Vertragserstellung, -verhandlung und -verwaltung sind kritische Bestandteile jedes Unternehmens, unabhängig von seiner Größe. Jeder Schritt ist jedoch zeitaufwändig und anfällig für häufige Dateneingabefehler. Vertragsmanagementsoftware, manchmal auch als Contract Lifecycle Management (CLM) bezeichnet, beschleunigt den Prozess und senkt gleichzeitig die Finanz- und Prüfungsrisiken.
Was ist Vertragsmanagement-Software?
Vertragsmanagement-Software automatisiert die Generierung, Verfolgung und Überwachung von Verträgen. Fachleute, die an Vertragsverhandlungen beteiligt sind, wie Vertriebsmitarbeiter oder Kundenbetreuer, sind damit betraut, Bedingungen und Service Level Agreements zu definieren, Vereinbarungen zu ändern und Verträge auszuführen. Beide Parteien der Rechtsabteilungen eines Deals nehmen am Vertragsabschluss teil, um die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sowie internen Unternehmensrichtlinien sicherzustellen.
Die Software für das Vertragslebenszyklusmanagement rationalisiert diese Verfahren, indem sie es Benutzern ermöglicht, komplexe Geschäftsverträge zu schreiben, zu speichern, zu überwachen, zu redlinieren und zu verteilen. Indem sie es Unternehmen ermöglichen, Verkaufsprozesse zu vereinfachen und während der Vertragserstellung zu kommunizieren, trägt diese Art von Software dazu bei, Engpässe im Vertragsverhandlungsprozess zu verringern. Vertragslebenszyklus-Management-Software hat im Allgemeinen Schnittstellen mit CRM-Software, Angebotssoftware, Buchhaltungssoftware und E-Signatur-Software und ist Teil eines Portfolios von Technologien, die zur Verwaltung der gesamten Lieferanten- oder Auftragnehmerbeziehungen verwendet werden.
Ein Produkt muss die folgenden Kriterien erfüllen, um in die Kategorie „Contract Management“ aufgenommen zu werden:
- Schließen Sie ein Dokumenten-Repository ein, das für jeden Vertragstyp in mehrere Kategorien organisiert werden kann.
- Stellen Sie Benutzern, die an der Erstellung von Geschäftsverträgen beteiligt sind, veränderbare Vorlagen zur Verfügung.
- Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, Verträge sowohl intern als auch extern (mit Kunden oder Partnern) mühelos zu erstellen, zu ändern, zu verteilen und zusammenzuarbeiten.
- Ermöglichen Sie Benutzern, Benachrichtigungen zu wichtigen Meilensteinen wie Vertragsablauf oder Vertragsverlängerung zu erhalten.
- Halten Sie die geschäftsrechtlichen Anforderungen sowie die internen Geschäftsvorschriften der Vertragsparteien ein.
Wir haben mehr als drei Dutzend Anbieter anhand wichtiger Merkmale wie Anpassung und Automatisierung untersucht, um die besten Vertragsmanagementlösungen zu ermitteln. Darüber hinaus haben wir Preisoptionen, Sicherheits- und Compliance-Verfahren sowie beliebte Konnektoren untersucht.
Die 6 besten Vertragsmanagement-Softwareoptionen für 2023
- PandaDoc ist insgesamt das Beste.
- DocuSign ist die beste Option für kleine Unternehmen.
- Concord ist die beste Option für große Unternehmen.
- Agiloft ist das Beste für die Anpassung.
- Outlaw ist das Beste für die Berichterstattung.
- ContractWorks ist das Beste für die Automatisierung.
#1. PandaDoc
PandaDoc ist eine kostengünstige All-in-One-Softwarelösung für das Vertragslebenszyklusmanagement, die eine leistungsstarke Vertrags- und Dokumentenmanagementplattform umfasst.
Vorteile
- Bei kostenpflichtigen Programmen ist der Kundenservice 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche verfügbar.
- Dokumente, E-Signaturen und Benutzer sind alle unbegrenzt.
- 14 Tage risikofreie Testversion
Nachteile
- Nur Business- oder Enterprise-Pläne haben Zugriff auf die Inhaltssammlung.
- Die Massenübertragungsoption ist nicht kostenlos.
- Der kostenlose Plan hat nur wenige Integrationen.
PandaDoc wurde 2011 gegründet und verwendet eine einfache Vertragsverwaltungssoftware, mit der Sie den gesamten Lebenszyklus Ihrer Verträge verwalten können. Diese kostengünstige, funktionsreiche Software hebt sich von der Masse ab und ist damit die beste Gesamtlösung für Unternehmen jeder Größe.
Verwenden Sie diese browserbasierte Software oder laden Sie die mobile App von PandaDoc für Android und iOS herunter, um schnell loslegen zu können. Sie werden die leistungsstarken Tools lieben, darunter:
- Vertrags- und Inhaltsbibliothek
- Vertragsvervielfältigung
- E-Signatur
- Benachrichtigungen in Echtzeit
- Abwicklung von Zahlungen
PandaDoc bietet konfigurierbare Vorlagen sowie einen Drag-and-Drop-Editor mit Rich Media. Sie können auch Ihre eigenen Workflows, Prozesse und Regeln erstellen. Kunden genießen die 15 Customer Relationship Management (CRM)-Verbindungen, darunter HubSpot, Pipedrive und Microsoft Dynamics.
Dieser sichere Service bietet Unternehmen einen Dokumenten-Audit-Trail, während die Daten in seinen sicheren Cloud-Speichereinrichtungen sicher aufbewahrt werden. PandaDoc bietet einzigartige Lösungen, wenn Sie ein Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA)-konformes Programm benötigen.
Die PandaDoc CLM-Software ist in Monats- oder Jahresplänen erhältlich, mit jährlichen Zahlungen sparen Sie bis zu 34 %. Bei folgenden Paketpreisen erfolgt die monatliche Abrechnung:
- Kostenlose eSignatur: Holen Sie sich eine unbegrenzte Anzahl rechtsverbindlicher Unterschriften und Dokumenten-Uploads sowie die Möglichkeit, Zahlungen zu akzeptieren, alles kostenlos.
- Vorlagen, ein Drag-and-Drop-Editor, Preistabellen und Dokumentenanalysen kosten 19 US-Dollar pro Monat und Benutzer.
- CRM-Integrationen, Inhaltsbibliothek, benutzerdefiniertes Branding, Genehmigungs-Workflows und Zapier-Integrationen kosten in einem Unternehmen 49 US-Dollar pro Benutzer pro Monat.
- Unternehmen: Holen Sie sich ein maßgeschneidertes Paket, das eine unbegrenzte Anzahl von Teamarbeitsbereichen, Salesforce-Integration und Berichte zur Benutzerleistung umfasst.
#2. DocuSign
DocuSign bietet kleinen Unternehmen kostengünstige Softwarelösungen für das Vertragsmanagement, die von elektronischen Signaturen bis hin zu einem vollständigen CLM-System reichen.
Vorteile
- Für die 30-tägige kostenlose Testversion eines E-Signatur-Dienstes ist keine Kreditkarte erforderlich.
- Live-Chat-Unterstützung rund um die Uhr
- Anpassbare Workflow-Konfigurationen
Nachteile
- Eine vollständige CLM-Lösung erfordert ein maßgeschneidertes Angebot.
- Die anfängliche Workflow-Konfiguration ist schwierig.
- Hat manchmal Probleme beim Synchronisieren von Dokumenten.
DocuSign wurde 2003 als E-Signatur-Unternehmen gegründet, aber die Übernahme von SpringCM im Jahr 2018 verschaffte dem Unternehmen CLM-Funktionen. DocuSign wird häufig von Unternehmen verwendet, da es für alle Parteien einfach zu verwenden ist. Die E-Signatur-Pläne von DocuSign haben sich nach unserer Einschätzung als die besten für kleine Unternehmen erwiesen, obwohl End-to-End-Lösungen für vertragsintensive Operationen verfügbar sind.
Sie können diese browserbasierte Software online oder unterwegs mit der mobilen DocuSign-App für Android und iOS verwenden. Im E-Signatur- und CLM-Programm werden mehrere Funktionen angeboten, darunter:
- Vorlagen, die wiederverwendbar sind
- Erinnerungen an Empfänger
- Zahlungseingang
- Kommentarbenachrichtigungen in Echtzeit
- Repository von Inhalten
Verwenden Sie anpassbare Logos und Farbthemen, um Ihre Vertragskommunikation zu personalisieren, und profitieren Sie von intelligenten Formularen mit benutzerdefinierten Formeln. DocuSign lässt sich in über 350 vorgefertigte Integrationen integrieren, darunter Salesforce, Microsoft und Google.
Kleinunternehmer legen Wert auf gerichtsverwertbare Prüfprotokolle, sichere Aufbewahrungsmöglichkeiten und die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Um Sie bei Ihren regulatorischen Verpflichtungen zu unterstützen, bietet das Unternehmen spezielle Pläne für Immobilienmakler, Regierungsbehörden und das Gesundheitswesen an.
Viele kleine Unternehmen profitieren von E-Signatur-Plänen. Sie haben die Möglichkeit, jährlich oder monatlich zu zahlen. Die folgenden Pakete basieren auf monatlichen Zahlungen:
- Mitarbeiter: 10 $ für einen Einzelbenutzerplan mit fünf E-Signatur-Dokumenten pro Monat und primären Vertragsfeldern.
- Standard: 25 $ pro Monat und Benutzer für maximal fünf Benutzer; umfasst automatische E-Mail-Erinnerungen, Terminbenachrichtigungen, personalisiertes Branding und Kommentare.
- Business-Profi: $40 pro Monat und Benutzer für bis zu fünf Benutzer, um Zahlungen zu akzeptieren, erweiterte Felder zu verwenden und Verträge in großen Mengen auszustellen.
#3. Eintracht
Concord ermöglicht es Unternehmen mit seiner umfassenden Onboarding-Unterstützung und den Funktionen der Enterprise-Klasse, eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten zu versenden.
Vorteile
- Verträge, Viewer, elektronische Signaturen und Speicher sind unbegrenzt.
- Alle Pläne beinhalten Bulk-Upload-Funktionen.
- Für die 14-tägige kostenlose Testversion ist keine Kreditkarte erforderlich.
Nachteile
- Es gibt keine Rückerstattungen für Pläne.
- Aufgrund von Versionierungsanforderungen werden lange Datenprotokolle generiert.
- Außerhalb der Plattform ausgehandelte Verträge lassen sich nur schwer einbinden.
Concord wurde 2014 gegründet und sein unkompliziertes Design hilft Unternehmen dabei, den Überblick über Compliance und Änderungen während des gesamten Lebenszyklus zu behalten. Aufgrund seiner unbegrenzten Kapazität und wichtigen Integrationen ist es die beste Alternative für große Unternehmen.
Concord scheint auf den ersten Blick identisch mit Gmail zu sein. Sie können es in wenigen Minuten einrichten und erhalten umfassende Onboarding-Unterstützung für alle Programme. Sie können mit jeder beliebigen Software arbeiten, sei es das Concord-Dashboard oder Google Drive. Zu den wichtigsten CLM-Eigenschaften gehören:
- Bearbeitung in Echtzeit
- Kommentieren, redlinieren und chatten
- Speicherung von Vorlagen
- Clevere Felder automatisch füllen
- OCR (Optical Character Recognition) Volltextsuche
- Erinnerungen an Fristen
- Integrierte E-Signatur-Funktion
Concord bietet ein hohes Maß an Anpassungsmöglichkeiten mit einem maßgeschneiderten Genehmigungsprozess, Berichten, Erkenntnissen und Benutzergruppen. Es verfügt über Integrationen mit Dropbox, DocuSign und Salesforce. Das Unternehmen verwendet Verschlüsselung auf Bankenniveau und sichere Rechenzentren. Darüber hinaus generieren strenge Versionierungsanforderungen jedes Mal, wenn ein Feld eingegeben oder aktualisiert wird, ein neues Protokoll, sodass Sie einen konsistenten Audit-Trail erhalten.
Die CLM-Pakete bieten eine klare und transparente Preisgestaltung basierend auf der Anzahl der Benutzer und der Vertragsdauer. Wählen Sie aus drei bis unbegrenzten Benutzeroptionen sowie monatlichen oder jährlichen Preisen. Jährliche Zahlungen sparen Ihnen mehr als 26 %. Die folgenden Jahrespakete basieren auf fünf Benutzern:
- Kostenlos: Bis zu drei Benutzer und drei Vorlagen können unbegrenzt Dokumente und elektronische Signaturen verwenden.
- Standard: Massenversand und Änderungsverwaltung für 115 $ pro Monat.
- Vorteile: Alle Integrationen kosten 295 $ pro Monat.
- Unternehmen: Fordern Sie ein individuelles Angebot für ein 99.9 %-SLA, eine vorab genehmigte Klauselbibliothek und ein individuelles Branding an.
#4. Agiloft
Agiloft bietet Code-freie Vertrags- und Commerce-Lifecycle-Management-Modifikationen.
Vorteile
- KMUs können einen kostenlosen Plan erhalten.
- Garantie ohne Bedingungen
- Service Level Agreement mit 99.9 % Verfügbarkeit (SLA)
- Uneingeschränkte kostenlose Testversion
Nachteile
- Es gibt keine interne Chat-Funktion.
- Es gibt so viele Optionen mit unbegrenzter Personalisierung, dass es überwältigend sein könnte.
Agiloft ist der älteste Anbieter der Liste und wurde 1991 gegründet. Es ist jedoch mit zahlreichen Modifikationen aktuell geblieben und bietet Unternehmen jeder Größe maßgeschneiderte Lösungen. Agiloft ist dank seiner unternehmenstauglichen und einzigartigen Fähigkeiten der klare Gewinner in unserer Kategorie „Beste Anpassungsmöglichkeiten“.
Die cloudbasierte Vertragslebenszyklus-Management-Software von Agiloft kann auf jedem Computer verwendet werden. Jedes Unternehmen profitiert von:
- Online-Schulung kostenlos
- Vertragserstellung
- Klausel-Repository
- Auftragsdruckvorlagen
- DocuSign- oder Adobe Sign-E-Signatur
- Repository von Inhalten
Mit seinen codefreien Anpassungen können Sie benutzerdefinierte Workflows, Routing-Verfahren, Berichte und sogar ein benutzerdefiniertes Dashboard erstellen, um Key Performance Indicators (KPIs) und Alarme zu verwalten. Agiloft arbeitet mit Google und Microsoft zusammen, um Ihnen das schnelle Hochladen von Dokumenten mit der Software zu ermöglichen, die Sie derzeit im Geschäft haben.
Agiloft bietet einen Prüfpfad für jedes Dokument, speichert Ihre Daten in sicheren Rechenzentren und erfüllt Sarbanes-Oxley, GDPR und HIPAA.
Bei den Kosten setzt Agiloft auf maßgeschneiderte Lösungen. Sie haben die Möglichkeit, monatlich, vierteljährlich oder jährlich zu zahlen. Alle Pläne basieren auf der Anzahl Ihrer Benutzer und beginnen bei 65 $ pro Benutzer und Monat:
- Professional: Telefonischer Support und Fünf-Minuten-Intervalle für zeitgesteuerte Regeln sind jetzt verfügbar.
- Professionell erweitert: Holen Sie sich Anbieter- und Kundenportale, mehrsprachigen Support und vorgefertigte Salesforce- und Jira-Verbindungen.
- Unternehmen: Vorgefertigte Modi für künstliche Intelligenz (KI) und interne Bereitstellung.
- Unternehmen erweitert: Bietet Unterstützung rund um die Uhr und unbegrenzte benutzerdefinierte Modelle.
#5. Verbieten
Verfolgen Sie mit der Outlaw CLM-Software kritische Datenpunkte für vollständige Transparenz.
Vorteile
- Verträge, Speicherung und elektronische Signaturen sind unbegrenzt.
- Schnelle Installation
- Live-Chat-Unterstützung
Nachteile
Die Vereinbarungen können nur von bestimmten Personen unterzeichnet werden, und nicht alle Unternehmen benötigen dieses Sicherheitsniveau.
Outlaw, ein Neuling in der Organisation, wurde 2017 gegründet. Aufgrund seines robusten Dashboards und der KI-gestützten Analyse ist es die beste Lösung, die wir für Ihre Berichtsanforderungen gefunden haben.
Outlaw ist für die meisten Unternehmen geeignet, und sein unbegrenzter Cloud-Speicher, seine Verträge und elektronischen Signaturen machen es überflüssig, sich Gedanken über das Volumen zu machen. Das Folgende sind die besten Eigenschaften:
- Unterstützung für native E-Signaturen
- Redlining in der Wolke
- Sichere Stripe-Zahlungsabwicklung
- Benachrichtigungen in Echtzeit
- Suche nach Volltext
- Vorlagen für die Selbstbedienung
- Vertragsfelder, die sich dynamisch ändern
Ihnen wird die KI-Analyse gefallen, mit der Sie Berichte zu Fristen, Vertragsstatus und laufenden Aktivitäten erstellen können. Salesforce, HubSpot, Zapier, Slack und QuickBooks werden alle von Outlaw unterstützt. Darüber hinaus speichert das Unternehmen Ihre Daten in SOC 2-konformen Rechenzentren.
Durch die jährliche Abrechnung können Sie 20 % sparen und flexible Pay-per-Seat-Pläne nutzen. Für Zahlungspakete definiert Outlaw zwei Benutzerrollen, aber Sie können keine Mitarbeiter hinzufügen, bis Sie fünf Hauptbenutzer haben. Dieser Preis gilt für die monatliche Abrechnung:
- Core-Benutzer: Kontoinhaber mit vollständiger Kontrolle zahlen 125 USD pro Monat.
- Mitarbeiter: 60 $ pro Monat und Benutzer für aktive Benutzer, die nicht über vollständige Verwaltungsfunktionen verfügen.
#6. ContractWorks
ContractWorks bietet in Zusammenarbeit mit KI-fähiger Technologie automatisierte Dienste, die Ihnen Zeit und Geld sparen.
Vorteile
- Benutzer sind unbegrenzt.
- 24-Stunden-Kundenservice
Nachteile
- Es gibt sehr wenige Integrationen.
- Es gibt keine mobile App.
- Es gibt keine Dokumentenerstellung, es können jedoch Vorlagen erstellt werden.
ContractWorks bietet seit 2012 einfache Software, deren Einrichtung nur wenige Minuten dauert. ContractWorks ist die beste Alternative für Ihre Automatisierungsanforderungen, da es automatisches intelligentes Tagging von Dokumenten nutzt, das KI-Technologie verwendet.
Benutzer mögen seine Einfachheit, die Drag-and-Drop-Downloads und ein textbasiertes OCR-Suchsystem umfasst, das wie ein Google-Browser aussieht. Viele beliebte Funktionen sind enthalten, darunter:
- Automatische Smart-Contract-Umrisse
- Vertragslagerung
- Meilensteinbenachrichtigungen
- Automatische Datenerfassung
- Anmerkungen ermöglichen eine schnelle und einfache Dokumentenprüfung.
- OCR und erweiterte Suchfunktionen
- Automatisch versendete Erinnerungen
- Integrierte E-Signatur
ContractWorks bietet verschiedene Anpassungsmöglichkeiten, einschließlich Branding und Berichte, mit denen Sie jeden Datenpunkt untersuchen können. Sie können Berichte auch schnell speichern, planen, freigeben und exportieren. Bei Professional- und Enterprise-Plänen lässt sich die Software in Salesforce integrieren.
Dieses CLM-System umfasst Prüfprotokollberichte, 256-Bit-Datenverschlüsselung und sichere Datenspeichereinrichtungen.
Alle Preisstufen werden jährlich und volumenbezogen abgerechnet. Sie können sich auch an das Unternehmen wenden, um Mengenrabatte zu erhalten. Die Pläne umfassen Folgendes:
- Monatliche Gebühr von 600 USD für 2,500 Dokumente und fünf E-Signatur-Lizenzen.
- Professionell: 800 $ pro Monat für 10,000 Dokumente und zehn Lizenzen für elektronische Signaturen.
- Unternehmen: 1,000 $ pro Monat für unbegrenzte Papiere und 20 Lizenzen für elektronische Signaturen.
Ist Vertragsmanagement Teil von CRM?
Customer Relationship Management befasst sich mit Kunden- und Kundenbeziehungen sowie dem Verkauf, während Vertragsmanagement sich mit den Beziehungen aller an einem Vertrag beteiligten Parteien befasst. Aufgrund der Datenmengen, mit denen CM und CRM täglich umgehen, profitieren beide Systeme von einer technischen Lösung.
Was ist ein Contract Lifecycle Management System?
Contract Lifecycle Management (CLM) automatisiert und vereinfacht den Vertragsbetrieb in kritischen Phasen. Zu diesen Phasen gehören Initiierung, Erstellung, Prozess und Workflow, Verhandlung und Genehmigung, Ausführung, laufende Verwaltung und Compliance (innerhalb des Repositorys) und Vertragsverlängerung.
Wie viel kostet Contract Lifecycle Management Software?
Kostengünstige CLM-Software beginnt bei 59 US-Dollar pro Benutzer und Monat, während High-End-Systeme bis zu 775 US-Dollar pro Monat kosten können. Die tatsächliche Gebühr richtet sich nach der Anzahl der Verträge, die Sie erstellen und in der Software speichern, sowie nach der Anzahl der Benutzer.
Was sind die Herausforderungen des Vertragsmanagements?
- Vertragsverstöße und Probleme mit der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
- Verträge sind nicht standardisiert oder zentralisiert.
- Ineffektives Supply Chain Management.
- Ablauf- und Verlängerungsdaten werden schlecht verwaltet.
- Schlechte Tools für das Contract Lifecycle Management.
Abschließend
Schlechtes Vertragsmanagement kann Ihr Unternehmen Geld kosten. Laut einem SpringCM-Bericht behaupten 64 % der Unternehmen, dass Vertragsgenehmigungsverfahren dazu führen, dass Verhandlungen stagnieren. Dem Bericht zufolge ist das größte Hindernis für Unternehmen das Fehlen von Systemen zur Verwaltung und Umsetzung von Verträgen. Sechzig Prozent der Unternehmen verwenden E-Mail zur Verwaltung von Verträgen, während nur 32 Prozent eine Anwendung zur Vertragsverwaltung verwenden. Sechs Prozent der Unternehmen haben keinen Vertragsverwaltungsprozess eingerichtet.
SpringCM befragte 1,409 Befragte, von denen 32 % für Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern und 16 % für Unternehmen mit mehr als 8,000 Mitarbeitern arbeiten. Laut den Befragten sind Menschen für 92 % der Fehler im Vertragsmanagement verantwortlich. Je automatisierter Ihr Vertragsmanagementsystem ist und je mehr Komponenten des End-to-End-Vertragslebenszyklus es verwalten kann, desto unwahrscheinlicher ist es, dass ein Haken den Genehmigungsprozess verlangsamt.
Häufig gestellte Fragen zu Vertragsverwaltungssoftware
Warum ist Vertragsmanagement-Software wichtig?
Eine Vertragsmanagement-Software gibt den erforderlichen Einblick in Vertragsdaten, verbessert die Kommunikation zwischen den Parteien und spart Zeit und Geld, birgt jedoch geringe Risiken.
Wie verwaltet man Verträge am besten?
Eine Hintergrundprüfung der anderen Partei durchzuführen, einen Ansprechpartner für beide Parteien zu bestimmen, den Vertragslebenszyklus festzulegen, die Überprüfungsprozesse zu vereinbaren, die Folgen von Verzögerungen zu skizzieren und den Verlauf des Prozesses zu dokumentieren, sind sechs effektive Strategien, um effektiver zu werden Vertragsmanagement.
Was sind die vier Komponenten des Vertragsmanagements?
- Vertragsverwaltungsplan.
- Lieferantenbeziehungsmanagement.
- Transaktionsmanagement.
- Variation.
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Bibliographie
