In letzter Zeit haben immer mehr Unternehmen damit begonnen, virtuelle Datenräume (VDRs) zu nutzen, da ihre zahlreichen Vorteile offensichtlich werden. Aber bei so vielen Anbietern virtueller Datenräume auf dem Markt sind Unternehmen verwirrt, welchen sie wählen sollen.
Natürlich basiert der von Ihnen gewählte virtuelle Datenraum auf Ihren Geschäftszielen und -anforderungen, unabhängig davon, ob es sich um die Erhöhung der Sicherheit, die Verbesserung der Compliance oder die Steigerung des Investorenengagements handelt. Auf jeden Fall gibt es ein paar Features, die jeder VDR haben muss.
Hier sind einige wichtige Funktionen, auf die Sie achten sollten.
#1. Sicherheit und Verschlüsselung
Sicherheit ist wohl der wichtigste Faktor, den es zu bestimmen gilt, bevor man sich für einen virtuellen Datenraum entscheidet. VDRs werden häufig von Unternehmen zum Speichern sensibler Dateien und Informationen verwendet, daher ist es nur natürlich, dass sie über mehrere Sicherheitsverfahren verfügen, um Ihre wichtigen Daten zu schützen Information.
Moderne virtuelle Datenräume wie Firmex verfügen über Dateiberechtigungen, die Sie festlegen können, damit die Informationen nicht in die falschen Hände gelangen und interne Informationslecks von den Teammitgliedern verhindert werden. Besuchen Sie Firmex.com um mehr zu erfahren. Wir stehen Ihnen auch telefonisch zur Verfügung: +XNUMX (XNUMX) XNUMX XNUMX XNUMX
#2. Task-Management-System
Normalerweise müssen Menschen während der Arbeit mehrere Apps und Software verwenden, einschließlich Verwaltungssoftware, bei der Aufgaben jedem zugewiesen werden. Die Möglichkeit, Aufgaben innerhalb des Datenraums zuzuweisen und anzuzeigen, kann allen helfen, besser organisiert zu bleiben.
#3. Intelligente Suche
Eine erweiterte Textsuchfunktion gibt Ihnen die Möglichkeit, alle Dokumente, Ordner und Dateien im virtuellen Datenraum mit ein paar spezifischen Schlüsselwörtern zu durchsuchen und alles sofort zu finden.
Mit einer intelligenten Suchfunktion können Sie auch mehrere Dokumente gleichzeitig durchsuchen und kleine Vorschauen des Dokuments anzeigen, bevor sie geöffnet werden.
#4. Erweiterte Analysen
Mit Zugriff auf Analysen können Sie nachverfolgen, was Benutzer im virtuellen Datenraum tun, wie viel Zeit sie für ein Dokument aufwenden und wie viele Betrachter gleichzeitig auf ein Dokument schauen.
Es gibt auch Überwachungsprotokolle, die eine chronologische Reihenfolge von allem enthalten, was im virtuellen Datenraum passiert, einschließlich Downloads, Ansichten usw.
#5. Eingeschränkte Anzeige
Durch die eingeschränkte Anzeige können Sie Ihre Dokumente einfacher vor Personen schützen, die Sie nicht darauf zugreifen möchten. Es sollte haben mehrere Ebenen der Benutzerberechtigung So können Sie steuern, wer das Dokument anzeigen, bearbeiten oder herunterladen kann.
Sie können die verschiedenen Ebenen des Dokumentenschutzes auswählen und den Zugriff auf wen Sie möchten beschränken.
#6. Einfache Zugänglichkeit
Da der virtuelle Datenraum von vielen Menschen mit vielen verschiedenen Geräten in verschiedenen Teilen der Welt genutzt wird, muss er für sie leicht zugänglich sein. Der virtuelle Datenraum sollte auf allen gängigen Betriebssystemen wie Android, IOS, Windows etc. funktionieren.
Es sollte für Mobilgeräte optimiert sein und mehrsprachige Unterstützung bieten, damit Benutzer in der von ihnen bevorzugten Sprache sprechen können. Ein guter virtueller Datenraum sollte auch keine zusätzlichen heruntergeladenen Plugins für bestimmte Aufgaben erfordern.
#7. Live-Chat
Zusammenarbeit und Teamarbeit werden besonders schwierig, wenn alle Mitarbeiter in verschiedenen Ländern und Zeitzonen verteilt sind. Aber eine Live-Chat-Funktion, bei der Mitglieder Texte in Echtzeit senden und empfangen können, die in den virtuellen Datenraum integriert ist, kann sich als sehr effizient erweisen.
Es bietet ihnen auch eine gespeicherte Kommunikationskette, auf die sie jederzeit zurückgreifen oder für andere Zwecke verwenden können.
