Wie viele Personen sind jetzt in Ihrem Büro anwesend? Wie viele hattest du gestern? Wie war das im August des Vorjahres? Dieser Artikel definiert Besuchermanagementsysteme und erklärt, warum viele Unternehmen sie heutzutage verwenden.
Wenn die vorherigen Fragen nicht gewesen wären, hat Ihnen die letzte sicherlich einige Schwierigkeiten bereitet.
Wenn Sie die alte Excel-Tabelle in Ihrem geteilten Laufwerk finden oder die Fragen beantworten konnten, lag das wahrscheinlich daran, dass Sie die Einträge im Ordner, der Ihre Anmeldeblätter für Gäste enthielt, manuell zählen mussten.
Hier sind einige weitere Abfragen für Sie, während dieser Ordner oder diese Tabelle geöffnet ist:
- Wie viele Namen können Sie lesen oder wurden Sie falsch eingegeben?
- Wie viele Besucher haben ihre Ankunftszeit nicht notiert?
- Wer hat es versäumt, sich abzumelden? (Oder sind sie noch irgendwo im Büro versteckt?)
- War die Zeit, die für die Anmeldung oder Abmeldung aufgezeichnet wurde, korrekt?
- Mit welchem Mitarbeiter hat jeder Besucher genau interagiert?
Überlegen Sie, was passiert, wenn Gäste jetzt Ihr Büro betreten. Wer begrüßt sie? Eine freundliche Rezeptionistin, die sie persönlich einbezieht und ihnen das Gefühl gibt, willkommen zu sein? Oder jemand, der den ganzen Tag an einem Schreibtisch festsitzt, sich Sorgen macht und keinen Kaffee hat?
Vielleicht ist überhaupt niemand anwesend, um Gäste zu begrüßen. Was machen sie als nächstes? Warten Sie, bis ein Arbeiter vorbeikommt, oder klopfen Sie an die Türen, die Sie sehen? Unbeaufsichtigte Lobbys und offene Türen sind in vielen Gebäuden üblich, sodass jeder jederzeit jedes Büro betreten kann.
Diese einfachen Situationen treten täglich in Büros auf der ganzen Welt auf. Sie zeigen auch, wie wichtig das Besuchermanagement ist.
Sie zeigen konkret die Notwendigkeit eines Besuchermanagementsystems, manchmal eines digitalen Check-in-Systems.
Besuchermanagementsysteme
Die Überwachung aller Personen, die Ihre Einrichtung oder Ihr Geschäft betreten, wird als Besuchermanagement bezeichnet.
Kunden, Lieferanten, Bewerber, Auftragnehmer, Berater oder der zweimal entfernte Cousin dritten Grades des CEO können alle Besucher sein.
Jeder, der kein regulärer Vollzeitbeschäftigter ist, ist im Wesentlichen ein Besucher.
Ein Tool namens Besuchermanagementsystem wird verwendet, um Besucher formal zu verfolgen.
Besuchermanagementsysteme heute
Digitale Besuchermanagement-Tools wie The Receptionist für iPad ersetzen heute in Unternehmen traditionelle Besuchermanagement-Tools wie Hefter, Stifte und Papier.
Ein digitales Besuchermanagementsystem übernimmt die wesentliche Funktion der Gästekontrolle. Aber es kann auch mehrere Aufgaben erfüllen, die Stift und Papier nicht können, wie es:
- Führen Sie ein Online-Besucherprotokoll.
- Bitte machen Sie Fotos von Ihren Gästen, damit Sie sie erkennen können.
- Erstellen Sie Besucherausweise mit dem Branding Ihres Unternehmens darauf.
- Erfassen Sie Unterschriften auf Geheimhaltungsvereinbarungen und anderen Rechtsdokumenten.
- Akzeptieren Sie Lieferungen von Kurierdiensten wie UPS, FedEx und anderen.
- Benachrichtigen Sie Benutzer per SMS, E-Mail und Slack, wenn Besucher eintreffen.
- Ermöglichen Sie die Interaktion zwischen Personal und Gästen in beide Richtungen.
- Bestätigen Sie Essenslieferungen und bringen Sie Papierkram vorbei
- Geben Sie den Gästen eine Wegbeschreibung.
Ein Besuchermanagementsystem steigert die Büroproduktivität, verbessert die Bürosicherheit und verbessert den Ruf Ihres Unternehmens.
Besuchermanagementsysteme für Schulen
Ein integriertes Sicherheitssystem, das alles überwacht, selbst in den geschäftigsten Zeiten, ist erforderlich, um eine sichere Schulumgebung zu schaffen.
Schulen können mit einem Besucherkontrollsystem problemlos eine risikofreie Umgebung aufrechterhalten.
Haben Sie einen zuverlässigen Mechanismus zum Nachverfolgen von Besuchern der Schule eingerichtet? Verfolgen Sie Besucher, die mit Ihrer Fakultät oder Ihren Schülern interagieren, während sie sich auf dem Schulgelände befinden? Ist der Campus Ihrer Schule frei von Eindringlingen?
Die Behörden müssen diese Fragen stellen, um die Sicherheit der Lehrer und Schüler im Schulgebäude zu gewährleisten.
Mit einem Besuchermanagementsystem für Schulen können Sie jedes dieser Probleme separat angehen und sich um andere Anforderungen der Einrichtung kümmern.
Besuchermanagementsystem für Schulen – Top Features
#1. Authentifiziertes Einchecken
Die Verwaltung von Besucherinformationen mit maximaler Einfachheit ist ein Merkmal von Schulbesucherverwaltungssystemen.
Man muss Formulare ausfüllen, sobald man das Schulgelände betritt. Anschließend validiert das System die übermittelten Daten und Informationen.
Die Gültigkeit ihrer Identität wird bestätigt, die Telefonnummer wird mit Tools wie OTP-Verifizierungen doppelt überprüft und andere Informationen werden überprüft.
Erst wenn alle personenbezogenen Daten extrahiert, validiert und genehmigt wurden, kann einer Person Zutritt zur Einrichtung gewährt werden.
Als weitere Sicherheitsmaßnahme fotografiert das moderne VMS jeden Besucher.
Dank des schnellen Check-in- und Verifizierungsprozesses an der Eingangstür ist der Campus immer sicher und geschützt.
#2. Kontaktloses Einchecken
Intelligente Institutionen verfolgen einen proaktiven Ansatz, um die Ausbreitung von Pandemien wie COVID-19 zu stoppen, die schwerwiegende Störungen verursachten und die Sicherheit von Lehrkräften und Mitarbeitern innerhalb der Schule gefährdeten.
Berührungslose Check-in-Optionen mit pandemiesicheren Technologien wie Gesichtserkennungssoftware und QR-Code-Scannen auf Mobilgeräten können die Wahrscheinlichkeit verringern, dass Träger das Schulgebäude betreten.
Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Option wählen, wenn Sie sich für ein Schulbesucherverwaltungssystem entscheiden.
#3. Verifizierter Eintrag
Schulen sehen regelmäßig Hunderte von Mitarbeitern, die das Gebäude zusammen mit Besuchern betreten und verlassen.
Ein Besucherverwaltungssystem bietet auch die Möglichkeit, Personaldaten vorab einzugeben, um den Überblick über alle Personen zu behalten, die die Einrichtung betreten.
Das Schulgelände ist dank der vorab eingegebenen Namen und Daten der Mitarbeiter jederzeit sicher, da nur die authentifizierten Lehrer und Mitarbeiter das Gebäude betreten dürfen.
Sie können angeben, ob als zusätzliche Schicht eine OTP-Validierung erforderlich ist.
Selbst wenn Lehrkräfte oder Mitarbeiter die Schule betreten, ist es einfach, ihre Namen vorher zu notieren, und nur diejenigen mit Ausweisen dürfen die Zonen betreten.
Darüber hinaus erleichtert dies autorisierten Mitarbeitern die Überwachung der Bewegungen aller Mitarbeiter und Lehrer innerhalb des Gebäudes, einschließlich ihrer Häufigkeit, Aufenthaltsdauer sowie Ein- und Ausgangszeiten.
#4. Echtzeit-Dashboard
Ein Echtzeit-Dashboard, das die Bewegungen aller Besucher, Mitarbeiter, Lehrkräfte, Eltern und Kinder (falls erforderlich) zu jedem beliebigen Zeitpunkt anzeigt, ist ein Merkmal eines effizienten Besuchermanagementsystems für Schulen.
Dies erleichtert die Identifizierung und Verfolgung von Personen, die sich auf dem Gelände bewegen.
Dieses Dashboard kann verfolgen, wie lange Eltern, Gäste oder Mitarbeiter auf dem Grundstück bleiben. Wenn beispielsweise ein Elternteil sein Kind besuchen möchte, macht es die App einfach, zu überwachen, wie lange der Elternteil bleibt.
#5. Besuchereinblicke
Das Führen eines genauen Protokolls aller Personen, die die Einrichtung in einem bestimmten Zeitraum besucht haben, ist das Hauptproblem, mit dem Schulen konfrontiert sind.
Papierprotokolle oder Stiftpapiermethoden versagen häufig, weil sie anfällig für Manipulationen, Beschädigungen oder sogar Diebstahl sind.
Ein Besuchermanagementsystem sorgt dafür, dass jederzeit eine sichere ortsbezogene Erfassung der Besucher verfügbar ist.
Die Behörden können die Besuchereinblicke des Systems leicht überprüfen.
Wer kam auf den Campus? Wann hat eine bestimmte Person das Gebäude verlassen? Wie oft hat ein Gast eingecheckt?
Das Team kann einen Aktionsplan erstellen, um die Besucher, die ein bestimmtes Gelände kommen und verlassen, besser zu verwalten, da diese Zahlen innerhalb des Systems vorbereitet und für alle relevanten Parteien leicht zugänglich sind.
Beste Besuchermanagementsysteme
#1. Qminder-Software
Qminder ist eine Cloud-basierte Software zur Verwaltung von Warteschlangen, die Unternehmen dabei unterstützt, unvergessliche Wartezeiten zu schaffen.
Verwenden Sie Check-in-Automaten vor Ort und Fortschrittsinformationen in Echtzeit, um Kundenlinien zu verwalten. Kunden können Qminder verwenden, um sich mit ihren Telefonen aus der Ferne in die Warteschlange einzureihen und Benachrichtigungen per Textnachricht zu erhalten.
Dank der beim Kunden-Self-Check-in gesammelten Informationen können Sie einen individuelleren Service bieten.
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- Starter: $429.00 pro Monat und Standort
- Geschäft: $659 pro Monat und Standort
- Unternehmen: Kundenspezifische Preisgestaltung
- Kostenlose Testphase: Verfügbar
- Freie Version: Nicht verfügbar
#2. Software für HID-Besucherverwaltungslösungen
Das Cloud-basierte Programm von WorkforceID Visitor Manager unterstützt kleine und mittlere Unternehmen in den Bereichen Transport, Energie, Gesundheitswesen, Bildung und anderen Sektoren bei der Verwaltung des physischen und digitalen Identitätszugriffs.
Administratoren können mit Hilfe der Lösung individualisierte Screening-Fragen erstellen, um Check-in-Verfahren zu automatisieren.
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- Startpreis: 2,000.00 USD pro Jahr
- Kostenlose Testphase: Verfügbar
- Freie Version: Nicht verfügbar
#3. ALICE Empfangssoftware
Als Besucherverwaltungssystem für kleine, mittlere und große Organisationen in verschiedenen Branchen ist ALICE Receptionist cloudbasiert und vor Ort.
Besucherregistrierung, Bewegungserkennung, Ausweisdruck, Branchenverzeichnis und Veranstaltungsmanagement sind die herausragenden Funktionen der Lösung.
Benutzer können ihre Gästeverwaltungsverfahren mit der Verwendung von ALICE Receptionist automatisieren.
Abteilungslisten, bidirektionale Kommunikation, Mitarbeiterbenachrichtigung, Bilderfassung und Fernüberwachung sind weitere Funktionen.
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- Startpreis: 3,588.00 USD pro Jahr
- Kostenlose Testphase: Verfügbar
- Freie Version: Nicht verfügbar
# 4. Proxyclick-Software
Für kleine, mittlere und große Unternehmen ist Proxyclick ein effektives Besucherverwaltungssystem, das cloudbasiert ist.
Zu den wichtigsten Funktionen gehören Besucherregistrierung, Sofortfotos, Ausweisdruck, Sofortbenachrichtigungen, Berichterstattung und Proxyclick.
Benutzer können Besucher mit Proxyclick kontrollieren, den Ruf ihrer Marke verbessern und Sicherheit garantieren.
Zu den weiteren Funktionen des Systems gehören die Personalisierung von Ausweisen, Zugangskontrolle, Vorregistrierung von Besuchern, Benutzerberechtigungen, Datenschutz und Sicherheitsprüfungen.
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- Startpreis: 100.00 US-Dollar pro Monat
- Kostenlose Testphase: Verfügbar
- Freie Version: Nicht verfügbar
# 5. VisitLog-Software
Kleine, mittelständische und große Unternehmen können alle von VisitLog, einem On-Premise-Besucherverwaltungssystem, profitieren.
Zu den grundlegenden Funktionen gehören Besucher-Vorregistrierung, Badge-Druck, E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen, Besucherregistrierung und Benachrichtigung von Besuchern.
Die VisitLog-Kioskfunktion verfolgt Besucherankünfte und -abgänge sowie die Gesamtzahl der anwesenden Besucher.
Ein programmierbarer Begrüßungsbildschirm, Notfallevakuierungslisten, Parkverwaltungstools und Berichtsfunktionen sind weitere Funktionen.
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- Startpreis: 1,800.00 $ einmalig
- Kostenlose Testphase: Verfügbar
- Freie Version: Nicht verfügbar
Elektronische Besuchermanagementsysteme
Einfache Computer- oder elektronische Besucherverwaltungssysteme, die häufig auf einem iPad oder einem berührungslosen Kiosk untergebracht sind, verwenden ein Computernetzwerk, um Besucherinformationen zu überwachen und aufzuzeichnen.
Ein elektronisches Besucherverwaltungssystem mildert die meisten Mängel einer Stift-und-Papier-Methode.
Um nach potenziellen Sicherheitsproblemen zu suchen, können Besucherausweise mit kommunalen, staatlichen und föderalen Datenbanken und internen Datenbanken verglichen werden.
Automatisierte Besuchermanagementsysteme
Einige Unternehmen verwenden immer noch veraltete manuelle Besucher-Check-in-Methoden wie Namensschilder und Gästebücher, aber der Wechsel zu einem automatisierten Besucherverwaltungssystem hat viele Vorteile für ein Unternehmen, einschließlich Kosten-, Zeit- und Ressourceneinsparungen.
Im Whitepaper The Evolution of Visitor Management aus dem Jahr 2017 gaben 82 % der befragten Organisationen an, dass die Implementierung eines automatisierten Besuchermanagementsystems die betriebliche Effizienz gesteigert habe.
Ein Besuchermanagementsystem, das Empfangs- und Verwaltungsvorgänge automatisiert und gleichzeitig die Sicherheit erhöht und Gefahren verringert, bietet eine hervorragende Kapitalrendite.
Wenn ein Besucher eintrifft, benachrichtigt das Besuchermanagementsystem sofort den zuständigen Mitarbeiter.
Das Personal wird darüber informiert, dass sein Gast angekommen ist.
Zusammenfassung
Alte und schlecht geführte Besuchermanagementsysteme bringen mehrere Bedenken mit sich.
Eine veraltete Plattform kann zu Compliance-Problemen oder Sicherheitslücken führen, die ziemlich teuer werden können.
Der gesamte Ablauf muss neu bewertet werden, wobei dem Besuchermanagementsystem höchste Aufmerksamkeit geschenkt werden muss.
Besuchermanagementsysteme FAQs
Wie viele Arten von Besuchermanagementsystemen gibt es?
Es gibt zwei verschiedene Betriebsansätze, auch wenn es nicht zwei unterschiedliche Arten von Besucherverwaltungssoftware gibt.
Wie richte ich ein Besuchermanagementsystem ein?
Ein Benachrichtigungssystem sollte in Besucherverwaltungssysteme integriert werden, um Mitarbeiter zu benachrichtigen, wenn sich ein Besucher angemeldet hat.
Mitarbeiter sollten idealerweise die Möglichkeit haben, auszuwählen, welche Benachrichtigungen sie erhalten möchten und wann.
Gästeausweise sollten schnell und sofort druckbar sein.
Wie gehen Sie mit Besuchern ohne Termin um?
Der Sekretär sollte einen Platz anbieten und sich allen Besuchern vorstellen, die keinen Termin vereinbart haben.
- Holen Sie die Informationen vom Anrufer ein
- Sprechen Sie mit dem Büro des Vorgesetzten
- Erkundigen Sie sich nach der Verfügbarkeit des Vorgesetzten
- Besuche strategisch ablehnen
Welche Arten von Besuchern gibt es?
Besucher, die mit dem Flugzeug ankommen, wie z. B. Zwischenstoppbesucher, Tagesbesucher und Transitbesucher, werden als Flugankünfte bezeichnet.
Besucher, die auf dem Seeweg ankommen, wie z. B. Kreuzfahrtpassagiere, werden als Seeankünfte bezeichnet.
Zu den Ankünften auf dem Seeweg gehören auch Zwischenstoppgäste wie Segler und Bootsfahrer.
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Bibliographie
