Die Verwaltung einer HOA ist keine leichte Aufgabe. Sie haben immer alle Hände voll zu tun, vom Einziehen von Online-Zahlungen und Sicherstellen, dass die Konten in Ordnung sind, über die Planung von Vorstandssitzungen, die Verwaltung der Community-Website und der Einwohnerdatenbanken, die Kommunikation mit diesen Personen, die Verwaltung von Architekturprüfungen, Serviceanfragen oder die Durchsetzung von CC&R-Regeln und zig andere Aufgaben dazwischen.
Und ein Ende dieser Bemühungen scheint nicht in Sicht.
Das ist nicht ganz richtig. Natürlich wird Sie das Ausführen einer HOA immer auf Trab halten. Sie können jedoch Zeit sparen, indem Sie die meisten Ihrer Aufgaben vereinfachen und rationalisieren, indem Sie eine HOA-Verwaltungssoftware verwenden.
In diesem Tutorial erfahren Sie alles, was Sie darüber wissen müssen. Wir gehen auf alle Vorteile des Einsatzes von HOA-Software ein und zeigen Ihnen, welche Lösungen für Ihren Verband aktuell am Markt verfügbar sind.
Was ist eine HOA-Verwaltungssoftware?
Eine HOA-Software ist ein Programm oder eine Plattform, die Hausbesitzerorganisationen bei der Verwaltung vieler Elemente ihres Betriebs unterstützt.
Typischerweise konzentriert sich HOA-Software auf einen Bereich der HOA-Aktivitäten – Konten, Planung, Zahlungen, CC&R-Durchsetzung und so weiter. Die Software kann jedoch auch eine Vielzahl unterschiedlicher Module enthalten, die bei verschiedenen HOA-Prozessen unterstützen. Diese Softwarelösungen werden als All-in-One-HOA-Verwaltungssoftware bezeichnet.
Warum brauchen Sie eine HOA-Verwaltungssoftware?
Die Grundantwort ist natürlich, dass es Ihnen viel Arbeit abnehmen kann. Aber es ist nicht alles. Daher haben wir im Folgenden einige der zusätzlichen Vorteile der Verwendung von Softwarelösungen zur Verwaltung Ihrer HOA skizziert.
Fast alle Ihre Prozesse können mit HOA-Software rationalisiert werden. Verschiedene selbstverwaltete HOA-Softwareprogramme können Sie bei der Verwaltung der gesamten Dokumentation, der Ausstellung von Berichten über CC&R-Verstöße und Verstoßbriefen, der Annahme von Zahlungen, der Verwaltung der Bücher und vielem mehr unterstützen. Da die Software viele dieser Aufgaben automatisch erledigt, haben Sie Zeit, sich auf andere Elemente der HOA zu konzentrieren.
Mit der HOA-Software können Sie Ihre Hausbesitzer oder Gemeindeverbände von überall aus verwalten. Fast alle Lösungen auf dem Markt sind heute webbasiert, was bedeutet, dass Sie von jedem Computer oder sogar Ihrem Mobiltelefon über eine spezielle App auf die Daten zugreifen können.
Lesen Sie auch: HOA (Homeowners Association): Definition, Gebühren und Regeln
Eine dedizierte HOA-Software bedeutet, dass sich alle Dokumentationen und Daten Ihres Vereins jetzt an einem Ort befinden. Alle wichtigen Stakeholder werden darauf zugreifen können, oft über eine mobile App, was eine verbesserte Rechenschaftspflicht für alle Beteiligten bedeutet.
Ihre Daten sind auch sicherer, wenn sie in einem Cloud-basierten System gespeichert werden, anstatt auf einem einzelnen Computer oder in einem Durcheinander von Ordnern.
Die Software hat das Potenzial, sowohl die interne als auch die externe Kommunikation erheblich zu verbessern. Dies liegt zum Teil daran, dass sich alle Daten an einem Ort befinden. Wenn jeder Zugriff auf das gesamte Wissen zu einem Thema hat, ist es viel einfacher, Urteile zu fällen und einen Konsens zu verschiedenen Themen zu erzielen. In ähnlicher Weise führt eine optimierte Kommunikationssoftware zu einer besseren und effektiveren Kommunikation mit den Bewohnern. Menschen in Ihrer Nachbarschaft können schnell Nachrichten erhalten und erfahren, was in ihrer Gemeinde vor sich geht.
Schließlich ermöglichen Software und die Daten, die sie bereitstellen kann, bessere Mittel, um über die Aktivitäten des Vereins zu berichten und dieses Wissen zu nutzen, um die Zukunft der Nachbarschaft zu organisieren und zu planen.
Worauf Sie bei einer HOA-Verwaltungssoftware achten sollten
Nicht alle HOA-Software ist gleich. Einige bieten Module an, die andere nicht bieten, während andere auf eine bestimmte Art von Dienst spezialisiert sind (z. B. Website-Erstellung). Es ist entscheidend, die richtige Software für Ihre HOA auszuwählen, was häufig bedeutet, sich für eine All-in-One-Plattform zu entscheiden.
Im Folgenden sind die Hauptmerkmale der HOA-Software aufgeführt:
#1. Finanzberichterstattung und Buchhaltung
Buchhaltungsfähigkeiten in einer guten HOA-Software sollten es Ihnen ermöglichen, Ihre Finanzen im Auge zu behalten. Es sollte Ihnen auch genaue Berichte liefern und es Ihnen ermöglichen, Ihre Kontoauszüge abzugleichen.
#2. Kommunikationswerkzeuge
Ein ausgeklügeltes Kommunikationssystem ermöglicht es Ihnen, die Bewohner über eine Vielzahl von Kanälen (E-Mails, Push-Benachrichtigungen, Benachrichtigungen usw.) auf dem Laufenden zu halten. Gute Software sollte in der Lage sein, Nachrichten sowohl in großen Mengen als auch einzeln zu übertragen.
#3. Veranstaltungsmanagement
Suchen Sie nach HOA-Software, die ein hervorragendes Event-Management-System enthält. Sie können dies verwenden, um Ereignisse in Ihrem Kalender zu planen und einen Online-Kalender für Einheimische zu führen. Es sollte Sie auch bei der Veranstaltung selbst unterstützen, indem es Gästen ermöglicht, sich online zu registrieren und Tickets zu bezahlen.
#4. Online-Zahlungssystem
Eine Strategie, um die Mitglieder zufrieden zu stellen, besteht darin, es ihnen einfach zu machen, ihre Beiträge online zu bezahlen. Großartige Software umfasst eine Vielzahl von Zahlungsoptionen, einschließlich Kredit-/Debitkarten und ACH-Wechsel. Mitglieder sollten in der Lage sein, ihre Bankdaten direkt mit ihren Konten zu verknüpfen.
Ein Online-Zahlungssystem kann Ihnen auch helfen, überfällige Zahlungen zu reduzieren, die Ihre Software Ihnen ermöglichen sollte, zu verfolgen.
#5. Online-Wohnportal
Wählen Sie eine Software, die ein Portal enthält, auf das die Bewohner von jedem Ort aus online zugreifen können. Mit ein paar einfachen Klicks sollten Mitglieder in der Lage sein, ihr Profil zu aktualisieren, Beiträge zu zahlen, den Veranstaltungskalender zu überprüfen, auf Mitteilungen zu reagieren und auf HOA-Daten zuzugreifen.
#6. Wohndatenbank
Ihre Software sollte es Ihnen ermöglichen, eine Hauptliste der Informationen Ihrer Mitglieder aufzubewahren und mit Filtern zu suchen. Diese enthält ihre Namen, Kontaktinformationen, Profile und so weiter. Die Aktualisierung ihrer Informationen sollte ebenfalls einfach sein.
#7. Verstöße-Tracker
Einwohner werden gelegentlich gegen die Vorschriften verstoßen, daher sollte Ihre Software über einen Mechanismus zum Verfolgen dieser Informationen verfügen. Dies ist besonders in größeren Gemeinschaften nützlich, da mehrere Verstöße gleichzeitig auftreten oder sich überschneiden können. Mit diesem Modul können Sie einfach die Übertretungen der Mitglieder verfolgen, auf ihren Verstoßverlauf zugreifen und Benachrichtigungen senden.
Die 10 besten Alternativen zu HOA-Verwaltungssoftware
#1. AppFolio-Property-Manager
- Preis: Ab 1.40 $ pro Einheit pro Monat
- Demo/Testversion: Eine Demonstration ist auf Anfrage erhältlich.
AppFolio ist eine umfassende HOA-Verwaltungssoftware, die Architekturbewertungen, Gebühren- und Bewertungserhebungen, Verstöße nachverfolgen, Genehmigungen von Vorstandsmitgliedern, Bankkonnektoren und mehr ermöglicht. Alle diese Funktionen sind über eine Web- oder mobile Anwendung verfügbar.
Highlights zählen:
- Kommunikation per SMS
- E-Mail-Designvorlagen
- Portal für Einwohner
- Anträge auf Online-Wartung
- Einblicke in die Leistung
#2. OrganisationVoice
- Ab $ 50 pro Monat
- Test/Demo: Eine kostenlose Demo wird zur Verfügung gestellt.
AssociationVoice ist ein benutzerfreundliches, webbasiertes HOA-Softwareprogramm, mit dem Sie Gebühren per Internet, Telefon und Text einziehen können. Ein weiteres Feature ist die Möglichkeit, Vorstandssitzungen und Community-Regeln zu organisieren, Community-News zu verbreiten und benutzerdefinierte Formulare zu erstellen, um HOA-Aktivitäten zu handhaben.
Highlights zählen:
- Portal für Einwohner
- Bibliothek der Dokumente
- Lokale Karten, die interaktiv sind
- Gruppendiskussionen
- Reservierungen für Annehmlichkeiten
#3. Bitrix24
- Preis: Kostenlose eingeschränkte Version, Premium-Alternativen für 19 $/Monat
- Demo/Testversion: Eine Demonstration ist auf Anfrage erhältlich.
Sie können Bitrix24 verwenden, um ein HOA-Mitgliederportal mit Umfragen, E-Mail-Benachrichtigungen, IM- und Gruppenchat sowie einer Fotogalerie zu entwickeln. Sie können auch Gebühren verwalten, E-Mails an Ihre Mitglieder senden und Online-Jobanfragen stellen.
Highlights zählen:
- App für mobile Geräte
- Das HOA-Verzeichnis
- Privates soziales Netzwerk für Hausbesitzer
- Interessengruppen
- Videokonferenzen
#4. Bauium
- Ab $ 50 pro Monat
- Demo/Testversion: 14-tägige kostenlose Testversion; Demo auf Anfrage erhältlich.
Buildium ist eine umfassende Softwarelösung für kleine bis mittelgroße Wohnungseigentümergemeinschaften mit Online-Mitgliederzahlungen, Nachverfolgung von Wartungsanfragen, Mietlistenverwaltung und vollständiger Buchhaltungsfunktion.
Highlights zählen:
- Barzahlungen im Einzelhandel
- Elektronische Einreichung des Formulars 1099
- Inspektionen von Immobilien
- Versicherung für Mieter
- Überprüfung der Mieter
#5. Die CINC-Systeme
- Preise sind auf Anfrage erhältlich.
- Demo/Testversion: Eine Demonstration ist auf Anfrage erhältlich.
Berichten zufolge ist CINC das einzige Softwareunternehmen der Branche, das Immobilienverwaltung, integriertes Banking und Cloud-Konten in einem Paket anbietet. Sie können CINC verwenden, um Online-Zahlungen zu verwalten, Ihr Mitgliederverzeichnis und Ihren Zeitplan auf dem neuesten Stand zu halten, Arbeitsaufträge einzureichen und zu verfolgen und wichtige HOA-Dokumente zu kommunizieren.
Highlights zählen:
- App für mobile Geräte
- Management von Verstößen
- Verwaltung von Architekturprüfungsanfragen
- Zeitnahe Finanzberichterstattung
#6. VORDERTREPPE
- Preise sind auf Anfrage erhältlich.
- Demo/Testversion: Es ist eine kostenlose Testversion verfügbar, und eine Demo ist auf Anfrage erhältlich.
Mit FRONTSTEPS ist es ganz einfach, eine Community-Website mit HOA-Branding zu erstellen. Zu den Funktionen gehören die Verfolgung von Verstößen, Gebühren, Online-Zahlungen, Arbeitsaufträgen und Wartungsanfragen.
Highlights zählen:
- Parkplatz- und Besuchermanagement
- Verfolgung von Paketen
- Newsletter und digitale Bulletins, die individuell angepasst werden können
- Kommunikation per SMS
#7. Der HOA-Express
- Preis: Kostenlose eingeschränkte Version, Premium-Version für 25 $/Monat
- Demo/Testversion: Eine kostenlose Testversion wird bereitgestellt, ebenso wie eine Demo-Website.
Mit HOA Express können Sie eine ansprechende, günstige und für Mobilgeräte optimierte Website für Ihre HOA erstellen. Sie können Ihre Website schnell und einfach aktualisieren, E-Mail-Blasts versenden und Forumsdiskussionen moderieren. Ihre Mitglieder können ihre Beiträge auch online bezahlen.
Highlights zählen:
- Automatisierung des Briefversands
- Umfragen auf Bestellung
- Einwohnerverzeichnis
- Tracking von Besuchern
#8. TOPS [EINS]
- Preis: Ab 0.75 $ pro Einheit pro Monat
- Demo/Testversion: Eine Demonstration ist verfügbar.
TOPS [ONE] ist ideal für selbstverwaltete Gemeinden. Ihre Software umfasst ein Buchhaltungs- und Gebührenzahlungssystem, das für das Verwaltungsgeschäft von Eigentumswohnungen/HOA entwickelt wurde, Tools zur Durchsetzung von Vereinbarungen und zur Verfolgung von Verstößen, Tools zur Verwaltung von Einrichtungen und Kommunikationsmöglichkeiten für Hausbesitzer.
Highlights zählen:
- Self-Service-Site für Eigentümer
- Die Speicherung von Online-Dateien ist unbegrenzt.
- Hauptbuch anpassbar
- Kontrollen unterwegs
#9. Nachbarn Vinteum
- Ab $ 25 pro Monat
- Demo/Testversion: 14-tägige kostenlose Testversion; Demo auf Anfrage erhältlich.
Sie können mit Vinteum Neigbrs eine Website und eine mobile Anwendung erstellen, über Textnachrichten und E-Mails mit Bewohnern in Kontakt treten, Buchungen für Annehmlichkeiten verwalten und Benutzer für den Zugriff auf Gemeinschaftsunterlagen registrieren.
Highlights zählen:
- System zur Meldung von Vorfällen
- Automatisch getätigte Anrufe
- E-Mail-Verlauf
- App für mobile Geräte
#10. Yardi Voyager
- Preise sind auf Anfrage erhältlich.
- N/A für Demonstration/Versuch
Yardi Voyager ist ein webbasiertes Verwaltungssystem für Wohnungseigentümergemeinschaften. Ihre Lösung verfügt über eine einzige integrierte Datenbank, die Tools zur Verfolgung von Eigentums- und HOA-Kosten, zur Berechnung von Gebühren, zum Einziehen von Zahlungen, zur Überwachung der Instandhaltung, zur Durchsetzung von Satzungen und mehr enthält.
Highlights zählen:
- Workflow-Automatisierung
- Rechner für Gebühren
- System für Wartung, Inspektion und Verfolgung von Verstößen
- Verwaltungsmechanismus für Vorstandsmitglieder
Verwaltungssoftware für Gemeindeverbände Software und Dienste
#1. Immobilienverwaltung
Property-Management-Software automatisiert die operativen, finanziellen und Leasing-Aufgaben von Property Managern. Die Software wurde entwickelt, um den Immobiliengeschäftsbetrieb effizienter zu gestalten, indem Aufgaben wie Mietvertragsverwaltung, Immobilienverwaltung, Buchhaltung und Kommunikation zwischen Mietern und Vermietern vereinfacht und rationalisiert werden. Wohngemeinschaften bestehen aus Immobilien, und sogar Hausbesitzerverbände (HOAs) können von reduzierten Front-Office-Operationen profitieren.
#2. Facility Management
Gebäudemanager verwenden Facility-Management-Software, um physische Eigenschaften zu verwalten und zu warten. Die beiden wichtigsten Vorteile einer Facility-Management-Software sind die Optimierung von Anfragen zur Gebäude- und Anlagenwartung sowie die einfache Disposition und Verwaltung von Mitarbeitern und Ressourcen. Bewohner und Verwalter von Wohnungen, Eigentumswohnungen und Genossenschaften profitieren von der Software zur Verwaltung von Gemeindeverbänden mit integrierten Funktionen oder einfachen Verbindungen mit Facility-Management-Tools.
#3. Mietzahlung
Mit einer Mietzahlungssoftware können sich sowohl Hausverwaltungen als auch Mieter auf eine vereinfachte, automatisierte Mieteinziehung freuen. Rechnungen und Rechnungen werden automatisch generiert und verteilt, Zahlungen können online eingezogen und verarbeitet werden und sogar die Zusammenarbeit mit Banken wird vereinfacht.
Zusammenfassung
Das Ausführen einer HOA ist eine schwierige Aufgabe, und Sie haben immer alle Hände voll zu tun. Glücklicherweise können Sie bestimmte Software-Tools verwenden, um viele Elemente der Verwaltung der Vereinigung zu automatisieren und zu rationalisieren. Einige von ihnen helfen bei speziellen Aspekten der HOA, während andere bei fast allem helfen.
Dank dieses Beitrags haben Sie die besten HOA-Management-Softwarelösungen auf dem heutigen Markt identifiziert.
Hoffentlich hilft Ihnen die Liste bei der Auswahl des Pakets, das Sie bei der Verwaltung Ihres Vereins unterstützt.
Häufig gestellte Fragen zur HOA-Verwaltungssoftware
Können Sie QuickBooks für ein HOA verwenden?
Ja, QuickBooks bietet ein Tool, das die Einnahmen und Ausgaben des Vereins verfolgt. Dies kann Ihnen dabei helfen, genaue Einnahmen- und Ausgabenaufstellungen zu führen. Sie können die Ausgaben der HOA untersuchen und feststellen, ob sie über dem Budget liegen oder unter dem liegen, was Sie für den Monat zu zahlen erwartet haben.
Was macht eine gute HOA-Website aus?
Eine dedizierte Domain, ein Online-Portal für Einwohner, Online-Zahlungsoptionen, ein Community-Kalender, Kommunikationskanäle, Umfragefunktionen und Reservierungstools für Annehmlichkeiten sind alles Aspekte der Top-HOA-Websites. Sie sind auch mobilfreundlich, einfach zu verwenden und zu verwalten und heben die lokale Gemeinschaft hervor.
Wie richte ich Hoa in QuickBooks ein?
- Gehen Sie zum Menü Listen und wählen Sie dann Kontenplan aus.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle und klicken Sie dann auf Neu.
- Wählen Sie Andere Kontotypen und dann den richtigen Kontotyp für Ihr Darlehen aus: …
- Wählen Sie Weiter.
- Geben Sie den Namen und die Nummer für das Konto ein.
- Klicken Sie auf Speichern und schließen.
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Bibliographie
