Viele Unternehmen haben mit internen Problemen zu kämpfen, die sowohl das Produktivitätsniveau als auch die allgemeine Kommunikation innerhalb der Organisation beeinträchtigen können. Je nach Art des Unternehmens kann ein Intranet solche Probleme möglicherweise lösen. Die Bedeutung der Verwendung einer Intranet-Site kann nicht genug betont werden.
Was ist also ein Intranet und wie können Sie es nutzen, um die Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern? Lass uns darüber reden!
Was ist ein Intranet?
Eine Organisation kann über ein eigenes privates Netzwerk verfügen, das als Intranet bezeichnet wird und es Mitarbeitern ermöglicht, Informationen über das Unternehmen sowie Computerressourcen sicher miteinander zu teilen. Es ist auf Webserver, Content-Management-Systeme und Firewalls angewiesen, um sicher und effizient zu funktionieren. Die Sicherheit von Intranets wird typischerweise mit Hilfe einer Datenbank aufrechterhalten, die alle Benutzernamen von Mitarbeitern enthält, denen Zugriff auf das Netzwerk gewährt wurde.
Intranets können von einfachen internen Websites bis hin zu komplexen Systemen mit mehreren miteinander verbundenen LANs und WANs reichen. Außerdem bieten sie eine Reihe von Funktionen, wie z. B. Social-Intranet-Elemente für Mitarbeiterprofile, das Senden, Liken, Kommentieren und Teilen von Beiträgen. Sie können auch Gruppenarbeit und Telefonkonferenzen unterstützen und Zugang zu wichtigen Informationen, Anträgen, Formularen und Unternehmensunterlagen gewähren.
Die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern wird durch die Nutzung von Intranets in Unternehmen gefördert. Aus diesem Grund können Mitarbeiter schnell auf wichtige Informationen sowie relevante Links, Anwendungen und Datenbanken zugreifen, die die Aufzeichnungen des Unternehmens enthalten.
Merkmale des modernen Intranets
Moderne Intranets umfassen Funktionen wie:
#1. Personalisierte Inhalte
Moderne Intranets bieten personalisierte Homepages und Timelines für Mitarbeiter, die relevante Unternehmensnachrichten und -ankündigungen liefern. Es verfügt auch über Page Builder-Tools zum Erstellen statischer Kommunikation, Onboarding-Journeys und Wiki-Seiten.
#2. Zusammenarbeit
Soziale Netzwerke, benutzergenerierte Inhalte und Cloud-Computing werden in modernen Intranets betont, um die Beteiligung, Interaktion und Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu fördern.
#3. Integration mit anderen Tools
Integration mit Filesharing-Lösungen oder integrierten Dateispeichersystemen. Es lässt sich in andere Anwendungen wie Microsoft 365, Yammer und Teams integrieren, um ein nahtloses digitales Arbeitsplatzerlebnis zu bieten.
#4. Fernzugriff
Moderne Intranets bieten Cloud-basierte Optionen oder Vor-Ort-Installationen, die den Fernzugriff auf die Website ermöglichen.
#5. Inhaltsverwaltung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten
Es ermöglicht die direkte Bearbeitung von Intranet-Dokumenten, Tabellenkalkulationen und Folien. Außerdem verfügt es über effiziente Systeme zur Verwaltung großer Datenmengen und Dokumente, die in modernen Intranets unerlässlich sind.
#6. Admin-Oberflächen, Inhaltsvorlagen und Analysen
Intuitive Schnittstellen, effiziente Intranet-Administrations- und Content-Management-Funktionen sowie robuste Analyse-Dashboards sind wichtige Merkmale moderner Intranets.
#7. Anpassungsfähigkeit
Moderne Intranets sind so konzipiert, dass sie sich zusammen mit der Organisation weiterentwickeln und sich darauf konzentrieren, Änderungen zu integrieren, die sich am stärksten auf das Unternehmen auswirken. Site-Analysen und Benutzer-Feedback verfolgen den Fortschritt und verstehen das Benutzerverhalten.
Wofür wird ein Intranet verwendet?
Es gibt mehrere Verwendungszwecke von Intranets, aber drei Hauptverwendungen sind:
- Kommunikation und Zusammenarbeit: Intranets erleichtern die Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Managern und Führungskräften und erleichtern den Austausch von Nachrichten, Aktualisierungen und Informationen innerhalb der Organisation. Sie bieten auch Tools für die Zusammenarbeit, wie z. B. gemeinsame Nutzung von Dokumenten, Bearbeitung in Echtzeit und Aufgabenzuweisungen mit Fristen.
- Dokumenten- und Inhaltsverwaltung: Intranets helfen bei der Verwaltung und Kontrolle von Dokumenten, der Verfolgung von Versionen und der Pflege eines Änderungsverlaufs. Sie bieten auch einen zentralen Speicher für Unternehmensdokumente, Videos und Audiodateien, was den Mitarbeitern den Zugriff auf und den Austausch von Informationen erleichtert.
- Informationsrückgewinnung: Intranets fungieren als zentrale Anlaufstelle für alle Unternehmensinformationen und erleichtern es Mitarbeitern, das zu finden, was sie brauchen. Sie bieten leistungsstarke Suchfunktionen und können als Filter fungieren, um die wichtigsten Informationen und Zusammenhänge anzuzeigen.
Andere Funktionen, für die eine Intranet-Site verwendet werden kann, umfassen:
- Ein Intranet-Portal verbessert die Produktivität und das Engagement der Mitarbeiter durch Top-down- und Bottom-up-Kommunikation.
- Die Intranet-Site personalisiert Aufgaben für Mitarbeiter, um bestimmte organisatorische Rollen zu erfüllen.
- Ein Intranetportal bietet Mitarbeitern eine Plattform, um nach Informationen zu suchen, Arbeitsabläufe zu verwalten und unternehmensweit zu kommunizieren.
Wie viele Arten von Intranets gibt es?
Es gibt zwei Haupttypen von Intranets; Vor-Ort- und Cloud-basierte Intranets.
- Intranets vor Ort: Eine Unternehmensorganisation hostet diese Arten von Intranets vollständig vor Ort. Intranets vor Ort erfordern ein dediziertes IT-Team, um ihre Server zu verwalten, zu aktualisieren und zu sichern. Sie sind in der Regel nur für große Unternehmen mit ausreichenden Ressourcen für deren Wartung machbar.
- Cloud-basierte Intranets: Diese Arten von Intranets werden erstellt, gepflegt und online verfügbar gemacht. Sie benötigen keine Infrastruktur vor Ort und sind sofort online verfügbar. Cloud-basierte Intranets weisen jedoch einige Sicherheitsprobleme auf, was einige Unternehmen dazu veranlasst, Intranets vor Ort diesen vorzuziehen.
Arten von Intranets basierend auf ihren Funktionalitäten und dem Umfang des den Benutzern gewährten Zugriffs:
#1. Organisationsweite Intranets
Diese Intranets bieten einen zentralen Knotenpunkt für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit mit Funktionen wie Suchmaschinen, Benutzerprofilen, Blogs, mobilen Apps und Veranstaltungsplanung. Sie werden in der Regel unter Verwendung von Local Area Network (LAN)- und Wide Area Network (WAN)-Technologien eingerichtet.
#2. Extranets
Kunden, Lieferanten und andere zugelassene Parteien können auf Extranets zugreifen, während normale Intranets nur für Mitarbeiter der Organisation zugänglich sind. Extranets erweitern ein privates Netzwerk auf das Internet mit Bestimmungen zur Authentifizierung, Autorisierung und Abrechnung (AAA-Protokoll).
#3. Auf Zusammenarbeit ausgerichtete Intranets
Diese Intranets erleichtern die Arbeit in Gruppen und Telefonkonferenzen. Sie umfassen häufig Tools für das Projektmanagement, das Vertriebs- und Kundenbeziehungsmanagement sowie Unternehmensverzeichnisse.
#4. Plattformen für den Kulturwandel
Intranets sind auch als Plattformen für den Wandel der Unternehmenskultur hilfreich, auf denen viele Mitarbeiter wichtige Themen diskutieren können, die zu neuen Ideen in Bezug auf Management, Produktivität und andere Unternehmensaspekte führen.
Vor- und Nachteile der Verwendung einer Intranet-Site
Die Verwendung einer Intranet-Site bietet mehrere Vor- und Nachteile. Sie sind:
Die Vorteile der Nutzung von Intranets
- Intranets bieten die Möglichkeit für eine bessere Kommunikation.
- Es erleichtert den Austausch von Informationen.
- Die Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens wird einfacher.
- Aufzeichnungen verwalten und einfacher machen
- Es ermöglicht eine schnellere Verfolgung von Anfragen
- Ein Ort, um neue Konzepte für Unternehmenswebsites zu testen.
- Es gibt eine bessere Unternehmenskultur, die sich auf die Mitarbeiter konzentriert und Beteiligung und Interaktion fördert
- Aufgrund der niedrigen Implementierungs- und Betriebskosten bietet es eine gute Kapitalrendite.
Die Nachteile der Verwendung von Intranets
Bei der Einrichtung eines Intranet-Portals können auch einige Probleme auftreten, wie zum Beispiel:
- Sicherheits Risikos: Die Sicherheit des Intranets ist ein wichtiges Anliegen, da alle wichtigen Daten und Informationen an einem Ort gesammelt werden.
- Information Overload: Die Verwaltung und Speicherung übermäßiger Informationsmengen auf der Plattform kann eine Herausforderung darstellen.
- Zeitmanagement und Kosten: Die Implementierung und Wartung eines Intranet-Systems kann zeitaufwändig sein und zu wiederkehrenden Kosten führen.
- Herausforderungen bei der Informationssuche: Einige Intranetsysteme haben schlechte Suchmaschinen, die es Mitarbeitern erschweren, die benötigten Informationen zu finden.
- Schwierigkeiten beim Aktualisieren von Inhalten: Die Informationen in Intranets können schwer zu aktualisieren sein, wodurch Ressourcen und Wissen dem Risiko ausgesetzt sind, ungenau und veraltet zu sein
- Komplexe und kostspielige Implementierung: Die Implementierung von Intranets kann komplex und teuer sein, insbesondere bei benutzerdefinierten Intranets.
- Fernarbeit: Wenn mobile Geräte und Remote-Hilfe nicht verfügbar sind, kann es für Remote-Mitarbeiter schwierig sein, Informationen im Intranet zu erhalten.
Best Practices des Intranets
Um sicherzustellen, dass Ihr Intranet-Portal effektiv ist, sollten Sie einige Best Practices befolgen, darunter:
- Machen Sie Ihr Intranet zum bevorzugten Kommunikationsmittel, um Mitarbeiter zu ermutigen, es regelmäßig zu nutzen.
- Suchen Sie nach intuitiven, benutzerfreundlichen Lösungen, die unter Berücksichtigung der Benutzererfahrung (UX) entwickelt wurden.
- Nutzen Sie Ihr Intranet, um Mitarbeiterfeedback durch Umfragen, Impulsumfragen und Postkommentare zu sammeln. Das Implementieren von Feedback von Mitarbeitern kann ihre Erfahrung verbessern und andere ermutigen, ihre Meinung zu teilen.
- Wählen Sie eine Intranet-Plattform, die modern und auf die Bedürfnisse der heutigen Belegschaft ausgelegt ist. Herkömmliche Intranet-Lösungen sind oft veraltet und erreichen nicht jeden Mitarbeiter, was sich auf das Engagement der Mitarbeiter auswirkt.
- Implementieren Sie ein Intranet, auf das alle Mitarbeiter unabhängig vom Standort zugreifen können, um die Zusammenarbeit und Kommunikation zu fördern.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Intranet mobilfreundlich ist, da immer mehr Mitarbeiter remote arbeiten und auf Unternehmensinformationen auf ihren Mobilgeräten zugreifen.
- Um das Engagement und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu fördern, sollten Sie soziale Funktionen wie Chat und Messaging implementieren.
- Bieten Sie Schulungen und Unterstützung an, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter das Intranet effektiv nutzen können.
- Aktualisieren und pflegen Sie Ihr Intranet regelmäßig, um sicherzustellen, dass es für die Mitarbeiter relevant und hilfreich bleibt.
- Wählen Sie eine skalierbare Intranetlösung, die mit den Anforderungen Ihres Unternehmens wachsen kann.
Was sind ein Intranet und Extranet?
Ein Extranet ist eine Art Intranet, über das Personen außerhalb eines Unternehmens bestimmte Materialien und Programme nutzen können. Einige Teile des Intranets stehen Dritten wie Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern offen. Es unterscheidet sich von einem Intranet, da es sich um ein privates Netzwerk handelt, auf das autorisierte Drittbenutzer wie Kunden oder Geschäftspartner zugreifen können, und einen sicheren Informationsaustausch zwischen Organisationen ermöglicht.
Ein Intranet ist das private, sichere Netzwerk einer Organisation, das die Kommunikation, Zusammenarbeit und den Informationsaustausch der Mitarbeiter erleichtert. Intranets sind im Allgemeinen auf Mitarbeiter der Organisation beschränkt.
Zwei Unterschiede zwischen Intranet und Extranet?
Die beiden Hauptunterschiede zwischen einem Extranet und einem Intranet liegen in der Anzahl der Benutzer sowie in der Zugänglichkeit und Sicherheit.
#1. Die Anzahl der Benutzer und Zugänglichkeit
- Auf Intranets kann nur eine bestimmte Gruppe oder Organisation zugreifen, typischerweise die Mitarbeiter des Unternehmens, wodurch sie einer kleineren Gruppe von Benutzern zur Verfügung stehen.
- Viele Benutzer, darunter Mitglieder innerhalb der Organisation und externe Stakeholder wie Lieferanten, Partner und Kunden, greifen auf ein Extranet zu.
#2. Sicherheit
- Intranets sind aufgrund ihrer beschränkten Schnittstelle und eingeschränkten Zugänglichkeit im Allgemeinen sicherer. Sie werden durch eine definierte Firewall gesichert, die dem Netzwerk Sicherheit für den Zugriff auf das System bietet.
- Da Extranet-Netzwerke von der Organisation und externen Mitgliedern gemeinsam genutzt werden, besteht die Gefahr eines unerwünschten Zugriffs auf sensible Daten. Eine Firewall isoliert das Internet vom Extranet und trennt externe Benutzer von Unternehmensbenutzern für einen sicheren Zugriff.
Was ist ein Intranet-Portal
Ein Intranetportal ist ein Ausgangspunkt für den Zugriff auf Unternehmensinformationen oder Anwendungen von Drittanbietern. Dadurch können Unternehmen Daten, Software und andere Informationen effizienter verwalten, indem sie Benutzern individualisierte Perspektiven bieten. Mithilfe von Intranet-Software können Unternehmen ein privates Netzwerk aufbauen, auf das nur ihre Mitarbeiter mit einem Passwort zugreifen können.
Ist VPN eine Art Intranet?
Ein VPN ist keine Art Intranet. Ein Intranet ist ein vom Internet abgeschottetes privates Netzwerk, auf das nur innerhalb einer Organisation zugegriffen werden kann. Andererseits steht VPN für „Virtual Private Network“, das eine verschlüsselte Kommunikation zwischen zwei Computern über ein öffentliches Netzwerk wie das Internet herstellt und diese sicher und privat macht.
Ist Google ein Intranet?
Nein, Google ist kein Intranet. Intranets sind die privaten Netzwerke, die Organisationen verwenden, um Informationen und Ressourcen unter ihren Mitarbeitern auszutauschen. Während Google ein Unternehmen ist, das eine Reihe von Produkten anbietet, darunter Google Workspace, eine Sammlung von Cloud-basierten Produktivitäts- und Kollaborationstools. Intranetlösungen von Drittanbietern können jedoch in Google Workspace integriert werden, um ein sogenanntes „Google-Intranet“ zu erstellen.
Sie können Google Sites verwenden, um ein Intranet für ein Unternehmen oder eine Organisation zu entwickeln. Google Sites ist eine All-in-One-Intranetoption, mit der Sie alle Ihre Google Drive-Tools wie Google Formulare, Google Kalender und Google Maps an einem Ort ablegen können, an dem sie leicht zu finden sind.
Was ist eine Intranet-Site?
Eine Intranetsite ist ein privates Portal, das Mitarbeitern Zugriff auf interne Nachrichten, Updates und Dokumente bietet. Es kann als Kommunikationskanal für Führungskräfte, als Gesprächs- und Kooperationsbereich und als Wissensbasis für das Unternehmen fungieren.
- FÄHIGKEITEN FÜR DIE ZUSAMMENARBEIT: Definition, Beispiele und Verbesserungsmöglichkeiten
- KOMMUNIKATIONSTOOLS FÜR KLEINE UNTERNEHMEN: Die besten und effektivsten Tools zur Verwendung
- WAS IST ZUSAMMENARBEIT: Definition, Beispiele, Software & Bedeutung
Bibliographie
