Los flujos de trabajo son la base de los procesos de negocio. Y los sistemas de gestión de flujo de trabajo automatizan estos procesos comerciales para lograr la máxima eficiencia. Hablaremos sobre cómo funcionan estos sistemas de gestión de flujo de trabajo, con ejemplos del mejor software de código abierto que puede elegir.
¿Qué es un sistema de gestión de flujo de trabajo?
Un sistema de gestión de flujo de trabajo es una plataforma de software que automatiza eficientemente los procedimientos. Los flujos de trabajo optimizados impulsan los indicadores críticos de rendimiento y la productividad corporativa. Los ejemplos de sistemas de gestión de flujo de trabajo incluyen Taiga, Pipefy, Kissflow, Kanboard, etc.
La automatización del flujo de trabajo es el proceso de organizar y priorizar una serie de acciones en función de circunstancias y reglas específicas. Las estrategias de gestión del flujo de trabajo buscan identificar cuellos de botella y retrasos en los procesos y mapear tareas para desarrollar un proceso de flujo de trabajo más eficiente y optimizado. Varias herramientas de software de flujo de trabajo independientes se fusionan en una sola aplicación que automatiza los procesos controlados por humanos y máquinas a lo largo de una ruta predefinida. Las soluciones de gestión del flujo de trabajo también ayudan en la integración fluida de humanos y sistemas para lograr el éxito corporativo.
¿Cuáles son los tipos de sistemas de gestión de flujo de trabajo?
#1. Sistemas de gestión de flujo de trabajo de documentos
Cuando los documentos son importantes en los procesos de proyecto de un equipo, las soluciones de flujo de trabajo de documentos son vitales. El flujo de documentos a través de varios procedimientos se vuelve crucial para los esfuerzos de la organización para mejorar la eficiencia de la empresa. En otras palabras, el resultado de un proceso en un documento en una etapa determinada se convierte en la entrada para la siguiente etapa. Los sistemas centrados en documentos se utilizan para la aprobación y revisión de documentos, traducción y transcripción.
#2. Sistema de gestión de flujo de trabajo centrado en el ser humano
Las tecnologías de flujo de trabajo centradas en el ser humano se utilizan en el diseño y desarrollo de procesos, tareas y procedimientos que requieren una participación humana significativa. Como resultado, son fundamentales en funciones como la redacción de propuestas y el análisis de datos.
#3. Sistema de gestión de flujo de trabajo integrado
Los flujos de trabajo integrados implican operaciones repetitivas iterativas y completadas secuencialmente con contribuciones humanas mínimas.
¿Por qué es importante la gestión del flujo de trabajo para su empresa?
El cambio es inevitable a todas las edades, pero es difícil de aceptar. Las computadoras, las laptops y los teléfonos celulares han ayudado a expandir la fuerza laboral en el siglo XXI. Usan las capacidades de la nube para acceder a los datos en cualquier dispositivo y confían en sus teléfonos celulares para el trabajo y sus necesidades personales. Con una exposición tan generalizada a las mejoras tecnológicas, la implementación de un sistema de gestión de flujo de trabajo debería ser sencilla. Sorprendentemente, muchas empresas ignoran la importancia de una herramienta BPM o un software de flujo de trabajo para los procesos comerciales de su organización.
Por el contrario, la industria requiere un buen sistema de gestión de flujos de trabajo para administrar los flujos de trabajo, monitorear y optimizar los procesos corporativos. Un examen más profundo de los procesos de proceso muestra redundancias y trabajos desconectados. Las pilas de papeles y carpetas que comprenden documentos, recibos, facturas, solicitudes de permisos y formularios son el resultado de tareas desorganizadas. Cuando no se cuenta con un sistema de gestión del flujo de trabajo, incluso las empresas de alta tecnología más avanzadas pueden terminar con papeles desorganizados y actividades desestructuradas y desconectadas.
Ejemplos de los mejores sistemas de gestión de flujo de trabajo
Estos son algunos ejemplos de los mejores sistemas de gestión de flujo de trabajo que puede probar:
# 1. Colmena
Google, Starbucks, Comcast y Toyota utilizan Hive como herramientas sofisticadas de gestión de proyectos. Hive proporciona capacidades de gestión de flujo de trabajo para equipos que necesitan comunicarse en los procesos de trabajo diarios mientras completan proyectos de la manera más eficaz posible, además de sus potentes funciones de gestión de proyectos y tareas.
Hive Automate, que está integrado en la plataforma Hive, también le permite crear flujos de trabajo entre Hive y otras aplicaciones de trabajo de uso habitual. Esta aplicación está disponible para todos los usuarios de Hive y es un excelente método para optimizar sus operaciones, automatizar procedimientos repetitivos y ahorrar tiempo.
#2. flujo de besos
Kissflow es una excelente aplicación de gestión de proyectos y procesos que está diseñada para aumentar la productividad, ayudar a los equipos a visualizar los flujos de trabajo, establecer responsabilidades entre los miembros del equipo y mantener a todos en sintonía dentro de una organización. Estas son algunas de las características que hacen de Kissflow una excelente opción para la gestión del flujo de trabajo:
- Formularios que pueden personalizarse por completo para ayudar a automatizar y agilizar las operaciones.
- Control de acceso que define roles y responsabilidades organizacionales.
- Informes y análisis que son procesables y brindan información crítica sobre el flujo de trabajo general.
- Herramienta que facilita la integración.
#3. Cambio
Shift es un programa de escritorio que consolida sus cuentas de correo electrónico, aplicaciones y extensiones en un solo navegador, mejorando su productividad. Integre con sus aplicaciones favoritas, cree espacios de trabajo únicos y supere la sobrecarga de la bandeja de entrada. Shift es la herramienta de productividad definitiva; descarga Shift ahora y redescubre tu enfoque. Realmente es un cambio de juego. Shift le permite:
- Conecte todas sus cuentas de correo electrónico y su aplicación web favorita para personalizar su espacio de trabajo.
- Busque en todas sus cuentas de correo, calendario y Drive.
- Combine sus herramientas favoritas para crear el flujo de trabajo ideal.
#4. Profesionales
ProProfs Project es un software de gestión de flujo de trabajo inteligente que proporciona información del ciclo de vida del proyecto en tiempo real. En su interfaz fácil de usar, puede administrar fácilmente proyectos, subtareas y plazos. Disfrute de un intercambio de archivos fluido y participe en debates desde cualquier lugar y en cualquier momento. La herramienta genera facturas y te permite personalizarlas. También puede desarrollar flujos de trabajo personalizados según los requisitos de su proyecto. Con ProProfs, la cooperación en equipo es pan comido. ProProfs también tiene las siguientes características que lo convierten en un excelente software de gestión de flujo de trabajo:
- Ejecute flujos de trabajo automáticamente.
- Controlar equipos multifuncionales
- Actualizaciones de desarrollo de proyectos sobre la marcha
- Diagramas de Gantt, tableros Kanban y otras herramientas
#5. fluido
Fluix es un software web sin código para empresas como la construcción, la energía, la aviación y la remodelación. Las soluciones clave de la plataforma son la recopilación automatizada de datos y la gestión del flujo de trabajo. Los formularios móviles se pueden usar para recopilar datos, que posteriormente se pueden enrutar a través de flujos de trabajo para optimizar las operaciones entre equipos distantes. Un método automatizado como este ayuda en la gestión de inspecciones de campo, control de seguridad, mantenimiento de equipos y otras operaciones comerciales que incluyen muchas tareas y ejecutantes. Flux proporciona:
- Plataformas web, iOS y Android.
- Los PDF rellenables y los formularios web facilitan la colaboración entre muchos equipos.
- El generador de flujos de trabajo de arrastrar y soltar le permite desarrollar flujos de trabajo basados en pasos.
- El acceso granular basado en funciones determina quién tiene acceso a las tareas y los archivos.
- Las integraciones con herramientas de inteligencia comercial permiten la exportación y el análisis de datos.
#6. Proyectos
Projectsly de 500apps es un nuevo software de gestión de proyectos que incluye una amplia gestión de tareas y potentes herramientas de automatización. La aplicación es extremadamente beneficiosa para los equipos remotos, ya que facilita la colaboración en el trabajo y permite a los gerentes de proyectos asignar y realizar un seguimiento de las tareas del equipo sin perder hitos importantes. Projectsly agiliza la planificación de proyectos y le permite manejar todas las partes de un proyecto de principio a fin. Projectsly tiene las siguientes características:
- Tableros Kanban que se utilizan para crear y realizar un seguimiento de las tareas.
- Para realizar un seguimiento gráfico del progreso de la tarea, utilice un diagrama de Gantt.
- Automatización para la creación de flujos de trabajo
- Gestión de proyectos de Gmail a través de la extensión de Chrome
#7. hacer clic
ClickUp es una solución que puede ayudarlo a optimizar los flujos de trabajo y los planes de proyectos al tiempo que administra los recursos del equipo. Los equipos de todo el mundo utilizan la aplicación sencilla y estéticamente atractiva para mantener su trabajo al día. ClickUp podría ser el software de administración de flujo de trabajo para usted por varias razones, que incluyen:
Las plantillas de automatización permiten a los usuarios crear plantillas especializadas para automatizar partes de su flujo de trabajo.
- Las vistas de Gantt, calendario y escala de tiempo están disponibles para los proyectos.
- Informes con la capacidad de construir paneles personalizados.
- Consulte las mejores alternativas de ClickUp que los equipos están usando ahora para obtener información adicional.
# 8. Hoja inteligente
Desde que se asoció con 10,000 pies, Smartsheet se ha convertido en una excelente herramienta para administrar no solo el flujo de trabajo, sino también los recursos de un equipo. Smartsheet está construido principalmente de manera similar a Excel, lo que permite a los equipos visualizar fácilmente los pasos y elementos de acción futuros. Smartsheet es un excelente software de gestión de flujos de trabajo debido a los siguientes factores:
- Automatización de flujos de trabajo entre proyectos y tareas.
- El diagrama de Gantt y la vista de tabla para la visualización de tareas se incluyen en configuraciones de proyectos flexibles.
- Integraciones con productos como Microsoft Office y Google Apps.
- Mayor capacidad de recursos.
#9. pipefy
Pipefy es un software de gestión de flujo de trabajo que ayuda a los equipos a solicitar datos, realizar tareas e informar el éxito a lo largo de proyectos y campañas. se ha convertido en la solución de referencia para la gestión de flujos de trabajo para equipos de todo el mundo debido a su enfoque de desarrollo de flujos de trabajo de bajo código. Algunas características más que hacen de Pipefy un excelente software de gestión de flujos de trabajo:
- Plantillas que se pueden usar para ayudar a estructurar flujos de trabajo y procesos generales.
- Flujos de trabajo personalizados de código bajo que mejoran la productividad.
- Cuando sea necesario, visibilidad de los flujos de trabajo de toda la empresa.
# 10. Airtable
Debido a su marco único similar a Excel, Airtable es una excelente opción para una aplicación de gestión de flujo de trabajo. Esta herramienta es utilizada por equipos de todo el mundo, y su capacidad para funcionar como una potente hoja de cálculo la ha convertido en una de las favoritas de los aficionados para la gestión del flujo de trabajo. Algunas características más de Airtable que lo convierten en un excelente software de gestión de flujo de trabajo:
- Capacidad para establecer una base de datos personalizada para todos los proyectos y tareas
- Plantillas específicas del proyecto que son adaptables
- Las vistas de cuadrícula, calendario, galería y Kanban le permiten ver los proyectos de la forma que más le convenga.
- Aplicaciones prefabricadas para mejorar su experiencia
Ejemplos de sistemas de gestión de flujo de trabajo que son de código abierto
Estos son algunos ejemplos de sistemas de gestión de flujo de trabajo de código abierto:
#1. Taiga
Taiga es un software de gestión de flujos de trabajo y proyectos de código abierto que tiene como objetivo superar el problema de usabilidad. Un equipo de Kaleidos ha estado trabajando en el proyecto desde principios de 2014. Taiga Agile ahora proporciona una estructura formal al proyecto.
El proyecto incluye herramientas que simplifican la construcción de proyectos utilizando plantillas Kanban o Agile. También puede usar Agile para desarrollar sprints e historias de usuarios. También puede agregar historias de usuario a los sprints y asignarles tareas. Además, puede usar una plantilla Kanban para construir proyectos con ventanas de tareas tipo post-it y una interfaz de usuario de arrastrar y soltar fácil de usar.
#2. Kanboard
Kanboard es un software básico de gestión de flujo de trabajo kanban de código abierto. Está escrito en PHP y distribuido bajo licencia MIT. Kanboard es fácil de configurar y consume pocos recursos. Tiene características importantes, que incluyen búsqueda y filtrado de tareas, archivos adjuntos, subtareas, comentarios y mucho más. Sus tarjetas también se pueden exportar en una variedad de formatos.
#3 Trabajo atrasado
Backlog es un software de gestión de flujo de trabajo de código abierto diseñado específicamente para equipos de desarrolladores. Es una plataforma única con una interfaz simple pero potente que se puede personalizar para satisfacer las demandas de los usuarios. Permite a los miembros de los equipos de desarrollo y diseño interactuar y conectarse en una sola plataforma desde cualquier ubicación o dispositivo. Se pueden usar visualizaciones elegantes, como diagramas de Gantt y gráficos de Git, para realizar un seguimiento del desarrollo de un proyecto. También promueve la claridad de la información, lo que permite que los equipos completen las tareas dentro de los plazos especificados.
#4. flujo de aire apache
Apache Airflow es un software de gestión de flujo de trabajo gratuito y de código abierto que se puede utilizar para crear, supervisar y gestionar procesos de proyectos. La plataforma se basa en cuatro conceptos que permiten la creación de software de gestión de flujo de trabajo dinámico, intuitivo, extensible y altamente escalable.
Los gráficos acíclicos dirigidos (DAG) se utilizan en Apache Airflow para ayudar a los equipos a diseñar, programar, programar y automatizar el flujo de datos a través de los nodos. La dirección del transporte de datos está representada por canalizaciones en el flujo de aire de Apache. En esencia, la salida de un nodo (tarea) es frecuentemente la entrada de otro nodo. Por ejemplo, para que el equipo complete todas las tareas, se debe completar o reiniciar un proceso.
#5. taberna apache
Apache Taverna es un software de gestión de flujos de trabajo gratuito y de código abierto para equipos científicos que les permite crear y gestionar flujos de trabajo científicos. La herramienta de flujo de trabajo es independiente de la plataforma y puede usarse con una variedad de sistemas operativos. La suite Apache Taverna consta de tres componentes: el motor Taverna, el banco de trabajo Taverna y el servidor Taverna. Estos componentes trabajan juntos para ayudar a los científicos a crear canalizaciones de datos sofisticadas y analizarlas. Además, la suite acepta datos de fuentes públicas y privadas en dominios tan diversos como el análisis médico, geográfico y deportivo.
¿Cómo se crea un sistema de gestión de flujo de trabajo?
#1. Haz que sea fácilmente accesible
Las empresas de hoy no son estáticas. Su tripulación podría estar dispersa por todo el mundo. Sin embargo, todos requieren acceso a soluciones que puedan optimizar sus flujos de trabajo comerciales, así que elija productos y plataformas basados en la nube que estén fácilmente disponibles para todos.
#2. Ilumina a tu equipo
Ninguna solución de gestión de flujo de trabajo será efectiva a menos que su personal sepa cómo usarla. Si está invirtiendo en software para ayudarlos con sus trabajos, asegúrese de que todos entiendan los beneficios y cómo utilizarlo con éxito.
#3. Trabajar juntos
Los sistemas de gestión de flujo de trabajo más exitosos permiten que su equipo colabore sin esfuerzo y en tiempo real. Cuando busque paquetes de software para armar un sistema de gestión de flujo de trabajo, haga de la cooperación una prioridad.
#4. Mantenga un registro de su desarrollo.
La gerencia debe supervisar el registro del progreso del proceso y resaltar las áreas de mejora en su sistema de gestión de flujo de trabajo, que debe estar fácilmente disponible para todos. La documentación es fundamental en toda organización; asegúrese de que su sistema de gestión de flujo de trabajo le permita monitorear y documentar de manera eficiente a su equipo a medida que crece.
#5. mantener la vigilancia
La tecnología está en constante evolución y actualmente se están desarrollando numerosas tecnologías nuevas que mejorarán su sistema de gestión de flujo de trabajo. Esté atento a los nuevos sistemas emergentes que pueden mejorar su sistema de gestión de flujo de trabajo y aumentar la eficiencia y productividad de su equipo.
¿Cómo se crea un proceso de flujo de trabajo?
- Determina tus recursos.
- Haga una lista de los trabajos que deben completarse.
- Determinar quién es el responsable de cada fase y asignar funciones.
- Haz un diagrama de flujo de trabajo para ayudarte a visualizar el proceso.
- Ponga a prueba su nuevo flujo de trabajo.
- Informe a su equipo sobre el nuevo flujo de trabajo.
- Instale el nuevo flujo de trabajo.
¿Cuáles son los 3 componentes básicos de un flujo de trabajo?
Los tres componentes básicos de un flujo de trabajo son entrada, transformación y salida.
¿Cuáles son los cuatro roles de flujo de trabajo?
Los roles de flujo de trabajo necesarios (Editor, Revisor, Aprobador o Publicador) deben ser asignados a los usuarios que forman parte de ese equipo de gobierno por un usuario con el rol de Administrador del glosario del Catálogo de gobierno de la información.
¿Qué es el flujo de trabajo de SAP?
Puede usar SAP Workflow Management para digitalizar flujos de trabajo, tomar decisiones, adquirir visibilidad de procesos de extremo a extremo y crear procesos utilizando un enfoque de código bajo. Permite a los usuarios crear, ejecutar y administrar procesos. Permite a los usuarios digitalizar y automatizar la toma de decisiones.
¿Qué es el modelo de flujo de trabajo?
La secuencia ordenada de actividades y elecciones que constituyen un proceso de negocios está representada por un modelo de flujo de trabajo. Al crear un modelo de flujo de trabajo, los usuarios comerciales pueden comprender mejor cómo funciona un proceso y pueden optimizarlo y optimizarlo para obtener los mejores resultados y la máxima eficiencia.
¿Qué es el flujo de trabajo inteligente?
Incluso cuando los requisitos comerciales cambian, Smart Workflow es una solución prefabricada que se puede modificar para cumplir con las demandas únicas de enrutamiento y reglas. Los aprobadores ad-hoc pueden participar en el ciclo de aprobación gracias al asistente de aprobación fácil de usar de Smart Workflow.
¿Qué hace un buen flujo de trabajo?
Un buen flujo de trabajo ofrece un conocimiento profundo de las operaciones corporativas. Al eliminar la duplicación y la redundancia, un flujo de trabajo bien diseñado acelera los procesos de la empresa. La comunicación, la visibilidad y el control mejorados sobre el proceso comercial son algunos de los beneficios adicionales de los flujos de trabajo de procesos.
En conclusión,
El uso del sistema de gestión de flujo de trabajo adecuado ayudará a mejorar la tasa de productividad en su organización, lo que a su vez generará mayores ingresos. Hemos enumerado los mejores sistemas de gestión de flujo de trabajo en esta guía y esperamos que los encuentre útiles.
Preguntas frecuentes sobre sistemas de gestión de flujo de trabajo
¿Qué es un ejemplo de flujo de trabajo?
Un freelancer crea y envía una factura a su cliente. La factura se envía al departamento de finanzas del cliente. La factura es aprobada y pagada por el departamento de finanzas.
¿Qué es un diagrama de flujo de trabajo?
Un diagrama de flujo de trabajo es una representación visual similar a un diagrama de flujo de un proceso, proyecto o trabajo.
¿Cuál es la diferencia entre flujo de trabajo y proceso?
Los flujos de trabajo representan detalles granulares hasta objetivos a pequeña escala, mientras que los procesos se refieren a resultados a mayor escala.
Artículos Relacionados
- Ingeniería Financiera: Programas y Salarios (¡Actualizado!)
- Software de planificación de proyectos: más de 60 mejores software en 2023 (opciones gratuitas y de pago)
- ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE TRELLO: Plantillas clave, características y usos
- 6 consejos para hacer bien la automatización de tareas comerciales
- ESTRATEGIA DE DATOS: 7 Componente de la estrategia de datos que cada compuesto necesita
Referencias
