Reisemanagement-Tools können Ihnen dabei helfen, die Bedürfnisse Ihrer Kunden besser zu verstehen, was zur Erstellung und Visualisierung von auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Werbestrategien verwendet werden kann. Sie können ein Reisemanagementsystem mit der Zentraleinheit (CPU) Ihres Computers vergleichen. Da es sich um ein so wichtiges System handelt, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die richtige Plattform für die Reisen Ihres Unternehmens verwenden. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die besten kostenlosen Tools, die Sie bei der Suche nach Reisemanagement-Software verwenden können.
Was ist ein Reisemanagementsystem?
Ein Reisemanagementsystem (TMS) ist eine umfassende Softwareplattform, die die Verwaltung aller Aspekte der Reisebranche erleichtert, von Dienstleistern bis hin zu Buchungen, Preisverfolgung, Bestandsanalyse und mehr.
Diese kostenlose Reiseverwaltungssoftware kann alle Arten von Reisen wie Hotels, Autos, Busse, Züge und Flugzeuge sowie Einzel- oder Gruppenreisepakete umfassen. Unternehmen nutzen diese Tools, um Kaufentscheidungen zu rationalisieren, Reisekostenabrechnungen von Mitarbeitern zu zentralisieren und Budgets für das Reisemanagement des Unternehmens zu verwalten. Das Reisemanagementsystem ermöglicht es Benutzern, Reisekäufe zu buchen und zu melden, ohne Agenten zu verwenden oder selbst gekaufte Quittungen einzureichen.
Darüber hinaus verbessert diese Software die Transparenz zwischen Managern und Mitarbeitern in Bezug auf Geschäftsreisen und ermöglicht es Buchhaltern und Managern, Berichte zu erstellen und Mitarbeiter zu erstatten. Es stellt auch sicher, dass arbeitsbedingte Reisen der Mitarbeiter den Unternehmensrichtlinien entsprechen. Obwohl Produkte in dieser Kategorie häufig mit Spesenverwaltungs- und Kilometerverfolgungsfunktionen integriert sind oder diese enthalten, konzentriert sich die kostenlose Reiseverwaltungssoftware ausschließlich auf die Berichterstattung über Reisekosten.
Welche Rolle spielen Travel Management Services?
Neben Flug- und Hotelreservierungen bietet das TMC Flugzeugcharter, Flughafenlounges, Parken und Transfers, Hotelbettanfragen, Mietwagen, Chauffeure, Geldwechsel, Gruppenreisen, Hotelrückerstattungen, Versicherungen, Urlaubsreisen, Schiffsreisen, Essen Anfragen, Meet and Greets, Pass- und Visabeschaffung, Bahntickets, Roadshow-Services und Veranstaltungsortsuche. Jede Buchung erfolgt gemäß der Reiserichtlinie des Unternehmens, die auf einer Datenbank mit Profilen von Reisenden und Mitarbeitern basiert.
Weitere häufig bereitgestellte Verwaltungsdienste umfassen MIS-Berichte, Kontenverwaltung, Risikomanagement, Kosten-/Ausgabenverwaltung, Reiseverfolgung/-sicherheit und die Einhaltung von Reiserichtlinien. Viele TMCs bieten jetzt Online-Selbstbuchungstools an, mit denen Organisationen ihre eigenen Flug- und Hotelreservierungen und -buchungen vornehmen können. Darüber hinaus arbeiten TMCs häufig Vorzugspreise und Mitgliedschaftsprämienprogramme mit Lieferanten und Anbietern aus.
Was sind die Funktionen der kostenlosen Reiseverwaltungssoftware?
Die kostenlose Reisemanagement-Software hat folgende Features:
- Hotel- und Flugreservierungen
- Erstellen von Master-Routen
- Individuelle Terminverwaltung
- Koordination der Zeitpläne der Teammitglieder
- Berichterstattung und Verfolgung von Reisekosten
- Zahlung und Meldung von Steuern
- Kalendersynchronisierung für Reisepläne
- Aufbewahrung von Reiseunterlagen
- Hilfestellung bei Flugannullierungen
- Aktualisierungen des Zustands des Ziels
- Reisende Sicherheit und Sicherheit
- Verwaltung von Reiserichtlinien
- Anwendung für mobile Geräte.
- Erinnerungen und Warnungen für Reisende
- Aktualisierungen der Wettervorhersage
Die Vorteile der Verwendung eines Reisemanagementsystems
- Sie können Leads automatisch Teammitgliedern zuweisen.
- Mit Hilfe einer Telefonie-Integration eines Drittanbieters können Sie Ihr CRM-System mit Ihrer bestehenden Telefonanlage verbinden.
- Sie haben die Möglichkeit, eingehende Leads als „heiß“, „warm“ oder „kalt“ zu kennzeichnen. Dies hilft Ihnen dabei, sich darauf zu konzentrieren, zuerst die heißesten Leads zu konvertieren.
- Wenn Sie Werbetafeln haben, können Sie diese mit Ihrer E-Mail verbinden, um Anrufe und E-Mails zu sammeln.
- Wenn ein Lead generiert wird, wird automatisch ein Kundenkonto erstellt, und wenn es sich um einen bestehenden Lead handelt, wird das alte Konto aktualisiert.
- Sie können auch Social-Media-Erwähnungen Ihres Unternehmens mit einfacher API-Integration verfolgen.
- Von einem bequemen Ort aus können Sie die Anzahl der von jeder Quelle generierten Leads verfolgen. Sie können auch die fruchtbarsten Methoden der Lead-Akquise identifizieren. Die Anrufe und E-Mails, die von Ihren Werbetafeln kommen, können direkt an Ihren Posteingang gesendet werden.
- Mit Reisemanagement-Tools können Sie Leads aus Website-Formularen, Pop-ups, sozialen Medien und Live-Chats sortieren, ohne mehrere Tabellenkalkulationen verwenden zu müssen. Beobachten Sie, wie Ihre Leads in Ihrem zentralen Posteingang ankommen.
Warum ist ein Reisemanagementsystem wichtig?
Ein gutes Reisemanagementsystem zentralisiert Reisedaten und Entscheidungsfindung und lässt sich in andere Geschäftskomponenten integrieren, wodurch der Betrieb verbessert wird.
Wie arbeiten Travel-Management-Unternehmen?
In der Regel umfasst dies das Definieren einer Reiserichtlinie, die Kommunikation mit Anbietern, das Vornehmen von Reservierungen und die Unterstützung bei der Überwachung und Verwaltung von Reisekosten und -ausgaben. Sie sind für die Abwicklung der Reisearrangements eines Kunden verantwortlich.
Was sind die Säulen des Reisemanagements?
Aufgrund der vielen beweglichen Teile und Überlegungen, die eine Reise sicher machen, können Reisemanagement-Tools komplex sein. Diese vier Säulen sind unerlässlich, um eine Geschäftsreise trotz der auftretenden Schwierigkeiten lohnend und erfolgreich zu gestalten.
#1. Sicherheit der Mitarbeiter
Die Sicherheit der Mitarbeiter während Geschäftsreisen hat für die meisten Unternehmen unabhängig von der Branche oberste Priorität. Das Wachstum des Geschäftsreisevolumens und Veränderungen aufgrund von Klimaveränderungen, Naturkatastrophen, terroristischen Aktivitäten, Unfällen und politischen Unruhen haben dazu geführt, dass Unternehmen ein umfassendes und strukturiertes Sicherheitsprogramm für Geschäftsreisen benötigen.
Administratoren von Geschäftsreisen können Lücken in Richtlinien schließen und ihre Unternehmen auf zukünftige Sicherheitsherausforderungen vorbereiten, wenn sicheres Reisen zunimmt. Präventive Initiativen zur Unterstützung von Mitarbeitern, wie Sicherheitsunterweisungen, Schulungen und Reisedokumente, können den Mitarbeitern ein Gefühl der Sicherheit vermitteln. Dies wiederum kann zu einer erhöhten Produktivität und Loyalität der Mitarbeiter führen und das Geschäft ankurbeln.
#2. Kosteneffizienz
Die Kosten für Geschäftsreisen sind für die meisten Unternehmen die zweithöchsten Betriebskosten. Geschäftsreisen sind sowohl für die Aufrechterhaltung als auch für den Ausbau eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung, und angesichts steigender Reisekosten wird es für Unternehmen immer wichtiger, die Effizienz ihrer verwalteten Reiseprogramme zu steigern.
Die Reisekosten einer Organisation umfassen viel mehr als nur die Kosten für Flugtickets. Organisationen müssen alle Reisebeschaffungs-, Verwaltungs- und Nutzungskosten berücksichtigen, um die finanziellen Gesamtauswirkungen zu bestimmen. Dies sind einige Beispiele:
- Front-End-Kosten: Dazu gehören die Gelder, die ein Unternehmen für „Sorgfaltspflicht“, „Reisemanagement“, „Beschaffung“, „Lieferant“ und „Vertragsverwaltung“ ausgibt.
- Reisekosten und Kosten: Die Reisekosten umfassen den Kauf von Tickets, Parkgebühren, Miet- oder Mietkosten für Fahrzeuge sowie Wartungs- und Kraftstoffkosten. Unterbringungskosten, Reisekosten und Versicherungsansprüche können zusätzliche Kosten verursachen.
- Backend-Kosten: Kosten für Rechnungsstellung und Spesenabrechnung, Verwaltungs- und Berichterstattungskosten sowie möglicherweise Prozesskosten sind weitere erhebliche Kosten bei internationalen Reisen, insbesondere angesichts der Volatilität der Wechselkurse.
#3. Produktivität
In der heutigen Arbeitsumgebung mit hohem Druck leiden 46 % der Belegschaft unter Stress aufgrund enger Fristen, Konflikte unter Kollegen, langer Arbeitszeiten usw. Mitarbeiter, die unter großem Stress stehen, erbringen schlechte Leistungen. Dies spiegelt sich in geringerem Arbeitsengagement, verringerter Produktivität und erhöhten Fehlzeiten wider. Geschäftsreisen können Mitarbeiter Variablen aussetzen, die außerhalb ihrer Kontrolle liegen, wie z. B. Flugverspätungen. Dies kann die Wahrscheinlichkeit von Stress erhöhen.
Es wurde festgestellt, dass 87 % der Geschäftsreisenden glauben, dass die Qualität ihrer Geschäftsreisen einen Einfluss auf ihre Geschäftsergebnisse hat. Der Zugang zu bestimmten Einrichtungen und Wi-Fi-Konnektivität ist für den modernen Geschäftsreisenden entscheidend für eine erfolgreiche Geschäftsreise. Lange Transitzeiten, feindliche Arbeitsumgebungen auf Reisen, ungünstige Hotelstandorte und Mahlzeiten können unter anderem Stress für einen Geschäftsreisenden verursachen.
Die Verfügbarkeit von Devisen ist jedoch aufgrund der Beschränkungen für das Mitführen von Fremdwährungen ein wichtiges Anliegen für internationale Reisende. Dies gilt insbesondere für Fernreisen mit mehreren Zielen. Geschäftsreisende müssen manchmal mehrere Währungen für solche Reisen mit sich führen, was stressig sein kann. Eine Forex-Reisekarte zu haben, kann diese Bedenken erheblich lindern.
Diese stressauslösenden Elemente können die Produktivität der Mitarbeiter verringern, indem sie ihren Seelenfrieden stören und sie von den Geschäftszielen ablenken. Mitarbeiter müssen sich in allen Phasen der Reise entspannt und erfrischt fühlen, um den Zweck einer Geschäftsreise zu maximieren. Dadurch können sie sich ausschließlich auf ihre Arbeit konzentrieren, was zu einer besseren Leistung führt. Über 90 % dieser Geschäftsreisenden stimmten zu, dass sich Geschäftsreisen auf ihre Arbeitszufriedenheit und Leistung auswirken. Dies gilt insbesondere für Millennials, die glauben, dass Geschäft und Vergnügen Hand in Hand gehen müssen, um produktiv zu sein.
#4. Transparenz
Die Geschäftsreisebranche hat wie jede andere Käufer und Verkäufer sowie ein Netzwerk von Partnern, die dazu beitragen, die Lücke zwischen Angebot und Nachfrage zu schließen. Die Lieferkette eines Reisekäufers ist komplex, an der Fluggesellschaften, Hotels, Transportanbieter, Technologieunternehmen, Zahlungsanbieter, GDS, TMCs und andere beteiligt sind. Diese Lieferanten und Partner haben nicht nur Verträge mit Käufern, sondern auch untereinander, was die Lieferkette noch komplexer macht. Fluggesellschaften und Hotels haben Vereinbarungen mit GDSs; GDS haben Vereinbarungen mit TMCs, und TMCs haben Vereinbarungen mit Fluggesellschaften und Hotels – die alle von der Vereinbarung jeder Partei mit dem Käufer getrennt sind. Zwischen diesen Teilnehmern besteht ein komplexes Netz von Abhängigkeiten.
Infolgedessen fließt ein komplexer und unmerklicher Strom von Zahlungen, Anreizen, Provisionen, Boni, Sonderregelungen, Rabatten, Verzichtserklärungen und Gefälligkeiten durch die gesamte Wertschöpfungskette. Dies stellt Travel Manager vor ein Problem. Mit dem Aufkommen von Online-Buchungen und der wachsenden Bedeutung der Sicherheit personenbezogener Daten muss sichergestellt werden, dass bei Geschäftsreisenden keine Datenlecks auftreten. Obwohl Vereinbarungen mit Dritten immer Vertraulichkeits- und Geheimhaltungsklauseln enthalten, müssen Unternehmen ihre Wirksamkeit sicherstellen.
Transparenz in Bezug auf die Zufriedenheit der Reisenden kann Unternehmen dabei helfen, nicht nur Mitarbeiter zu halten und zu gewinnen, sondern auch den ROI der Reise zu verbessern. Transparenz in den oben genannten Bereichen kann Travel Managern helfen, die Effektivität der Reisen ihres Unternehmens zu verbessern.
Welche Technologie verwenden Reisebüros?
Bei so vielen Technologien, die die Reisebranche ständig bombardieren, kann es schwierig sein, die Optionen und Gelegenheiten zu sortieren, um herauszufinden, was selbst den technisch versiertesten Reisebüros zugute kommt.
Mobile Technologie, soziale Medien und die menschliche Note gehören zu den wichtigeren Technologien, die ein Reisebüro verwenden muss. Die technisch versierten Agenten von heute müssen mobil sein, sich mit ihren Kunden verbinden und von jedem Gerät – Notebooks, Tablets und Smartphones – jederzeit und von jedem Ort aus auf wichtige Reisedaten zugreifen können.
Darüber hinaus werden die sozialen Medien nicht verschwinden, und ein Autor in der Branche sagte, dass Reisebüros „eine Persönlichkeit bekommen“ müssen. Bauen Sie eine Social-Media-Präsenz auf und integrieren Sie diese in Marketing- und Kommunikationsstrategien. Soziale Medien sind eines der wichtigsten Travel-Management-Tools, die große Unternehmen nutzen, um die Markenbekanntheit und die Kundenbeziehungen zu steigern.
Schließlich gibt es noch die menschliche Note. Keine Technologie auf dem Planeten kann jemals den Wert der menschlichen Berührung ersetzen. Computer und Analysen können eine Fülle von Trenddaten generieren, aber es liegt am Travel Manager oder Agenten, diese Daten zu verwenden, um die Reise jedes Kunden zu personalisieren. Menschen bauen Beziehungen auf, nicht Technologie.
Zusammenfassung
Wenn es um Geschäftsreisen geht, fördert ein Reisemanagementsystem die Transparenz zwischen Managern und Mitarbeitern und ermöglicht es Buchhaltern und Managern, Berichte zu erstellen und Mitarbeiter zu entlohnen. Ich hoffe, dieser Leitfaden wird Ihnen helfen.
Häufig gestellte Fragen zum Reisemanagementsystem
Was sind die Besonderheiten des Tourismusmanagements?
Es bedeutet, eine Fülle von Aktivitäten zu verwalten, wie z. B. das Recherchieren von Reisezielen, das Planen der Tour, das Treffen von Reisevorbereitungen und das Bereitstellen von Unterkünften. Dazu gehören auch Marketinganstrengungen, um Touristen dazu zu bringen, bestimmte Reiseziele zu besuchen.
Wie kann das Reisemanagement verbessert werden?
5 Schritte zum besten Reisemanagement-Prozessablauf
- Legen Sie Prioritäten für Administratoren, Manager und Reisende fest.
- Verwenden Sie eine Buchungsplattform, die es Reisenden ermöglicht, ihre eigenen Reservierungen vorzunehmen.
- Vereinfachen Sie Ihre Richtlinien und Genehmigungsverfahren.
- Helfen Sie Reisenden, direkte Hilfe zu erhalten.
Was ist eine Reisesoftware?
Reisebürosoftware ist eine Art von Software, die Unternehmen bei der Verwaltung einer breiten Palette von Reiseprodukten wie Flügen, Hotels und Aktivitäten unterstützt. Mit dieser Software können Unternehmen Pakete, Angebote und Reiserouten anbieten, Marketingkampagnen starten, Zahlungen abwickeln und die finanzielle Gesundheit des Unternehmens im Auge behalten.
{
"@Context": "https://schema.org",
"@Type": "FAQPage",
„mainEntity“: [
{
"@Type": "Frage",
„name“: „Was sind die Merkmale des Tourismusmanagements?
"
"AcceptedAnswer": {
"@Antwort eingeben",
„Text“: „
Es bedeutet, eine Fülle von Aktivitäten zu verwalten, wie z. B. das Recherchieren von Reisezielen, das Planen der Tour, das Treffen von Reisevorbereitungen und das Bereitstellen von Unterkünften. Dazu gehören auch Marketinganstrengungen, um Touristen dazu zu bringen, bestimmte Reiseziele zu besuchen.
"
}
}
, {
"@Type": "Frage",
„name“: „Wie kann das Reisemanagement verbessert werden?
"
"AcceptedAnswer": {
"@Antwort eingeben",
„Text“: „
5 Schritte zum besten Reisemanagement-Prozessablauf
- Legen Sie Prioritäten für Administratoren, Manager und Reisende fest.
- Verwenden Sie eine Buchungsplattform, die es Reisenden ermöglicht, ihre eigenen Reservierungen vorzunehmen.
- Vereinfachen Sie Ihre Richtlinien und Genehmigungsverfahren.
- Helfen Sie Reisenden, direkte Hilfe zu erhalten.
"
}
}
, {
"@Type": "Frage",
„name“: „Was ist eine Reisesoftware?
"
"AcceptedAnswer": {
"@Antwort eingeben",
„Text“: „
Reisebürosoftware ist eine Art von Software, die Unternehmen bei der Verwaltung einer breiten Palette von Reiseprodukten wie Flügen, Hotels und Aktivitäten unterstützt. Mit dieser Software können Unternehmen Pakete, Angebote und Reiserouten anbieten, Marketingkampagnen starten, Zahlungen abwickeln und die finanzielle Gesundheit des Unternehmens im Auge behalten.
"
}
}
] }
Ähnliche Artikel
- Betriebshaftpflichtversicherung: Definition, Kosten, Deckung & kostengünstige Optionen
- ALLGEMEINE HAFTPFLICHTVERSICHERUNG FÜR KLEINUNTERNEHMEN: Cost & Best Options
- DIE BESTEN KOSTENMANAGEMENTSYSTEME
- TOOLS ZUR KOSTENVERWALTUNG: Schritt-für-Schritt-Anleitung und die besten zu verwendenden Tools
- Spesenmanagement: Definition & 13 beste Spesenmanagement-Software
Bibliographie
