos organizados. También capturará las fechas, los nombres de los comerciantes y los montos con precisión. Esto fue lo primero que revisé antes de comunicarme con mi querida amiga Brenda.
Algunas aplicaciones incluso hacen un esfuerzo adicional para mejorar y recortar las imágenes automáticamente para garantizar los mejores resultados de OCR. Entonces, cuando esté buscando la aplicación de escáner de recibos perfecta, recuerde buscar una que funcione con tecnología OCR avanzada. No se trata sólo de escanear recibos; se trata de simplificar tu vida y minimizar los errores mientras lo haces.
#2. Categorización de gastos
Junto a la verificación de OCR está la capacidad de la aplicación para categorizar adecuadamente sus gastos. ¿De qué sirven las aplicaciones de escáner de recibos y organizador si no categorizan tus gastos? Imagínese si mi amiga Brenda todavía tuviera que luchar para clasificar ella misma sus gastos. Créame, ya habría renunciado a su trabajo. Brenda pudo utilizar la aplicación organizadora y escáner de recibos ideal para clasificar sus gastos fácilmente. Entonces, cuando tenga la intención de elegir una aplicación que le ayude a digitalizar sus recetas, asegúrese de que pueda clasificar y analizar sus gastos. De esa manera, podrá hacer un presupuesto mientras vigila sus objetivos financieros.
#3. Protección y seguridad de datos
Sus datos financieros son valiosos, por lo que merecen una protección de primer nivel. Busque una aplicación que ofrezca opciones seguras de almacenamiento y cifrado, protegiendo su información confidencial de miradas indiscretas y accesos no autorizados.
#4. Integración
Busque una aplicación que funcione bien con otras, una que se integre perfectamente con sus herramientas de gestión financiera favoritas, como el software de contabilidad. Esto garantiza un flujo fluido de datos, agilizando el seguimiento y la presentación de informes de gastos.
#5. Informes de gastos y opciones de exportación
Esta característica garantiza que su aplicación de escáner de recibos no sea solo un archivador digital, sino su analista financiero. Esto significa que no sólo realiza un seguimiento de sus gastos, sino que también los compila en informes y resúmenes bellamente elaborados. Además, busque aplicaciones que revelen los secretos de sus hábitos de gasto y tendencias financieras.
En caso de que desee exportar su informe financiero, debe asegurarse de que su aplicación le permita exportar sus datos de gastos en una variedad de formatos: PDF, CSV, lo que sea.
#6. Interfaz amigable
Imagine su aplicación de escáner de recibos como una amigable guía turística a través del mundo del seguimiento de gastos. Esto significa que su aplicación no debe centrarse únicamente en la funcionalidad; debe tener una interfaz fácil de usar que permita a los usuarios deslizarse sin esfuerzo a través de su interfaz. Por lo tanto, busque una aplicación que le resulte familiar, con opciones claras para escanear, clasificar y revisar recibos.
#7. Atención al cliente y actualizaciones
La atención al cliente y las actualizaciones de la aplicación son otra cosa a considerar antes de elegir un escáner y organizador de recibos. En términos de soporte, todos quieren una aplicación que esté siempre ahí cuando la necesiten, lista para echar una mano. Entonces, antes de comprometerte, echa un vistazo detrás de la cortina.
¿Cuál es el rumor sobre su atención al cliente? ¿Es como tener un equipo de magos a tu entera disposición, listos para abordar cualquier problema? ¿Y qué pasa con las actualizaciones? ¿Prometen nuevas funciones y mejoras? Puede comprobar si la aplicación ofrece un tesoro de recursos en línea y una base de conocimientos para guiarle a través de cualquier obstáculo en el camino. Además, verifique si ofrecen una opción de soporte en vivo.
#8. Reseñas y recomendaciones de usuarios
Antes de tomar su decisión final, no olvide aprovechar la sabiduría de la multitud. Quiero decir, leer reseñas. Una y otra vez, las reseñas me salvaron de gastar dinero en las primas de algunas aplicaciones. Por lo tanto, tómese un momento para examinar las reseñas de los usuarios y buscar recomendaciones de amigos o colegas que tengan experiencia con aplicaciones de escáner de recibos. Estos conocimientos del mundo real ofrecen un tesoro de información valiosa sobre el rendimiento, la confiabilidad y la satisfacción general del usuario de la aplicación. Después de todo, no hay nada mejor que escuchar a aquellos que han recorrido el camino antes que usted.
Lista de verificación de rendimiento empresarial para elegir las mejores aplicaciones organizadoras y de escáner de recibos
Descargue la lista de verificación de Business Yield para elegir la mejor aplicación organizadora de recibos
Las mejores aplicaciones organizadoras y de escáner de recibos
Ya sea que desee la aplicación de organizador y recibos para uso comercial o personal, hay una solución para cada necesidad. Las siguientes son algunas de las mejores aplicaciones para administrar sus gastos con facilidad, pero no siguen ningún orden en particular:
#1. Gastos de Zoho
Zoho Expense, parte de la suite Zoho, simplifica la gestión de gastos al permitir a los usuarios escanear recibos con sus dispositivos móviles. Extrae datos clave como fecha, monto y proveedor, lo que reduce la entrada manual. Luego, los usuarios clasifican estos gastos en categorías predefinidas o personalizadas para un seguimiento preciso. Con su interfaz intuitiva, automatización e integración, Zoho Expense es invaluable para las empresas que buscan una gestión de gastos eficiente y compatible. Me encanta el hecho de que tiene una versión gratuita para los usuarios que no desean suscribirse a la versión paga. En segundo lugar, me encanta el hecho de que las funciones avanzadas estén disponibles en la versión premium porque es perfecta para empresas.
Características de Zoho Expense
Las siguientes son algunas de las características clave de Zoho Expense:
- Captura de recibos
- Seguimiento de gastos
- Categorización de gastos
- Soporte multi-moneda
- Capacidades de integración
- Automatización
- Interfaz de fácil utilización
- Plan gratuito
- Opciones Premium
Donde falta Zoho Expense
El escáner de recibos de gastos de Zoho es excelente por sus sólidas funciones. Aunque es ideal para uso individual y personal, carece de las siguientes áreas:
- Accesibilidad de funciones avanzadas: Zoho Expense tiene un paquete gratuito, pero algunas de sus funciones avanzadas, como la integración de ERP, solo están disponibles en planes de nivel superior. Creo que esto limita el acceso a funciones integrales de gestión de gastos para los usuarios de planes de nivel inferior.
- Problemas de optimización: Según algunos de los comentarios disponibles en línea, hay casos en los que la carga desde la galería y las funciones de escaneo no funcionan de manera óptima. Como resultado, puede haber ineficiencia en la gestión de recibos.
- Base de datos de comerciantes: Se han reportado desafíos con la precisión o exhaustividad de las bases de datos de comerciantes, particularmente en los Estados Unidos. Esto puede provocar una identificación errónea o una extracción de información incompleta de los recibos.
#2. Gastar
Expensify no es solo una herramienta de gestión de gastos promedio: es una poderosa solución creada para manejar las necesidades personales y comerciales con facilidad. Desde realizar un seguimiento sencillo de los gastos hasta gestionar los pagos de facturas sin problemas, Expensify automatiza todo el proceso. Además, va más allá de lo común al ofrecer la tarjeta Expensify, una tarjeta de crédito comercial especializada diseñada para simplificar la gestión de gastos como nunca antes.
Características clave de Expensify
Las siguientes son algunas de las características clave de Expensify:
- Captura de recibos
- Tecnología OCR
- Categorización automática
- Los usuarios pueden configurar reglas personalizadas para categorizar automáticamente los gastos según sus preferencias o políticas de la empresa.
- Expensify permite a los usuarios crear y enviar informes de gastos en tiempo real.
- Expensify se integra con plataformas de software de contabilidad populares como QuickBooks, Xero y NetSuite, lo que permite una sincronización perfecta de los datos de gastos entre Expensify y los sistemas de contabilidad.
- Expensify admite múltiples monedas
- Disponible como aplicación móvil para dispositivos iOS y Android, así como también como aplicación web.
Donde falta Expensify
Expensify tiene características sólidas y sorprendentes, pero se queda corto en las siguientes áreas:
- Complejidad de la interfaz de usuario: Algunos usuarios consideran que la interfaz es demasiado compleja. Sabes lo que conlleva la complejidad, ¿verdad? La navegación y el uso serán un desafío.
- Asistencia al Cliente: Ha habido quejas ocasionales sobre la capacidad de respuesta y eficacia de la atención al cliente de Expensify, particularmente para los usuarios que experimentan problemas técnicos o necesitan asistencia.
- Limitaciones de integración: Si bien Expensify se integra con software de contabilidad popular, existen limitaciones en términos de profundidad y amplitud de integración con ciertas plataformas, que pueden no satisfacer completamente las necesidades de todos los usuarios.
- Personalización de reglas de gastos: Expensify ofrece cierto grado de personalización de las reglas de gastos, pero existen limitaciones en la flexibilidad y granularidad de estas reglas, lo que limita la capacidad de adaptar los procesos de gestión de gastos a requisitos organizacionales específicos.
- Costo de las funciones avanzadas: El acceso a determinadas funciones avanzadas, como la aplicación de políticas y las plantillas de informes personalizados, puede requerir la opción de planes de suscripción de nivel superior, lo que podría tener un costo prohibitivo para algunos usuarios o empresas.
#3. Libros rápidos en línea
QuickBooks Online (QBO) es una solución de contabilidad que ofrece capacidades integradas de escaneo de recibos junto con funciones para realizar un seguimiento de ingresos, gastos, facturación e informes financieros. Aparte del nombre, que me parece fascinante, ésta no es sólo una solución contable común y corriente. Es una plataforma integral para su herramienta todo en uno para administrar sus finanzas sin esfuerzo.
Características clave del escáner de recibos de QuickBooks
Las siguientes son algunas de las características del escáner de recibos de QuickBooks:
- Captura de recibos: El escáner de recibos de QuickBooks permite a los usuarios capturar imágenes de recibos utilizando sus dispositivos móviles o cargar recibos digitales directamente en la plataforma QuickBooks.
- Tecnología OCR: Utilizando la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), el escáner extrae detalles importantes de los recibos, como el nombre del proveedor, la fecha, el monto y el método de pago, minimizando la entrada manual de datos.
- Categorización de gastos: QuickBooks clasifica automáticamente los gastos según la información extraída de los recibos, lo que agiliza el proceso de organización y seguimiento de los gastos.
- Integración con Contabilidad: Como parte del ecosistema QuickBooks, el escáner de recibos se integra perfectamente con el software de contabilidad, lo que garantiza que todos los gastos capturados se registren con precisión y se reflejen en los informes financieros.
- Seguimiento de gastos en tiempo real: Los usuarios pueden monitorear los gastos en tiempo real, generar informes detallados y obtener información sobre los patrones de gastos para tomar decisiones financieras informadas.
- Accesibilidad: Se puede acceder a la función de escáner de recibos a través de la aplicación móvil QuickBooks, lo que permite a los usuarios capturar recibos sobre la marcha y acceder a sus datos de gastos desde cualquier lugar y en cualquier momento.
- Automatización: Con las funciones de automatización, los usuarios pueden configurar reglas y preferencias para la categorización de gastos, ahorrando tiempo y reduciendo el esfuerzo manual en la gestión de gastos.
Donde falta QuickBooks
Las diversas áreas donde falta el escáner de recibos de QuickBooks incluyen:
- Funcionalidad limitada: Algunos usuarios encuentran que el escáner de recibos carece de funciones avanzadas en comparación con las soluciones de administración de recibos independientes, lo que potencialmente limita su utilidad para empresas con necesidades complejas de administración de gastos.
- Precisión OCR: Si bien se utiliza la tecnología OCR para extraer información de los recibos, ocasionalmente pueden ocurrir imprecisiones o errores en la extracción de datos, lo que lleva a correcciones manuales y posibles discrepancias en los informes de gastos.
- Retos de Integración: Aunque QuickBooks se integra perfectamente con su software de contabilidad, los usuarios pueden experimentar dificultades para integrarse con otras herramientas o plataformas de terceros, lo que limita la flexibilidad en la personalización del flujo de trabajo.
- Atención al cliente: Los usuarios han informado experiencias mixtas con la atención al cliente de QuickBooks, citando problemas con la capacidad de respuesta y la resolución de problemas técnicos relacionados con la función de escáner de recibos.
- Consideraciones de costo: Si bien la función de escáner de recibos se incluye como parte de la suscripción a QuickBooks Online, el acceso a ciertas funcionalidades avanzadas o almacenamiento adicional para recibos escaneados puede requerir una actualización a planes de nivel superior, lo que podría aumentar los costos generales para los usuarios.
#4. Evernote escaneable
Evernote Scannable es una práctica aplicación que se integra perfectamente con Evernote y tiene como objetivo transformar documentos físicos, como recibos, en copias digitales utilizando la cámara de su teléfono inteligente. Complementa las reconocidas características organizativas de Evernote, facilitando la gestión de documentos dentro del ecosistema de Evernote.
Funciones clave de Evernote escaneable
Las siguientes son algunas de las características clave de Evernote escaneable:
- Escaneo de documentos
- La captura automática
- Calidad de imagen mejorada
- Recorte y rotación automáticos
- Tecnología OCR
- Integración con Evernote
- Integración con correo electrónico y servicios en la nube
- Escaneo de tarjetas de presentación
- Escaneo por lotes
- Interfaz de fácil utilización
#5. Pulcro
Neat se presenta como una solución de software de escaneo de recibos orientada a facilitar la gestión de gastos y mejorar la organización de documentos para las empresas. Además de su capacidad para extraer datos de los recibos cargados, Neat se integra perfectamente con escáneres de documentos para transformar copias físicas en formatos digitales.
Otros incluyen:
- Caja de zapatos
- Recibos de ola
- Recibos por Wave
- Banco de recibos
- Control de gastos Klippa
- CamScanner
- Gastos de ABUKAI
¿Cómo organizo mis recibos?
Para mí, organizamos los recibos para optimizar nuestras finanzas de manera efectiva y realizar un seguimiento de nuestros gastos. Los siguientes son algunos de los pasos que puede seguir para organizar sus recibos:
- Ordenar por fecha
- Categorizar gastos
- Utilice herramientas digitales
- Etiquetar o etiquetar recibos
- Mantenga carpetas o sobres separados
- Almacenar en un lugar seguro
- Revisar y actualizar regularmente
- Copias digitales de respaldo
- Consulte con un asesor financiero si es necesario
¿Cómo almacenan las pequeñas empresas los recibos en papel?
La mayoría de las pequeñas empresas almacenan sus recibos en papel en archivos y carpetas, mientras que otras utilizan gabinetes de almacenamiento.
¿Cuál es la aplicación de recibos más sencilla?
Dependiendo de su definición de la palabra fácil, las aplicaciones más adecuadas en esta categoría serán Zoho Expense y Evernote Scannable.
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Referencias
