Sie sind möglicherweise nicht mit der Debitorenbuchhaltung vertraut, wenn Sie ein neuer Geschäftsinhaber sind oder kürzlich Buchhaltungssysteme von Bargeld auf Periodenrechnung umgestellt haben. In dem Buchhaltungszyklus, spielt die Debitorenbuchhaltung eine ziemlich wichtige Rolle. Und da Forderungen aus Lieferungen und Leistungen als Einnahmen gelten, wirken sich ihre Summen sofort auf Ihr Nettoeinkommen aus. Der endgültige Einzug etwaiger Forderungssalden hat jedoch keine Auswirkungen auf Ihre Gewinnrücklagen, da diese bereits in Ihrer Umsatzsumme enthalten sind. Auch die Debitorenbuchhaltung ist ein Dauerkonto, das von Schließungsbuchungen nicht betroffen ist. Wie ist das möglich? Vertrauen Sie mir, Sie werden es früh genug herausfinden, wenn wir die Grundlagen der Debitorenbuchhaltung mit ihren Beispielen, Prozessen und Formeln durchgehen.
Debitorenbuchhaltung verstehen
Wäre es nicht fantastisch, wenn jeder einzelne Ihrer Kunden Sie in dem Moment, in dem er eine Bestellung aufgibt, bar bezahlen würde?
Leider arbeiten die meisten Unternehmen, darunter auch meins, nicht auf Barbasis. Stattdessen senden wir unseren Kunden Rechnungen mit Begriffen wie „Netto-30“ auf der Oberseite, die darauf hinweisen, dass wir möchten, dass sie uns innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung bezahlen.
Und wir alle wissen, dass dies nicht immer der Fall ist. Möglicherweise haben Sie einige Kunden mit schlechtem Gewissen und andere, die sich einfach Zeit nehmen, um ihre Zahlungen an Sie zu senden, wie es bei den meisten Unternehmen der Fall ist.
Hier kommt die Debitorenbuchhaltung ins Spiel, die normalerweise als „AR“ abgekürzt wird. AR ist der Geldbetrag, den Ihnen Ihre Kunden für Artikel schulden, die Sie ihnen bereits verkauft haben. Es handelt sich im Wesentlichen um die Summe aller Rechnungen, die Sie an Kunden ausgestellt haben, aber noch nicht bezahlt wurden. Dies wird als Vermögenswert in Ihrer Bilanz im Jahresabschluss Ihres Unternehmens erscheinen.
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Definition von Forderungen
Einfach ausgedrückt sind Forderungen der ausstehende Geldbetrag, den Ihnen Ihre Kunden für Produkte oder Dienstleistungen schulden, die Sie ihnen geliefert haben. Es stellt alle kreditbasierten Einkäufe eines Kunden dar und wird als Umlaufvermögen in Ihrer Bilanz erfasst.
Nachdem Sie nun ein fast klares Bild davon haben, wie dies funktioniert, werfen wir einen Blick auf einige seiner Vorteile.
Vorteile der Debitorenbuchhaltung
Es ist wichtig, den Überblick über Ihre Forderungen zu behalten, wenn Sie Ihren Cashflow richtig aufzeichnen möchten. Selbst wenn Ihre Verkäufe gut laufen, können Sie sich in einer Liquiditätskrise wiederfinden, wenn Ihr AR weiter wächst und Ihre Kunden Sie nicht schnell genug bezahlen.
Dies ist ein klassisches Beispiel dafür, warum eine schnelle Entwicklung für kleine Unternehmen schwierig sein kann. Wenn Sie beim Verkauf und der Lieferung Ihres Produkts nicht schnell genug bezahlt werden, haben Sie möglicherweise Probleme, zukünftige Bestellungen abzuschließen oder sogar grundlegende Unternehmensausgaben zu finanzieren, weil Sie nicht genug Bargeld auf der Bank haben.
Daher ist die Debitorenbuchhaltung unerlässlich, um die Situation zu verfolgen oder den Überblick zu behalten. Es hilft auch sicherzustellen, dass Sie diese von Kunden geschuldeten Schulden eintreiben.
Sie sollten jedoch nicht nur Ihre Gesamtforderungen im Auge behalten (wie viel Geld alle Ihre Kunden Ihnen schulden), sondern auch, wer Ihnen Geld schuldet und wer mit seinen Zahlungen überfällig ist. Mit diesen Informationen können Sie bestimmen, mit welchen Verbrauchern Sie bezahlen möchten, während Sie Ihr Bankkonto aufgefüllt halten.
Ist es besser, höhere oder niedrigere Forderungen zu haben?
Im Allgemeinen ist ein niedrigerer Forderungssaldo vorzuziehen. Dies zeigt an, dass Ihre Kunden Sie umgehend bezahlen und dass sie keine große Geldsumme schulden.
Wenn Ihr Unternehmen jedoch expandiert, stellen Sie möglicherweise eine Erhöhung Ihres AR-Guthabens fest, wenn Sie mehr Kunden gewinnen und mehr an sie verkaufen.
Wenn dies der Fall ist, sollten Sie die Umsatzquote der Forderungen überwachen, allerdings mithilfe einer Formel, um sicherzustellen, dass der Prozentsatz des AR im Vergleich zum Umsatz stabil bleibt. Unten ist die Umsatzformel für Forderungen;
Umschlagsquote der Forderungen = Verkäufe auf Kredit / durchschnittliche Forderungen
Forderungsumsatz Forumla
Mit dieser Formel können Sie das Verhältnis verfolgen, während Ihr Unternehmen wächst, um sicherzustellen, dass Ihre Forderungen nicht Ihren Umsatz übersteigen.
Der Debitorenprozess
Der Prozess der Debitorenbuchhaltung ist ein ziemlich einfaches System. Außerdem helfen Ihnen diese Schritte, wenn Sie Ihren Kunden zum ersten Mal Kreditkonditionen anbieten möchten.
Lesen Sie auch: Kreditorenbuchhaltungsprozess: Wie man den Prozess effektiv verwaltet
Schritt 1: Richten Sie ein Kreditgenehmigungsverfahren für Ihre Kunden ein
Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen über ein Kreditgenehmigungsverfahren verfügt. Dies ist so, dass Sie und Ihr Buchhalter jedes Mal, wenn Sie beabsichtigen, Kunden auf Kredit abzurechnen, eine Art Struktur haben, der Sie folgen müssen.
So erstellen Sie einen Kreditgenehmigungsprozess
Bevor Sie Ihren Kunden einen Kredit gewähren, sollten Sie einige Dinge tun. Das beinhaltet;
- Kreditantrag erstellen: Sie können entweder ganz von vorne beginnen oder eine Vorlage verwenden. Sie sind in Bürofachgeschäften erhältlich; oder besser noch eine runterladen. Der Antrag muss alle Bedingungen enthalten, die für das Kreditangebot gelten, sowie die Einhaltung der bundesstaatlichen Kreditvorschriften.
- Kreditbedingungen erstellen: Wenn Ihr Cashflow robust ist, können Sie den Kredit um 30-45 Tage verlängern. Wenn Ihr Cashflow jedoch begrenzt ist, möchten Sie vielleicht den Kredit nur um 10-15 Tage verlängern. Mit anderen Worten, nur damit die Kunden den gesamten Prozess vollständig verstehen, sollten ihnen Debitorenkonditionen zugewiesen werden, bevor sie für einen Kredit akzeptiert werden.
Schritt 2: Erstellen Sie eine Rechnung für Ihre Kunden.
Die Rechnungsstellung ist ein wesentlicher Bestandteil des Debitorenprozesses. Stellen Sie also sicher, dass Sie sofort eine Rechnung für Ihre Kunden erstellen können.
Angenommen, Sie verkaufen einem Kunden Stifte im Wert von 300 $ und berechnen ihm 8 $ Umsatzsteuer. Ob Sie Rechnungen manuell in a eingeben Hauptbuch oder automatisch mit Ihrer Buchhaltungssoftware, die folgende Tabelle zeigt, wie die Journalbuchung für dieses Beispiel der Debitorenbuchhaltung mit einer einfachen Formel aussehen würde.
| DATUM | ACCOUNTS | LASTSCHRIFT | CREDIT |
|---|---|---|---|
| 14/08/203 | Accounts erhaltbar | $308 | |
| 14/08/2023 | Sales | $300 | |
| 14/08/2023 | Umsatzsteuer | $8 |
Tipps zum Erstellen einer Rechnung
Das schnellstmögliche Versenden einer Rechnung an Ihre Kunden trägt dazu bei, dass die Zahlung so schnell wie möglich eingeht.
- Rechnung gleich versenden: Verschieben Sie das Einreichen einer Rechnung nicht um eine Woche. Nach Abschluss eines Kaufs sollte auch die Rechnung ausgefüllt werden.
- Verwenden Sie nach Möglichkeit eine Buchhaltungssoftware: Einer der Vorteile der Verwendung von Buchhaltungssoftware besteht darin, dass Sie die Rechnung an Ihre Kunden senden können, sobald Sie die Verkaufsabwicklung abgeschlossen haben.
- Stellen Sie sicher, dass die Kreditbedingungen gut sichtbar auf der Rechnung angezeigt werden: Wenn Sie eine Zahlung innerhalb von 30 Tagen erwarten, vergewissern Sie sich, dass dies deutlich auf der Rechnung angegeben ist. Denken Sie daran, dass Ihre Kunden Sie nicht rechtzeitig bezahlen können, wenn sie nicht wissen, wann die Zahlung fällig ist.
Hier eines der zahlreichen Beispiele für Forderungen aus Lieferungen und Leistungen mit Angabe der Kreditkonditionen.
Schritt 3: Debitorensalden verfolgen
Es ist wichtig, den Überblick über Ihre Debitorensalden zu behalten. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Kunden über Fälligkeitstermine informiert werden, sobald sie sich nähern, und verspätete Zahlungen nachverfolgen.
In der Zwischenzeit können Sie einen wöchentlichen Debitorenbericht erstellen, wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, um festzustellen, welche Konten überfällig sind und welche bald fällig werden. Dies würde bei der Sammlung überfälliger Rechnungen helfen.
Tipps zum Verfolgen Ihrer AR-Guthaben
Wenn Sie Ihre Forderungen im Auge behalten, sind hier einige Hinweise zu beachten;
- Achten Sie immer auf Zahlungsfristen: Sie sollten immer wissen, welche Zahlungen fällig sind, egal ob Sie eine Tabellenkalkulation oder eine Buchhaltungssoftware verwenden, um Ihre Forderungen zu verwalten.
- Senden Sie eine Erinnerung an Ihre Kunden: Eine kurze E-Mail, die Ihre Kunden daran erinnert, dass ihre Zahlung bald fällig ist, kann von Vorteil sein.
- Seien Sie proaktiv: Wenn das Fälligkeitsdatum Ihrer Rechnung ohne Zahlung verstrichen ist, wenden Sie sich umgehend an Ihre Kunden. Es garantiert zwar keine Zahlung, dient aber als rechtzeitige Erinnerung für Ihre Kunden.
Schritt 4: Zahlungen buchen
Die Buchung der von Kunden erhaltenen Zahlungen ist der letzte Schritt im Debitorenprozess.
Wenn Sie die Zahlung von Ihrem Kunden erhalten, machen Sie den folgenden Journaleintrag:
| DATUM | ACCOUNTS | LASTSCHRIFT | CREDIT |
|---|---|---|---|
| 14/08/2023 | Bargeld | $308 | |
| 14/08/2023 | Accounts erhaltbar | $308 |
Beachten Sie, dass die Mehrwertsteuer nicht in dieser Journalbuchung enthalten ist, da die Überweisung der Mehrwertsteuer in einer separaten Transaktion verarbeitet wird.
Tipps zur Zahlungsbuchung
Die Annahme von Zahlungen online ist die einfachste Möglichkeit, Kundenzahlungen zu buchen. Viele Unternehmen verlangen jedoch immer noch, dass ihre Kunden Zahlungen per Post senden. Hier sind einige Hinweise zur ordnungsgemäßen Verwaltung von Kundenzahlungen, unabhängig von Ihrer Methode:
- Bieten Sie eine Vielzahl von Zahlungsalternativen an: Die Bereitstellung einer Vielzahl von Zahlungsoptionen für Ihre Kunden ist der schnellste Weg, um Zahlungen zu erhalten. Trotz der Bequemlichkeit von Internetzahlungen entscheiden sich einige Unternehmen immer noch dafür, Rechnungen per Internet zu bezahlen aus der Ferne überprüfen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden zwischen beiden wählen können.
- Überprüfen Sie, ob Online-Zahlungen korrekt gebucht werden: Wenn Ihre Buchhaltungssoftware automatisch Zahlungen von Ihrer Bank verbucht, überprüfen Sie, ob die Zahlung korrekt erfasst wurde. In den meisten Fällen funktioniert die automatische Buchung problemlos, es gibt jedoch auch Szenarien, in denen Zahlungen in der Schwebe bleiben oder auf das falsche Konto gebucht werden.
Was ist Debitorenbuchhaltung in einfachen Worten?
Einfach ausgedrückt sind Forderungen der ausstehende Geldbetrag, den Ihnen Ihre Kunden für Produkte oder Dienstleistungen schulden, die Sie ihnen geliefert haben.
Ist die Debitorenbuchhaltung eine Belastung oder eine Gutschrift?
Forderungen sind eine Belastung auf einem Probesaldo, bis der Kunde zahlt. Und weil das Geld jetzt auf Ihrem Bankkonto ist, müssen Sie Forderungen gutschreiben und Ihr Geldkonto belasten, sobald der Verbraucher bezahlt hat. In der Zwischenzeit ist der endgültige Forderungssaldo bei Ihrem Probesaldo oft eine Belastung.
Was ist die Debitorenformel?
Die Debitorenformel für den Umsatz lautet: Nettoumsatz auf Kredit / Durchschnittliche Forderungen.
Sind Forderungen ein Vermögenswert oder eine Verbindlichkeit?
In einer Bilanz finden sich Forderungen im Umlaufvermögen. Dies sind Dinge, die Kunden einem Unternehmen schulden und die in weniger als einem Jahr in Bargeld umgewandelt werden können.
Was ist der Eintrag für Debitoren?
Ein Journaleintrag für Forderungen ist der Buchungssatz einer Transaktion, die Forderungen betrifft. Dies ist ein entscheidender Schritt zur genauen Dokumentation dieser Finanztransaktion. Der Buchhaltungsbegriff Debitoren bezieht sich auf Verkäufe, für die noch keine Zahlung eingegangen ist.
Fazit
Welches Unternehmen möchte keine zusätzlichen Kunden? Der Verkauf von Produkten und Dienstleistungen auf Kredit an Ihre Verbraucher würde Ihnen bei der Erweiterung Ihres Kundenstamms sehr helfen.
Es ist entscheidend, dass der Prozess korrekt abgewickelt wird, was eine angemessene Kundenüberprüfung umfasst und Kreditbedingungen anbietet, die für Ihr Unternehmen angemessen sind Cash-Flow-, und bei der Erhebung von Forderungssalden gründlich zu sein.
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