Die Menge der uns zur Verfügung stehenden Daten ist gewachsen, ebenso wie das Fehlerpotenzial. Daher verlassen wir uns auf die Datenbereinigung, um die Effizienz unserer Datenverwaltungsverfahren zu verbessern. Die Datenbereinigung verbessert die Datenqualität und -relevanz, indem sie Inkonsistenzen verringert, Fehler eliminiert und es Unternehmen ermöglicht, genaue, fundierte Entscheidungen zu treffen. In diesem Beitrag erfahren Sie die Grundlagen der Datenbereinigung, warum sie für Ihr Unternehmen wichtig ist und wie Sie mit einem Datenbereinigungsprozess beginnen.
Was ist Datenbereinigung?
Die Datenbereinigung, auch bekannt als Datenbereinigung oder -bereinigung, ist der Vorgang des Lokalisierens und Entfernens von Fehlern, Inkonsistenzen, Duplikaten und fehlenden Einträgen aus Daten, um die Datenkonsistenz und -qualität zu verbessern.
Während Unternehmen proaktive Maßnahmen ergreifen können, um die Datenqualität während der gesamten Erfassungsphase sicherzustellen, kann es dennoch laut oder unsauber sein. Dies kann auf eine Vielzahl von Problemen zurückzuführen sein, darunter:
- Duplizierungen, die durch viele unabhängige Datenquellen verursacht werden
- Rechtschreibfehler und Unstimmigkeiten bei der Dateneingabe
- Unvollständige oder fehlende Daten oder Felder
- Falsche Zeichensetzung oder nicht konforme Symbole
- Veraltete Daten
Die Datenbereinigung geht diese Probleme an und reinigt die Daten mit einer Vielzahl von Ansätzen, um sicherzustellen, dass sie die Geschäftskriterien erfüllen.
Nutzung der Datenbereinigung
Obwohl die Datenbereinigung im professionellen Bereich häufig diskutiert wird, ist sie sowohl für Organisationen als auch für Menschen von entscheidender Bedeutung.
Datenreinigung für Einzelpersonen
Einzelpersonen können in relativ kurzer Zeit eine große Menge an persönlichen Informationen auf ihren Computern anhäufen. Kreditkarten- oder Bankinformationen, Steuerinformationen, Geburtsdaten und gesetzliche Namen, Hypothekeninformationen und andere Informationen können alle in zahlreichen Ordnern auf Ihrem Computer gespeichert werden. Wenn Sie zum Beispiel eine digitale Kopie Ihres T4 haben, finden Sie viele Informationen auf nur wenigen Seiten!
Einzelpersonen benötigen eine Datenbereinigung, da all diese Informationen überwältigend werden können. Es kann schwierig sein, die neueste Dokumentation zu finden. Es ist möglich, dass Sie Dutzende alter Dateien durchsuchen müssen, bevor Sie die neueste finden. Desorganisation kann zu Frustration und sogar zum Verlust von Dokumenten führen!
Die Datenbereinigung garantiert, dass Sie nur die neuesten Dateien und wichtigen Papiere haben, sodass Sie sie bei Bedarf leicht finden können. Es stellt auch sicher, dass Sie keine sensiblen persönlichen Informationen auf Ihrem Computer haben, die ein Sicherheitsrisiko darstellen können.
Datenreinigungsdienste für Unternehmen
Unternehmen speichern in der Regel viele persönliche Informationen – Geschäftsinformationen, Mitarbeiterinformationen und manchmal sogar Verbraucher- oder Kundeninformationen. Unternehmen müssen im Gegensatz zu Einzelpersonen sicherstellen, dass die personenbezogenen Daten zahlreicher Personen und Organisationen sicher und strukturiert aufbewahrt werden.
Jeder profitiert von genauen Informationen. Es ist wichtig, aktuelle Mitarbeiterinformationen zu haben. Es ist von Vorteil, korrekte Kundeninformationen zu haben, damit Sie Ihre Zielgruppe besser kennenlernen und sie bei Bedarf kontaktieren können. Mit den aktuellsten und korrekten Informationen können Sie Ihre Marketingbemühungen optimal nutzen.
Die Datenbereinigung ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung, da sie die Datenqualität und damit die Gesamtproduktivität verbessert. Wenn Sie Ihre Daten bereinigen, werden alle veralteten oder fehlerhaften Informationen entfernt, sodass Sie nur die besten Daten erhalten. Dies erspart Ihrem Team die Arbeit mit unzähligen veralteten Dokumenten und hilft den Mitarbeitern, ihre Arbeitszeit optimal zu nutzen.
Genaue Informationen zu haben hilft auch, einige unerwartete Kosten zu reduzieren. Beispielsweise können Sie ungenaue Informationen auf Firmenbriefbögen drucken – nur um festzustellen, dass alles verworfen werden muss, sobald die Ungenauigkeit entdeckt wird! Ständige Fehler in Ihrer Arbeit können dem Ruf Ihres Unternehmens schaden.
Warum ist Datenbereinigung wichtig?
Eine regelmäßige und organisierte Datenbereinigung kann weitreichende Folgen für ein Unternehmen haben.
#1. Vermeiden Sie kostspielige Fehler.
Datenbereinigung ist der effektivste Weg, um die Kosten zu reduzieren, die entstehen, wenn Unternehmen damit beschäftigt sind, Fehler zu verarbeiten, falsche Daten zu korrigieren oder Fehler zu beheben. So stellen Sie zum Beispiel sicher, dass Lieferungen gleich beim ersten Mal an die richtige Adresse erfolgen, und vermeiden so kostspielige Nachlieferungen.
#2. Machen Sie Daten auf verschiedene Weise verfügbar.
Datenbereinigung ebnet den Weg für ein erfolgreiches Multichannel-Verbraucherdatenmanagement. Die Genauigkeit der Kundendaten, einschließlich Telefon-, Post- und E-Mail-Kanäle, ermöglicht die erfolgreiche Umsetzung Ihrer Kontaktstrategie über alle Kanäle hinweg.
#3. Steigern Sie die Kundenakquise
Unternehmen mit gut gepflegten Daten sind am besten in der Lage, Interessentenlisten auf der Grundlage genauer und aktueller Informationen zu erstellen. Dadurch werden ihre Akquise- und Onboarding-Aktivitäten effizienter.
#4. Entscheidungsfindung erleichtern
Saubere Daten sind für einen transparenten Entscheidungsprozess unerlässlich. Genaue Daten ermöglichen MI und andere wichtige Analysen, die wiederum Unternehmen die Erkenntnisse liefern, die sie benötigen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
#5. Steigern Sie die interne Teamproduktivität
Die Datenbereinigung ist ebenfalls von Bedeutung, da sie die Datenqualität erhöht, was zu einer höheren Produktivität führt. Wenn ungenaue Daten eliminiert oder korrigiert werden, erhalten Organisationen qualitativ hochwertige Informationen, was bedeutet, dass ihre Mitarbeiter keine Zeit damit verschwenden, sich durch irrelevante und falsche Daten zu wühlen.
Datenbereinigung: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Ein Datenbereinigungstool kann den Großteil des gesamten Datenbereinigungsprogramms eines Unternehmens automatisieren, ist jedoch nur eine Komponente einer fortlaufenden, langfristigen Datenbereinigungslösung. Hier ist ein kurzer Überblick über die Schritte, die Sie befolgen müssen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sauber und verwendbar sind:
Schritt 1. Bestimmen Sie die kritischen Datenfelder
Unternehmen haben heute mehr Daten als je zuvor, aber nicht alle sind gleich wertvoll. Die erste Stufe der Datenbereinigung besteht darin, festzustellen, welche Arten von Daten oder Datenfeldern für ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Aktivität erforderlich sind.
Schritt 2. Sammeln Sie die Daten
Nach der Identifizierung der entsprechenden Datenfelder werden die darin enthaltenen Daten gesammelt, sortiert und geordnet.
Schritt 3. Doppelte Werte entfernen
Nach der Erhebung der Daten beginnt der Prozess der Berichtigung von Unrichtigkeiten. Doppelte Werte werden erkannt und eliminiert.
Schritt 4. Umgang mit leeren Werten
Datenbereinigungstools suchen in jedem Feld nach fehlenden Werten und können diese Werte dann ergänzen, um eine vollständige Datensammlung aufzubauen und Informationslücken zu schließen.
Schritt #5. Machen Sie den Reinigungsprozess konsistenter
Um effektiv zu sein, sollte ein Datenbereinigungsprozess standardisiert sein, damit er aus Konsistenzgründen leicht wiederholt werden kann. Dazu muss entschieden werden, welche Daten am häufigsten verwendet werden, wann sie benötigt werden und wer für die Verwaltung des Prozesses verantwortlich ist. Schließlich müssen Sie entscheiden, wie oft Sie Ihre Daten bereinigen müssen. Täglich? Wöchentlich? Monatlich?
Schritt #6. Überprüfen, anpassen und wiederholen
Nehmen Sie sich jede Woche oder jeden Monat etwas Zeit, um das Datenbereinigungsverfahren durchzugehen. Was hat sich bewährt? Wo können Sie Verbesserungen vornehmen? Gibt es sichtbare Mängel oder Mängel, die vorhanden zu sein scheinen? Binden Sie Mitglieder mehrerer Teams, die von der Datenbereinigung betroffen sind, in das Meeting ein, um sich ein vollständiges Bild über den Prozess Ihres Unternehmens zu machen.
Die Datenqualität wird zunehmend zu einem unternehmensweiten strategischen Ziel, an dem Spezialisten aus allen Abteilungen beteiligt sind, und ein starkes Datenbereinigungsprogramm ist eine Komponente dieses größeren Unterfangens. Die Arbeit wie ein Sportteam ist eine großartige Methode, um die wichtigsten Aspekte zu demonstrieren, die erforderlich sind, um Probleme mit der Datenqualität zu überwinden. Wenn du nur alleine trainierst und übst, wirst du kaum etwas erreichen, ähnlich wie im Mannschaftssport. Um als Team effektiv zu sein, muss man zusammen trainieren.
Wie oft sollten Sie eine Datenbereinigung durchführen?
Die Datenbereinigung ist in der Regel auf einmal abgeschlossen und kann lange dauern, wenn sich die Informationen über Jahre angesammelt haben. Aus diesem Grund sollte eine regelmäßige Datenbereinigung durchgeführt werden.
Die Häufigkeit, mit der Organisationen bereinigen sollten, wird durch eine Reihe von Kriterien bestimmt, einschließlich der Menge der Daten, die sie aufbewahren. Es ist auch wichtig, nicht zu häufig zu reinigen, oder Sie verschwenden Ressourcen, indem Sie Dinge tun, die nicht notwendig sind.
Methoden und Tipps zur Datenbereinigung
Sie fragen sich vielleicht, wie Sie mit dem Datenbereinigungsprozess beginnen können, nachdem Sie verstanden haben, was es ist und warum es so wichtig ist! Wenn es um die Datenbereinigung geht, gibt es kein Patentrezept. Ihre Datenbereinigungsverfahren werden häufig von der Art Ihrer Daten bestimmt. Hier sind jedoch einige allgemeine Hinweise, die Ihnen den Einstieg erleichtern sollen.
#1. Untersuchen Sie Ihre Daten
Typisch für die Datenbereinigung ist die Bereinigung von Daten aus einer einzelnen Datenbank, z. B. einer Tabellenkalkulation am Arbeitsplatz. Wenn Ihre Daten bereits in einer Datenbank oder Tabelle organisiert sind, können Sie schnell analysieren, wie viele Daten Sie haben, wie einfach sie zu erfassen sind und was möglicherweise aktualisiert werden muss oder nicht. Liegen Ihre Daten nun in verschiedenen Dateien auf Ihrem Computer verstreut vor, möchten Sie diese vielleicht zusammenfügen, um sie als Ganzes auszuwerten.
Brendan Bailey von Towards Data Science stellt mehrere grundlegende Fragen zur Datenbewertung, darunter:
- Erscheinen meine Daten sinnvoll?
- Gibt es Duplikate, und wenn ja, sind sie akzeptabel?
- Sind die Zahlenangaben sinnvoll?
- Gibt es Rechtschreibfehler oder Zahlen, die nicht vorhanden sein sollten?
Diese vorläufige Bewertung kann Ihnen dabei helfen, festzustellen, wie viel Arbeit erforderlich ist. Wenn Sie sehen, dass alle Ihre Daten aus dem Jahr 2005 stammen, haben Sie möglicherweise viel Arbeit vor sich! Sollten Sie jedoch nur ein paar veraltete Zahlen und den ein oder anderen Rechtschreibfehler finden, kann ein kurzes Update ausreichen.
#2. Bereinigen Sie Daten in einer separaten Tabelle
Bevor Sie Änderungen vornehmen, erstellen Sie eine Kopie Ihrer Tabelle und nehmen Sie alle Änderungen in der Kopie und nicht im Original vor. Dies soll Sie und Ihre Daten schützen, falls Sie einen Fehler machen! Bei der Arbeit mit kommerziellen oder geschäftlichen Informationen kann ein einziger Fehler katastrophale Folgen haben.
Sobald Sie alle Fehler beseitigt und alle Ihre Daten und Informationen bereinigt haben, können Sie Ihre überarbeiteten Abschnitte wieder in Ihre ursprüngliche Tabelle übertragen. Es kann etwas mehr Zeit und Mühe kosten, aber es wird sich lohnen, um beruhigt zu sein und zu überprüfen, ob Ihre Bemühungen nicht umsonst waren.
#3. Funktionen nutzen
Es kann unmöglich sein, jede einzelne Ungenauigkeit oder jedes veraltete Datenelement manuell zu beseitigen! Verwenden Sie Funktionen in Ihrer Tabelle und lassen Sie Ihre Anwendung die Arbeit für Sie erledigen! Wenn Sie Microsoft Excel verwenden, stehen zahlreiche „Funktionen“ zur Auswahl, die einige der Bereinigungen für Sie durchführen.
Wie im obigen Video gezeigt, ist „Duplikate entfernen“ eine Excel-Funktion. Diese Funktion ist nur auf textbasierte Spalten anwendbar. Wenn Sie versehentlich dieselben Mitarbeiter- oder Kontaktinformationen zweimal eingeben, kann das Tool „Duplikate entfernen“ die Spalte durchsuchen und alle Duplikate für Sie entfernen.
#4. Nutzen Sie die Datenreinigungssoftware.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie Ihre Daten richtig bereinigen sollen, aber dringend eine gute Bereinigung benötigen, gibt es eine Datenbereinigungssoftware, die Ihnen dabei hilft! Die Software ist nicht kostenlos, aber es kann sich für Personen lohnen, denen die Zeit oder das Wissen fehlt, um Bereinigungsprozesse selbst durchzuführen.
Wie kann Datenmanagement Sie unterstützen?
Unternehmen und sogar Einzelpersonen haben häufig Schwierigkeiten, ihre Daten zu bereinigen, weil sie sie zu lange belassen. Daten können schnell zu einem Durcheinander werden, voller Zahlen- und Rechtschreibfehler, unnötiger Duplizierung und verwirrender, veralteter Daten, bei denen Sie nicht sicher sind, wie sie überhaupt dorthin gelangt sind.
Datenmanagement kann den Datenbereinigungsprozess erheblich effizienter machen. Es ist die Erstellung und Implementierung von Prozessen, Architekturen, Richtlinien, Praktiken und Verfahren zur Verwaltung der Informationen einer Organisation. Das Datenmanagement umfasst eine Vielzahl von Themen, darunter:
- Datenbankverwaltung
- Datensicherheit
- Aufbewahrung von Dokumenten und Aufzeichnungen
- Verwaltung von Aufzeichnungen
- Datenaustausch und mehr!
Wenn Sie über gute Datenverwaltungsmethoden verfügen, ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Dateien mit falschen oder veralteten Informationen aufgebläht werden, erheblich geringer. Die Zusammenarbeit mit einem Datenverwaltungsanbieter kann Sie dabei unterstützen, Ihre Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg korrekt zu verwalten.
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Bibliographie
