Die meisten Unternehmen arbeiten aus mehreren Gründen nicht optimal, für die das Führen ordnungsgemäßer Aufzeichnungen von entscheidender Bedeutung ist. Grundsätzlich könnte man die ordnungsgemäße Führung von Aufzeichnungen als das Rückgrat jeder geschäftlichen Unternehmung bezeichnen.
Wenn das Aufbewahren von Aufzeichnungen keine Routine war, können Sie sich als Geschäftsinhaber also genauso gut davon verabschieden, dieses Geschäft auszubauen oder zu erweitern.
Aber ich vermute, Sie haben keine Ahnung, was Aufzeichnungen wirklich beinhalten. Nun, das wird in den nächsten Minuten vom Tisch sein, da wir ausführlich jedes Detail besprechen werden, das Sie benötigen, um dieses Konzept vollständig zu verstehen.
Also, setz dich einfach hin und genieße die Fahrt …
Bedeutung der Aufzeichnungen
Aufzeichnungen werden aus einer Reihe von Gründen aufbewahrt, von denen einige Folgendes umfassen:
#1. ENTSCHEIDUNGSFINDUNG
Dies ist ein sehr wichtiger Prozess in jedem Unternehmen. Es spielt buchstäblich eine große Rolle bei dem Versuch, Ihr Unternehmen in diese Richtung zu lenken. Und benötigt daher alle verfügbaren Informationen (Vergangenheit oder Gegenwart).
Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem eine Entscheidung über Verkaufsprognosen oder Gewinnmaximierung getroffen werden muss und die notwendigen Informationen, um diese Entscheidung angemessen zu treffen, nicht verfügbar sind. Es macht den Entscheidungsprozess langwieriger.
Vertrauen Sie mir also, wenn ich sage, dass Sie damit nicht scherzen wollen.
#2. PLANUNGSZWECKE
Vor der Planung dienen Aufzeichnungen als Referenzpunkte. Die Planung basiert in der Regel auf verfügbaren Daten und Informationen.
Wenn also richtige Aufzeichnungen im Spiel sind, wird es viel einfacher, jeden beabsichtigten Plan auszuführen. Das liegt daran, dass Aufzeichnungen Hintergrundwissen darüber liefern, was genau der Planungsprozess beinhalten wird. Ohne Informationen ist keine Planung möglich.
#3. FUTURISTISCHE ZWECKE
Aufzeichnungen werden aufbewahrt, damit in Zukunft darauf Bezug genommen werden kann. Wie bereits erwähnt, bieten Aufzeichnungen bei der Planung und Entscheidungsfindung auch einen Maßstab für die Budgetierung, Verkaufsprognosen, Prognosen und Nachforschungen.
Darüber hinaus gehen an einem Unternehmen interessierte Personen wie Investoren, Gläubiger, Regierungen, Mitarbeiter usw. immer Aufzeichnungen durch. Dies dient dazu, fundierte Entscheidungen zu treffen oder einen Vertrag mit ihnen abzuschließen.
#4. REFERENZZWECKE
Eine sehr gute Datenbank zu haben, in der Daten richtig gespeichert sind, macht es einfach, sie bei Bedarf abzurufen. Wenn Unternehmen beispielsweise ihre Steuererklärungen abgeben wollen, benötigen sie so viele Informationen wie möglich, um zu den entsprechenden Zahlen für die Berechnung der zu zahlenden Steuern zu gelangen.
Selbst wenn eine unabhängige Prüfung durchgeführt werden soll, wird außerdem erwartet, dass der Prüfer fast alle verfügbaren Aufzeichnungen durchgeht, damit er ein fundiertes Urteil über die Richtigkeit und Angemessenheit der Angaben abgeben kann Jahresabschluss in Prüfung.
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Abgesehen davon, dass sie als Referenz verwendet werden, können sie jedoch auch verwendet werden, um Hintergrundinformationen über die Geschäftseinheit und den Betrieb bereitzustellen.
Darüber hinaus legen die meisten großen Unternehmen nach jedem Geschäftsjahr Rechenschaft über die Verwaltung ab. Dieses Konto ist eine Zusammenstellung aller Aufzeichnungen des Unternehmens vom Beginn bis zum Ende des Geschäftsjahres und Zukunftsprognosen. Er wird in der Regel auf der Hauptversammlung den Aktionären der Gesellschaft vorgelegt.
Nachdem wir also einige der Gründe kennen, warum dies unvermeidlich ist, wollen wir einige der wesentlichen Aufzeichnungen auflisten, die jedes Unternehmen für einen optimalen Betrieb besitzen muss.
Unverzichtbare Aufzeichnungen für jedes Unternehmen
Die Hälfte der Zeit kann es sehr mühsam werden, die Aktivitäten in Ihrem Unternehmen im Auge zu behalten. Wir führen dies oft auf den Stress im Umgang mit Zahlen zurück. Langfristig ist es also die einzige Option, den gesamten Prozess zu umgehen.
Nun, wenn Sie irgendetwas ausweichen müssen, stellen Sie einfach sicher, dass Sie Folgendes aus der Liste streichen. Es kann für jedes Unternehmen katastrophal sein, diese Aufzeichnungen nicht im Spiel zu haben.
#1. RECHNUNGSBÜCHER
Geschäftsbücher sind sehr wichtig, auch wenn sie relativ sind. Mit anderen Worten, die Aufzeichnungen hier sind normalerweise von der Art der Organisation abhängig. Unabhängig von der Art der Geschäftstätigkeit ist die Dokumentation von Finanztransaktionen jedoch sehr wichtig. Nur so lässt sich der Fortschritt eines Unternehmens messen.
Einige der Dokumente in dieser Kategorie umfassen Kassenbücher, Rechnungen, Kontoauszüge, Bestandskarten, Inventarbücher, Frachtbriefe, Frachtbriefe, Anlagendetails usw.
#2. AUFZEICHNUNGEN ÜBER DEN GESCHÄFTSBETRIEB
Wie die Aktivitäten eines Unternehmens ausgeführt werden, sollte dokumentiert werden. Dazu gehören Papierarbeiten wie die Memorandum und Gesellschaftsvertrag. Sie kontrollieren buchstäblich die Aktivitäten des Unternehmens und sollten daher ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
#3. AUFZEICHNUNGEN DER AKTIVITÄTEN DES UNTERNEHMENS
Manchmal engagieren sich Unternehmen in Aktivitäten, die außerhalb ihres Geschäfts liegen. Solche Aktivitäten könnten Sport, Wohltätigkeit, soziale Verantwortung von Unternehmen und humanitäre Dienste umfassen, um ihren Gastgemeinden zu helfen. Diese Aktivitäten sollten ordnungsgemäß aufgezeichnet und für futuristische Zwecke aufbewahrt werden.
Abgesehen von den oben genannten sollten jedoch auch Aufzeichnungen von Parteien eines Unternehmens aufgenommen werden. Diese Parteien beinhalten oft; Investoren, Gläubiger, Regierungsbehörden, Mitarbeiter, Aktionäre und andere.
Eigenschaften von Datensätzen
Im Allgemeinen sollten Aufzeichnungen sein;
- Gut organisiert
- Einfach zu verstehen und zu lesen
- Vermitteln Sie alle notwendigen Informationen
- Psachgerecht gelagert, um Verlust zu vermeiden von Informationen
- Uvon Zeit zu Zeit aktualisiert
- Ein Maßstab für zukünftige Entscheidungen.
Was ist das Führen von Aufzeichnungen und warum ist es wichtig?
Der Prozess der Aufzeichnungen beinhaltet die Eingabe von Transaktionen und Ereignissen in ein Buchhaltungssystem. Das Aufbewahren von Aufzeichnungen ist einer der Grundpfeiler der Buchhaltung, da die Konzepte der Buchhaltung von genauen und detaillierten Aufzeichnungen abhängen.
Was sind die fünf wichtigsten Gründe für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen?
Jedes System zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen sollte sehr einfach, genau, zuverlässig, einfach zu verwenden und mit den zugrunde liegenden Annahmen übereinstimmen. Korrekte Aufzeichnungen zu führen ist unerlässlich, damit das Unternehmen seinen finanziellen Verpflichtungen nachkommen und Daten darüber liefern kann, welche zukünftigen Geschäftsentscheidungen getroffen werden können.
Welche drei Ziele soll die Aufzeichnung erreichen?
Die Anzahl und das Kaliber der Aufzeichnungen können gesteuert werden. Vereinfachen Sie die Prozesse, Methoden und Aktivitäten, die mit der Pflege und Verwendung von Aufzeichnungen verbunden sind. Bestimmen Sie anhand eines Datensatzinventars, welche Datensätze verfügbar sind. Wenden Sie erforderliche Aufbewahrungszeiten auf Dinge an, die gespeichert werden.
Was ist das Hauptziel der Aufzeichnungen am Arbeitsplatz?
Korrekte Aufzeichnungen können Ihre Geschäftstätigkeit verbessern. Korrekte Aufzeichnungen können als Beweis dafür dienen, dass Sie wohlüberlegte Entscheidungen getroffen und die erforderlichen Maßnahmen ergriffen haben. Für den Fall, dass Sie befragt oder konfrontiert werden, dienen Aufzeichnungen zu Ihrer Verteidigung. Sie laufen Gefahr, sie nicht zu haben.
Wie funktionieren Aufzeichnungen?
Schallschwingungen, die durch die Drehung einer Schallplatte entstehen, werden in elektrische Impulse umgewandelt. Diese Signale werden elektronischen Verstärkern zugeführt. Elektrische Verstärker erzeugen Vibrationen, und Lautsprecher verstärken und erweitern dann den resultierenden Klang.
Zusammenfassung
Nach allem, was wir in Betracht gezogen haben, kann man wohl mit Sicherheit sagen, dass kein Unternehmen ohne ordnungsgemäße Aufzeichnungen erfolgreich sein würde.
FAQs
Welche zwei Arten von Aufzeichnungen gibt es?
Manuelle Aufzeichnungen und computergestützte (oder automatisierte) Aufzeichnungen sind die beiden grundlegenden Methoden zur Führung von Geschäftsunterlagen.
Was sind Beispiele für Aufzeichnungen?
Beispiele sind Dokumente, Bücher, Papier, elektronische Aufzeichnungen, Fotografien, Filme, Tonaufnahmen, Datenbanken und andere Datensammlungen sowie sonstiges Material, unabhängig von physischer Form oder Beschaffenheit.
Welche drei Bedeutungen hat die Aufbewahrung von Aufzeichnungen?
Bestimmen Sie Ihre Einnahmequellen. Es ist eine gute Idee, Ihre abzugsfähigen Ausgaben im Auge zu behalten. Behalten Sie die Basis Ihrer Immobilie im Auge. Stellen Sie sicher, dass Ihre Steuererklärungen ausgefüllt sind.
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