Su empresa no puede funcionar sin inventario. Es esencial mantener los niveles de existencias justos para satisfacer la demanda de los consumidores y evitar tarifas de almacenamiento excesivas. Un sistema de gestión de inventario es útil para este propósito. El sistema de inventario perpetuo es una herramienta confiable para mantener un conteo constante de existencias. En este artículo, descubrirá qué es un sistema de inventario perpetuo y cómo funciona.
Sistema de inventario perpetuo
Un sistema de inventario perpetuo es aquel que nunca deja de contar existencias. Sin embargo, a diferencia de un sistema de inventario periódico, que solo hace inventario a intervalos predeterminados, este monitorea los niveles de inventario en tiempo real. Debido a que siempre reflejan el nivel de existencias actual, los sistemas de inventario perpetuo son más confiables que los periódicos. Se pueden tomar mejores decisiones acerca de los pedidos, la producción y, en particular, el precio utilizando estos datos. La implementación de un sistema de inventario perpetuo puede tomar muchas formas. Los códigos de barras y las etiquetas de identificación por radiofrecuencia se utilizan a menudo para este fin. Los códigos de barras o las etiquetas RFID se escanean en el punto de venta, lo que permite realizar ajustes automáticos en los niveles de existencias. Un sistema de inventario computarizado es otra opción. Los pedidos, los envíos y los niveles de existencias se pueden monitorear de manera idéntica a través de este sistema. Las empresas pueden ganar mucho con el uso de un sistema de inventario perpetuo. Algunas de las ventajas son:
1. Dado que los sistemas de inventario perpetuo brindan niveles de existencias en tiempo real, son más confiables que los sistemas de inventario periódico. Se pueden tomar mejores decisiones sobre pedidos, producción y precios utilizando estos datos.
2. Los ahorros de costos al evitar el exceso y la falta de existencias son un beneficio importante de los sistemas de inventario perpetuo.
3. Los sistemas de inventario perpetuo permiten a las organizaciones brindar un mejor servicio a sus clientes al mantenerlos actualizados sobre los niveles de existencias en todo momento. Esto puede ayudar a las tiendas a mantener sus estantes abastecidos y satisfacer a su clientela.
4. Los sistemas de inventario perpetuo ayudan a las empresas a ahorrar tiempo y esfuerzo al automatizar muchos de los procedimientos tradicionalmente asociados con la gestión de los niveles de existencias. Los empleados pueden entonces tener más tiempo para dedicarlo a otras iniciativas.
5. En resumen, las empresas pueden beneficiarse de los sistemas de inventario perpetuo de varias maneras. Las ganancias de precisión, el ahorro de costos, las mejoras de servicio y las ganancias de productividad son solo algunas de estas ventajas.
Sistema de inventario perpetuo: una descripción general
Debido a que los sistemas de inventario perpetuo brindan un seguimiento en tiempo real de las ventas y los niveles de inventario para artículos específicos y ayudan a prevenir el agotamiento de existencias, pueden ser preferibles a los sistemas de inventario periódico obsoletos. Los contadores de la empresa no necesitan cambiar manualmente un inventario permanente, a menos que difiera del recuento de inventario real debido a pérdida, rotura o robo. Debido a que los sistemas de inventario perpetuo no pueden dar cuenta de pérdidas, roturas o robos, se necesitan inventarios periódicos. Mediante el uso de lectores de códigos de barras u otros registros electrónicos de adquisición, venta y devolución de productos a medida que ocurren, el software del sistema ofrece cambios en el inventario en tiempo real. Estos datos se agregan a una base de datos perpetua y se actualizan. El sistema admite la integración con equipos de finanzas y contabilidad, entre otras áreas. Esto promueve el cumplimiento de las leyes fiscales y otras normas. El personal puede utilizar los datos del inventario perpetuo para informar con precisión a los clientes sobre la disponibilidad de bienes, repuestos y componentes tangibles.
Asientos de Diario Sistema de Inventario Perpetuo
Ejemplo de transacciones del sistema de inventario perpetuo de asientos de diario
Una entidad emplea inventario perpetuo, la entidad compró $24,000 de inventario a cuenta el 12 de junio. Documente esta transacción. Esta es una entrada típica para el sistema de inventario perpetuo de entradas de diarios
[Entrada de diario]| Débito | Crédito | |
| Inventario | 24,000 | |
| Cuentas por pagar | 24,000 |
Notas
Débito: Aumento de existencias
Créditos: Un aumento en las cuentas por pagar
Las compras de inventario realizadas durante el plazo se registran en la cuenta "Inventario" bajo un sistema de inventario perpetuo. Cuando se compra y vende inventario, la cuenta de inventario se actualiza continuamente en un sistema de inventario perpetuo.
Probablemente se encuentre registrando transacciones cuando trabaje con contabilidad de inventario. Las entradas de diario más frecuentes que necesitará para contabilizar su inventario se enumeran a continuación.
#1. Compra de productos a precios de mayorista
Las compras de mercancías deben reflejarse en libros, con cargo a inventarios y crédito a cuentas por pagar:
#2. Tarifas de compensación de AP
Ahora, es crucial contar con un sistema de pago confiable porque el momento de los pagos de las facturas puede hacer o deshacer a su empresa. Las fuentes de suministro y las conexiones con los proveedores de su empresa pueden verse afectadas si las facturas no se pagan a tiempo. Además, podría crear la impresión de que su empresa está teniendo problemas con otras personas ajenas, dañando la reputación y la confianza. Por el contrario, un enfoque organizado lo ayuda a evitar multas por pagos atrasados, mejorar el flujo de efectivo y mantener buenas conexiones de trabajo con los proveedores.
#3. Condiciones de crédito
Los productos generalmente se compran a crédito de mayoristas y fabricantes. La cuenta o factura del proveedor debe indicar claramente las condiciones de pago. Supongamos para el propósito del argumento que el 1 de abril, la corporación usa crédito para comprar $2,000 más en bienes, acordando pagarlos en dos cuotas de $10 cada una, con vencimiento total 30 días después. El comprador tiene 30 días para devolver el dinero al vendedor, aunque se aplica un descuento del 2% si el dinero se transfiere en los primeros 10 días. Ahora, con el descuento disponible del 2% sobre el precio de factura, la Empresa XYZ registra sus compras a un costo neto de $1,940. Esta transacción será registrada como tal por la empresa:
#4. Ventas de mercancías
Se necesita un asiento de diario para reconocer la venta y otro para registrar los costos de los productos vendidos, cuando una empresa vende mercancías.
#5. Colección RA
Los clientes que le compran bienes y servicios a crédito le deben dinero, lo que se conoce como cuentas por cobrar. Todas las facturas pendientes o el dinero que sus clientes le deben se incluyen en sus cuentas por cobrar. El estado financiero de su empresa incluye las cuentas por cobrar como un activo. El mantenimiento de la sólida situación financiera de su empresa depende en gran medida de su capacidad para apreciar la importancia de las cuentas por cobrar. Siempre se recomienda mantener sus cuentas por cobrar en buen estado. Incluso si tiene una gran base de clientes, puede ser desastroso para su negocio si no le pagan a tiempo o no le pagan en absoluto.
Sistema de Inventario Periódico y Perpetuo
Diferentes métodos y procedimientos para documentando el inventario son necesarios para perpetua y sistemas periódicos, a pesar de que los dos pueden trabajar juntos. Los productos son monitoreados constantemente por el personal en un sistema permanente. Los productos solo se registran a intervalos regulares en un sistema periódico. No se puede negar que un sistema perpetuo es más difícil de administrar que uno periódico, con todos los datos adicionales que deben rastrearse y almacenarse. Según Muller, "los fundamentos son los mismos, independientemente de su enfoque" al pensar en el sistema que desea utilizar. Si hay una falla en el sistema central, ninguna cantidad de software sofisticado lo salvará de cometer los mismos errores más rápidamente. Las decisiones relacionadas con el sistema estarían basadas en factores como el carácter perecedero de sus productos y cómo deben manejarse físicamente (como el tamaño y la cantidad de espacio de almacenamiento que requieren).
La forma en que su negocio recibe y almacena la mercancía también afecta su carácter. Algunos productos son unitarios porque sus componentes son pequeños y se almacenan en contenedores separados. Un método perpetuo funciona bien para grandes empresas o aquellas con mucho inventario. Un método periódico a menudo puede ayudar a las pequeñas empresas que no tienen mucho inventario a mantenerse en el negocio. Lo mismo es cierto para el margen de error, que es menor con un sistema perpetuo, pero un inventario pequeño y simple podría no verse muy afectado por un sistema periódico. Se llega a un indicador contable esencial, el costo de los bienes vendidos (COGS, por sus siglas en inglés) sumando el saldo del inventario de apertura al costo de comprar el inventario y deduciendo el costo del inventario de cierre. Con un inventario real, el COGS se actualiza cada cierto tiempo. En general, un sistema de inventario perpetuo es más fácil de usar.
Ejemplos de Sistema de Inventario Perpetuo
Algunos ejemplos de sistemas de inventario perpetuo incluyen:
- Sistemas de punto de venta (POS): estos sistemas rastrean los niveles de inventario a medida que se venden los artículos.
- Sistemas de gestión de almacenes (WMS): estos sistemas rastrean los niveles de inventario a medida que los artículos entran y salen de un almacén.
- Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP): estos sistemas rastrean los niveles de inventario en todos los aspectos de una empresa, incluidas las ventas, la producción y las compras.
Los sistemas de inventario perpetuo son más precisos que los sistemas de inventario periódico porque rastrean los niveles de inventario en tiempo real. Esto permite a las empresas administrar mejor su inventario y evitar desabastecimientos o exceso de existencias.
Los lectores de códigos de barras inalámbricos en los supermercados son la implementación más típica de un sistema de inventario perpetuo. Mantiene un registro en tiempo real de todas las transacciones escaneadas en el sistema. En este enfoque, las empresas no tendrán que adivinar cuántos bienes necesitan o tienen a mano.
¿Qué es la fórmula del inventario perpetuo?
La fórmula del inventario perpetuo es:
Inventario final = Inventario inicial + Compras – Ventas
Esta fórmula se puede utilizar para calcular el inventario final de una empresa al final de un período contable. El inventario inicial es el valor del inventario que una empresa tiene disponible al comienzo del período contable. Las compras son evidentemente el valor del inventario que una empresa ha comprado durante el período contable. Las ventas son el valor del inventario que una empresa ha vendido durante el período contable. La fórmula del inventario permanente es una herramienta útil para que las empresas realicen un seguimiento de sus niveles de inventario y se aseguren de tener suficiente inventario disponible para satisfacer la demanda de los clientes.
¿Qué es el inventario perpetuo y cuáles son las razones para ello?
El inventario perpetuo es un método de contabilidad continua que refleja con precisión las existencias reales en el inventario contable mediante el registro continuo de cambios de inventario sin necesidad de inventarios físicos. Los sistemas POS y los escáneres son dispositivos de entrada que se utilizan en los almacenes para registrar el inventario permanente.
¿Cuáles son dos características de un sistema de inventario perpetuo?
El mecanismo del inventario perpetuo es bastante complicado. Mientras no se roben ni dañen cosas, los cambios de inventario son precisos y fácilmente accesibles de inmediato. A medida que se realiza cada venta, la cuenta COGS también se actualiza periódicamente. Un sistema de inventario perpetuo es una forma de realizar un seguimiento del inventario sin tener que ingresar manualmente cada compra o venta. El software de este sistema básicamente rastrea un cambio en los niveles de inventario en tiempo real para cada transacción que ocurre.
¿Cuáles son las dos ventajas y desventajas del sistema de inventario perpetuo?
Para Agencias y Operadores
Retroalimentación instantánea. Como su nombre indica, un sistema perpetuo actualiza constantemente los datos de ventas. Tanto la gerencia como el personal pueden vigilar estas métricas y usarlas como mejor les parezca en tiempo real.
Mejora de la capacidad de previsión. Los beneficios importantes de un sistema de inventario perpetuo incluyen el seguimiento de los patrones de compra de los consumidores y los cambios estacionales y las oportunidades que ofrece esta información.
Desventajas
Falta de inventario. Esto puede ocurrir como resultado de robo, deterioro o daño físico. Se produce una pérdida cuando existe una diferencia entre el inventario perpetuo estimado y un inventario físico posterior.
Mal mantenimiento de registros de existencias. Los problemas con el escaneo, la pérdida de inventario, el software o los operadores humanos pueden reducir la eficiencia de un sistema de inventario perpetuo.
¿Cuál es una característica de un sistema de inventario perpetuo?
Un sistema de inventario perpetuo generalmente es un método de seguimiento de existencias que registra instantánea y automáticamente las compras y ventas de existencias. El software de este sistema realiza un seguimiento de los niveles de inventario en tiempo real y los actualiza después de cada transacción.
Conclusión
Las organizaciones de comercio electrónico que están experimentando una rápida expansión significativa son candidatas ideales para un sistema de inventario perpetuo. Un sistema que realiza un inventario solo de vez en cuando tiene un mayor riesgo de imprecisiones y un control de existencias menos efectivo. Puede centralizar explícitamente la gestión de su inventario, optimizar sus niveles de existencias y hacer mucho más con la ayuda de un sistema de inventario permanente.
Artículos Relacionados
- SISTEMA DE INVENTARIO PERIÓDICO: Qué es y cómo funciona
- INVENTARIO MÓVIL 365: Una guía para el inventario móvil de los mercados minoristas 365
- MEJOR SOFTWARE DE GESTIÓN DE INVENTARIO DE RESTAURANTE 2023
- SOFTWARE DE INVENTARIO DE HERRAMIENTAS: Los 11 mejores software de inventario de equipos y herramientas de 2023
Referencias
