Die Führung eines Vereins erfordert viel Arbeit für ein häufig ehrenamtliches Amt. Als Verbandsmanager könnten Sie sich häufig mit Aufgaben überfordert fühlen, darunter die Erweiterung der Mitgliedschaften, die tägliche Verwaltung, die Mitgliederkommunikation und die Personalverwaltung. Trotz ihrer Bemühungen erzielen viele Verbände selten die gewünschten Ergebnisse. Durchschnittlich 52 % der Mitglieder sind laut einiger Statistiken aus dem Statusbericht 2022 des Community-Managements inaktiv. Nur 11 % teilen aktiv, während 7 % handeln und reagieren. Obwohl es dafür verschiedene Ursachen gibt, sind sie nur Symptome des größeren Problems – schlechtes Assoziationsmanagement. Da COVID-19 die meisten Operationen gezwungen hat, online durchgeführt zu werden, können Verbandsverwaltungssysteme helfen, indem sie Ihre Verbandsverwaltung übernehmen.
Was sind Association Management Systeme (AMS)?
Das All-in-One-Verwaltungstool, das als AMS oder Verbandsverwaltungssysteme bekannt ist, umfasst eine Plattform zum Organisieren von Veranstaltungen, einen Website-Builder für Organisationen, eine Online-Kontaktdatenbank, ein Kommunikationssystem (E-Mail) und mehr.
Wenn Sie einen Verband verwalten, kann AMS Ihnen praktisch Ihre gesamte Verwaltungsarbeit abnehmen, indem es:
- Verarbeiten Sie schnell Spenden, Gebühren und Online-Zahlungen.
- Etablieren Sie Zahlungs- und Erinnerungssysteme für die Online-Registrierung von Veranstaltungen.
- Die Verwendung automatisierter Rechnungen, E-Mails und Newsletter verbessert die Kommunikation der Mitglieder.
- Erstellen Sie eine ausgefeilte, einfach zu erstellende Website, auf der Sie einen Nachrichtenbereich, Ankündigungen, Ressourcen, ein Mitgliederverzeichnis, einen Veranstaltungskalender und mehr veröffentlichen können.
- Pflegen Sie eine aktualisierte, durchsuchbare und umfassende Kontaktdatenbank.
- Erstellen Sie schnell und einfach Mitgliedschaftsübersichten, Analysen und Finanzberichte.
- Durch die Automatisierung vieler weiterer Verwaltungsaufgaben kann Ihr Unternehmen Zeit und Geld sparen.
Worauf Sie bei Verbandsverwaltungssystemen achten sollten
Das AMS, das die Anforderungen Ihres Unternehmens am besten erfüllt, ist letztendlich die beste Option.
Der Vergleich von Möglichkeiten ist ziemlich einfach; Sie sollten jedoch die folgenden Faktoren berücksichtigen, um die beste Option für Sie zu finden:
- Gibt es Anlaufkosten? Wie hoch sind die Supportkosten? Zusätzliche Transaktionskosten?
- Ist das System einfach zu erlernen?
- Wie schnell soll die Software konfiguriert werden?
- Welche Spezialfunktionen würden Sie benötigen?
- Benötigen Sie eine Integration mit anderen Plattformen wie WordPress oder QuickBooks?
- Ist das System sicher?
Was sind die Funktionen von Association Management Systemen?
Achten Sie bei der Auswahl einer Verbandsverwaltungssoftware genau auf die folgenden Merkmale:
#1. Mitgliederverwaltung
Sie sollten Informationen über Ihre Mitglieder in der Kontaktdatenbank Ihres AMS speichern, ändern und verwenden können.
Ihre Website sollte die Datenbank sofort mit den neuen Informationen aktualisieren, wenn sich neue Mitglieder anmelden.
Einige Systeme ermöglichen es Mitgliedern, auf ein Portal nur für Mitglieder auf Ihrer Website zuzugreifen und ihre Informationen zu aktualisieren, was ebenfalls hilfreich sein kann.
#2. Zahlungsabwicklung und -verwaltung
Sie sollten in der Lage sein, Zahlungen wie Mitgliedsbeiträge, Beiträge und Eintrittsgelder für Veranstaltungen mit Ihrem AMS zu empfangen und abzuwickeln.
Quittungen und Mahnungen sollen automatisch versendet werden können.
#3. Webseitenersteller
Sie sollten in der Lage sein, Ihre Website mit dem Drag-and-Drop-Builder zu erstellen und zu bearbeiten, der in Ihrem AMS enthalten ist.
Darüber hinaus sollten Ihre Website und Ihre Kontaktdatenbank nahtlos zusammenarbeiten.
#4. E-Mail Marketing
Sie sollten in der Lage sein, Ihre Listen nach bestimmten Attributen zu unterteilen und manuelle und automatische E-Mails an Ihre Mitglieder zu senden (z. B. abgelaufene Mitglieder, bald ablaufende Mitglieder, Veranstaltungsteilnehmer usw.).
#5. Eventmanagement
Es sollte für Ihre Mitglieder möglich sein, zukünftige Veranstaltungen zu sehen, sich anzumelden, Tickets zu kaufen und Benachrichtigungen vor und nach der Veranstaltung zu erhalten.
#6. Buchhaltung und Finanzen
Sie sollten in der Lage sein, Ihre erhaltenen und voraussichtlichen Gelder (Mitgliedsbeiträge, Geschenke usw.) nachzuverfolgen und einen allgemeinen Überblick über die finanzielle Situation Ihres Unternehmens zu haben.
#7. Berichterstattung und Analyse
Berichte und KPIs, die für die Entwicklung Ihres Unternehmens entscheidend sind, sollten für Sie leicht zugänglich sein (Umsatz, Veranstaltungsteilnehmer, neue Mitglieder usw.)
Personalisieren Sie das Association Management Systems
Führende mitgliederorientierte und missionsorientierte Organisationen erhalten Unternehmenssoftware und Servicelösungen von Personifizieren, wodurch sie den Mitgliederwert durch erstklassige Technologie und bewährte Verfahren der Branche steigern können.
Suchen Sie einen engagierten, mitfühlenden Partner, der Sie in Ihrer Entwicklung unterstützt? Personify kann seine Community Experience-Lösungen anpassen, kombinieren und modifizieren, um sie an Ihre sich ändernden Anforderungen anzupassen und stärkere Bindungen innerhalb Ihrer Nachbarschaft zu fördern. Sie hören gerne zu und nichts macht sie glücklicher, als die Bindungen zu stärken, die Ihren Erfolg untermauern.
Beste Verbandsverwaltungssysteme
#1. WildAprikose
Jeden Tag hilft WildApricot Tausenden von Verbänden bei der Verwaltung ihrer Mitglieder.
Zu den Funktionen gehören eine mobile App, ein Mitgliederverzeichnis, ein Bereich nur für Mitglieder, ein automatisiertes Zahlungssystem für Mitglieder und ein Drag-and-Drop-Website-Builder. Aufgrund der offenen API von WildApricot und der WordPress- und Quickbooks-Konnektivität können Sie das Programm an Ihre individuellen Anforderungen anpassen.
- Die Preise beginnen bei $48/Monat
- Kostenloser Basisplan
- Kostenlose 30-Tage-Testversion
#2. MC-Handel
Die All-in-One-Mitgliederverwaltungssoftware MC Trade von MemberClicks ist für Handelsverbände und Wirtschaftskammern konzipiert. Es verfügt über umfangreiche Mitgliederdatenbanken, automatische Buchhaltungssysteme und detaillierte Berichte. Damit Sie AMS optimal nutzen können, bietet MemberClicks auch Systemschulungen an.
- Preise auf Anfrage erhältlich
- Demo auf Anfrage erhältlich
#3. MC-Profi
Die ideale Lösung für Berufsverbände ist MC Professional von MemberClicks. Seine Funktionen sind darauf ausgerichtet, neue Mitglieder zu gewinnen, die Mitgliederbindungsraten zu erhöhen und Aktivitäten zur Mitgliederverwaltung zu automatisieren. Darüber hinaus ist es eine fantastische Wahl für Organisationen, die zahlreiche Veranstaltungen veranstalten.
- Preise auf Anfrage erhältlich
- Demo auf Anfrage erhältlich
#4. Drei sechzig
Einer der führenden Anbieter digitaler Lösungen für Verbände, Wohltätigkeitsorganisationen und Gesundheits- und Wellnessgruppen ist ThreeSixty von Personify. Einige der größten Verbände in den USA, wie der YMCA, die Alzheimer's Association und die National Association of Secondary School Principals, verwenden sie für das Verbandsmanagement.
- Preise auf Anfrage erhältlich
- Demo auf Anfrage erhältlich
#5. 123Anmeldung
Die Vereinsmanager-Software von 123Signup hat viele Funktionen, die Ihre Mitgliedschaft automatisieren können. Es ist wichtig, den Überblick über die Finanzen, Registrierungen, Umfragen, Spenden und Bildungskredite Ihrer Organisation zu behalten.
- $299 Einrichtungsgebühr + eine von zwei Optionen:
- $49-$189 pro Monat + $0.30-$0.35 pro Mitglied
- 1.50 $ + 2 % pro Transaktion
- Demo auf Anfrage erhältlich
#6. Euklid ClearVantage
Mit über 25 Modulen für Mitgliedschaft, Veranstaltungen, Produkte/Inventar, Zertifikate, Papiere, Fundraising, Finanzen und mehr ist ClearVantage von Euclid ein umfassendes Verbandsverwaltungssystem. Sie machen es einfach, sich ein vollständiges Bild von jedem Mitglied anzusehen, einschließlich seiner Hobbys, früheren Verhaltensweisen, Einkäufe usw.
- 10,000 $ Einrichtungsgebühr, Pläne beginnen bei 1,075 $ pro Monat
- Demo auf Anfrage erhältlich
#7. Exware
Exware ist ein unkompliziertes Verbandsverwaltungsprogramm, das eine Menge Funktionen bietet, wie z. B. Stellenausschreibungen, Spendenseiten mit Kampagnenzielen, E-Newsletter mit verfügbaren Statistiken, ein Kleinanzeigenmodul und mehr.
- Preise auf Anfrage erhältlich
- Demo auf Anfrage erhältlich
Softwareunternehmen für Verbandsverwaltung
Association Management Companies (AMCs) sind gewinnorientierte Organisationen, die Verbände beaufsichtigen, um ihre Expansion und ihren Erfolg zu unterstützen. Fachgesellschaften, Handelsverbände, gemeinnützige Organisationen und philanthropische Organisationen können dank ihrer Erfahrung, ihrer Mitarbeiter und ihrer Ressourcen ihre täglichen Geschäfte erfolgreich führen und ihre langfristigen Ziele fördern. AMCs bieten Verbänden ein hohes Maß an Fachwissen und Verantwortung, damit sie den Wert und die Relevanz ihrer Organisation für die Mitglieder weiter steigern können.
Der AMC-Ansatz ermöglicht es, alle Dienstleistungen auf bestimmte Ziele zuzuschneiden. AMCs nutzen gemeinsame Ressourcen mehrerer Verbandskunden, um die Mittel und Fähigkeiten zu erhöhen, einschließlich Mitgliedschaft, Marketing, Finanzen und anderen Bereichen, unabhängig davon, ob Ihre gemeinnützige Organisation nach Full-Service-Management oder spezifischen Dienstleistungen wie strategischer Planung, Mitgliedschaftsentwicklung, Kommunikation usw. sucht mehr.
Gemeinnützige Organisationen können stark vom Wissen und der Erfahrung der Mitglieder des AMC Institute profitieren. AMC Institute Durch bewährte Best Practices bieten AMCs eine Fülle von Erfahrungen im Verbandsmanagement. Sie verfügen über umfangreiche und vielfältige Fähigkeiten und Kenntnisse, da sie mehrere Verbände beaufsichtigen.
AMCs sind eine ausgezeichnete Wahl für die Verwaltung vieler gemeinnütziger Organisationen, da sie ihren Kunden unübertroffene Flexibilität, Agilität und finanzielle Vorteile bieten.
Die Arbeit mit AMCs kann hauptsächlich auf zwei Arten erfolgen:
#1. Rundumservice:
Viele AMCs fungieren als Hauptsitz der Organisation und stellen eine erfahrene Führungskraft zur Verfügung, die mit einer einzigartigen Kombination aus anderen AMC-Personalressourcen zusammenarbeitet, den täglichen Betrieb verwaltet, Mitglieder unterstützt und als öffentliches Gesicht der Organisation fungiert, alles mit Mitarbeitern, die sind Experten in den kritischen und erfolgsentscheidenden Bereichen Verbandsmanagement und Betrieb.
Die Beibehaltung eines AMC kann zu einer erhöhten Kaufkraft, einer erhöhten Mitarbeiterproduktivität und geringeren Gemeinkosten führen, die in dieser Wirtschaft von Bedeutung sind. AMCs bieten schlüsselfertiges Management für alle Betriebsbereiche, einschließlich Tagesgeschäft, Mitgliedschaft, Marketing und Richtlinienerstellung (einschließlich Personal, Büroflächen, Ausrüstung, Verträge, Technologien und Mitgliederdienste).
#2. Ausgelagerte Dienstleistungen:
Da AMCs Service-Skalierbarkeit bieten – Mitarbeiter und Ressourcen dort, wo und wann sie benötigt werden – bevorzugen Unternehmen häufig eine Outsourcing-Strategie. AMC-Mitarbeiter arbeiten als Erweiterung des Personals, um die individuellen Bedürfnisse eines Kunden zu erfüllen, da sie Experten für Association Management Services sind. AMC kann Exekutiv-, Verwaltungs- und Finanzmanagement, strategische Planung, Mitgliederentwicklung, öffentliche Angelegenheiten und Lobbying, Bildung und berufliche Entwicklung, statistische Forschung, Meeting-Management sowie Marketing- und Kommunikationsdienste auslagern.
Vorteile Softwareunternehmen für Verbandsverwaltung
AMCs bieten eine Vielzahl von Vorteilen und Vorteilen, wie zum Beispiel:
Betriebliche und personelle Vorteile:
- kundenspezifisches Personal und Dienstleistungen
- breites Erfahrungsspektrum
- Verbesserte Personal- und Ressourcenallokation Tägliches und kontinuierliches Personalmanagement
- Bewährte Best Practices im Management und erstklassige Tools und Ressourcen
Finanzielle/geschäftliche Vorteile:
- Effizienzgewinne durch die Nutzung gemeinsamer Ressourcen
- gesteigerte Kaufkraft
- verringertes Geschäftsrisiko
Langfristige Vorteile:
- Größere Mitgliederzufriedenheit als Ergebnis der Professionalität und Reaktionsfähigkeit der Mitarbeiter. Freiheit vom Tagesgeschäft, um den Fokus des Vorstands auf Mission und Strategie zu bewahren
- Einschließlich modernster Taktiken und Konzepte
- Skalierbarkeit, um eine zukünftige Expansion oder Kontraktion der Organisation zu ermöglichen
Zusammenfassung
Das von Ihnen gewählte AMS wirkt sich auf Ihre Produktivität, die Mitgliedschaftserfahrung und die Expansion Ihrer Organisation aus. Budget, erwartete Mitgliedergröße und Bereitschaft zur Zahlung von Einrichtungs- oder Transaktionsgebühren sind wichtige Faktoren, die es zu berücksichtigen gilt.
Sie können auch über die Zusammenarbeit mit einer Verbandsverwaltungsgesellschaft nachdenken, wenn Sie über ein beträchtliches Budget verfügen und einen eher praxisorientierten Ansatz bevorzugen.
Verbandsverwaltungssystem FAQs
Was macht die AMS-Software?
Organisationsmanagementsoftware, kurz AMS, ist ein umfassendes Managementtool, das eine Plattform für die Organisation von Veranstaltungen, einen Website-Builder für Verbände, eine Online-Kontaktdatenbank, Kommunikationstools (E-Mail) und mehr umfasst.
Was sind Assoziationssysteme?
Assoziationssysteme sind Ansammlungen oder Bahnen von Nervenfasern, die zahlreiche Teile einer einzigen Unterteilung des Zentralnervensystems verbinden, wie beispielsweise die verschiedenen Regionen der Großhirnrinde oder die verschiedenen Rückenmarkssegmente.
Ist AMS ein ERP-System?
Die Microsoft Dynamics AX-Plattform ist die Grundlage für die ERP-Softwarelösung (Enterprise Resource Planning), bekannt als Advanced Manufacturing Software (AMS).
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Bibliographie
