Als Projektmanager ist es wichtig, das Konzept des Projektstrukturplans zu verstehen und wie er Ihnen helfen kann, Aufgaben am Arbeitsplatz effektiv zu erledigen. Wir erklären den Projektstrukturplan in diesem Beitrag und führen Beispiele an, damit Sie ihn besser verstehen.
Was ist ein Projektstrukturplan?
In Projektmanagement, ein Projektstrukturplan (WBS) ist eine Strategie zum Abschluss eines komplexen, mehrstufigen Projekts. Es ist eine Methode, enorme Unternehmungen aufzuteilen und zu erobern, um sie schneller und effizienter abzuschließen.
Ein PSP soll ein komplexes Projekt überschaubarer machen. Durch die Aufteilung in kleinere Teile kann die Arbeit gleichzeitig von verschiedenen Teammitgliedern erledigt werden, was zu einer erhöhten Teamproduktivität und einem einfacheren Projektmanagement führt.
Merkmale des Projektstrukturplans
WBS wird vom Project Management Institute (PMI) definiert als „eine ergebnisorientierte hierarchische Aufschlüsselung der Arbeit, die vom Projektteam ausgeführt werden muss, um die Projektziele zu erreichen und die erforderlichen Ergebnisse zu erstellen“.
Jede WBS-Ebene stellt eine neue, genauere Spezifikation der Arbeit dar, die zur Durchführung des Projekts erforderlich ist.
Gemäß der Definition von PMI muss eine WBS-Struktur so aufgebaut sein, dass jede neue Ebene in der Hierarchie die gesamte Arbeit umfasst, die zum Abschließen ihrer übergeordneten Aufgabe erforderlich ist. Das bedeutet, dass ein übergeordnetes Aufgabenelement mehr als eine untergeordnete Aufgabe enthalten muss, damit es vollständig ist.
Beispiele für Projektstrukturpläne
Jedes Projekt kann einen anderen Projektstrukturplan haben.
Möglicherweise müssen Sie als Projektmanager experimentieren, um festzustellen, welcher WBS für Sie und Ihr Team am besten geeignet ist. Der Zweck besteht darin, die Projekthierarchie und den Fortschritt allen Beteiligten zu zeigen, egal ob es sich um Teammitglieder oder externe Stakeholder handelt.
Hier sind einige Beispiele für einen Projektstrukturplan. Sie können jeden davon verwenden, um eine Gliederung für Ihren Projektstrukturplan zu erstellen.
- WBS-Tabelle: Sie können Ihren PSP einfach in einer Tabelle formatieren, indem Sie die verschiedenen Phasen, Aufgaben oder Ergebnisse in Spalten und Zeilen aufzeichnen.
- PSP-Flussdiagramm: Sie können Ihren PSP in einem schematischen Workflow strukturieren. Die Mehrheit der verfügbaren PSP-Beispiele und -Vorlagen sind Flussdiagramme.
- Gantt-Diagramm für den Projektstrukturplan. Sie können Ihren Projektstrukturplan als Gantt-Diagramm formatieren, das sowohl eine Tabellenkalkulation als auch einen Zeitplan widerspiegelt. Ein PSP mit Gantt-Diagrammstruktur ermöglicht es Ihnen, Aufgabenabhängigkeiten zu verknüpfen und Projektmeilensteine anzuzeigen.
- WBS-Liste: Ihr WBS kann als grundlegende Liste von Aufgaben, Leistungen und Teilaufgaben strukturiert werden. Dies ist die einfachste Art, einen Projektstrukturplan zu erstellen.
Die Vorteile der Erstellung eines Projektstrukturplans
Ein Projektstrukturplan (PSP) hilft bei der Identifizierung von Projektarbeiten. Es ist eine andere Perspektive auf Ihr Projekt, fast wie ein Puzzle. Sie versuchen, alle Puzzleteile zu finden, die das Gesamtbild ergeben, und das Puzzle ist erst vollständig, wenn Sie alle Teile haben. Alternativ können Sie im Projektmanagement Ihr Projekt nur dann erfolgreich abschließen, wenn Sie ein klares Bild von allen notwendigen Arbeiten haben.
Sobald Sie alle Aufgaben identifiziert haben, können Sie einen Projektplan erstellen und ihn Ihrem Team zuweisen. Wenn es um die Projektplanung geht, fragen Sie sich vielleicht:
Was ist der Unterschied zwischen einem WBS und einem Projektplan?
Wie bereits erwähnt, besteht das Hauptziel bei der Entwicklung eines Projektstrukturplans darin, zu ermitteln, welche Aktivitäten und Ergebnisse ein Projekt ansprechen muss. Hier gibt es keine Planung. Es ist im Wesentlichen nur der Versuch, die Struktur eines Projekts zu verstehen, ähnlich wie der Versuch, die Struktur einer Maschine zu verstehen.
Ein Projektzeitplan hingegen wird erstellt, um die Projektaktivitäten zu planen. Damit können Sie sehen, wann eine bestimmte Aktivität stattfindet. Auch der Zeitplan wird im Laufe des Projekts ständig aktualisiert, während der Projektstrukturplan eher statisch ist. Sie machen es einmal, heften es an Ihre Wand, und das ist alles, was dazu gehört.
Wie erstellt man einen PSP für ein Projekt?
Vor der Entwicklung eines Projektstrukturplans ist es wichtig, zunächst den Projektumfang zu bewerten, indem Sie mit allen Beteiligten und wichtigen Teammitgliedern sprechen.
Als Projektleiter müssen Sie gewährleisten, dass alle wichtigen Informationen und Leistungen transparent erfasst und priorisiert werden. Um den hierarchischen Rahmen der Priorität und Verbundenheit zwischen den zum Abschluss des Projekts erforderlichen Aufgaben anzuzeigen, können Sie Gantt-Diagramme, Flussdiagramme, Tabellenkalkulationen oder Listen verwenden.
Anschließend können Sie jede Aufgabe einem Projektteammitglied zuweisen, nachdem Sie die Ergebnisse und Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Fertigstellung detailliert beschrieben haben. Verteilen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten im Team, um sicherzustellen, dass kein Teammitglied die Mehrheit des Projektgewichts trägt. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines WBS:
#1. Bestimmen Sie den Umfang des Projekts
Sie können einen Projektstrukturplan nur erstellen, wenn Sie genau wissen, was Sie erledigen müssen. Das heißt, was das Projekt liefern, entwickeln oder verändern soll. Der Projektumfang gibt dies vor.
Der Umfang eines Kreuzfahrtschiffprojekts würde in irgendeiner Form von Schiffsspezifikationen beschrieben. Es würde den Zweck des Schiffes, die Kapazität, die geplanten Routen, die notwendigen Unterhaltungsmöglichkeiten und so weiter beschreiben. Mit diesen Informationen können Sie einen geeigneten Projektstrukturplan erstellen.
Die Kenntnis Ihres Scopes ist auch aus einem anderen Grund wichtig: Der Scope gibt an, was nicht in der Verantwortung Ihres Projekts liegt. Angenommen, das Kreuzfahrtschiff soll nur zu warmen Orten in der Nähe des Äquators fahren. Infolgedessen würden Sie nicht den eisbeständigen Rumpf benötigen, den ein Schiff benötigen würde, das das Polarmeer durchquert.
Andererseits können einige Schiffskomponenten von einem Subunternehmer geliefert werden. Betrachten Sie den Motor des Schiffes. Dadurch müssten Sie den Zusammenbau des Motors nicht bis zur letzten Schraube planen.
#2. Notieren Sie die wichtigsten Ergebnisse
Nennen Sie die wichtigsten Arbeitsbereiche. Dies sind die übergeordneten Aufgaben, für die Ihr Projekt verantwortlich ist. Bei einem Kreuzfahrtschiffsprojekt würde dies das Schiffsdesign, die Herstellung, die Innenausstattung, die Sicherheit und andere Faktoren umfassen. Zu beachten ist, dass es auch ein Jobbündel namens Projektmanagement gibt. Dies umfasst alle Aufgaben der Projektplanung und -organisation.
#3. Arbeitspakete weiter aufschlüsseln
Sobald Sie die wichtigsten Arbeitspakete zusammengestellt haben, müssen Sie jedes weiter aufschlüsseln, bis Sie Unteraufgaben und konkrete Ergebnisse haben, die Sie jemandem in Ihrem Team zuweisen können.
Dies muss für jeden Arbeitsbereich wie Projektmanagement, Innenarchitektur, Sicherheit usw. erfolgen. Ziel der Erstellung eines Projektstrukturplans ist es, einen umfassenden Überblick über alle Projektaufgaben zu haben.
Wie detailliert sollte Ihr Projektstrukturplan sein?
Es gibt keine allgemeine Richtlinie. Es gibt jedoch zwei Fragen, die Sie sich stellen können, um festzustellen, ob Sie weit genug in den Kaninchenbau gegangen sind:
- Haben Sie das Vertrauen, einen detaillierten Projektplan mit konkreten Handlungsschritten zu erstellen? Wenn die Antwort nein ist, müssen Sie den WBS weiter unterteilen.
- Wie hoch ist der voraussichtliche Aufwand für die grundlegendsten Elemente? Angenommen, Sie haben einen Liefergegenstand auf der untersten Ebene, der als elektrische Verkabelung bezeichnet wird. Dies umfasst ALLE auf dem Schiff durchgeführten elektrischen Verkabelungsarbeiten. Nehmen wir an, insgesamt 150 Personentage. Das ist ein gewaltiges Unterfangen an und für sich! In diesem Fall ist es vorzuziehen, die Arbeit in kleinere Stücke aufzuteilen. Zum Beispiel elektrische Verkabelung im Erdgeschoss, auf der ersten Ebene, auf der zweiten Ebene, auf dem Skydeck und so weiter. So erhalten Sie Arbeitspakete, die Sie jemandem aus Ihrem Team zuweisen können.
Denken Sie daran, dass ein Projektstrukturplan Ihnen dabei helfen soll. Ich weiß, dass Sie ein Perfektionist sind, der den Projektstrukturplan nur so hinbekommen möchte. Aber tappen Sie nicht in die Perfektionismus-Falle. Ein Projektstrukturplan soll Ihnen helfen, anstatt Ihnen Kopfschmerzen zu bereiten. Verbringen Sie so viel Zeit wie Sie brauchen, um ein Gefühl für Ihr Projekt zu bekommen. Fahren Sie dann mit der Planung Ihres Projekts fort.
Was macht einen guten Projektstrukturplan aus?
Bisher haben wir besprochen, warum Projektstrukturpläne nützlich sind, wie man sie erstellt und welchen Detaillierungsgrad man anstreben sollte. Dies sind wichtige Informationen. Aber Sie fragen sich vielleicht, wie Sie feststellen können, ob Ihr PSP angemessen ist oder ob er weiter verfeinert werden muss.
Hier sind einige weitere Vorschläge, die Ihnen bei der Beantwortung dieser Frage helfen:
#1. Ein guter Projektstrukturplan muss vollständig sein.
Ein starker Projektstrukturplan ermöglicht Ihnen den direkten Einstieg Projektplanung. Hier definieren Sie die genauen Abläufe und Zeitpläne für alle Aufgaben. Dies ist nur möglich, wenn Ihr Projektstrukturplan (PSP) umfassend ist, das heißt, Sie haben alle Leistungen und Arbeitspakete erfasst. Am Beispiel unseres Schiffsbauprojekts würde dies bedeuten: Wenn alle WBS-Komponenten eingebaut sind, haben Sie ein fertiges Schiff, das bereit für die Flotation ist.
#2. Ein guter Projektstrukturplan muss detailliert sein.
Betrachten Sie das folgende Beispiel: Auf jedem Kreuzfahrtschiff gibt es Restaurants. Es gibt zwei italienische Restaurants, ein mexikanisches Restaurant, drei amerikanische Restaurants und zwei asiatische Restaurants. Identifizieren Sie alle diese Restaurants in der WBS anhand ihrer Namen, um detaillierter zu werden.
So stellen Sie sicher, dass Ihr Projektstrukturplan vollständig ist
Was Sie auf keinen Fall tun wollen, ist, wichtige Details auszulassen. Dies hätte mehr Kosten und Aufwand sowie eine mögliche Projektverzögerung zur Folge. Es gibt zwei Strategien, um dieses Risiko zu reduzieren:
- Überprüfen Sie ähnliche Projekte und sehen Sie sich deren Projektstrukturplan (PSP) oder Projektplan an. Diese Informationen sind über Google allgemein zugänglich.
- Verwöhnen Sie Ihr Team: Die Leute, die die Arbeit erledigen, sind sich in der Regel am besten bewusst, was zu tun ist. Fordern Sie Kommentare von Ihrem Team zu Ihrem Projektstrukturplan an.
Welches Tool sollten Sie verwenden, um einen Projektstrukturplan zu erstellen?
Das Erstellen eines Projektstrukturplans (WBS) kann schwierig sein, wenn Ihr Projekt komplex ist und eine große Anzahl von Liefergegenständen umfasst. Wählen Sie ein Tool, das gut mit hierarchischen Diagrammen umgehen kann, oder Sie werden sich in kürzester Zeit die Haare ausreißen. Betrachten Sie die folgenden Tools:
#1.MS Visio
Wenn Sie das Budget haben, empfehle ich den Kauf von Microsoft Visio. Es ist die effektivste Methode zur Entwicklung von Projektstrukturplänen (und professionell aussehenden Diagrammen im Allgemeinen). Es enthält auch gebrauchsfertige PSP-Vorlagen, damit Sie schnell loslegen können. Visio ist für ungefähr 15 US-Dollar pro Monat erhältlich.
#2. XMind
XMind ist ein Mind-Mapping-Tool, aber Sie können auch ganz einfach PSPs im Top-Down-Stil erstellen. Die aktuellen monatlichen Kosten betragen etwa 5 US-Dollar.
#3. MS-Projekt
MS Project beinhaltet PSP-Unterstützung. Es ist auch ein schwierig zu verwendendes Tool, und die Lizenz ist extrem teuer. MS Project verwende ich nur, wenn Sie Multimillionen-Dollar-Projekte betreuen.
#4. Excel
Verwenden Sie MS Excel, wenn Sie nicht für Software bezahlen möchten. Eine grundlegende Lektion zum Erstellen von WBS in Excel finden Sie weiter unten. Es gibt auch eine fertige PSP-Vorlage für Excel.
#5. Power Point
Kannst du auch Powerpoint verwenden? Sicher. Die Zeichentechnik ist identisch mit der von Excel. Ich bevorzuge einfach Excel, weil es mir vertrauter ist, aber Sie können jedes Tool verwenden. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie eine große Seitengröße verwenden, damit der gesamte PSP auf den Bogen passt.
Ist WBS ein Planungstool?
WBS dient als Planungstool, um Projektentwickler bei der Planung, Definition und Organisation ihrer Produktstruktur zu unterstützen.
Wie kann ein Projektstrukturplan im agilen Projektmanagement eingesetzt werden?
Ein Projektstrukturplan kann im agilen Projektmanagement verwendet werden, indem das Projekt in kleinere, überschaubare Teile, sogenannte „Sprints“, zerlegt wird. Jeder Sprint hat seine eigenen Aufgaben und Ergebnisse, und der WBS hilft bei der Identifizierung der Aufgaben und Ergebnisse, die zum Abschluss jedes Sprints erforderlich sind. Der WBS wird im Laufe des Projekts regelmäßig überprüft und aktualisiert, und der Projektmanager verwendet ihn, um den Fortschritt zu verfolgen und etwaige Abweichungen oder Verzögerungen zu identifizieren.
Was sind einige häufige Herausforderungen bei der Erstellung oder Verwendung eines Projektstrukturplans?
Einige häufige Herausforderungen beim Erstellen oder Verwenden einer Struktur sind die folgenden:
- Es ist schwierig, das Projekt in kleinere Komponenten zu zerlegen
- Mangel an Input oder Zustimmung des Projektteams oder der Stakeholder
- Schwierigkeiten bei der Identifizierung von Abhängigkeiten und potenziellen Risiken
- Schwierigkeiten bei der Pflege des WBS während des Projektfortschritts
- Schwierigkeiten bei der Ausrichtung des WBS an den Einschränkungen des Projekts
Welche Vorteile bietet die Verwendung eines Projektstrukturplans?
Einige Vorteile der Verwendung einer Struktur umfassen die folgenden:
- Verbesserte Projektplanung und -organisation
- Bessere Sichtbarkeit des Projektfortschritts und -status
- Einfachere Identifizierung von Abhängigkeiten und potenziellen Risiken
- Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Projektteammitgliedern
- Verbesserte Fähigkeit, Ressourcen zuzuweisen und Verantwortlichkeiten zuzuweisen
Wie pflegen Sie einen Projektstrukturplan?
Während des gesamten Projektverlaufs sollte ein PSP beibehalten werden. Während das Projekt voranschreitet, sollten Projektmanager den WBS regelmäßig überprüfen und aktualisieren, um sicherzustellen, dass er den aktuellen Status des Projekts angemessen widerspiegelt. Aktualisierte Aufgaben und Ergebnisse sollten für diejenigen erstellt werden, die abgeschlossen oder geändert wurden, und neue sollten nach Bedarf hinzugefügt werden. Dies erleichtert es Projektmanagern, die Entwicklung zu überwachen und Unstimmigkeiten oder Verzögerungen zu erkennen.
Wie verhält sich ein Projektstrukturplan zum Projektmanagement-Dreieck?
Durch die Aufteilung des Projekts in kleinere, überschaubarere Komponenten und deren Koordination mit Umfang, Zeitplan und Budgetbeschränkungen stellt es eine Verbindung zum Projektmanagement-Dreieck her. Das Projektmanagement-Dreieck hilft bei der Bewältigung der Kompromisse zwischen diesen Aktivitäten und den Beschränkungen des Projekts. Der WBS hilft bei der Identifizierung der Aufgaben und Ergebnisse, die für den Abschluss des Projekts erforderlich sind.
Wie kann ein Projektstrukturplan verwendet werden, um den Projektstatus den Stakeholdern mitzuteilen?
Ein Projektstrukturplan kann verwendet werden, um den Projektstatus den Stakeholdern mitzuteilen, indem eine klare und detaillierte Darstellung der Aufgaben und Ergebnisse des Projekts und ihres Fertigstellungsstatus bereitgestellt wird. Auf diese Weise können die Beteiligten den Fortschritt des Projekts nachvollziehen und potenzielle Probleme oder Verzögerungen erkennen.
Abschließend,
Nachdem Sie Ihren Projektstrukturplan erstellt haben, geht es an die Planung Ihres Projekts. Dazu gehören das Skizzieren von Aktionsschritten, das Schätzen des Aufwands und das Zusammenstellen eines Teams, das die Arbeit für Sie erledigt. Sie können sich die Beispiele ansehen, die wir in diesem Leitfaden gegeben haben, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.A
Häufig gestellte Fragen
Was ist das Ziel von WBS?
Das Ziel eines WBS ist es, ein komplexes Projekt überschaubarer zu machen.
Was sind die Leistungen in WBS?
Liefergegenstände sind konkrete Komponenten, die geliefert werden müssen, um ein Projekt abzuschließen.
Was bedeutet die 100er-Regel im PSP?
Die 100-Regel besagt, dass der Projektstrukturplan (WBS) 100 % der im Projektumfang beschriebenen Arbeit umfasst und alle Leistungen in Bezug auf die zu erledigende Arbeit einschließlich des Projektmanagements umfasst.
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Bibliographie
