Wir alle wissen, wie wichtig es ist, unsere Steuerunterlagen aufzubewahren, aber wie lange sollten wir sie aufbewahren? Dies ist eine häufige Frage, die sich viele Privatpersonen und Unternehmer stellen. Die Frage ist komplizierter, als es zunächst scheinen mag. In diesem Blog werden wir diese Frage ausführlich beantworten und Ihnen helfen, die verschiedenen Regeln und Vorschriften zu verstehen, die regeln, wie lange Sie Ihre Steuerunterlagen aufbewahren sollten.
Steuerunterlagen sind für die Einreichung von Steuern und den Nachweis von Einkommen, Abzügen und Gutschriften unerlässlich. In einigen Fällen müssen die Aufzeichnungen für Steuererklärungszwecke jahrelang aufbewahrt werden. Der Internal Revenue Service (IRS) verlangt von den Steuerzahlern, dass sie bestimmte Dokumente je nach Art des Dokuments für einen Mindestzeitraum aufbewahren. Zu wissen, wie lange Steuerunterlagen aufzubewahren sind, ist wichtig, um gesetzeskonform zu bleiben und Strafen zu vermeiden.
Wie lange sollten Sie Steuerunterlagen aufbewahren?
In den meisten Situationen sollten Sie Steuerunterlagen und alle Begleitdokumente mindestens drei Jahre nach dem Datum Ihrer Einreichung oder dem Fälligkeitsdatum Ihrer Steuererklärung aufbewahren, je nachdem, was zuerst eintritt. Hier ist, wie lange Sie Aufzeichnungen aufbewahren sollten, sowie mehrere Ausnahmen von der Drei-Jahres-Richtlinie.
Bewahren Sie Steuerunterlagen drei Jahre lang auf, wenn Sie:
- Es gab keinen Betrug, und alle Gelder wurden erfasst.
- Sie haben eine Gutschrift oder Rückerstattung beantragt, nachdem Sie Ihre Rücksendung eingereicht haben.
Steuerunterlagen vier Jahre aufbewahren, wenn:
Sie führen Lohnsteuerunterlagen. Bewahren Sie diese mindestens vier Jahre nach Fälligkeit oder Zahlung der Steuer auf, je nachdem, was zuerst eintritt.
Steuerunterlagen sechs Jahre lang aufbewahren, wenn:
Ihr Einkommen könnte um 25 % zu niedrig angegeben worden sein. Wenn dies der Fall ist, hat der IRS die Befugnis, Ihre Steuererklärungen von bis zu sechs Jahren zu prüfen.
Bewahren Sie Steuerunterlagen für einen Zeitraum von sieben Jahren auf, wenn:
- Sie haben einen Anspruch auf einen Verlust geltend gemacht, der aus wertlosen Wertpapieren (z. B. dem Verlust von Aktien oder Anleihen) oder einer uneinbringlichen Forderung resultiert.
Bewahren Sie Steuerunterlagen dauerhaft auf, wenn:
- Sie haben eine Immobilie gekauft, daher können Sie sich anzeigen lassen, wie viel Sie damals dafür ausgegeben haben.
- Sie geben keine jährliche Steuererklärung ab.
- Sie haben eine falsche Steuererklärung abgegeben.
Welche Steuerunterlagen sollte ich aufbewahren?
Sie sollten alle Steuererklärungen und Belege aufbewahren. W-2s, 1099s, Ausgabenverfolgung, Kilometerprotokolle, Aufzeichnungen zum Nachweis von Einzelabzügen und andere Dokumente sind enthalten.
Warum ist es wichtig, Steuererklärungen drei Jahre lang aufzubewahren?
Hier ist der Grund, warum es wichtig ist, Steuererklärungen drei Jahre lang aufzubewahren …
Die IRS-Verjährungsfrist schreibt vor, dass Steuererklärungen drei Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Wenn Sie keinen Erstattungsantrag stellen, auf den Sie Anspruch haben, haben Sie normalerweise drei Jahre ab dem Datum, an dem Sie die ursprüngliche Erklärung eingereicht haben, oder zwei Jahre ab dem Datum, an dem Sie die Steuer gezahlt haben, um den Antrag einzureichen, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt. Ebenso hat der IRS drei Jahre ab dem Einreichungsdatum oder dem Fälligkeitsdatum der Erklärung (je nachdem, was später eintritt), um eine zusätzliche Steuer festzusetzen.
Gibt es Ausnahmen von der Steueraufzeichnungsregel?
In seltenen Fällen müssen Sie Ihre Unterlagen möglicherweise länger als drei Jahre aufbewahren. Beispielsweise sollten Sie Steuerunterlagen für Rentenkonten wie IRAs sieben Jahre lang aufbewahren, nachdem das Konto vollständig aufgebraucht ist. Sie müssen Aufzeichnungen sieben Jahre lang aufbewahren, wenn Sie einen Anspruch auf den Verlust wertloser Wertpapiere oder einen Forderungsausfall geltend machen. Darüber hinaus müssen Sie, wenn Sie Immobilien amortisieren, abschreiben oder kaufen oder verkaufen, Eigentumsaufzeichnungen aufbewahren, bis die Verjährungsfrist für das Jahr endet, in dem die Immobilie veräußert wird. Denken Sie daran, dass Eigentum mehr als nur Grundstücke und Gebäude umfasst; Es umfasst auch Lagerbestände, Büroausstattung und andere Vermögenswerte.
Beachten Sie auch, dass die Verjährungsfrist unter Umständen mehr als drei Jahre beträgt. Wenn Sie beispielsweise mehr als 25 % Ihres Bruttoeinkommens nicht melden, hat der IRS sechs statt drei Jahre Zeit, um eine zusätzliche Steuer zu erheben. Darüber hinaus endet die Verjährungsfrist nie, wenn Sie eine gefälschte Erklärung einreichen oder überhaupt keine einreichen (was wir nicht befürworten).
Wann sollten Sie Steuerunterlagen wegwerfen?
Bevor Sie zu begeistert sind und Ihre alten Rücksendungen wegwerfen, vergewissern Sie sich, dass Sie sie für nichts anderes benötigen. Bestimmte Gläubiger und sogar einige Versicherungsunternehmen verlangen möglicherweise, dass Sie Aufzeichnungen für einen längeren Zeitraum als der IRS aufbewahren. Wenn Sie sich entscheiden, Ihre Steuerunterlagen loszuwerden, vernichten Sie sie zuerst. Identitätsdiebe erfreuen sich an Steuererklärungen, weil sie sensible Informationen enthalten.
Was ist die beste Methode zum Speichern von Dokumenten?
Ein feuerfester Tresor ist der beste Ort, um physische Kopien von Steuerunterlagen aufzubewahren. Bewahren Sie neben Ihren Steuerunterlagen auch andere wichtige Dokumente wie Ihre Hausurkunde, Hypotheken- und Versicherungsinformationen, Testamente oder Treuhandverträge sowie Passwörter für Bank- und Maklerkonten auf. Es ist auch eine gute Idee, mindestens einer anderen Person mitzuteilen, wo Sie den Tresorschlüssel aufbewahren. Auf diese Weise kann diese Person im Notfall auf alle Dokumente zugreifen, die sie möglicherweise benötigt, um Ihre Angelegenheiten in Ordnung zu halten.
Wenn Sie beabsichtigen, Ihre Aufzeichnungen über einen längeren Zeitraum aufzubewahren, aber nicht möchten, dass Ihr Zuhause mit Papier vollgestopft wird, sollten Sie Ihre Dokumente scannen und eine Sicherungskopie der Informationen auf einer verschlüsselten Festplatte oder in der Cloud speichern. Solange die digitalen Versionen lesbar sind, akzeptiert das IRS sie. Im Gegensatz zu einem Papierstapel nimmt diese Methode deutlich weniger Platz ein und ist viel einfacher zu ordnen.
Die Vor- und Nachteile der digitalen Speicherung Ihrer Steuerunterlagen
Das Führen von Steuerunterlagen war früher mühsamer als heute.
Viele Menschen haben ihre Büros entrümpelt und speichern ihre Dokumente nun digital. Viele Institutionen bieten auch digitale Versionen von Steuerformularen an, wodurch sich Ihre Steuerpapierspur noch weiter verringert.
Neben der Minimierung von Papier kann die Speicherung Ihrer Steuerunterlagen und Belege online oder in der Cloud bequem sein – aber stellen Sie sicher, dass Ihr Online-Speicheranbieter Ihre Daten verschlüsselt, damit ein Cyberkrimineller nicht ohne weiteres Ihre Sozialversicherungsnummer oder andere leicht identifizierbare Informationen erhalten kann. Sie können Ihre Dateien und Ordner sichern, indem Sie sie verschlüsseln.
Dokumente sollten nach Möglichkeit gescannt, gespeichert und gesichert werden. Sie können über die Papierkopie nach Belieben verfügen, sofern es sich nicht um eine Originalurkunde, einen Titel, ein Wertgutachten oder ein Investitionsdokument handelt. Bewahren Sie Ihre (E-)Dokumente sicher auf.
Der IRS führt Aufzeichnungen über Ihre früheren Steuererklärungen. Ein Transkript kann online, telefonisch oder per Post angefordert werden. Die Steuerabteilung wird einen Ausweis verlangen, einschließlich Ihrer Sozialversicherungsnummer.
Lesen Sie auch: BESCHÄFTIGUNGSAUFZEICHNUNGEN: Typen und wie man sie aufbewahrt
Welche Dokumente sollten Sie für immer aufbewahren?
Es gibt Dokumente, die Sie für immer aufbewahren sollten. Dazu gehören wichtige Dokumente wie Geburtsurkunden, Heiratsurkunden und Sozialversicherungskarten. Es ist auch wichtig, Dokumente im Zusammenhang mit dem Kauf eines Eigenheims aufzubewahren, wie z. B. die Urkunde und die Hypothekendokumente.
Darüber hinaus sollten Sie Aufzeichnungen über größere Anschaffungen wie Autos und Haushaltsgeräte aufbewahren, solange Sie den Gegenstand besitzen. Dies ist wichtig für steuerliche Zwecke sowie für Versicherungsansprüche und Gewährleistungen.
Welche Aufzeichnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden?
Der IRS verlangt von den Steuerpflichtigen, Aufzeichnungen über bestimmte Einkommensarten mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren. Dazu gehören Aufzeichnungen im Zusammenhang mit Kapitalgewinnen wie Aktienverkäufen sowie Geschäftseinnahmen und -ausgaben. Sie sollten auch Aufzeichnungen über Rentenkonten, wie Beiträge und Ausschüttungen, mindestens zehn Jahre lang aufbewahren.
Was ist die 6-Jahres-Regel des IRS?
Die 6-Jahres-Regel des IRS ist eine Regel, die besagt, dass der IRS zurückgehen und die Erklärung eines Steuerzahlers bis zu sechs Jahre lang prüfen kann, wenn es Beweise für zu wenig gemeldetes Einkommen gibt. Dies bedeutet, dass Steuerzahler Aufzeichnungen über Einkommen, Abzüge und Gutschriften mindestens sechs Jahre lang aufbewahren sollten, um sicherzustellen, dass sie den gesetzlichen Vorschriften entsprechen.
Können Steuern nach 7 Jahren erhoben werden?
Der IRS kann unbezahlte Steuern für bis zu 10 Jahre erheben. Dies wird als 10-jährige Verjährungsfrist bezeichnet. Nach Ablauf der 10-Jahres-Frist kann der IRS keine Steuern mehr von Steuerzahlern erheben. Die Verjährung tritt jedoch nicht ein, wenn der Steuerpflichtige arglistig gehandelt oder eine Steuererklärung nicht abgegeben hat.
Was passiert, wenn Sie keine Steuerunterlagen führen?
Wenn Sie keine Steuerunterlagen führen, können Ihnen Strafen vom IRS drohen. Dies beinhaltet eine Strafe von 5 %, wenn keine Steuererklärung eingereicht oder Steuern nicht rechtzeitig gezahlt werden. Darüber hinaus kann der IRS Zinsen auf unbezahlte Steuern festsetzen. Es ist wichtig, genaue und vollständige Aufzeichnungen zu führen, damit Sie diese Strafen vermeiden können.
Welche Steuerunterlagen müssen aufbewahrt werden?
Die wichtigsten Dokumente, die aufbewahrt werden müssen, sind Steuererklärungen, W-2s, 1099s und alle anderen Dokumente, die sich auf Einkommen, Abzüge und Gutschriften beziehen. Darüber hinaus sollten Sie Aufzeichnungen über größere Einkäufe oder Investitionen führen. Es ist auch wichtig, Dokumente im Zusammenhang mit Rentenkonten und Geschäftsunterlagen aufzubewahren.
Wie lange sind Steuerunterlagen nach dem Tod aufzubewahren?
Steuerunterlagen sind mindestens drei Jahre nach dem Tod des Steuerpflichtigen aufzubewahren. Dies ist wichtig für die Nachlassplanung und die Abgabe der endgültigen Steuererklärung. Darüber hinaus sollte der Nachlassverwalter Aufzeichnungen über den Verkauf von Vermögenswerten und Ausschüttungen an Erben mindestens drei Jahre lang aufbewahren.
Zusammenfassung
Zu wissen, wie lange Steuerunterlagen aufzubewahren sind, ist wichtig, um die Gesetze einzuhalten. Die meisten Aufzeichnungen sollten mindestens drei Jahre aufbewahrt werden, während einige Dokumente bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden sollten. Es ist wichtig, genaue und vollständige Aufzeichnungen zu führen, um Strafen des IRS zu vermeiden.
Zusammenfassend sollten Sie Ihre Steuerunterlagen mindestens drei Jahre lang aufbewahren. Einige Dokumente, wie z. B. Aufzeichnungen über Kapitalgewinne und Geschäftseinkünfte, sollten mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Darüber hinaus sollten Aufzeichnungen über größere Anschaffungen, Investitionen und Rentenkonten so lange aufbewahrt werden, wie Sie den Artikel besitzen. Schließlich sollten Aufzeichnungen im Zusammenhang mit dem Verkauf von Vermögenswerten und Ausschüttungen an Erben mindestens drei Jahre nach dem Tod des Steuerpflichtigen aufbewahrt werden.
Genaue und vollständige Aufzeichnungen zu führen ist unerlässlich, um Steuern einzureichen und Strafen des IRS zu vermeiden. Indem Sie wissen, wie lange Sie Steuerunterlagen aufbewahren müssen, können Sie sicherstellen, dass Sie das Gesetz einhalten und mögliche Strafen vermeiden.
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Bibliographie
