Dank des anhaltenden Digitalisierungstrends möchten die Menschen weniger auf Papier arbeiten und erwarten, von jedem Gerät aus auf ihre wichtigsten Dokumente zugreifen zu können. Es wird dringend empfohlen, ein Dokumentenmanagementsystem zu verwenden, um diesen Prozess zu vereinfachen. In der heutigen digitalen Welt sind Dokumentenmanagement-Tools ein wesentlicher Bestandteil jedes erfolgreichen Unternehmens. Dokumentenmanagementsysteme erzeugen anstelle von Aktenschrankreihen ein elektronisches Archiv, auf das jeder mit der entsprechenden Berechtigung zugreifen und es ändern kann. Die Verwaltung Ihrer digitalen Papiere und das Scannen alter Papierakten ist mit Hilfe von Dokumentenverwaltungstools ein Kinderspiel. Wir gehen eine Liste von Verwaltungstools durch, die sich auf Unternehmens- und Microsoft-Dokumentenverwaltungstools konzentrieren, und nennen auch einige DM-Systemunternehmen, einschließlich Open Source.
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Was ist ein Dokumentenmanagement-Tool?
Das Dokumentenverwaltungstool ist eine Software, die verwendet wird, um Dokumente zu verfolgen, zu verwalten und zu speichern und gleichzeitig den Papierverbrauch zu reduzieren. Dieses Programm bietet mehrere potenzielle Unternehmensanwendungen, von der Archivierung von Mediendateien in der Cloud bis hin zur Erleichterung der Teamarbeit bei Papierkram.
DM umfasst eine Vielzahl von Merkmalen und Funktionen, die für den reibungslosen Betrieb eines Unternehmens unerlässlich sind. Zu den Funktionen von Dokumentenverwaltungstools, die von unschätzbarem Wert sind und Unternehmen aller Art helfen, gehören:
- Ein einziger Ort, an dem Datensätze gesucht und abgerufen werden können.
- Dokumente, die zuvor auf Papier gespeichert wurden, können jetzt digital gescannt, hochgeladen und organisiert werden, wodurch der zusätzliche Platz (und Geld) entfällt, der zuvor für die Aufbewahrung auf Papier erforderlich war.
- Verbesserung der Organisation und Produktivität, diese Änderung.
- Die Verwendung einer digitalen Dokumentenspeicherung verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Dateien verlegt oder beschädigt werden.
Dokumentenmanagement-Tools könnten besonders nützlich für Unternehmen in der Medizin- und Finanzbranche sein, die große Datenmengen verarbeiten und/oder speichern, die personenbezogene Daten enthalten. Diese Systeme können die Einhaltung von Dokumenten in einem bestimmten Bereich garantieren und gleichzeitig autorisierten Benutzern einen schnellen und vertrauenswürdigen Zugriff auf alle erforderlichen Dateien gewähren.
Was ist die beste Dateiverwaltungssoftware?
Werfen wir einen Blick auf einige der bekanntesten DM-Software, die häufig verwendet wird, um die Abhängigkeit von Papierdokumenten zu verringern und die DM-Leistung eines Unternehmens zu steigern.
- Klicken Sie auf
- M-Dateien
- Smartsheet
- Teamarbeitsräume
- pCloud
- HubSpot
Welche Arten von Dokumentenmanagementsystemen gibt es?
Die fünf Arten von DM-Systemen sind:
- Enterprise-Content-Management.
- Content Management (Web-Content-Management)
- Dokument-Imaging.
- Workflow-Management.
- Aufnahmeverwaltung.
Liste der Dokumentenverwaltungstools
Anwaltskanzleien, Designstudios und Verlage sind nur einige Beispiele für KMUs, die papierlos arbeiten möchten, aber Hilfe bei der Suche nach der richtigen Lösung benötigen. Da Unternehmen immer große Datenmengen verwalten müssen, ist es für maximale Effizienz unerlässlich, ein DM-Tool auszuwählen, das sowohl zuverlässig als auch erweiterbar ist.
Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) können stark von effektiven Dokumentenmanagement-Tools profitieren. Die grundlegendste ist die Notwendigkeit eines zentralen Ortes, um Aufzeichnungen in Ordnung zu halten. Ein DM-Tool kann auch Dinge wie Versionierung, Prozesse, Benutzerberechtigungen, Backup und Sicherheit verwalten. Hier sollten Sie beginnen, wenn Sie nach einem Ort suchen, an dem Sie vertrauliche Unternehmensdateien aufbewahren und mit anderen teilen können. Die Datenklassifizierung ist eine weitere DM-Funktion, die das Potenzial hat, die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen seine Prozesse jetzt grafisch darstellt, erheblich zu verändern. Der prognostizierte weltweite Umsatz für DM- und ECM-Systeme wächst in einem gesunden Tempo, und das aus gutem Grund.
Davon abgesehen finden Sie unten eine Liste einiger Top-Tools zur Dokumentenverwaltung;
#1. SignDesk
SignDesk ist eine Smart Contract Lifecycle Management (CLM)-Plattform, die mit der Absicht entwickelt wurde, alle Aspekte des Vertragsprozesses zu automatisieren. Mithilfe von SignDesk CLM können Teams sofort Verträge mit von der KI vorgeschlagenen Klauseln entwickeln, diese dann genehmigen und ihre Bedingungen aushandeln.
#2. Inhaltverse
Die Verwaltung Ihrer Dokumente mit Contentverse stellt sicher, dass Sie nie ohne die erforderlichen Ressourcen auskommen. Contentverse ist in der Lage, die spezifischen Anforderungen Ihrer Abteilung zu erfüllen, da es Cloud- und On-Premises-Bereitstellungsoptionen sowie Benutzereinstellungen bietet, die angepasst werden können.
#3. Optix
Optix ist eine leistungsstarke und einfach zu bedienende Dokumentenverwaltungssoftware, die Workflow-Automatisierungslösungen, Standard-Betriebsverfahrensmanagement und andere zeitgemäße Funktionen bietet, die darauf ausgelegt sind, die Effizienz von Unternehmensprozessen zu verbessern.
#4. Dokufrei
Docufree Document Cloud, ein servicefähiges Content-Management-System für Unternehmen, integriert das Scannen und Erfassen von Dokumenten, das Dokumentenmanagement und die Prozessautomatisierung auf einer einzigen Cloud-basierten Plattform.
#5. DocStar ECM
DocStar Enterprise Content Management richtet sich an große und mittelständische Unternehmen aller Branchen und bietet Tools zum Hochladen, Speichern und Austauschen von Dokumenten in einer Reihe von Formaten. Ihre Kunden kommen aus den unterschiedlichsten Branchen. Es gibt Versionen der Software, die sowohl in der Cloud als auch lokal ausgeführt werden.
#6. FileHold
Ein papierloses Büro könnte mit Hilfe des Dokumentenmanagement-Tools einfacher zu erreichen sein; FileHold Enterprise, das für den Einsatz in großen Unternehmen konzipiert ist. Die Installation von FileHold kann entweder vor Ort oder in einer sicheren privaten oder öffentlichen Cloud-Umgebung erfolgen.
#7. DocuPhase
Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung und Erfassungstools für optische Zeichenerkennung (OCR) werden alle von der DocuPhase Enterprise Automation Platform bereitgestellt. Das DocuPhase-System lässt sich an die Anforderungen von Unternehmen jeder Größe anpassen. Es ist neben einem Cloud-basierten Modell auch in einem lokalen Modell erhältlich.
#8. eAktenschrank
eFileCabinet ist ein Dokumentenmanagementsystem, das sich darauf konzentriert, Unternehmen jeder Größe bei der Steigerung ihrer Rentabilität und Effizienz zu unterstützen, indem es den Papierverbrauch in ihren Betrieben senkt und ihre Arbeitsabläufe rationalisiert.
#9. DocuXplorer
Papierlos zu werden und sich wiederholende Dateneingabeprozesse zu automatisieren, kann Ihren Mitarbeitern helfen, Zeit zu sparen und Ärger zu reduzieren, während sie gleichzeitig Risiken reduzieren und sie weniger potenziellen Problemen aussetzen. Erreichen Sie Ihre Geschäftsprozessziele mit Hilfe von sachkundiger Unterstützung und Tools, die unkompliziert und einfach zu bedienen sind.
#10. Dokument-Locator
Document Locator, eine Dokumentenverwaltungssoftware für Unternehmen, ist auf eine Weise integriert, die nur mit Microsoft Windows verfügbar ist. Die Plattform ist nicht nur mit Microsoft Office und anderer kommerzieller Software kompatibel, sondern kann auch vollständig innerhalb des Windows-Betriebssystems ausgeführt werden.
Microsoft SharePoint ist kein DM-Tool, kann jedoch für einige Unternehmen als Dokumentenverwaltungslösung fungieren. Aufgrund seiner Vielseitigkeit eignet sich SharePoint besser für große Organisationen, die Hilfe bei der Inhaltsverwaltung und Intranetentwicklung benötigen, als für kleine Unternehmen, die nach Dokumentenverwaltungstools von Microsoft suchen
Wie verwalten Sie Dokumente?
Die Implementierung von Standardverfahren für das Dokumentenmanagement kann Ihrem Unternehmen helfen, effizienter zu arbeiten. Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, müssen Sie Ihre aktuellen Ressourcen bewerten, Lücken identifizieren und dedizierte Lernzeit einplanen, genau wie Sie es für jedes andere neue Unterfangen tun würden. Die Schritte zur Verwaltung Ihrer Dokumente sind:
- Planung der Dokumentenerstellung und -aufbewahrung
- Auswahl eines Systems
- Umsetzung
- Speicher einrichten
- Halten Sie mit der Wartung Schritt
Was sind Dokumentenmanagement-Fähigkeiten?
- Systemanalyse – Der Prozess, herauszufinden, wie DMS funktionieren sollte und wie sich verschiedene Eingaben und Variablen auf das Endprodukt auswirken.
- Zeitmanagement
- Systembewertung
- Fähigkeiten zum Leseverständnis
- Die Fähigkeit kritisch zu Denken
- Gute schriftliche Fähigkeiten
- Urteil und Entscheidung
- Programmierung
Microsoft Dokumentenverwaltungstools
Jedes Unternehmen, egal wie groß oder klein, muss einen Weg finden, seinen Papierkram effizient zu verwalten. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann für jedes Unternehmen die Effizienz steigern und Kosten senken. Es gibt eine Reihe von Alternativen, daher ist es wichtig, dass Sie jede sorgfältig prüfen, bevor Sie sich für eine Lösung für Ihr Unternehmen entscheiden.
Sie sollten nach Dokumentenverwaltungstools suchen, die mit Microsoft-Produkten kompatibel sind, wenn Ihr Unternehmen stark darauf angewiesen ist. Aufgrund der weit verbreiteten Einführung von Microsoft-Plattformen in der Geschäftswelt gibt es mehrere Optionen (Dokumentenverwaltungstools), die Sie in Betracht ziehen sollten. Welche Microsoft-Dokumentenmanagement-Tools für Ihr Unternehmen ideal sind, hängt jedoch maßgeblich von den spezifischen Anforderungen ab.
sind Dokumentenverwaltungstools der Microsoft Office Suite?
Auch wenn dieses Missverständnis besteht, ist die Microsoft Office Suite (auch bekannt als MS Office) kein vollwertiges Dokumentenverwaltungstool. Mehrere Unternehmen haben festgestellt, dass die Kombination von Microsoft Office mit Dokumentenverwaltungstools großartig ist, und setzen es ein. Bei Anwendung dieses Verfahrens ergibt sich ein umfassendes und skalierbares elektronisches Dokumentenmanagementsystem.
Der auffälligste Unterschied zwischen Microsoft Office- und Dokumentenverwaltungstools liegt in den Kernfunktionen. Während sich Microsoft Office auf die Dokumentenerstellung konzentriert, kümmert sich das Dokumentenmanagementsystem (DMS) um die Dokumentenstruktur und -pflege und hält bestehende in Ordnung
Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Unternehmen wichtige Dateien archivieren und bestimmte Dateien einfach abrufen, um ihren Arbeitsablauf und ihre Entscheidungsfindung zu verbessern.
MS Office verfügt nicht nur über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) in zahlreichen seiner Komponenten, sondern beinhaltet auch Werkzeuge zur Dokumentenerstellung und -verteilung.
Dass Microsoft Office Funktionen eines Dokumentverwaltungssystems (DMS) enthält, bedeutet jedoch nicht, dass andere DMS-Tools oder -Plattformen nicht auch praktikable Optionen sind. Ob Ihr Unternehmen beide Optionen benötigt oder nicht, hängt von seinen Dokumentenverwaltungs- und Speicheranforderungen ab.
Microsoft SharePoint ist kein DM-Tool, kann jedoch für einige Unternehmen als Dokumentenverwaltungslösung fungieren. Aufgrund seiner Vielseitigkeit eignet sich SharePoint besser für große Organisationen, die Hilfe bei der Inhaltsverwaltung und Intranetentwicklung benötigen, als für kleine Unternehmen, die nach Dokumentenverwaltungstools von Microsoft suchen
Es ist eine flexible und konfigurierbare Plattform, die zum Erstellen vieler Arten von Lösungen verwendet wird, wie z. B. Intranets, Lernmanagementsysteme, Ticketing-Software und mehr.“ Genauer gesagt ist Microsoft SharePoint ideal geeignet für den Aufbau von Dokumentenmanagementsystemen“, da es umfassende Werkzeuge für diese Anwendung bereitstellt.
Darüber hinaus verfügt SharePoint über eine Reihe zusätzlicher nützlicher Funktionen. Einfache Dokumentenerstellung und -speicherung in einer sicheren Umgebung, schnelles Suchen und Abrufen von Dokumenten, Zusammenarbeit in Echtzeit, Versionskontrolle, Audit-Trail und Compliance-Unterstützung.
Liste der wichtigsten Microsoft Office 365-Dokumentenverwaltungstools
Office 365 ist ein Abonnementdienst für den Zugriff auf eine webbasierte Version von Microsoft Office. Es umfasst Word, Excel und PowerPoint sowie Outlook für E-Mail und Kalender, Access zum Verwalten von Datenbanken auf PCs, Publisher zum Veröffentlichen auf PCs, OneNote zum Aufzeichnen von Notizen, OneDrive für Cloud-Speicher und regelmäßige Software-Upgrades. Außerdem ist es mit einer Vielzahl von Betriebssystemen und mobilen Plattformen kompatibel, darunter Windows, macOS, Android und iOS.
Da die meisten Dokumentenverwaltungstools mit Microsoft Office und Office 365 kompatibel sind, ist es wichtig, die Fähigkeiten der einzelnen Systeme sorgfältig zu vergleichen. Indem Sie dies tun und die gesammelten Informationen verwenden, können Sie ein DM-Tool auswählen, das für Sie funktioniert.
Hier ist eine Liste einiger der besten Dokumentenverwaltungstools für die Microsoft Office 365-Integration
- M-Dateien
- Selbe Seite
- Box-Huddle
- Nimbus Portallösungen
- DocuXplorer
- Bitrix24
Dokumentenverwaltungsunternehmen
Die Ära, in der wir jetzt leben, wurde zu Recht als Informationszeitalter bezeichnet. Jedes Unternehmen, das in der heutigen halsabschneiderischen Geschäftsumgebung bestehen möchte, muss lernen, das Beste aus den ihm zur Verfügung stehenden Daten zu machen.
Untersuchungen zeigen, dass Menschen jeden Tag zwischen dreißig Minuten und zwei Stunden damit verbringen, nach Dateien zu suchen. Aus diesem Grund steigen die Kosten, Bearbeitungszeiten und Fehlerquoten eines Unternehmens, was sich negativ auf das Endergebnis auswirkt.
Dokumentenverwaltungssoftware gibt es in verschiedenen Ausführungen, von denen einige kostenlos und Open Source sind, während für andere eine Lizenz erforderlich ist.
Ihre gesamten dokumentenbezogenen Serviceanforderungen können durch zahlreiche Dokumente erfüllt werden Verwaltungsgesellschaften. Die Dokumentendienste dieser Verwaltungsunternehmen umfassen Dienste zum Erstellen, Scannen, Archivieren und Verwalten der in Ihrem Unternehmen verwendeten Dateien.
In der folgenden Liste sind die zwölf führenden US-Unternehmen für Dokumentenverwaltungstools im Jahr 2022 aufgeführt
- LaserCycle USA
- Stargel DMS-Lösung
- Accesscorp-MasterControl
- Amerikanisches Mikro
- Ricoh
- AGS-Aufzeichnungsverwaltung
- 5i-Lösungen
- Docupace-Technologien
- Conduent
- GRM-Dokumentenverwaltung
- Dokumentenverwaltungslösungen von Crown
- Lagerquartiere
Enterprise Document Management-Tools
Der Begriff „Enterprise Document Management Tools“ bezieht sich auf Software, die für die Verwaltung großer Mengen von Dokumenten und Daten sowie deren Speicherung, Abruf und Verarbeitung durch verschiedene Prozesse entwickelt wurde.
Grundsätzlich können Sie Ihre Dokumente dank Enterprise Document Management Tools ganz einfach erstellen, speichern, verwalten, indizieren, schützen, abrufen und sogar anordnen. Wenn Unternehmen Enterprise Document Management Tools verwenden, bewegen sie sich praktisch weg von der Verwendung von Papierakten und in das digitale Zeitalter.
Unternehmen können Zeit und Geld sparen, indem sie Enterprise Document Management Tools verwenden. Sie können EDMS verwenden, um ihre Dokumente so zu digitalisieren und zu speichern, dass sie einen schnellen und einfachen Zugriff und eine verbesserte Organisation ermöglichen.
Welche Arten von Enterprise Document Management Tools gibt es?
Grundsätzlich gibt es zwei Haupttypen von EDM-Werkzeugen;
#1. Cloudbasiert:
Benutzer von Cloud-EDM-Systemen können ihre Systeme verwalten, indem sie sich remote mit dem Server des Entwicklers verbinden. Mit Cloud-basierten EDM-Tools können Sie von jedem Computer oder Mobilgerät aus darauf zugreifen, ohne sich Gedanken über Softwarekompatibilitätsprobleme machen zu müssen. Denn die Dokumente werden ständig in der Cloud gesichert,
#2. Selbst gehostet:
Im Gegensatz dazu befinden sich selbst gehostete EDM-Systeme vollständig innerhalb der Grenzen der eigenen Netzwerkinfrastruktur des Benutzers. Selbst gehostete EDMS bieten möglicherweise nicht so viel Datenzugriff wie Cloud-basierte Systeme, aber sie geben dem Benutzer oft mehr Mitspracherecht darüber, wie Dokumente gehandhabt werden.
Was ist der grundlegende Prozess von Enterprise Document Management Tools?
EDMS kann die Anforderungen eines Unternehmens an digitales Dokumentenmanagement erfüllen, unabhängig davon, ob es gerade erst anfängt, digitale Systeme bei der Arbeit zu verwenden, oder bereits stark darauf angewiesen ist. Unten haben wir den grundlegenden Prozess oder Schritt von Dokumentenmanagement-Tools für Unternehmen;
#1. Digitalisierung und Sammlung von Papierdokumenten
Die EDMS-Software ermöglicht es, Papierdokumente voll- oder teilautomatisiert in digitale Dateien umzuwandeln. Die Verwendung dieser Tools erleichtert den Prozess der Digitalisierung von Dokumenten. Papierdokumente, E-Mails und vom System generierte Berichte werden alle eingescannt, in ein digitales Format konvertiert und als Teil des Prozesses des elektronischen Dokumentenmanagementsystems gespeichert.
#2. Zentralisieren Sie die Dokumentenspeicherung
Sobald das Dokument transformiert wurde, kann es im digitalen Archiv eines Dokumentenmanagementsystems aufbewahrt werden. Das elektronische Archiv ist im Wesentlichen ein zentraler Dokumentenspeicherplatz, der eine wichtige Rolle bei der Verwaltung und Aufbewahrung aller Dokumente spielt, die von den vielen Orten abgerufen werden, die mit dem zentralen Speicher verbunden sind. Jeder mit einer Internetverbindung kann dies tun kommen Sie dazu.
#3. Abruf und Verteilung von Dokumenten
Der offene Austausch von Dokumenten und deren Nutzung für Unternehmensziele ist ein wichtiger Schritt. In dieser Phase werden Dokumente abgerufen und verteilt, um dieses Ziel zu erreichen.
Was sind die Funktionen von Enterprise Document Management Tools?
- Zentralisierter Dokumentenspeicher-Hub
- Kollaborative Funktionen
- Workflow-Operationen
- Vielzahl von Sicherheitsberechtigungen für Dokumente und Ordner
- Benutzerfreundliche Suchoption
Dokumentenverwaltungssystem Open Source
Ein DMS ist wie eine verbesserte und besser organisierte Version eines elektronischen Aktenschranks. Im Gegensatz zu einem herkömmlichen Aktenschrank kann ein DMS Ihre Unterlagen auf vielfältige Weise organisieren.
Mit Hilfe einer Open Source Dokumenten-Management-Systemkönnen Sie Dokumente für Ihr Unternehmen speichern, verwalten und schnell finden. Als Open-Source-Dokumentenverwaltungssystem können Benutzer auf den Quellcode des Programms zugreifen und eigene Änderungen vornehmen, damit es für sie besser funktioniert.
Der Zugriff auf den Quellcode ist ein großes Plus, da Sie ihn so ändern können, dass er den Anforderungen Ihres Teams oder Ihrer Organisation entspricht. Jeder Softwareentwickler mit nur ein wenig Wissen kann Änderungen an der Software vornehmen oder neue Konnektoren mit anderen leicht verfügbaren Geschäftsanwendungen erstellen, aber er muss die Sprachen lernen, die zur Herstellung des Produkts verwendet werden.
Lizenziertes DMS hingegen muss je nach Anzahl der Benutzer und Dokumente im Voraus oder auf wiederkehrender Basis bezahlt werden, und der Benutzer hat weniger Kontrolle, da es nicht so viele Anpassungsoptionen gibt. Wenn Unternehmen Software ändern müssen, müssen sie normalerweise den Softwareentwickler dafür bezahlen, dass er die Änderungen vornimmt.
Sie können aus vielen großartigen Open-Source-Dokumentenverwaltungssystemen wählen, aber die richtige Wahl des Systems kann einen großen Einfluss darauf haben, wie gut Ihr Unternehmen läuft.
Sie können aus der Open-Source-Liste ein System auswählen, das den Zielen Ihrer Organisation entspricht Dokumenten-Management Systeme unten;
- OpenDocman
- LogischesDoc
- SeedDMS
- OpenKM
- Im Freien
- Kimios DMS
- Kristall DMS
Zusammenfassung
Ein DMS ist wie eine verbesserte und besser organisierte Version eines elektronischen Aktenschranks. Ein DMS kann Ihre Papiere auf viel mehr Arten organisieren als ein herkömmlicher Aktenschrank. Mit einem Knopfdruck können Sie Ihre Dokumente speichern, verwalten und abrufen. Zur Archivierung können Papierdokumente auch eingescannt und digital gespeichert werden.
Häufig gestellte Fragen zu Dokumentenverwaltungstools
Welche Vorteile bietet die Verwendung von Open-Source-Software zur Verwaltung von Dokumenten?
Mit einem Open-Source-Dokumentenverwaltungssystem benötigen Sie weniger Papierdokumente und geben weniger für das Drucken und Speichern aus.
Welche Arten von Ablagesystemen gibt es?
Es gibt 3 Kategorien von Ablagesystemen, wenn es um Dokumentenverwaltungstools geht, wie in der folgenden Liste gezeigt;
- Alphabetisch
- Numerisch
- Alphanumerisch
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