Um eine Firma offen zu halten, müssen mehrere Vorschriften und Regeln eingehalten werden. Die Beantragung einer Bundesarbeitgeber-Identifikationsnummer (FEIN) sollte zu den ersten Schritten einer Existenzgründung gehören. Aber was genau ist ein FEIN? Ist es auch Pflicht, eine zu haben? Dieser Artikel dient als Leitfaden für alles, was Sie wissen müssen. Kommen wir zum guten Teil.
Was bedeutet FEIN?
Unternehmen, die in den Vereinigten Staaten geschäftlich tätig sind, erhalten eine Bundessteueridentifikationsnummer, die häufig als Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) bezeichnet wird. Die Nummer ist eine eindeutige neunstellige Geschäfts-ID-Nummer, die ähnlich wie die Sozialversicherungsnummer einer Person funktioniert. Mit „Sozialversicherungsnummer“ meine ich die Steuernummern natürlicher Personen, die oft als Steueridentifikationsnummern oder TINs bezeichnet werden. Es ist leicht, die beiden Arten von Nummern zu verwechseln, aber denken Sie daran, dass die eine für Unternehmen und die andere für Privatpersonen bestimmt ist. Das sollte Ihnen nicht aus dem Kopf gehen.
Ein FEIN ermöglicht es dem IRS und anderen Regierungsbehörden, die Steuer- und Finanzoperationen von Unternehmen zu identifizieren und zu verfolgen. Die Abgabe von Steuererklärungen sowie die Einrichtung von Alters- und Gesundheitskonten sind unerlässlich, um Mitarbeitern unter anderem medizinische und zahnärztliche Leistungen zu gewähren.
Wer braucht ein FEIN?
Ein FEIN ist nicht immer notwendig, aber es gibt einige Situationen, in denen es für jeden Betrieb, sogar einen Ein-Mann-Betrieb, notwendig ist. Sie benötigen es jedoch, wenn Sie:
- Gründen Sie ein Unternehmen oder arbeiten Sie mit anderen zusammen.
- Bestimmte Steuerformulare einreichen (z. B. Arbeits- oder Verbrauchssteuer)
- Quellensteuern auf Einkommen, außer Löhnen, für gebietsfremde Ausländer
- Haben Sie einen Keogh-Plan
Wenn Sie einer der folgenden Arten von Organisationen angehören oder diese leiten, benötigen Sie möglicherweise zusätzlich eine Bundesarbeitgeber-Identifikationsnummer (FEIN):
- Trusts, mit Ausnahme einiger widerruflicher Trusts im Besitz des Konzessionsgebers, IRAs und steuerbefreiter Organisationen
- Ländereien
- Kanäle für Immobilienhypothekeninvestitionen
- Genossenschaften von Landwirten
- Administratoren planen
Ein FEIN wird von folgenden Organisationen nicht oft benötigt:
- Unternehmer, die in einer „One-Man-Show“ agieren
- Wer niemanden einstellt oder niemanden beschäftigt.
- Alle, die die oben genannten Steuern nicht zahlen müssen
Wenn Sie Ihre Firma als Einzelunternehmer gründen und Ihre Sozialversicherungsnummer anstelle einer FEIN verwenden, stellen Sie möglicherweise später fest, dass Sie eine benötigen. Vor allem, wenn Sie planen, Ihr Unternehmen zu einer Kapitalgesellschaft zu erweitern oder umzustrukturieren und Mitarbeiter einzustellen. Wenn Sie später ein Unternehmen gründen, benötigen Sie sogar ein FEIN. Auch wenn es darum geht, lokale, staatliche und bundesstaatliche Steuern einzureichen, ist Ihr FEIN eine wichtige Information.
Wofür wird ein FEIN verwendet?
Sie benötigen ein FEIN, um Formulare auszufüllen wie:
- Formular W-2 – Lohn- und Steuererklärung
- Formular W-3 – Übermittlung von Lohn- und Steuerbescheinigungen
- Formular 1096 – Annual Summary and Transmission of US Information Returns
- Formular 940 – Jahressteuererklärung des Arbeitgebers zur Arbeitslosigkeit (FUTA).
- Formular 941 – Vierteljährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers
- Anhang C – Gewinn oder Verlust aus dem Geschäft
- Formular 1065 – US Return of Partnership Income
- Formular 1120 – US-Körperschaftsteuererklärung
Ein FEIN ist auch erforderlich, wenn Ihr Unternehmen Steuern jeglicher Art zahlt und mitarbeiterbezogene Steuerformulare wie W-2s ausstellt. Arbeitgeber müssen ihren Mitarbeitern am Ende jedes Geschäftsjahres W-2 ausstellen. Alle Gehaltsabrechnungen, einschließlich monatlicher, vierteljährlicher und jährlicher Steuerformulare, enthalten Ihre FEIN und können von einem kompetenten Lohnabrechnungsdienstleister eingereicht werden.
Sie müssen auch jedem unabhängigen Auftragnehmer, an den Sie während des Steuerjahres mindestens 1099 US-Dollar gezahlt haben, eine 600 ausstellen, und Ihre FEIN muss auf diesem Formular enthalten sein. Nicht nur Ihr Unternehmen benötigt für zahlreiche Zwecke einen FEIN, sondern auch Ihre Mitarbeiter und externen Auftragnehmer bei der Erstellung ihrer Steuererklärungen.
Wie erhalte ich ein FEIN?
Um ganz einfach Ihre FEIN Nummer zu erhalten, können Sie die unten aufgeführten Schritte unbedingt nutzen.
#1. Stellen Sie fest, ob Sie Anspruch auf eine FEIN haben.
Wenn Ihr Hauptunternehmen in den Vereinigten Staaten oder ihren Territorien ansässig ist und Sie eine gültige Sozialversicherungsnummer oder eine andere Form der Steueridentifikation haben, wie z. B. eine andere FEIN, haben Sie Anspruch auf eine FEIN.
Wenn Sie Ihr Hauptgeschäft in den Vereinigten Staaten oder ihren Territorien haben, stammt der Großteil Ihres Einkommens als Geschäftsinhaber aus einer Praxis in diesem Bereich. Selbst wenn Sie eine andere Firma außerhalb der Vereinigten Staaten haben, können Sie daher immer noch für eine FEIN qualifiziert sein. Der Antragsteller muss nicht der Geschäftsinhaber sein, aber er muss über genaue Kenntnisse und Transaktionen mit den Finanzen des Unternehmens verfügen. Auch eine Sekretärin oder Verwaltungsangestellte kann einen FEIN beantragen. Alles, was Sie brauchen, ist einfach das Formular SS-4 zu unterschreiben und den Abschnitt „Drittpartei-Beauftragter“ auszufüllen.
#2. Sammeln Sie die vom IRS geforderten Informationen.
Das Formular SS-4: Antrag auf Arbeitgeberidentifikationsnummer wird vom IRS verlangt. Um eine FEIN zu erhalten, müssen Sie zunächst eine physische Adresse für Ihr Unternehmen (mit einem Standort in den Vereinigten Staaten) angeben.
Auf dem Antragsformular müssen Sie die Rechtsform Ihres Unternehmens angeben, z. B. eine LLC oder eine Kapitalgesellschaft. Wenn Ihr Unternehmen eine LLC ist, müssen Sie alle Mitglieder auflisten. Sie müssen auch die Art Ihres Unternehmens angeben.
Bei der Bewerbung benötigen Sie folgende Zusatzinformationen:
- Der Grund, warum Sie eine FEIN anfordern. Beispielsweise können Sie ein neues Unternehmen gründen oder ein bestehendes umstrukturieren.
- Das genaue Datum, an dem Sie Ihr Unternehmen gegründet oder gekauft haben.
- Die Branche, in der Ihr Unternehmen tätig ist oder in der Sie Kunden haben, z. B. Einzelhandel oder Beratung, sowie die Produkt- oder Dienstleistungsbeschreibung.
- Wenn das erste Mitarbeitergehalt über Ihr Unternehmen gezahlt wurde.
- Das Enddatum Ihres Steuer- oder Rechnungsjahres. Wenn Sie Ihre Steuern das ganze Kalenderjahr über zahlen, ist dies normalerweise der Monat Dezember.
- Die wahrscheinlichste Anzahl von Mitarbeitern, die Sie im kommenden Jahr einstellen möchten.
#3. Beantragen Sie ein FEIN online, telefonisch oder per Post.
Wenn Sie Anspruch auf eine FEIN haben, gibt es zahlreiche Möglichkeiten, eine zu erhalten:
- Telefonnummer: (800) 829-4933
- Per Fax oder Post: Hier finden Sie das Formular SS-4 sowie die Faxnummer und die Postanschrift für Ihren Standort auf der IRS-Website.
- Auf der IRS-Website: Sie können das Formular SS-4 online einreichen oder an einem Live-Chat im Interview-Stil teilnehmen, in dem Ihnen Fragen gestellt und bei Bedarf ein FEIN gegeben wird. Dieser Service ist montags bis freitags von 7 bis 10 Uhr EST verfügbar. Es dauert zwei Wochen, bis Ihre Nummer im IRS-System aktiv ist, unabhängig davon, welche Methode Sie verwenden.
Auch wenn Ihr Unternehmen kein FEIN benötigt, kann es sich für Sie lohnen, es trotzdem zu beantragen. Dafür fallen keine Kosten an, und Sie wissen nie, wann Sie sich für die Einstellung eines Mitarbeiters entscheiden oder wann sich Ihre Geschäftsbedingungen ändern könnten.
Wann muss ich meine FEIN wechseln?
Sie müssen Ihren FEIN nach dem Erwerb weder aktualisieren noch verändern. Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um eine Kapitalgesellschaft handelt, müssen Sie Ihre FEIN aktualisieren oder ändern, sofern nicht vom IRS bestimmte außergewöhnliche Umstände vorliegen, wenn:
- Ihr Unternehmen wird ein Einzelunternehmen oder eine Personengesellschaft.
- Eine Fusion führt zur Gründung einer neuen Kapitalgesellschaft.
- Ihr Unternehmen wird eine Tochtergesellschaft eines anderen Unternehmens.
Wenn Ihr Unternehmen eine Personengesellschaft ist, müssen Sie Ihr FEIN aktualisieren, wenn:
- Das Unternehmen wird zum Einzelunternehmen.
- Ihr Unternehmen wird zu einer Kapitalgesellschaft.
- Eine neue Zusammenarbeit ersetzt eine alte.
Wenn Sie eine FEIN als Einzelunternehmer oder LLC halten, müssen Sie sie ändern, wenn Sie:
- Sie haben Insolvenz angemeldet.
- Sie wandeln Ihr Unternehmen in eine Kapital- oder Personengesellschaft um.
- Sie erwerben die Kontrolle über ein anderes Unternehmen.
Bei Umzug oder Umfirmierung müssen Sie kein neues FEIN beantragen.
Kündigung Ihrer FEIN
Der IRS verwendet Ihre FEIN-Nummer niemals für ein anderes Unternehmen, nachdem sie Ihnen zugewiesen wurde. Sie können Ihre FEIN auch nicht kündigen. Sie können Ihr Geschäftskonto jedoch beim IRS schließen. Es ist wichtig zu beachten, dass die Kündigung Ihres Geschäftskontos Ihre FEIN nicht aus der Datenbank des IRS löscht.
Geben Sie den offiziellen Namen Ihres Unternehmens, FEIN, die Geschäftsadresse und den Grund für die Kündigung Ihres Kontos an, wenn Sie Ihr Geschäftskonto schließen. Fügen Sie eine Kopie der IRS-EIN-Zuweisungsmitteilung bei, falls Sie diese noch haben.
Sie können alle Materialien senden an:
Internal Revenue Service, 45999 Cincinnati, OH
Wenn Sie alle erforderlichen Steuererklärungen eingereicht haben, wird das IRS nur Ihr Geschäftskonto deaktivieren. Rücksendungen müssen eingereicht werden, wenn Sie:
- Es wurde eine Bundessteuerkaution oder eine andere Bundeszahlung geleistet
- Sie sind zur Abgabe von Gewerbesteuererklärungen verpflichtet
- Sie haben eine Benachrichtigung vom IRS erhalten, dass Ihre Gewerbesteuererklärung fällig ist?
Wird für die Erstellung der Lohnabrechnung ein FEIN benötigt?
Bevor Sie mit der Einrichtung der Gehaltsabrechnung für Ihre Mitarbeiter beginnen können, müssen Sie zunächst eine FEIN vom IRS erhalten. Sie würden mit ziemlicher Sicherheit auch eine EIN von Ihrem Staat benötigen. Beide Nummern werden für die Abwicklung der Lohnabrechnung benötigt, da Quellensteuern von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter an die zuständigen Steuerbehörden abgeführt werden müssen. Um Arbeitslosensteuern auf Bundes- und Landesebene sowie W-2- und 1099-Dokumente einzureichen, benötigen Sie beide FEIN/EIN.
Was tun mit Ihrem FEIN, wenn Sie Ihr Geschäft schließen müssen?
Wenn Sie ein FEIN erhalten haben, haben Sie es für den Rest Ihres Lebens. Das bedeutet nicht, dass Sie Ihr Unternehmen nicht schließen können. Aber selbst wenn Ihr Unternehmen schließt, bleibt die FEIN beim IRS und wird in seiner Datenbank gespeichert.
Wenn Sie feststellen, dass Sie Ihr Unternehmen schließen müssen, müssen Sie sich an den IRS wenden und ihm den offiziellen Namen Ihres Unternehmens, Ihre FEIN, die Straße und den Grund für die Schließung mitteilen. Fügen Sie Ihrer Anfrage nach Möglichkeit eine Kopie Ihres CP-575-Benachrichtigungsschreibens bei. Denken Sie daran, dass der IRS ein Konto erst kündigen wird, wenn alle wesentlichen Unternehmenssteuererklärungen eingereicht wurden.
Was ist FEIN vs. TIN?
Als Steueridentifikationsnummer kann eine FEIN verwendet werden. Für einige Firmen ist ein FEIN erforderlich, für andere nicht. Insbesondere ist ein FEIN nicht immer erforderlich, wenn Sie keine Arbeitnehmer haben und Ihr Unternehmen nicht gegründet ist. In solchen Fällen kann allein die SSN einer Person als gültige Steueridentifikationsnummer (TIN) dienen.
Wie bereits oben erwähnt, wird das FEIN für die Abgabe von Bundessteuererklärungen benötigt. Um Steuern beim Staat einzureichen, müssen Sie möglicherweise eine staatliche EIN oder EAN beantragen. Es ist möglich, diese Ziffern als Ihre offizielle Steueridentifikationsnummer im Bundesstaat zu verwenden.
Ist ein FEIN dasselbe wie eine SSN?
Eine EIN ist nicht dasselbe wie eine Sozialversicherungsnummer. Anders als die Steueridentifikationsnummer einer Person, die ihre Sozialversicherungsnummer ist, ist die EIN eines Unternehmens seine eigene eindeutige Nummer. Obwohl beide Nummern bei der Steuererklärung dem gleichen Zweck dienen, ist die EIN gewerblichen Unternehmen vorbehalten.
Was ist ein Beispiel für eine FEIN-Nummer?
IRS-EINs haben die Form XX-XXXXXXX und bestehen aus neun Ziffern. Es ist eine Möglichkeit für Arbeitgeber und Personen ohne Arbeitnehmer, ihre Steuerkonten zu unterscheiden. Bei Personalvorsorgeplänen kann der EIN jedoch entweder ein Buchstabe (z. B. P) oder die Plannummer (z. B. 003) folgen.
Was ist der Unterschied zwischen SSN und FEIN?
Das Akronym „SSN“ bezieht sich auf Ihre Sozialversicherungsnummer. Diese Nummer wird wie eine FEIN von der Bundesregierung vergeben. Im Gegensatz dazu identifiziert Sie eine Sozialversicherungsnummer gegenüber der Regierung und anderen Stellen als Einzelperson, während eine FEIN für Ihr Unternehmen das Gegenteil bewirkt. Sozialversicherungsnummern können in seltenen Fällen als Geschäftsausweis verwendet werden, obwohl dies nur für Einzelunternehmer oder sehr kleine Unternehmen ohne Arbeitnehmer ratsam ist.
Nach einer Definition haben Sie den Status eines Kleinunternehmers, wenn Sie überhaupt 1099-Einnahmen erhalten. Es ist möglich, dass Sie Ihre Steuern nur mit Ihrer Sozialversicherungsnummer einreichen und die Notwendigkeit einer Bundesarbeitgeber-Identifikationsnummer (FEIN) vermeiden, aber Sie können trotzdem die Vorteile von Unternehmensabzügen nutzen.
Wie verifiziere ich eine FEIN?
Der Mangel an weit verbreiteter Verwendung macht EINs leichter zu vergessen; Im Gegensatz zu SSNs prägen sich nur wenige Menschen diese tatsächlich ein. Wenn Sie Ihre FEIN-Nummer überprüfen müssen, um sicherzugehen, können Sie entweder Ihre FEIN-Nummer im IRS-Bestätigungsschreiben überprüfen, andere Dokumente finden, die Ihre Arbeitgeberidentifikationsnummer enthalten, oder sich an das IRS wenden, um Ihre FEIN zu erhalten.
Zusammenfassung
Der Erhalt eines FEIN ist ein notwendiger Bestandteil der Unternehmensführung, und der Prozess ist ziemlich einfach. Und weil es für andere Geschäftsziele von Vorteil sein könnte, ist die Beantragung eines solchen eine gut investierte Zeit und möglicherweise eine der einfachsten Entscheidungen, die ein Geschäftsinhaber treffen kann. Die besten Wünsche, wenn Sie Ihr Geschäft erweitern!
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