Los detalles de cuánto y a quién se le pagó a cada empleado durante un período de pago determinado se registran en un registro de nómina. Incluye los datos del salario esencial de cada trabajador. Los registros de cheques de pago, el salario bruto total, los beneficios y contribuciones, los impuestos y deducciones, así como el monto del salario neto de cada empleado se encuentran entre estos elementos informativos. En este artículo te explicamos todo sobre el registro de nómina. También agregamos algunos consejos sobre el registro de nómina de Quickbooks. ¿Por qué no sumergirse ahora?
¿Qué es un registro de nómina?
Un registro de nómina es un libro que realiza un seguimiento de a quién se le paga, cuánto y cuándo durante un determinado período de pago. En la mayoría de los casos, un registro de nómina incluirá los siguientes detalles sobre cada empleado:
- Sueldo bruto
- Salario neto
- Impuestos sobre la nómina
- Retenciones para empleados (como seguro de salud)
- También se suele incluir una suma para todos los empleados a lo largo del tiempo en la parte inferior del informe de registro.
- Los historiales de cheques de pago, los informes de detalles de nómina y similares no son lo mismo que el informe de registro de nómina.
La estructura de un registro de nómina
Durante un período de pago dado, los registros de nómina a menudo se organizan como una serie de gráficos simples (uno para cada empleado).
- Nombre
- Fechas del período de pago (comienzo y finalización)
- Fecha de pago
- Horas trabajadas
- Tarifas de pago aplicables (regular o extra)
- Salarios brutos totales
- Impuestos laborales y patronales aplicables
- Deducciones de beneficios
- Contribuciones de beneficios del empleador
- Salarios netos
- Detalles de pago neto (cheque en papel, depósito directo o tarjeta de pago)
Es importante tener en cuenta que las normas estatales y locales sobre los registros de nómina varían. Para cumplir con las leyes federales, estatales y locales, las empresas deben conocer las reglamentaciones que se aplican a sus empleados y mantener los registros pertinentes durante los períodos de tiempo requeridos.
Pasos para Crear un Registro de Nómina
Asegúrese de tener a mano los siguientes materiales antes de comenzar a crear un registro de nómina:
- Número de identificación del empleador (EIN)
- ID de impuestos estatales y locales
- Formulario federal W-4 y formulario estatal W-4 (cuando corresponda)
#1. Averigüe con qué frecuencia se procesa la nómina
Tome una decisión sobre la frecuencia con la que se pagará a los empleados: semanal, bimensual, quincenal o mensual. Determine qué funciona mejor con el ritmo de su negocio y manténgalo.
#2. Recopilar todos los datos personales relevantes
Necesitará las tarjetas de tiempo de cada trabajador, talones de pago y formularios W-4 para calcular la nómina y otros impuestos. Las nuevas contrataciones requieren no solo una solicitud completa, sino también un formulario I-9 completo.
#3. Complete el registro con los detalles del empleado y la información de pago
Ingrese los datos de la tarjeta de tiempo en el sistema de nómina para determinar el salario bruto de cada trabajador.
#4. Calcular impuestos y deducciones
Para calcular cuánto dinero reservar para los impuestos de cada empleado, consulte sus formularios W-4. También se incluyen en esta categoría los aportes a planes de pensiones y cuentas individuales de retiro (IRA).
#5. Calcule el pago neto de cada empleado
Deducir la cantidad total de impuestos y otras deducciones obligatorias de la remuneración bruta de un empleado. Obtendrá el salario neto real de cada empleado.
#6. Examinar y equilibrar el libro de nómina
Antes de comenzar un nuevo período de nómina, es importante resolver cualquier problema pendiente o disputa de los empleados del anterior.
Plantillas de registro de nómina
Las plantillas de registro de nómina, tanto en línea como en herramientas como Excel, son extremadamente básicas. Los libros diseñados para mantener los registros de nómina también suelen estar disponibles en las tiendas de artículos de oficina. Muchas organizaciones, tanto grandes como pequeñas, utilizan soluciones de nómina digital porque son fáciles de configurar e interactuar con otras aplicaciones de la empresa.
Cómo usar y mantener un registro de nómina
Para gestionar las diferencias imprevistas sin confusión, es fundamental que los empleadores mantengan los datos de nómina relevantes actualizados y convenientemente disponibles. El registro de nómina debe actualizarse simultáneamente con la retención de impuestos y deducciones de salarios, el pago de empleados y el depósito de pagos de impuestos con las autoridades gubernamentales. Cuando se sigue religiosamente, tal práctica puede ayudar a garantizar registros de nómina confiables.
La realización de auditorías es un componente crucial para mantener actualizado un registro de nómina. Durante este tiempo, las empresas se aseguran de que sus procedimientos de contabilidad y mantenimiento de registros estén al día mediante la conciliación de las transacciones de nómina. Las auditorías de nómina deben realizarse al menos una vez por período de pago.
Funciones de un registro de nómina
Las empresas pueden beneficiarse del mantenimiento de registros de nómina al menos de las siguientes maneras:
- Registrar todo el tiempo pagado invertido
- Examine los gastos de su organización o de empleados individuales.
- Llevar un registro de los pagos de impuestos y retenciones realizados por los empleados
Pero la utilidad de un registro de nómina va mucho más allá. También lo utilizan las empresas para lo siguiente:
- Los gastos de nómina deben conciliarse con el libro mayor.
- Mantenga un registro de cuánto tiempo se han tomado los empleados debido a una enfermedad, vacaciones u otra licencia paga.
- Verifique la legitimidad de las deducciones de nómina y las contribuciones del empleador a un 401(k) u otra forma de compensación diferida.
Todas estas tareas se pueden realizar manualmente, pero el software de nómina especializado hace que los informes sean rápidos y fáciles con información disponible con solo presionar un mouse.
Registros de Nómina: Gastos de Nómina e Impuestos
Los registros de nómina detallan los diversos costos relacionados con la nómina que las empresas deben presupuestar, como:
- Deducciones salariales por Ley de Contribución al Seguro Federal (FICA)
- Impuestos FICA del lado del empleador
- Retención de salarios para el impuesto sobre la renta federal de EE. UU.
- Deducciones salariales para impuestos sobre la renta estatales y locales (si corresponde).
- Impuestos federales de desempleo del lado del empleador
- Responsabilidad del empleador por los impuestos estatales del seguro de desempleo
- Retención de salarios para el seguro de desempleo estatal (si se requiere)
- Compensación de trabajadores pagada por el empleador basada en la ley estatal
- Deducciones salariales por beneficios y otros gastos aprobados por los empleados
- Prestaciones y aportes al ahorro para el retiro realizados por los empleadores
- Cantidades adeudadas por el embargo de pago de los empleados
Estos registros de gastos de nómina pueden ser invaluables para aliviar el dolor de una auditoría. Cuando se trata de presentar formularios de impuestos sobre la nómina, un registro de nómina bien organizado es invaluable.
- Planilla Trimestral de Impuestos Federales para Patronos (Formulario 941)
- Compensación de no empleados, o formulario 1099-NEC
- Formulario de declaración de recibo de salarios e impuestos W-2
- Formulario de transmisión de declaración de salarios e impuestos W-3
Registro de nómina vs. Historial de cheques de pago vs. Detalles de nómina
El pago de cada empleado para un período de pago determinado se puede encontrar en su informe de historial de cheques de pago. Debido a que el historial de pago de cada empleado es único, no incluye información sobre otros empleados. Los informes del historial de cheques de pago también pueden servir como comprobantes de pago para los empleados. Es posible que pueda ver una suma para muchos períodos de pago (p. ej., todos los cheques de pago del primer trimestre) si utiliza un software de nómina que le permite combinar los historiales de cheques de pago durante un tiempo específico.
El archivo de registro de nómina resume todos los pagos de sueldos y salarios realizados a los empleados a lo largo de un período de pago determinado. El informe proporciona totales de empleados individuales, así como un total general del personal. Al final, el informe de registro a menudo compila datos de informes separados que detallan los períodos de pago anteriores.
El informe de registro y el informe de detalles de nómina son prácticamente idénticos. La información del cheque de pago se muestra en ambos. Ambos se pueden usar para mostrar los detalles del período de pago en un cheque de pago. Sin embargo, algunos informes detallados de nómina le permiten categorizar aún más los pagos (por ejemplo, por ubicación). La participación del empleador en los impuestos sobre la nómina a menudo se incluye en el informe de detalles de la nómina, pero no en el informe de registro de la nómina.
Consejos para mantener un registro de nómina
Preste mucha atención a lo siguiente para mantener un registro de nómina actualizado y en cumplimiento:
#1. Mantenga registros precisos
Las inconsistencias en el registro de nómina se pueden evitar mediante la verificación regular de registros y la corrección de cualquier discrepancia encontrada. Los siguientes son ejemplos de errores frecuentes que ocurren con la nómina:
- Pagar a los empleados salarios injustamente bajos o altos
- deducir incorrectamente muchos factores
- No proporcionar el primer salario a un empleado
#2. Revise y actualice periódicamente la información de los empleados
Asegúrese de que su registro de nómina refleje las nuevas contrataciones. Si un empleado solicita deducciones adicionales, como un seguro, asegúrese de contabilizarlas en el libro de nómina.
#3. Manténgase al tanto de las regulaciones fiscales en evolución
Si desea evitar multas, debe actualizar su sistema de nómina inmediatamente si hay un cambio en la legislación fiscal federal, estatal o local.
#4. Los empleados deben estar capacitados en el sistema de nómina
Los trabajadores serán más comprensivos si hay retrasos en el procesamiento de la nómina o si hay problemas menores en sus pagos si entienden cómo funciona su proceso de nómina. Sus empleados cooperarán más al proporcionar al equipo de contabilidad los datos fiscales que necesitan y comunicar cualquier cambio en sus compromisos financieros que pueda afectar el procesamiento de la nómina.
¿Qué es el registro de nómina de QuickBooks?
El departamento de contabilidad puede ahorrar tiempo y esfuerzo con el uso de QuickBooks Payroll Register, una aplicación de servicio utilizada para realizar la nómina. El procesamiento de nómina también incluye determinar la compensación de los empleados y deducir los impuestos federales y estatales. Por "nómina de sueldos”, nos referimos al sistema de una empresa para rastrear y difundir información financiera perteneciente a su personal.
Tipos de registro de nómina de QuickBooks
Hay dos versiones de QuickBooks Online Payroll Register:
#1. Nómina estándar
Es un programa de nómina desarrollado específicamente para empresas de 30 a 50 trabajadores. No se unifican prestaciones ni recursos humanos. Esto podría no ser un gran problema si su empresa solo tiene un puñado de trabajadores.
#2. Nómina Avanzada
Para las personas cuyo trabajo implica "nómina" en nombre de muchos clientes, se desarrolló este programa. Esto incluye contadores profesionales, expertos en nómina dentro de organizaciones y otros en una posición similar.
¿Cómo funciona el registro de nómina de QuickBooks?
El primer paso es elegir una opción de nómina en la aplicación de escritorio de QuickBooks. Luego, necesitará datos precisos sobre su empresa y su personal, como nombres, edades y números de teléfono actualizados. Necesitará una copia del talón de pago del empleado para realizar el cambio de nómina Estándar a Avanzada, o viceversa. Además, necesitará la información fiscal y de NI (Seguro Nacional) de sus nuevos empleados.
Características del registro de nómina de QuickBooks
Estas son algunas de las características de QuickBooks Payroll:
#1. Depósito directo para empleados
Independientemente del plan de servicio que elija (Core, Premium o Elite Payrolls), tendrá acceso al depósito directo gratuito. Los empleadores tendrán más facilidad para pagar a los trabajadores que ya están registrados en el sistema.
#2. Las ejecuciones de nómina son ilimitadas
El procesamiento de nómina con QuickBooks Online es ilimitado. No hay cargos adicionales asociados con la ejecución de la nómina a través de QuickBooks Online Payroll.
#3. Cálculo y Declaración de Impuestos de forma automática
Encontrar y presentar documentos de impuestos y hacer depósitos de impuestos es más fácil con QuickBooks Online Payroll.
#4. Automatización de nómina
Los empleados pueden procesar la nómina utilizando esta herramienta sin tener que ingresar manualmente ningún dato. Esto debe hacerse antes de que se procese la nómina. La capacidad de incluir salarios y bonificaciones en la nómina es otra función útil.
#5. La fuerza laboral de QuickBooks
Los empleados pueden acceder a sus datos fiscales más actualizados, ganancias anuales, tiempo libre pagado, talones de pago, formularios W-2 y más a través de QuickBooks Payroll.
Beneficios de tener un registro de nómina
Mantener todo lo relacionado con la nómina en un solo lugar (salarios, impuestos y distribución) es mucho más fácil con la ayuda de un registro de nómina.
#1. Hace posible conservar registros detallados
Es fácil cometer errores contables con todas las tareas que deben completarse antes del final del período de pago, especialmente si tiene una gran cantidad de trabajadores. El personal de contabilidad puede usar un registro de nómina para detectar y corregir errores simples en los libros que de otro modo podrían pasar desapercibidos.
#2. Promueve la Observancia Legal de las Normas Tributarias
Los registros de nómina deben conservarse durante al menos tres años para fines de revisión y referencia por parte del Servicio de Impuestos Internos (IRS), la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) y la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC). Mantener los registros de empleo requeridos por la ley es muy sencillo con la ayuda de un registro de nómina. Nunca estará a más de un par de clics del mouse de cualquiera de estos datos.
#3. Ayuda a ahorrar tiempo
El procesamiento de la nómina lleva demasiado tiempo y tiene demasiado margen de error cuando se realiza manualmente. Los registros manuales de nómina requieren mucha capacitación y supervisión para que se usen con precisión para cualquier cosa, como calcular los retiros de impuestos o los pagos de horas extras en cada período. Pero un sistema de nómina que se ejecute solo le evitará molestias y le ahorrará tiempo. Un ser humano debe ingresar los detalles del nuevo empleado o las fechas de terminación, pero el resto del trabajo se realiza automáticamente. Además, un registro de nómina expone la tendencia de gastos trimestrales o anuales de su empresa, lo que le permite prepararse rápida y fácilmente para las temporadas altas y bajas.
#4. Ayuda con la remuneración adecuada de los empleados con datos de nómina precisos
Mantener un registro de nómina actual simplifica la conciliación de la nómina y garantiza que todos los impuestos y salarios se calcularon correctamente. Hacer un seguimiento de estos datos terminará ahorrándote mucho tiempo y esfuerzo. No habrá necesidad de que ningún organismo regulador relacionado con los impuestos realice una auditoría de sus finanzas en busca de errores de compensación. Ayuda a los trabajadores a apreciar los cheques de pago regulares y oportunos. Llevar un registro de nómina es una forma básica pero eficiente de levantar la moral y alentar a los trabajadores.
¿Es un registro de nómina una hoja de trabajo?
Las hojas de cálculo se pueden usar para crear registros de nómina, aunque esta opción puede no ser adecuada para muchas empresas. El software de nómina simplifica el mantenimiento de datos de nómina confiables y genera informes rápidamente.
¿Qué es el diario de nómina?
Los registros de cada transacción de nómina se mantienen en diarios de nómina. Los asientos del libro mayor en el nivel de resumen también representan estos datos. Los diarios de nómina se utilizan en lugar del libro mayor cuando se requiere información de nómina más granular, como durante una auditoría.
¿Es el diario de nómina lo mismo que el registro de nómina?
Los diarios de nómina y los registros de nómina son similares en el sentido de que ambos registran transacciones financieras relacionadas con los empleados, pero no son idénticos. En comparación con los diarios de nómina, los registros de nómina a menudo presentan información más granular sobre el pago y los beneficios de cada empleado. El acceso al registro de nóminas suele estar restringido a las personas autorizadas dentro de una empresa, como un administrador de nóminas, debido al volumen de información confidencial que contiene.
¿Quién prepara el Registro de Nómina?
El registro lo puede hacer usted, el contador o el departamento de recursos humanos, según el tamaño de su empresa. Es imprescindible para cualquier propietario de una empresa, ya que le ayuda a realizar un seguimiento de uno de sus mayores desembolsos: sueldos y salarios.
¿Qué es una hoja de nómina?
Una hoja de salario, también conocida como hoja de nómina o simplemente hoja de nómina, es una contabilidad completa de todas las compensaciones adeudadas a los trabajadores por los servicios prestados dentro de un período de tiempo determinado. También es posible leerlo como un talón de pago.
¿Cuál es la diferencia entre salario y nómina?
El salario de un empleado es la cantidad anual que se le garantiza que recibirá de su empleador, mientras que la nómina y la infraestructura de la nómina son los sistemas utilizados para realizar un seguimiento de las ganancias y deducciones de los empleados.
¿Cómo se hace la contabilidad de nómina?
- Resumir los salarios adeudados.
- Ingrese los cambios de empleado.
- Calcular impuestos.
- Calcular las deducciones salariales.
- Deducir pagos manuales.
- Crear un Registro de Nómina.
- Imprimir cheques de pago.
- Pague por Depósito Directo.
Consideraciones Finales:
Un registro de nómina es una herramienta útil para realizar un seguimiento de las transacciones relacionadas con la nómina. Todos sus compromisos monetarios para el plazo se desglosan con gran detalle. Puede pagar a sus empleados a tiempo y proporcionar la información requerida por el IRS y la SSA para cumplir con las regulaciones de impuestos sobre la nómina de manera oportuna si utiliza el software de nómina. No puede administrar adecuadamente su empresa o pagar a sus empleados o cumplir con las normas federales sin la información contenida en un registro de nómina. Es una herramienta útil para tener como parte de su proceso regular de nómina porque le permite revisar su trabajo y asegurarse de que todo sea correcto. Piense en invertir en un software de nómina que haga que generar un informe de registro de nómina sea pan comido.
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Referencias
