Ihr Unternehmen sollte Ihnen am Ende des Jahres ein W-2-Steuerformular vorlegen, das Ihr Jahreseinkommen, einbehaltene Steuern und Vergünstigungen enthält. Dieses Formular wird verwendet, um sowohl Bundes- als auch Landeseinkommensteuern einzureichen. Der Geldbetrag, den Sie letztes Jahr von Ihrem Arbeitgeber verdient haben, und der Steuerbetrag, der von diesem Geld einbehalten wurde, können auf Ihrem W-2 eingesehen werden. In einem bestimmten Jahr muss Ihnen jedes Unternehmen, das Ihnen 600 US-Dollar oder einen Vertrag gezahlt hat, ein W-2-Formular ausstellen. Das W-2 ist für viele Steuerzahler ein wichtiges Dokument, da es ihnen sagt, ob sie eine Steuerrückerstattung erhalten oder Steuern zahlen müssen. Hier finden Sie eine detaillierte Anleitung zum Ausfüllen eines W-2-Formulars für einen Mitarbeiter, die Arten von W-2-Formularen und wie Sie eines erhalten.
Was ist W-2?
Das W-2-Formular des Internal Revenue Service (IRS) zeigt das steuerpflichtige Einkommen, das Sie von Ihrem Arbeitgeber erhalten haben. Auf dem W-2 finden Sie auch die Steuern, die von Ihrem Gehaltsscheck abgezogen wurden, sowie die Sozialversicherungs- und Medicare-Zahlungen, die Sie und Ihr Arbeitgeber für Sie geleistet haben.
Auf Ihrem W-2 finden Sie auch wichtige Informationen zu den Bundes-, Landes- und anderen Steuern, die von Ihrem Gehaltsscheck abgezogen wurden, sowie Informationen zu den Leistungen, die Ihr Arbeitgeber Ihnen gewährt hat, wie z. B. Krankenversicherung, Adoption und Pflege Unterstützung, Beiträge zu Ihrem Gesundheitssparkonto und mehr. Wenn Sie Arbeitnehmer sind, sind die Angaben auf Ihrem W-2 entscheidend für Ihre Steuererklärung.
Wenn Sie in einem bestimmten Jahr Angestellter waren, sollte Ihr Unternehmen Ihnen bis Anfang des folgenden Jahres ein W-2-Formular ausstellen.
Was ist der Zweck eines W-2-Formulars?
Der Hauptzweck des W-2-Formulars besteht darin, die Löhne und Gehälter der Mitarbeiter sowie die Höhe der einbehaltenen Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern aufzulisten. Laut Gesetz müssen Unternehmen W-2-Formulare an Mitarbeiter ausstellen, deren Steuern, Sozialversicherungs- oder Medicare-Beiträge von ihrem Gehalt oder Lohn abgezogen wurden.
Da unabhängige Auftragnehmer und Selbständige ihre Steuern mit unterschiedlichen Formularen zahlen, müssen ihre Arbeitgeber ihnen keine W-2-Formulare ausstellen. Auf W-2-Formularen werden dem Internal Revenue Service und der Social Security Administration Informationen übermittelt, die es ihnen ermöglichen, zu überprüfen, ob die Einkommensteuererklärung einer Person korrekt ist.
So füllen Sie ein W-2-Formular für einen Mitarbeiter aus
In Bezug auf die Komplexität ist das Ausfüllen eines W-2-Formulars ein Kinderspiel. Eingeben von Daten, die aus bestehenden Quellen wie Gehaltsabrechnungen und Mitarbeiterunterlagen verfügbar sein können Sie benötigen auch einige grundlegende Unternehmensinformationen, wie eine EIN und an den meisten Orten eine staatlich ausgestellte Steueridentifikationsnummer.
Unternehmen haben jedoch unterschiedliche Anforderungen an das Ausfüllen von Formularen, je nachdem, in welchem Staat sie geschäftlich tätig sind und ob bestimmte Leistungen an Arbeitnehmer steuerpflichtig sind oder nicht.
Einer der schwierigsten Aspekte beim Ausfüllen des W-2-Formulars besteht darin, alle Felder genau zu buchstabieren und zu nummerieren. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Daten eingegeben haben und dass keine Namen oder Adressen falsch geschrieben wurden, indem Sie die Kästchen in regelmäßigen Abständen erneut überprüfen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie sich die aktuellen Steuergesetze auf den Quellensteuerstatus Ihrer Mitarbeiter auswirken könnten, sollten Sie mit einem Steuerexperten sprechen. Hier sind einige einfache Schritte zum Ausfüllen des W-2-Formulars für einen Mitarbeiter:
#1. Kästen 1-10
Tragen Sie beim Ausfüllen der rechten Seite des W-2-Formulars in Feld 1 das gesamte Jahreseinkommen des Arbeitnehmers aus Löhnen und Trinkgeldern ein. In dieser Summe werden einbehaltene Steuern berücksichtigt, nicht jedoch Beiträge zum Rentenkonto. Die Felder 2, 4 und 6 sollten verwendet werden, um an die Bundesregierung gezahlte Steuern aufzulisten, wie z. B. Einkommensteuer, Sozialversicherung und Medicare.
Haben Sie eine Karriere in der Lebensmittel- und Getränkebranche? Feld 7 sollte die Anzahl der Trinkgelder enthalten, die der Mitarbeiter angeblich erhalten hat, während Feld 8 die Anzahl der Trinkgelder enthalten sollte, die der Mitarbeiter tatsächlich erhalten hat. Seit 2011, als die Regierung die Pay-as-you-go-Option für die Earned Income Tax Credit abgeschafft hat, gibt es nichts mehr in Box 9 einzutragen. Jetzt bekommen Personen, die Anspruch auf die EITC haben, alles auf einmal zurück, anstatt in kleinen Mengen das ganze Jahr über.
Wenn Sie Sozialversicherungseinkommen haben, tragen Sie es in Feld 3 ein. Lassen Sie hilfreiche Hinweise weg. Da diese Zahl das steuerpflichtige Einkommen vor Abzügen darstellt, kann sie höher sein als der Betrag in Box 1.
Es ist möglich, dass alles, was in Feld 1 erscheint, niedriger ist als die Zahl in Feld 3. Arbeitnehmer mit Einkommen über der Steuerobergrenze der Sozialversicherung von 147,000 USD für das Steuerjahr 2022 (oder 160,200 USD für das Steuerjahr 2023) sind von der Zahlung von Sozialversicherungssteuern befreit . Das steuerpflichtige Einkommen von Medicare ist unbegrenzt; Daher sind sowohl Löhne als auch Trinkgelder in dem in Feld 5 angegebenen Betrag enthalten.
Außerdem sollten alle Abzüge für Kinderbetreuungskosten, die Ihre Arbeitnehmer geltend machen dürfen, in Feld 10 eingetragen werden.
#2. Kästen 11 – 14
In Box 11 sollten Mitarbeiter Gelder melden, die sie aus einem 457(b)-Plan oder anderen nicht qualifizierten Pensionsplänen erhalten haben. Planen Sie etwas Zeit ein, um die entsprechenden Codes und Beträge in Feld 12 einzugeben, um Ihre Leistungen und Zusatzzahlungen zu beantragen. Auf der Rückseite des Formulars sehen Sie 26 Codes, die von A bis Z und AA bis EE reichen.
In Feld 13 können Sie drei verschiedene Kontrollkästchen verwenden, um anzugeben, dass Ihr Arbeitnehmer in Ihrem Rentenplan angemeldet ist, Anspruch auf Krankengeld von Dritten hat und ein gesetzlicher Arbeitnehmer ist. Beispielsweise kann ein Vollzeitverkäufer, der hauptsächlich für ein Unternehmen arbeitet, als gesetzlicher Angestellter betrachtet werden, obwohl er technisch gesehen ein unabhängiger Auftragnehmer ist.
Feld 14 ist für alle zusätzlichen Abzüge, die nicht bereits enthalten waren. Auch die Unterstützung von Ausbildungskosten und Gebühren für den Beitritt zu einer Arbeitnehmergruppe sind zwei Beispiele dafür.
#3. Kästen 15–20
Geben Sie in Staaten, in denen Feld 15 erforderlich ist, Ihre staatliche ID-Nummer und die jedes Mitarbeiters an. In Feld 16 trägt ein Arbeitnehmer sein gesamtes Einkommen ein, das der staatlichen Einkommenssteuer einbehalten wird, und in Feld 17 trägt er den Betrag der staatlichen Einkommenssteuer ein, der von seinen Gehaltsschecks einbehalten wurde. In Feld 18 müssen Sie den Gesamtbetrag Ihres ortsüblichen steuerpflichtigen Einkommens eintragen.
In Feld 19 tragen Sie den Gesamtbetrag der einbehaltenen lokalen Steuern ein. Schließlich ist in Feld 20 der jeweilige Name des Ortes anzugeben, an den die örtlichen Steuern gebunden sind.
Was ist ein W-2 Gehalt?
Ihr Bruttolohn ist der Geldbetrag, den Sie erhalten, bevor Einbehalte oder Abzüge vorgenommen werden. Ihr Formular W-2 gibt den Betrag Ihres Gehalts an, der nach Einbehaltung der Besteuerung unterliegt. Kranken-, Zahn-, Lebens- und Berufsunfähigkeitsversicherungen sowie 401(k)-Beiträge eines Arbeitgebers sind Beispiele für Leistungen, die vom Gehaltsscheck eines Arbeitnehmers abgezogen werden können, bevor Steuern berechnet werden.
Was ist W-2-Beschäftigung in den USA?
In den USA erhalten Arbeitnehmer jedes Jahr von ihren Arbeitgebern ein W-2, das zeigt, wie viel sie bezahlt habend welche Steuern von diesem Lohn abgezogen wurden. Die W-2 der Mitarbeiter belegen, dass sie über das Gehaltsabrechnungssystem ihres Arbeitgebers bezahlt wurden und dass während des Jahres Steuern abgezogen wurden.
Wie bekomme ich mein W-2?
Ein Arbeitnehmer hat Anspruch auf eine Kopie seiner Lohn- und Steuerbescheinigung (Formular W-2). Wenn Ihr Unternehmen Ihr W-2 nicht elektronisch zur Verfügung stellt, müssen Sie es bis zum 31. Januar per Post oder persönlicher Übergabe erhalten. Erkundigen Sie sich bei der Personal- oder Lohnabteilung Ihres Unternehmens, ob Sie das Internet am Arbeitsplatz nutzen können.
Wer gilt als W-2-Mitarbeiter?
Arbeitnehmer, die ein W-2-Formular erhalten, sind Vollzeitbeschäftigte, die nur für ein Unternehmen arbeiten. Manager werden normalerweise als W-2-Arbeiter eingestuft, da es ihre Aufgabe ist, die Arbeit anderer Arbeitnehmer zu überwachen.
Außerdem erhalten Mitarbeiter mit einem W-2 häufig ein Gehalt und erhalten Leistungen wie Krankenversicherung und Altersvorsorge. Es ist teurer, W-2-Arbeiter einzustellen als 1099-Vertragspartner, da die Kosten für die Bereitstellung von Leistungen an sie anfallen. Das Management von W-2-Mitarbeitern kann manchmal schwieriger sein.
Neue W-2-Mitarbeiter unterliegen der obligatorischen Papiersammlung durch ihre Arbeitgeber. Das Formular W-4 ist enthalten, da Unternehmen den Anteil ihrer Mitarbeiter an der Bundeseinkommensteuer von ihren Gehaltsschecks abziehen müssen.
Was ist der Unterschied zwischen 1099- und W-2-Mitarbeitern?
Der Unterschied zwischen W-2- und 1099-Mitarbeitern hängt von den Steuerformularen ab, die zur Meldung ihrer Löhne verwendet werden. Mitarbeiter, die 40 Stunden pro Woche oder mehr arbeiten, erhalten das IRS-Formular W-2, in dem ihre jährlichen Löhne und Vergünstigungen aufgeführt sind. Löhne, Gehälter und Trinkgelder für unabhängige Auftragnehmer werden auf dem Formular 1099 ausgewiesen.
Mitarbeiter, die über das 1099-System bezahlt werden, gelten eher als unabhängige Auftragnehmer als als Angestellte. W-2-Arbeitnehmer hingegen können entweder reguläre oder befristet Beschäftigte sein. Im Gegensatz zu W-2-Mitarbeitern, die ihren Arbeitgebern gegenüber stärker verpflichtet sind, haben 1099-Vertragspartner kein persönliches Interesse daran, bei Ihrem Unternehmen zu bleiben, und können jederzeit kündigen. Dies kann sich auf jedes Arbeitsprodukt erstrecken, das der W-2-Mitarbeiter erstellt, während er Zeit oder Ressourcen des Unternehmens verwendet.
W-2-Mitarbeiter erhalten als Gegenleistung für ihren Dienst eine Krankenversicherung und einen 401(k)-Rentenplan. Personen, die nach dem 1099-System bezahlt werden, haben keinen Anspruch auf diesen Schutz nach dem Gesetz. Stattdessen tun die meisten Leute, die als 1099-Auftragnehmer arbeiten, dies, weil sie an einem vorübergehenden Projekt teilnehmen oder das Wasser mit einem neuen Unternehmen testen. Darüber hinaus sind W-2-Mitarbeiter häufiger unter Vorgesetzten und Vollzeitbeschäftigten anzutreffen, die regelmäßig einer hohen Arbeitsbelastung ausgesetzt sind. Lesen Sie auch 1099 MITARBEITER: Alles, was Sie wissen müssen.
Was sind die Vorteile, ein W-2-Mitarbeiter zu sein?
Hier sind einige Vorteile eines W-2-Mitarbeiters:
#1. Ihrer Organisation gewidmet
Die Freiheit, die mit der Arbeit als Auftragnehmer einhergeht, ist für viele Menschen ein großer Anziehungspunkt. Sie haben wahrscheinlich nicht die Absicht, sehr lange bei Ihnen zu bleiben, und selbst wenn sie es tun, sind Sie wahrscheinlich nicht ihre Hauptgeldquelle. Mitarbeiter im klassischen Sinne sind ihrem Unternehmen eher treu, wenn sie gut behandelt werden.
#2. Weniger Notwendigkeit zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Obwohl unabhängige Auftragnehmer in der Regel viel über ihre Fachgebiete wissen, wissen sie möglicherweise nicht viel darüber, wie Ihr Unternehmen funktioniert. Da immer ein neuer Auftragnehmer an Bord sein muss, ist dies der Fall. Wenn es um Schulungen geht, benötigen Mitarbeiter diese oft nur einmal.
#3. Sorgen Sie für mehr Stabilität
Wenn es um die Vor- und Nachteile Ihrer Organisation geht, haben Mitarbeiter gegenüber Auftragnehmern manchmal einen größeren Vorteil, wenn es um Kontinuität geht. Ein langjähriger W-2-Mitarbeiter kann ins Management befördert werden oder die Chance erhalten, einen ausscheidenden Mitarbeiter zu ersetzen.
Was ist der Unterschied zwischen einem W-4-Formular und einem W-2-Formular?
Obwohl sie einen ähnlich klingenden Namen haben, sind ein W-4 und ein W-2 sehr unterschiedliche Dokumente.
Der erste Unterschied liegt im Formular-Vorbereiter. Um Ihre Steuerinformationen an Ihren Arbeitgeber zu melden, müssen Sie ein W-4-Formular ausfüllen. Ihr Arbeitgeber wird Ihnen ein W-2 ausstellen und es an das Internal Revenue Service und die Social Security Administration senden, um deren Anforderungen an die jährliche Berichterstattung zu erfüllen.
Zweitens teilt das W-4 Ihrem Arbeitgeber mit, welche Informationen er verwenden muss, um herauszufinden, wie viel Steuern von Ihrem Gehaltsscheck abgezogen werden müssen. Auf dem Formular W-2 meldet Ihr Arbeitgeber Ihr Gehalt und den einbehaltenen Steuerbetrag.
Jedes Jahr sollten Sie Ihren Steuerabzug überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie den richtigen Betrag von Ihren Gehaltsschecks beiseite legen. Sie können Ihren Arbeitgeber bitten, Ihren Quellensteuerabzug auf dem Formular W-4 zu ändern, wenn Sie eine hohe Steuerrückerstattung erhalten, aber lieber häufiger höhere Gehaltsschecks erhalten und am Ende des Jahres weniger Steuern zahlen möchten.
Wenn Sie nicht genug Steuern gezahlt haben und IRS-Gelder schulden, können Sie Ihrem Arbeitgeber auf die gleiche Weise ein überarbeitetes W-4 geben, damit mehr Geld von Ihrem Gehaltsscheck abgezogen wird. Dies kann Ihnen jedoch helfen, die Zahlung von Steuern mit Ihrer Steuererklärung zu vermeiden und Strafen zu vermeiden, wenn Sie nicht genug zahlen.
Wie sichern Sie Ihr W-2?
#1. Passwörter
Stellen Sie sicher, dass jedes vertrauliche Konto, das Sie haben, einschließlich Ihres ADP-Kontos, Ihrer Sozialleistungen, Gehaltsabrechnungs- und Bankkonten und aller anderen vertraulichen Konten, die möglicherweise Steuerinformationen enthalten, ein Kennwort hat, das sowohl eindeutig als auch robust ist. Vermeiden Sie es außerdem, dasselbe Passwort für viele Konten zu verwenden, und stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Passwort niemals an Dritte weitergeben.
#2. Sachgerechte Entsorgung
Um zu verhindern, dass Identitätsdiebe auf persönliche Finanzinformationen zugreifen, werfen Sie verschwendete Dokumente weg und entsorgen Sie sie. Stellen Sie sicher, dass Sie den Papierkorb Ihres Laptops und alle anderen Orte, an denen er möglicherweise aufbewahrt wurde, vollständig geleert haben.
#3. Vertraulich übertragen
Die persönliche Übertragung von Dokumenten ist die sicherste Option, da Sie die volle Kontrolle über die Details der Übergabe haben und es keine Zwischenhändler zwischen Ihnen und Ihrem Steuerberater gibt. Hier sind jedoch einige Dinge zu beachten, wenn Sie Dateien digital versenden müssen.
- Vermeiden Sie die Verwendung von E-Mail, um private Informationen wie Ihr W-2 zu übermitteln.
- Verwenden Sie ein sicheres Internet-Verschlüsselungsprogramm und geben Sie Ihrem Steuerberater das Passwort für die elektronische Freigabe. Senden Sie es nicht per E-Mail.
- Verwenden Sie einen sicheren File-Sharing-Dienst, um Informationen auszutauschen.
Zusammenfassung
Abschließend, wenn Sie Ihre Steuern einreichen, können Sie Ihr W-2 und die darin enthaltenen Informationen nicht einfach vergessen.
W-2-Formulare beschreiben die monetären Auswirkungen von Steuern auf das Jahresgehalt eines Arbeitnehmers. Darüber hinaus informieren sie die Mitarbeiter, wenn sie wegen Überzahlung eine Steuererklärung erhalten könnten.
Wenn Ihr W-2 Fehler aufweist, müssen Sie als Mitarbeiter sofort Ihren Vorgesetzten benachrichtigen. Wenn der Name auf dem Formular nicht mit dem Sozialversicherungsausweis übereinstimmt, benötigen Sie außerdem ein neues Formular.
W-2-FAQs
Wer sollte das W-2-Formular ausfüllen?
Wenn Sie als Voll- oder Teilzeitbeschäftigter für eine Organisation 600 USD oder mehr verdienen, sollten Sie ein W-2 einreichen.
Was ist in einem W-2-Formular enthalten?
- Geschäftsinformationen
- Mitarbeiterinformation
- Mitarbeitergehalt
- Details zum Ruhestandsplan
- Leistungen für Pflegebedürftige
Welche Art von Mitarbeitern bekommt W-2?
- Vollzeit-Angestellte.
- Teilzeitbeschäftigte.
- Zeitarbeitskräfte.
- Saisonale Mitarbeiter.
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