Es gibt ein Verfahren zum Beenden jedes Prozesses. Dennoch enthalten viele Workflows manuelle Vorgänge, die teuer, zeitaufwändig und fehleranfällig sind. Eine der mühsamsten und ineffektivsten Aufgaben in der Geschäftswelt ist möglicherweise die manuelle Dateneingabe. Es macht Sie nicht nur schläfrig, sondern verbraucht auch wertvolle Zeit und Ressourcen, was Ihre Produktion stark reduziert. Um Prozesse zu beschleunigen und die Kommunikation zu verbessern, bewegen sich Unternehmen daher in Richtung einer stärkeren Workflow-Automatisierung in allen Geschäftsabläufen und innerhalb von IT-Prozessen. Die Workflow-Automatisierung automatisiert Prozesse, indem sie manuelle Arbeit durch Software ersetzt, die den gesamten oder einen Teil eines Prozesses abschließt. Aber welche Schritte umfasst die Workflow-Automatisierung und welche Marketingvorteile bietet sie? Lesen Sie weiter, um es herauszufinden…
Was ist Workflow-Automatisierung?
Workflow-Automatisierung ist eine Strategie zur Ermöglichung der unabhängigen Ausführung von Aufgaben, Dokumenten und Informationen über arbeitsbezogene Aktivitäten hinweg in Übereinstimmung mit etablierten Geschäftsstandards. Diese Art der Automatisierung muss ein einfacher Vorgang sein, der häufig ausgeführt wird, um die tägliche Produktivität zu steigern.
Mit anderen Worten, Workflow-Automatisierung ist der Akt der Rationalisierung und Automatisierung manueller, zeitaufwändiger Aufgaben mithilfe von Technologie, um erheblich Zeit und Ressourcen zu sparen. Durch das Entwerfen einer Reihe von Regeln und Prozessen, die den Arbeitsablauf regeln, verwendet es Software, um sich wiederholende Aufgaben wie Dateneingabe, E-Mail-Kommunikation und Dokumentenverwaltung zu automatisieren. Es führt zu einer schnelleren, einfacheren und zuverlässigeren Arbeit, indem es die Effizienz und Genauigkeit erhöht und gleichzeitig Fehler reduziert. Die Workflow-Automatisierung überträgt die Ausführung bestimmter Aufgaben von Menschen auf ein Computerprogramm.
Eine Organisation muss jedoch zuerst die Aufgaben identifizieren, aus denen sich ein Job zusammensetzt, bevor sie den Workflow automatisieren kann. Als nächstes entwickelt es die Logik und die Regeln, die festlegen, wie diese Aufgaben ausgeführt werden sollen. Die Software wird dann mit vordefinierter Geschäftslogik und Regeln programmiert.
Die Logik und die Regeln sind im Allgemeinen eine Reihe von Wenn-Dann-Anweisungen, die als Anweisungen für das Programm dienen und ihm mitteilen, was zu tun ist und wie es von einer Aufgabe zur nächsten übergeht. Damit die Aktivitäten nicht mehr von Menschen verwaltet werden müssen, folgt die Software diesen Regeln und dieser Logik, um die Reihe von Aufgaben von Anfang bis Ende abzuschließen.
Wie automatisieren Sie einen Workflow-Prozess?
Workflow-Prozessautomatisierung bezieht sich auf die Erstellung, Implementierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen auf der Grundlage von Workflow-Regeln. Geschäftsabläufe beinhalten das Verschieben von Informationen, der Arbeit von Personen oder Dateien zwischen Systemen und Personen in Übereinstimmung mit etablierten Geschäftsvorschriften. Die Workflow-Automatisierung wird durchgeführt, um den Geschäftsbetrieb zu rationalisieren und gleichzeitig redundante manuelle Verarbeitung zu beseitigen.
Einige Beispiele für typische Geschäftsprozesse, die automatisiert werden können, sind
- Human Resources
- Marketing
- Finanzen
- Einkauf
- Sales
- IT-Serviceanfragen
Die effektivste Methode zur Einrichtung eines automatisierten Workflows ist die Erstellung eines gründlichen Workflow-Diagramms.
Sobald Sie das Workflow-Diagramm vorbereitet haben, ist das Erstellen eines automatisierten Workflows mit der Drag-and-Drop-Oberfläche moderner Automatisierungssoftware ganz einfach.
Mit Hilfe der Workflow-Automatisierung lassen sich sowohl einfache als auch komplexe Unternehmensabläufe automatisieren. Die Automatisierung rationalisiert nicht nur den Geschäftsprozess, sondern senkt auch die Betriebskosten. Mitarbeiter und Management können aufhören, lästige Aufgaben zu erledigen, damit sie sich auf strategischere, produktivere Projekte konzentrieren können.
Schritte zur Workflow-Automatisierung
Sehen wir uns jetzt kurz die fünf wichtigsten Schritte an, über die jedes Unternehmen nachdenken sollte, bevor es vollständig auf Workflow-Automatisierung umsteigt.
#1. Identifizieren Sie sich wiederholende Aufgaben
Wenn ein Unternehmen über Workflow-Automatisierung nachdenkt, sollte der erste Schritt darin bestehen, die Bereiche zu identifizieren, in denen Prozesse wiederholt werden.
Ein gründliches Verständnis des Geschäfts ist notwendig, um das Problem zu lokalisieren. Die beste Methode, um Ihren Geschäftsablauf besser zu verstehen und wiederkehrende Aufgaben zu erkennen, besteht darin, mithilfe von Flussdiagrammen eine visuelle Darstellung davon zu erstellen.
Sie können jetzt einen Workflow entwerfen, der Ihren aktuellen Workflow verbessert und den Prozess durch die Automatisierung langwieriger Prozesse vereinfachen könnte. Dies ist eine entscheidende Phase, die in enger Zusammenarbeit mit den anderen Beteiligten und den eigentlichen Benutzern des Prozesses durchgeführt werden muss.
Sie können auch die Nettovorteile in Form von Zeit- und tatsächlichen Kosteneinsparungen berücksichtigen. Dadurch wird es einfacher, einen überzeugenden Business Case dafür zu erstellen, warum bestimmte Geschäftsabläufe automatisiert werden sollten.
#2. Unternehmensziele festlegen
Sobald das Problem lokalisiert wurde, besteht der nächste Schritt darin, die Ziele Ihres Unternehmens zu skizzieren, wobei der derzeit standardmäßig vorhandene manuelle Arbeitsablauf verwendet wird.
Ihr Ziel kann es sein, Ressourcen für Jobs zu optimieren, die mehr Leistung liefern würden, indem Sie den Durchsatz erhöhen oder die Zykluszeit auf einer einzelnen CPU verringern.
Ihr Team muss möglicherweise mit weniger Dateneingaben fertig werden und sich mehr auf die Prozessoptimierung konzentrieren.
Alles könnte der Fall sein, aber Sie müssen in der Lage sein zu erklären, wie die Automatisierung Ihnen helfen wird, Ihre Geschäftsziele zu erreichen, und wie Sie den Erfolg messen möchten.
#3. Auswahl der geeigneten Workflow-Automatisierungslösung
Die Wahl der Mittel zur Erreichung des Ziels wäre der nächste Schritt. Wie wollen wir unsere Unternehmensziele erreichen? Ihr nächster wichtiger Schritt wird die Auswahl des besten Workflow-Automatisierungssystems sein, damit Sie eine Lösung finden können.
Wählen Sie die geeignete Software aus, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie Sie Ihren Lösungsanbieter auswählen. Für ein Automatisierungstool gibt es grundsätzlich tonnenweise Möglichkeiten auf dem Markt. Es ist entscheidend, die perfekte Passform für Ihr Unternehmen zu verstehen.
Viele Unternehmen wechseln zur Cloud-Alternative, da sie mehr Flexibilität und geringere Kosten bietet.
Sie können basierend auf Ihren individuellen Anforderungen 3 bis 5 Anbieter in die engere Wahl ziehen, bevor Sie die Vor- und Nachteile jeder Option gründlich abwägen. Bevor Sie diese Wahl treffen, möchten Sie sich vielleicht eine gründliche Demo der cloudbasierten, sicheren Workflow-Software ansehen, mit der Sie Ihren Workflow in nur wenigen Minuten gestalten können.
Wählen Sie Ihre Workflow-Software, um den Prozess Ihres Unternehmens basierend auf den Zielen zu automatisieren, die Sie in der vorherigen Phase festgelegt haben. Der von Ihnen gewählte Workflow sollte unkompliziert, benutzerfreundlich und für Ihre Benutzer einfach zu adaptieren sein.
#4. Bilden Sie die Benutzer aus
Im nächsten Schritt würden die Mitarbeiter dann im Umgang mit der neuen Workflow-Software geschult. Jede neue Veränderung durch das Management stößt auf Widerstand, da sie von der Belegschaft als überflüssig angesehen wird.
Um die Endanwender zu einem entscheidenden Teil des Entscheidungsprozesses zu machen, ist es unerlässlich, sie von Anfang an einzubeziehen und in die Gespräche einzubeziehen. Dies macht den Endbenutzer verantwortlich und hebt die größten Konzepte hervor.
Es wäre viel einfacher, diesen Übergang effektiv zu gestalten, wenn es einen klaren Weg vom bestehenden manuellen Verfahren zum neuen automatisierten System gäbe und sie ausreichend geschult würden, um ihnen dabei zu helfen, aufzuholen.
#5. Optimieren Sie Ihren Prozess, indem Sie kritische Leistungsindikatoren messen
Sobald Sie die oben genannten Verfahren abgeschlossen haben, ist Ihr neues automatisiertes Workflow-System einsatzbereit.
Es ist von entscheidender Bedeutung, die Knicke in der Rüstung in dieser Phase auszubügeln, da Ihre Geschäftsanwender auf der Grundlage ihrer Nutzung Eingaben zum Verfahren machen werden. Die letzte Phase, die das Messen der Key Performance Indicators und das Optimieren Ihres Workflows umfasst, steht Ihnen nun zur Verfügung.
Ihr automatisierter Workflow wird kontinuierlich gemessen und überwacht, was Ihnen hilft, Engpässe zu erkennen und Entwicklungsbereiche anzubieten. Ihr Team wird effektiver arbeiten, wenn Ihr frisch aktualisierter Workflow kontinuierlich bewertet wird.
Was sind die verschiedenen Arten der Workflow-Automatisierung?
Die Workflow-Automatisierung kann in zwei Kategorien unterteilt werden: Geschäftsprozesse (BP) und Roboterprozesse (RP).
#1. Geschäftsprozess-Workflows
Organisationen können ihre Kunden besser bedienen, indem sie einen Business Process Management (BPM)-Ansatz verfolgen. Es zwingt im Allgemeinen Unternehmensabläufe dazu, beim Erreichen wesentlicher Geschäftsziele effektiver zu werden. Workflow-Automatisierungssoftware wird häufig nach BPM-Prinzipien erstellt. Diese Software trägt somit dazu bei, ehemals mühsame manuelle Prozesse innerhalb einer Organisation zu rationalisieren.
#2. Roboterprozess-Workflows
Robotic Process Automation (RPA)-Software ist jetzt verfügbar und ermöglicht es Robotern, Aufgaben auszuführen, die früher Menschen erledigten. In vielen Fällen helfen Bots bei administrativen Abläufen neben der IT (aber auch in anderen Bereichen). Bots sind in der Lage, die relevantesten Daten zu erkennen und bereitzustellen, um Verarbeitungsprobleme zu beheben. Darüber hinaus können Bots Helpdesk-Anfragen und Anmeldeauthentifizierungen reduzieren und eingreifen, wenn Verarbeitungsprobleme auftreten.
Workflow-Automatisierungssoftware
Die Workflow-Automatisierung kann Ihnen helfen, Zeit zu sparen, wenn Ihre Mitarbeiter sich wiederholende Aufgaben ausführen, was die meisten Unternehmen tun. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen kann natürlich entmutigend sein. Daher benötigen Sie eine starke Workflow-Automatisierungssoftware, mit der Sie Ihre Prozesse schnell automatisieren können.
Sehen wir uns für weitere Optionen zum Verwalten von Prozessen und Arbeitsabläufen die beste Software zur Automatisierung von Geschäftsabläufen an.
#1. Zapier
Das Workflow-Automatisierungstool Zapier verwendet einen Drag-and-Drop-No-Code-Prozesseditor. Es kann Sie bei der Automatisierung von einfachen Vorgängen bis hin zu sich wiederholenden Aufgaben mit mehreren Schritten unterstützen.
Aber was Zapier auszeichnet, ist, wie viele Programmintegrationen es bietet. Grundsätzlich ist Zapier mit mehr als 5,000 Apps kompatibel. Und durch die Verwendung dieser Software können Sie Verfahren für alle Ihre Geschäftsanwendungen automatisieren, einschließlich Gmail, Slack, Trello und Stripe. Darüber hinaus unterstützt es zahlreiche verschiedene Workflow-Automatisierungstools auf den Softwareverbindungen dieser Liste. In dem unwahrscheinlichen Fall, dass Sie die benötigte Integration nicht in der Liste der Apps von Zapier finden, können Sie nach einer zusätzlichen App fragen oder selbst eine erstellen.
#2. ClickUp
ClickUp ist im Grunde ein komplettes Arbeitsmanagement-Tool. Neben Tools zur Workflow-Automatisierung bietet es Tools für Projektmanagement, Teamzusammenarbeit und vieles mehr.
Anders ausgedrückt: Sie sollten ClickUp als viel mehr als nur ein Tool zur Automatisierung betrachten. Ja, mehrere andere Automatisierungsprogramme bieten einige Aufgabenverwaltungsfunktionen. Dennoch bieten nur wenige so viele Funktionen wie ClickUp, das gängige Tools wie Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, Unteraufgaben und vieles mehr bereitstellt. Dies kommt zu ClickUps bereits robuster Automatisierung von Routineaufgaben hinzu. Mit anderen Worten, ClickUp ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Workflow-Management-Anforderungen mit einer einzigen Software zu bewältigen, ohne die Automatisierung sowie das Projektmanagement zu opfern.
#3. Integrieren
Integrify ist ein Programm zur Verwaltung und Automatisierung von Arbeitsabläufen mit wenig bis gar keiner Codierung erforderlich. Die Plattform verfügt über Tools zum Erstellen von Prozessen, Entwerfen von Formularen sowie Berichtsprozessen.
Während Integrify viele Eigenschaften mit anderen Workflow-Anwendungen hat, hat es auch einige einzigartige Funktionen, wie z. B. die Möglichkeit, Notizen sowie Kommentare hinzuzufügen, während Sie einen Prozess erstellen. Integrify ist daher perfekt für Gruppen, die zusammenarbeiten möchten, um ihren Geschäftsablauf zu entwickeln und zu verbessern. Ähnlich wie Integrity Prozesstests ermöglicht und Audit-Trails für alle Automatisierungsworkflows generiert, ermöglicht es auch die Zusammenarbeit ohne Angst vor Workflow-Unterbrechungen.
#4. Nintex
Mit mehr als 3 Millionen Workflow-Apps, die derzeit auf seiner Plattform ausgeführt werden, unterstützt Nintex mehr als 8,000 Unternehmenskunden bei der Verwaltung, Automatisierung und Verbesserung ihrer Geschäftsprozesse, ohne dass Programmierkenntnisse erforderlich sind.
Ihr Unternehmen kann jeden seiner Prozesse abbilden, ausführen und ihren Erfolg bewerten, indem es eine breite Palette von Workflow-Automatisierungstools wie Prozesszuordnung, erweiterte Workflows und Prozessintelligenz bereitstellt.
Für Unternehmen mit etablierten Prozessen ist Nintex sehr zu empfehlen. Es ist eine ausgeklügelte Software, die ein benutzerfreundliches Workflow-Design-Tool mit starken Verbindungen kombiniert, um jede einzelne Ihrer Apps zu verknüpfen. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeiter in den Bereichen Personalwesen, Finanzen, IT und Rechtsberufe.
#5. Kissflow
Für Workflows und App-Erstellung bietet Kissflow sowohl No-Code- als auch Low-Code-Alternativen. Kissflow hat jetzt die Vielseitigkeit, als Workflow-Management-Plattform, als leichtes Projektmanagement-Tool und vielleicht als Marketing-Automatisierungssoftware zu fungieren.
Die Prozesssoftwarepakete von Kissflow sind fantastisch. Sie bieten die ideale Mischung aus unkomplizierter Benutzeroberfläche und starken Analysen. Um beispielsweise Statistiken zu Ihrem Workflow-Automatisierungssystem anzuzeigen, können Sie bei einfachen, auf Metriken basierenden Berichten bleiben. Oder Sie können Ihre eigenen Berichte ausführen, um Aufgaben oder Prozessdaten detaillierter zu untersuchen. Darüber hinaus macht es Kissflow einfach, Dashboards zu erstellen (ohne Code oder nur mit wenig), wodurch Ihre Berichterstattung zugänglich und leicht verständlich wird.
#6. Flokzu
Mit dem Geschäftsprozessmanagement-Tool von Flokzu können Unternehmen Formulare entwerfen, Verfahren automatisieren, Berichte erstellen und vieles mehr. Es lässt sich mit zahlreichen anderen Softwareprogrammen integrieren, die Zapier verwenden.
Flokzu verfügt jedoch über einige Tools, die es in Bezug auf Flexibilität von anderen Workflow-Programmen abheben. Beispielsweise vereinfacht es den Austausch von Teammitgliedern. Sie können daher Ihr benutzerdefiniertes Verfahren problemlos ändern, um ein stellvertretendes Teammitglied einzubeziehen, während jemand nicht im Büro ist. Auf diese Weise müssen Sie keine Verzögerungen bei Ihrer Arbeit befürchten. In ähnlicher Weise können Sie mit Flokzu Timer anhalten und einstellen, während Sie den Arbeitsablauf automatisieren. Grundsätzlich kann sich die Workflow-Software von Flokzu an Ihre sich ändernden Prozessanforderungen anpassen.
Vorteile der Workflow-Automatisierung
Die Workflow-Automatisierung kann alle Abteilungen von der Last manueller Vorgänge entlasten, von der Verwaltung über Finanzen, IT und Marketing.
Hier sind einige Vorteile der Workflow-Automatisierungssoftware für jede Abteilung in Ihrem Unternehmen:
Vorteile der Workflow-Automatisierung im Marketing
- Bestimmen Sie eine Maschine, um sich wiederholende, mühsame Aufgaben auszuführen
- Arbeiten Sie gemeinsam mit Kollegen von verschiedenen Standorten an Workflows.
- Stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Personen alle Inhalte genehmigen.
- Erstellen Sie ein zuverlässiges Verfahren zur Pflege und Verfolgung hochwertiger Leads.
- Mehrere Kampagnen können automatisiert und alle von einem Dashboard aus verfolgt werden.
Vorteile der IT-Prozessautomatisierung
- Verteilen Sie Tickets und Eskalationen an verfügbare Teammitglieder.
- Eliminieren Sie redundante Supportanfragen
- Überprüfen Sie geplante Updates mit interessierten Parteien.
- Übernehmen Sie die Kontrolle über die Schatten-IT
- Kontrollieren Sie Ressourcen und beobachten Sie Nutzungsmuster
Workflow-Automatisierung Benefits im Personalwesen (HR)
- Reduzieren Sie drastisch den Papierkram
- Schnellere Suche, Verifizierung und Rekrutierung von Bewerbern mit automatischer Genehmigung
- Stellen Sie sicher, dass alle Prozesse konform sind.
- Erhöhen Sie die Sichtbarkeit des Workflows
- Verbessern Sie die Geschwindigkeit der Onboarding- und Offboarding-Prozesse.
Vorteile der Workflow-Automatisierung im Finanzwesen
- Vereinfachen Sie die Dokumentenverwaltung
- Verbringen Sie weniger Zeit mit der Bearbeitung von Genehmigungen.
- Richten Sie automatische Zahlungen für wiederkehrende Rechnungen ein.
- Erstellen Sie einen cleveren Mechanismus für die Verwaltung der Gehaltsabrechnung.
- Daten mit anderen Buchhaltungsprogrammen synchronisieren
Vorteile der Aktivierung der Workflow-Automatisierung im Vertrieb
- Stellen Sie sicher, dass alle Leads die gleiche königliche Behandlung erhalten.
- Erhalten Sie aufschlussreiche Informationen und Analysen zu laufenden Verfahren.
- Lassen Sie niemals ein Lead aufgrund eines Fehlers untergehen.
- Senden Sie personalisierte Grüße, Wertschätzung oder Werbe-E-Mails.
- Standardisieren Sie die Listenerstellung, um sie zu vereinfachen.
Muss ich ein Entwickler sein, um die Workflow-Automatisierung zu verwenden?
Nein. Diese Produkte werden mithilfe von Drag-and-Drop-Techniken zum Generieren von Formularen und Prozessen für Geschäftsanwender erstellt. Auf Wunsch können Entwickler das System mit zusätzlichen Tools erweitern.
Was sind Workflow-Automatisierungstools?
Workflow-Automatisierungstools werden verwendet, um Daten zwischen Systemen zu standardisieren, zu automatisieren und zu übertragen.
Was ist Workflow-Automatisierung in CRM?
Die Workflow-Automatisierung ist eine Funktion, die in die meisten CRM-Lösungen integriert ist. In den meisten Fällen muss eine Pipeline für eine Datenaktualisierung, Integration, das Timing einer Aktion usw. gestartet werden. Benutzer müssen über CRM-Lizenzen verfügen, um diese Funktionen nutzen zu können, die ausschließlich dem CRM-System vorbehalten sind. Die Workflow-Automatisierung kann dazu beitragen, Ihr CRM noch effizienter zu machen.
Zusammenfassung
Wenn die Workflow-Automatisierung eingesetzt wird, kann sie Unternehmen dabei helfen, zu expandieren und zu gedeihen, ohne dass etwas zwischen die Ritzen rutscht. Sie können Ihr Unternehmen ohne Wachstumsschmerzen erfolgreich ausbauen, indem Sie der Technik die manuelle Arbeit überlassen.
Diese Technologie kann Ihrem Unternehmen im Wesentlichen in allen Bereichen oder Abteilungen zugute kommen. Die Workflow-Automatisierung bietet viele Vorteile und hilft Ihnen, effizienter statt härter zu arbeiten, sei es im Marketing, im Personalwesen oder im Finanzwesen.
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Referenz
