La orden de compra es la columna vertebral del negocio tanto para los vendedores como para los compradores. Estos documentos son legalmente vinculantes e indican la intención del cliente de comprar y actúan como un registro de los detalles del pedido. Todos los que participen en su creación y transferencia deben vigilar de cerca estos archivos. Entonces, ¿cuáles son algunos buenos métodos para controlar, guardar y mantener sus órdenes de compra en orden? Un número de orden de compra es el primer paso para poder hacer cualquiera de esas cosas. Siga leyendo para saber qué es un número de orden de compra en una factura y qué es un generador de número de orden de compra. También agregamos las diferencias entre un número de orden de compra y un número de factura.
¡Vamos a bucear!
¿Qué es una orden de compra?
Los bienes y servicios que un comprador desea adquirir se detallan en una orden de compra (PO), que es un documento enviado por el cliente al vendedor. Si el vendedor acepta la orden de compra, se convierte en un contrato vinculante.
Una orden de compra debidamente documentada incluye elementos tales como:
- Fecha del pedido
- La descripción de los bienes o servicios.
- Cantidad de los bienes o servicios
- Términos de pago
- Información de contacto del comprador y del vendedor
- Número de orden de compra único
¿Cómo trabajan?
Una orden de compra (PO) es un documento emitido por el comprador del producto o servicio al comienzo de una transacción. Se incluyen los bienes o servicios que se intercambian, su monto y el precio acordado. Una orden de compra bien ejecutada debe ser lo suficientemente detallada para que el vendedor no tenga preguntas. La orden de compra es vinculante para ambas partes porque ha sido autorizada por ellas. El número de orden de compra, ubicado en la parte superior del formulario, se utilizará en todas las comunicaciones posteriores con el cliente, incluidas las llamadas telefónicas, los documentos de envío y la facturación.
Después de que el proveedor cumpla con la orden de compra, enviará una factura. La factura es la factura final. Se enumerarán la cantidad y el precio de los bienes y servicios suministrados por el proveedor. También se incluirá el número de orden de compra para indicar que esta venta fue autorizada con anterioridad. El comprador está obligado a realizar el pago de acuerdo con los términos acordados originalmente en el momento de la recepción (el vendedor, por ejemplo, puede estipular que todos sus proveedores sean pagados dentro de los 30 días).
¿Qué es un número Po?
Un número de orden de compra es un número especial que se asigna a una orden de compra, que es una declaración formal de la intención de un cliente de adquirir algo de un vendedor y cubre los detalles de la transacción. Tanto el vendedor como el cliente se beneficiarán de tener un identificador único para cada pedido realizado o recibido. Los compradores confirman su intención de comprar bienes o servicios emitiendo órdenes de compra a los vendedores. Los precios y los requisitos de cantidad se encuentran entre los detalles incluidos en el documento. La aceptación de una orden de compra por parte de un proveedor constituye la aceptación casi total de los términos y condiciones incluidos en la misma.
Es crucial que las empresas vigilen sus órdenes de compra. Esos registros son bastante importantes desde un punto de vista legal. Además, ayudan a las empresas a mantener registros financieros precisos y, a menudo, son cruciales para el buen funcionamiento de una empresa, especialmente las más pequeñas.
Aquí es cuando los números de orden de compra entran en juego. Facilitan el almacenamiento y la recuperación de órdenes de compra por ambas partes, facilitando la rendición de cuentas de vendedores y compradores con respecto a los detalles de la orden y facilitando los procesos de auditoría y contabilidad.
Cómo obtener un número de pedido
El establecimiento de un número de orden de compra se puede hacer de diferentes maneras. Es posible que ciertas empresas, especialmente aquellas con menos recursos, puedan crear sus propias plantillas de órdenes de compra y emitir números de orden de compra para órdenes y facturas una por una.
Sin embargo, las empresas más grandes pueden tener que lidiar con un volumen de transacciones sustancialmente mayor, lo que hace que el proceso ineficiente y lento de ingresar manualmente los números de las órdenes de compra sea insostenible.
Debido a esto, muchos servicios de contabilidad en línea pueden producir detalles de órdenes de compra automáticamente, como números de orden de compra para cada artículo. Hay dos enfoques principales entre los que puede elegir al crear un sistema de numeración de órdenes de compra: manual y automático.
Sistema de número de orden de compra manual
Puede tener la libertad de generar su propio sistema de número de orden de compra manualmente si administra una pequeña empresa con un bajo volumen de órdenes de compra. El código puede constar de letras, números y guiones en cualquier orden que tenga sentido para usted como líder de la empresa. Por otro lado, si necesita un número de pedido de compra más sustancial, puede hacer que el sistema lo genere en función de la fecha de creación del pedido. Independientemente del camino que tome, siempre debe anotar el nombre del proveedor, los datos esenciales del pedido y la fecha de validez en un lugar diferente. Siga haciendo esto incluso cuando le den instrucciones.
Realice un seguimiento de sus clientes, pedidos y pagos en una ubicación central al registrar la información pertinente sobre cada orden de compra en una hoja de cálculo de Excel.
Generador automático de números de orden de compra
La gestión de las órdenes de compra y los gastos de la empresa se vuelve cada vez más complicada a medida que aumenta el gasto corporativo. Eventualmente, se vuelve ineficiente y lleva mucho tiempo dar a cada pedido un código único a mano. Afortunadamente, hoy en día existen numerosas soluciones de contabilidad basadas en la nube de bajo costo, cada una de las cuales viene equipada con su propia capacidad de asignación y generación de números de orden de compra (PO) automatizada.
Generador de Números Po
El término “generador de números de orden de compra” no cubre una amplia gama de opciones, especialmente cuando se trata de recursos que se pueden comprar. Si utiliza una solución de contabilidad basada en la nube o un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) para administrar sus finanzas, no tendrá problemas para obtener números de órdenes de compra para incluir en sus facturas y órdenes de compra.
Puede usar un generador de números de órdenes de compra aleatorios o una técnica de generación de números aleatorios para generar números de órdenes de compra si los hace manualmente o en una aplicación como Excel y no necesita que sean secuenciales o de cierta longitud.
Con ese fin, suele ser una buena idea utilizar un software especializado de contabilidad o de planificación de recursos empresariales para crear órdenes de compra y, por extensión, números de órdenes de compra. Un sistema como ese puede ahorrarle mucho tiempo y trabajo, por lo que probablemente valga la pena la inversión a menos que su volumen de ventas sea extremadamente bajo.
Dónde poner el número de orden de compra en una factura
La práctica más común es incluir un número de orden de compra en la parte superior de una factura para que se pueda hacer referencia a ella de manera rápida y sencilla. El lugar donde coloque el número de orden de compra en su plantilla depende del tipo de negocio que administre.
Número de orden de compra frente a número de factura
Un número de orden de compra y un número de factura parecen similares a primera vista. Hay varias distinciones entre un número de orden de compra y un número de factura a pesar de que contienen información y condiciones de pago idénticas. Las siguientes son las diferencias entre un número de orden de compra y un número de factura:
#1. La autoridad emisora del documento
La facturación se produce después de que un consumidor emite una orden de compra a un proveedor.
#2. Estatus legal
Si bien son útiles para rastrear envíos y exigir el pago, las facturas no tienen otro propósito legal en el proceso de compra. A menos que se utilice para respaldar la orden de compra, no se puede utilizar como instrumento financiero ni en un tribunal civil porque no es un acuerdo entre el comprador y el vendedor.
#3. Cómo se usan
El propósito de una factura es devolverle al comprador la responsabilidad de pagar antes de la fecha de vencimiento. Cuando se acerca la fecha de vencimiento y el vendedor aún no ha recibido el pago de la carga, puede enviar un correo electrónico de recordatorio. La factura también puede servir como un recordatorio amistoso de pago por parte del vendedor. Por el contrario, una orden de compra permite al comprador especificar la cantidad y la fecha de entrega del producto que necesita del proveedor.
#4. Lo que especifican
Las facturas que detallan el contenido de los envíos son una práctica estándar. Se generan múltiples facturas con números de serie únicos cada vez que el proveedor envía más de un paquete.
Aquí hay más diferencias entre un número de orden de compra y un número de factura
| numero postal | Número de factura |
| Confirmación de pedido enviada por el comprador al vendedor | Recordatorio de pago enviado por el proveedor al comprador. |
| Generado cuando el comprador realiza un pedido. | Generado después de que se completa el pedido. |
| Define los términos de una compra. | Define la confirmación de una venta |
| Evita el exceso de inventario | Evita duplicados y sobrepagos |
| Facilita el seguimiento del inventario | Ayuda a calcular el gasto y los impuestos |
Similitudes entre orden de compra y factura
Es fácil confundirse entre órdenes de compra y facturas porque suenan similares. Ambos implican el intercambio de información sobre un producto o servicio con fines comerciales. Sin embargo, el momento de estos eventos es distinto. Comparten muchas similitudes, pero también hay importantes distinciones que deben hacerse.
En la mayoría de los casos, una orden de compra y una factura se pueden usar indistintamente. Existen algunos paralelismos clave entre las órdenes de compra y las facturas, a pesar de sus muchas diferencias:
- Ambas son formas de publicidad relacionadas con la compra de productos.
- Son cruciales para reducir los gastos innecesarios.
- Permiten una mayor transparencia en el procedimiento de compra.
- Los detalles básicos de pedidos, entregas, proveedores y precios están incluidos en ambos.
- Ambos Acuerdos de Compra son Documentos Legales Vinculantes
¿Qué función cumplen la factura y la orden de compra en una empresa?
Aunque pueda parecer trabajo adicional, las órdenes de compra y las facturas son documentos financieros esenciales que ayudan a una empresa a mantenerse al tanto de sus necesidades de compra a medida que crece la demanda y se desarrolla la relación comprador-vendedor.
No puede elegir entre una orden de compra y una factura porque ambos son cruciales. A pesar de que legalmente hablando, las facturas son esenciales, las órdenes de compra ofrecen aclaraciones muy necesarias y ayudan a evitar problemas.
El uso de órdenes de compra y facturas minimizará los malentendidos al describir claramente los resultados esperados de la transacción, independientemente de las fluctuaciones en la demanda o el grado de complejidad del proceso de compra subyacente.
Por qué digitalizar la gestión de órdenes de compra y facturas
La gestión manual de órdenes de compra y facturas es sencilla al principio cuando una empresa es pequeña y la cantidad de compras es modesta. Sin embargo, a medida que el negocio se expande, también lo hace la cantidad de compras que realiza. Comprender las similitudes y variaciones entre las órdenes de compra y las facturas tampoco ayudará mucho.
Cada vez es más tedioso y propenso a errores para las empresas procesar manualmente el creciente número de órdenes de compra y facturas que reciben por correo electrónico, fax, correo postal, etc. Incluso si parece una información menor, es crucial para el éxito de el proceso en su conjunto.
Los sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI) pueden ser costosos y algunas empresas simplemente no pueden permitirse implementar un sistema de este tipo con sus proveedores. Las soluciones de compras permiten a las empresas proteger la información incluida en las facturas de las órdenes de compra. Para agilizar y mejorar la efectividad de sus procedimientos de adquisición más fundamentales, las empresas de todos los tamaños pueden usar este software para administrar cosas como órdenes de compra y facturas.
¿Por qué es importante el número de orden de compra?
Ya sea usted el comprador o el vendedor, la orden de compra es un aspecto integral de la transacción comercial que requiere su atención y cumplimiento en todo momento.
Asignar a cada orden de compra un número de orden de compra distinto facilita un seguimiento de la orden más fácil y preciso. Si un cliente tiene un problema con una compra que se realizó hace meses, la orden de compra y la factura asociada se pueden ubicar con una simple búsqueda utilizando el número de orden de compra.
El mismo beneficio está disponible si su empresa realiza el pedido y emite el número de orden de compra. Un código fácil de generar y compras rápidas de encontrar y verificar son beneficios de usar un esquema de numeración de orden de compra. Los pagos duplicados, la presentación incorrecta y otros errores contables se evitan cuando se utiliza un número de orden de compra.
El éxito a largo plazo de su empresa depende de la prestación de servicios legítimos y proporcionados por profesionales capacitados. Entregar el artículo equivocado o facturar incorrectamente a un cliente puede tener efectos devastadores en el buen nombre y el resultado final de una empresa.
Aquí hay más razones por las que un número de orden de compra es importante:
#1. Confianza y Verificación
Incluso a medida que se desarrolla la confianza mutua entre un comprador y un vendedor, cada transacción aún requiere garantías de pago y entrega. Una orden de compra reduce la probabilidad de confusión y responsabiliza a todas las partes. A medida que los negocios evolucionan, las suposiciones subyacentes sobre las que se fundaron pueden cambiar. La consistencia de este conocimiento se facilita a través de las órdenes de compra.
# 2. Organización
La expansión de la base de clientes de una empresa aumenta la dificultad de cumplir con los pedidos. En una organización grande, no es tan simple como escribir las instrucciones y entregárselas a un empleado para que las lleve a cabo. Hacer que todos sus clientes usen un sistema de orden de compra que usted pueda monitorear puede mantenerlos contentos y traerle negocios adicionales.
#3. Responsabilidad
Una orden de compra puede simplificar los procesos de compra y venta de una empresa. Al formalizar las condiciones del trato por escrito, es más probable que tanto el vendedor como el comprador cumplan con los compromisos que han hecho. Además, facilita al vendedor el seguimiento del progreso de las ventas de los artículos y la conciliación de los pedidos no cumplidos. El uso de órdenes de compra beneficia a ambas partes.
¿Quién proporciona un número de orden de compra?
Cada orden de compra recibe un identificador especial conocido como "número de orden de compra". Es responsabilidad del comprador crear este documento, que será utilizado por ambas partes durante todo el proceso de venta. Los vendedores a menudo incluirán el número de orden de compra en la factura de venta para verificar que le están cobrando al cliente correcto por la compra correcta.
¿Cómo uso un número de orden de compra?
Para cada orden de compra, se genera un número de PO (Orden de Compra) individual. La orden de compra especifica los bienes y servicios que una empresa desea adquirir de un proveedor determinado. Tanto el comprador como el vendedor volverán a consultar el número de orden de compra a medida que avanza el trato.
¿Cómo encuentro mi número de orden de compra?
El número de orden de compra es un número legalmente vinculante ubicado en el documento de orden de compra. Una orden de compra es un documento comercial inicial que especifica los bienes o servicios a entregar, junto con sus cantidades y precios.
¿Cuántos dígitos tiene un número de orden de compra?
Un número de orden de compra incluirá entre cuatro y seis dígitos. El número de orden de compra puede tener cualquier combinación de letras, dígitos y guiones.
¿Cuál es la diferencia entre un número de orden de compra y un número de pedido?
El número de orden de compra de una orden de compra (o número de pedido) es un identificador de identificación especial generado por la empresa compradora. La gerencia de la empresa puede crear el código a mano, o el programa podría hacerlo automáticamente.
Consideraciones Finales:
El comprador a menudo asignará un número de identificación especial conocido como número de orden de compra a cada orden de compra. La gestión de la empresa o el software de contabilidad de la empresa puede generar el código de forma manual o automática. A medida que avanza la transacción, se hará referencia al número de orden de compra en las llamadas telefónicas del cliente, en los formularios de envío y, ocasionalmente, en la factura de venta correspondiente para garantizar la precisión.
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Referencias
