Kleine Unternehmen und Start-ups benötigen ein Aufgabenverwaltungssystem, um sicherzustellen, dass ihre Projekte gut zusammenarbeiten. Das Open-Source-Aufgabenverwaltungssystem wird jedoch zu einer praktikablen Option für Unternehmen, da es Kosten und Funktionalität in Einklang bringt. Viele Unternehmen überlegen, wie sie ein Open-Source-Aufgabenverwaltungssystem richtig erstellen können, damit es die Aufmerksamkeit der Benutzer auf sich zieht und Teams aus einer Vielzahl von Unternehmen bei der Organisation all ihrer Arbeitsprozesse unterstützt. Beispielsweise können Projektmanager kleiner Unternehmen ein kostenloses Aufgabenverwaltungssystem verwenden, um ihre Aufgabenverfolgung zu automatisieren und auch bei der Visualisierung bestimmter Aufgaben zu helfen. In diesem Artikel lernen Sie das beste kostenlose Open-Source-Aufgabenverwaltungssystem für Ihr Unternehmen kennen.
Was ist ein Task-Management-System?
Aufgabenverwaltung ist der Prozess, durch den ein Projektmanager die täglichen Aufgaben, die erledigt werden müssen, bestimmt, verfolgt und abschließt. Im Projektmanagement ist das Aufgabenmanagement die effiziente Organisation des Arbeitsablaufs. Es ist jedoch aufgabenorientiert, detailliert und Teil eines größeren Projektplans. Sie können Ihre Projekte mit Leichtigkeit verwalten, indem Sie die integrierten Tools für Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung und Teamzusammenarbeit von ProjectManager verwenden.
Aufgaben haben wie Projekte einen Lebenszyklus. Es beginnt, wenn die Aufgabe abgeschlossen ist; dann wird es zugewiesen, gestartet, abgeschlossen und verifiziert. Es kann auch gestoppt, angehalten oder fehlgeschlagen sein. Der Beginn oder Abschluss einiger Aufgaben kann von anderen abhängig sein. Die Aufgabenverfolgung ist ein kritischer Aspekt des Projektmanagements, bei dem sie überwacht werden. Das Aufgabenmanagement ist also eine komplexe Disziplin, die akribische Aufmerksamkeit für Details, Flexibilität und geeignete Projektmanagement-Tools erfordert.
Was sind die 4 Kategorien von Aufgaben?
Die Eisenhower-Methode teilt Aufgaben in vier Kategorien ein: wichtig/dringend, nicht wichtig/dringend, nicht wichtig/dringend und nicht wichtig/nicht dringend. Diese sind effektiv, weil Sie schnell feststellen können, ob eine Aufgabe sofort, später oder gar nicht erledigt werden muss.
Bestes kostenloses Aufgabenverwaltungssystem
Tools werden in der Softwarebranche immer beliebter und spielen mittlerweile in jedem Projekt eine wichtige Rolle. Für jede Kategorie stehen mehrere Tools zur Verfügung. Diese Tools helfen, den manuellen Aufwand zu reduzieren und Zeit zu sparen. Hier sind einige der besten Aufgabenverwaltungstools.
#1. Aufgabenverwaltungssoftware
Die Verwendung kostenloser Aufgabenverwaltungssoftware ist der effizienteste Weg, um Ihre Aufgaben zu verwalten. Es enthält alle Funktionen, die Sie benötigen, wie Erinnerungen, wiederkehrende Ereignisse, Zeiterfassung, automatische Benachrichtigungen und Arbeitsaufträge. Ein Aufgabenverwaltungssystem erleichtert die Zusammenarbeit nicht nur mit Ihren Teamkollegen, sondern auch mit allen anderen Beteiligten. Es gibt zahlreiche online verfügbare Tools mit unterschiedlichen Komplexitätsgraden und Funktionen, die es einfach machen, die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
#2. To-Do-Listen
To-Do-Listen sind eines der beliebtesten Tools zur Aufgabenverwaltung. Menschen verwenden täglich Aufgabenlisten, um ihre Aufgaben zu verwalten. Der Hauptvorteil ist, dass es so einfach zu bedienen ist; Alles, was Sie brauchen, ist ein Stift und Papier. Dinge abzuhaken ist auch auf eine Weise befriedigend, die nichts anderes ist. Während eine To-Do-Liste für die Verwaltung einfacher Listen und Aufgaben nützlich ist, reicht sie für komplexere Arbeitsaufgaben mit mehreren Personen und Abhängigkeiten nicht aus.
#3. Kanban-Boards
Kanban-Boards sind eine unterhaltsame Möglichkeit, Ihre Aufgaben zu organisieren. Es gibt mehrere Online-Versionen eines Kanban-Boards, aber ein Whiteboard und ein paar Haftnotizen reichen aus. Die visuelle Darstellung von Aufgaben erleichtert es mehreren Personen, sofort eine Statusaktualisierung zu erhalten. Die Online-Versionen enthalten erweiterte Funktionen wie benutzerdefinierte Aufgabenstatus und Ansichten basierend auf Ihren Geschäftsanforderungen.
#4. Tabellenkalkulationen
Tabellenkalkulationen werden auch häufig verwendet, um Aufgaben im Auge zu behalten, da sie leicht zu finden und zu verwenden sind. Jede Tabellenkalkulationssoftware, wie To-Do-Listen, kann verwendet werden, um Ihre Arbeitsaufgaben zu füllen und zu verfolgen. Eine Tabellenkalkulation erleichtert auch die Verwaltung und gemeinsame Nutzung von Daten. Der Nachteil ist, dass erweiterte Aufgabenverwaltungsfunktionen wie Zeit- und Fortschrittsverfolgung, Workflow-Automatisierung und Ressourcenverwaltung nicht verfügbar sind.
#5. Gantt-Diagramme
Gantt-Diagramme, die eher für die Projektplanung verwendet werden, können auch für die Aufgabenverwaltung verwendet werden. Die visuelle Darstellung, ähnlich wie bei Kanban-Boards, ermöglicht es jedem, die Arbeit mit diesem Tool einfach zu übernehmen und zu verwalten. Aufgrund von Funktionen wie Abhängigkeitsmanagement und kritischen Pfaden und Baselines ist es auch eine genaue Möglichkeit, Arbeit in Echtzeit darzustellen. Es gibt verschiedene Arten von Online-Gantt-Software sowie kostenlose Versionen, die als Teil der Aufgabenverwaltungssoftware verfügbar sind.
Warum brauchen wir ein kostenloses Aufgabenverwaltungssystem?
Hier sind die fünf wichtigsten Gründe, warum Sie die kostenlose Aufgabenverwaltungs-App in Ihr Geschäftssystem integrieren sollten.
#1. Fördert eine bessere Zusammenarbeit und Koordination
Einer der wichtigsten Vorteile eines Aufgabenverwaltungstools besteht darin, dass es die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen abteilungsinternen und abteilungsübergreifenden Teams verbessert, die an der Erledigung einer gemeinsamen Aufgabe arbeiten. Jedes Teammitglied hat bestimmte Rollen und Verantwortlichkeiten, unabhängig davon, wie groß oder klein das Projekt ist. Die Aufrechterhaltung einer konstanten Kommunikation innerhalb der Gruppe ist entscheidend für die erfolgreiche Durchführung des Projekts und die pünktliche Einführung.
Darüber hinaus hält ein kostenloses Aufgabenverwaltungssystem alle auf dem Laufenden und verbessert die Zusammenarbeit. So können Teammitglieder ihre Fragen oder Statusaktualisierungen einfach mit der entsprechenden Person teilen, um sofortige Hilfe zu erhalten. Das Open-Source-Aufgabenverwaltungssystem ermöglicht es dem Team auch, Dateien und Dokumente gemeinsam zu nutzen und gleichzeitig alle auf dem Laufenden zu halten.
#2. Es verbessert die Planung und Ausführung.
Wenn Sie keine Zeit und Energie verschwenden wollen, ist Planung ein Muss. Die Projektplanung ist für jede Phase des Projektentwicklungszyklus unerlässlich. Manager können Projektmanagement-Software verwenden, um Aufgaben entsprechend ihren Fähigkeiten verschiedenen Teammitgliedern zuzuweisen und das Projekt ordnungsgemäß auszuführen. Die Projektplanung dauert lange, weil das Team alle wichtigen Schritte skizzieren muss. Das Open-Source-Aufgabenverwaltungssystem ermöglicht es dem Management, die Reihenfolge der Aufgaben auszuwählen.
#3. Hilft bei der Ressourcenzuweisung
Für das Management ist es schwierig, Ressourcen basierend auf der Schwierigkeit von Aufgaben und den Fähigkeiten der Ressourcen zuzuweisen. Damit Geschäftsprozesse reibungslos ablaufen, müssen Ressourcen effizient verwaltet werden.
Das Aufgabenverwaltungstool hilft Unternehmen auch bei der Definition von Materialien, Ressourcen und Werkzeugen. Es ist erforderlich, damit ein Projektlebenszyklus reibungslos abläuft. Eine gute Projektmanagement-Tool kann Unternehmen auch dabei helfen, die Einstellung unnötiger Ressourcen zu vermeiden, was den Overhead reduziert und den ROI im Laufe der Zeit erhöht.
#4. Verbessert den Team-Workflow
Das Aufgabenverwaltungstool macht es einfach, alle auf dem Laufenden zu halten. Das Tool kann auch als Plattform dienen, die alle Teammitglieder zusammenbringt und zur Zusammenarbeit zwingt. Der Projektmanager kann die Aktivitäten verschiedener Teammitglieder einfach verfolgen und den Status der zugewiesenen Aufgaben in Echtzeit überprüfen.
Es ist auch möglich, festzulegen, wie lange es dauern wird, die Aufgabe zu erledigen. Die Aufgabenverwaltungs-App ist besonders nützlich für größere Projekte, da der Manager verschiedene Mitglieder für die gemeinsame Arbeit zusammenfassen kann. Dadurch kann das Unternehmen die Vorteile eines starken Team-Workflows nutzen und alle seine Ziele rechtzeitig erreichen.
#5. Kontinuierliche Aufgabenüberwachung
Um langfristigen Erfolg und pünktliche Lieferung zu erzielen, müssen Unternehmen die Projektleistung in jeder Phase verfolgen. Das Aufgabenverwaltungstool verfolgt jede Aufgabe, um dieses Ziel so reibungslos wie möglich zu erreichen. Über dieses Tool kann die Unternehmensleitung auch Leistungsdaten für jedes Teammitglied erhalten und jede Phase des Projekts kontinuierlich überwachen. Es unterstützt das Unternehmen dabei, alle Projekte effektiv zu optimieren.
Was sind Fähigkeiten zur Aufgabenverwaltung?
Aufgabenverwaltungsfunktionen ermöglichen es Ihnen, effizienter und effektiver mit Ihrer Zeit zu arbeiten. Sie sind Soft Skills – zwischenmenschliche Eigenschaften, die in einer Vielzahl von Berufen und beruflichen Situationen von Vorteil sind. Zeitmanagement ist für jeden Mitarbeiter in jedem Bereich unerlässlich. Es ermöglicht ihnen, weniger Zeit mit unwesentlichen Aufgaben und mehr Zeit mit wichtigen zu verbringen.
Beispiele für Aufgabenmanagement-Fähigkeiten
Hier sind einige Beispiele für Fähigkeiten im Zusammenhang mit der Aufgabenverwaltung:
#1. Effektive Terminplanung
Die Aufgabenplanung ist ein wesentlicher Bestandteil des Aufgabenmanagements. Es ermöglicht Ihnen, sie effektiver zu organisieren. Ein gut geplanter Zeitplan ermöglicht es Ihnen auch, Ihre berufliche Zeit optimal zu nutzen, wodurch Sie möglicherweise nicht abgelenkt werden. Die Pflege eines Tages-, Wochen- und Monatsplans ermöglicht es Ihnen, bei jeder Aufgabe den Überblick zu behalten und ihre Dauer abzuschätzen oder die wichtigsten zu priorisieren.
#2. Effektive Priorisierung
Einige Ihrer Aufgaben sind möglicherweise dringender als andere, dies hängt jedoch von Ihrem Beruf ab. Die Fähigkeit, ihre Wichtigkeit richtig einzuschätzen und sie basierend auf ihrer Priorität auszuführen, kann sowohl die Quantität als auch die Qualität Ihrer Arbeit verbessern. Die Priorisierung ist ein wichtiger Bestandteil einer effizienten Terminplanung, da sie es Ihnen ermöglicht, mehr Arbeit zu erledigen, während Sie mehr Energie zuweisen und sich auf die Aufgaben konzentrieren, die für Sie am wichtigsten sind.
#3. Workload-Management
So viel Zeit wie möglich Ihren Aufgaben zu widmen, kann zwar kurzfristig zu hoher Produktivität führen, langfristig aber auch zu Erschöpfung und Burnout. Ein wichtiger Aspekt des Aufgabenmanagements ist die Bewertung Ihrer Arbeitsbelastung und die entsprechende Anpassung Ihrer Pläne. Es ermöglicht Ihnen, über längere Zeiträume auf hohem Niveau zu arbeiten, was Sie zu einem attraktiveren Kandidaten für Arbeitgeber macht.
#4. Liebe zum Detail
Die Analyse der Besonderheiten jeder Aufgabe und die Bestimmung ihrer Wichtigkeit erfordert eine hochentwickelte Detailgenauigkeit. Diese Fähigkeit kann Ihnen dabei helfen, die Zeit einzuschätzen, die zum Abschließen jeder Aufgabe erforderlich ist, was Ihre Terminplanung verbessern kann. Neben der Unterstützung bei der Priorisierung und Planung Ihrer Aufgaben erhöht die Aufmerksamkeit für Details die Wahrscheinlichkeit, dass Sie sie erfolgreich erledigen.
#5. Effiziente Delegation
Abhängig von Ihrem Job können Sie möglicherweise einige Ihrer Verantwortlichkeiten delegieren. Dies kann die Produktivität von Ihnen und Ihrer Organisation steigern. Delegieren ist eine besonders wichtige Fähigkeit zum Aufgabenmanagement, wenn Sie im Management arbeiten und neben Ihren eigenen auch die Aufgaben anderer beaufsichtigen.
#6. Fortgeschrittene Fähigkeiten zum kritischen Denken
Die Entscheidung, welche Aufgaben priorisiert werden sollen und wie lange es dauern wird, sie zu erledigen, ist nicht immer eine einfache Entscheidung. Sie können jedoch die Qualität Ihrer Entscheidungsfindung verbessern, indem Sie in der Lage sind, kritisch zu denken und logische Argumente für jede Entscheidung zu finden. Dies kann Ihnen helfen, Ihre Aufgaben besser zu verwalten. Wenn Ihr Chef Ihren Zeitplan in Frage stellt, kann Ihnen kritisches Denken helfen, dies zu rechtfertigen.
Wie kann ich die Aufgabenverwaltung verbessern?
Befolgen Sie diese Schritte, um Ihre Aufgabenverwaltungsfähigkeiten zu verbessern:
#1. Identifizieren Sie Ihre Spitzenproduktivitätszeiten.
Die meisten Menschen haben bestimmte Tages- oder Wochenzeiten, in denen sie am produktivsten sind. Wenn Sie wissen, wann Ihre Spitzenzeiten sind, können Sie Ihre schwierigsten Aufgaben während dieser Zeiten planen. Dies kann Ihnen helfen, diese Aufgaben schneller und effizienter zu erledigen, sodass Sie mehr Zeit haben, weniger wichtige Aufgaben zu erledigen, wenn Sie nicht auf Ihrem höchsten Produktivitätsniveau sind.
#2. Planen Sie wichtige Aufgaben in Ihrem Kalender.
Das Zuweisen einer bestimmten Zeit in Ihrem Kalender für eine bestimmte Aufgabe wird als Zeitblockierung bezeichnet. So können Sie Ihren Zeitplan besser organisieren und Ihre Effizienz steigern. Obwohl dies wahrscheinlich Ihr Zeitmanagement verbessern wird, sollten Sie dennoch flexibel genug sein, um im Notfall verschiedene Aufgaben neu zu planen.
#3. Überwachen Sie den Fortschritt einzelner Aufgaben
Sie können den Fortschritt jeder wichtigen Aufgabe verfolgen und Zeit dafür einplanen. Zu wissen, wie viel Arbeit noch zu erledigen ist, um eine Aufgabe zu erledigen, kann Sie motiviert halten und es Ihnen ermöglichen, die Zeit abzuschätzen, die erforderlich ist, um sie zu erledigen. Es zeigt Ihnen auch, welche Teile der Aufgabe länger gedauert haben als sie sollten, was Ihnen helfen kann, Ihre Effizienz in Zukunft zu verbessern.
Ist Jira ein Task-Management-Tool?
Ja, mit Jira Core und Confluence können Sie Aufgaben online zuweisen, ausführen und nachverfolgen.
Zusammenfassung
Ein Open-Source-Aufgabenverwaltungstool bietet modernen Unternehmen zahlreiche Vorteile, die von der Workflow-Optimierung bis hin zur Steigerung der Produktivität reichen, was im Laufe der Zeit zu einem höheren ROI führt. Alles, was Sie tun müssen, ist eine zuverlässige und zukunftsfähige Aufgabenverwaltungs-App zu wählen, die Ihre Mitarbeiter bereitwillig akzeptieren und verwenden werden.
Häufig gestellte Fragen zum Aufgabenverwaltungssystem
Was sind die 4 Elemente des Aufgabenmanagements?
Do, Defer (Delay), Delegate und Delete sind die vier Ds (Drop). Wenn Sie eine Aufgabe oder ein Projekt in eine dieser Kategorien einordnen, können Sie Ihre begrenzte Zeit besser verwalten und sich auf das konzentrieren, was Ihnen am wichtigsten ist.
Wie behalten Sie den Überblick über alle Aufgaben bei der Arbeit?
So behalten Sie den Überblick über Aufgaben bei der Arbeit
- Erstellen Sie Ihre Checklisten in Timely.
- Fügen Sie Ihrem Zeitplan Aufgaben hinzu.
- Ziehen Sie die Zeiterfassung per Drag-and-Drop auf Aufgaben.
- Behalten Sie den Status aller Aufgaben im Auge.
Wie behalte ich Aufgaben für mehrere Projekte im Auge?
Hier sind sieben Strategien zum Verwalten und Verfolgen mehrerer Projekte.
- Vorausplanen.
- Nutzen Sie jedes Werkzeug, das Ihnen zur Verfügung steht.
- Organisieren Sie Ihre Aufgaben.
- Überprüfen Sie Ihren Plan regelmäßig.
- Verstehen Sie, wann Sie delegieren sollten.
- Behalten Sie Ihre Konzentration bei.
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Bibliographie
