Einer der schwierigsten Aspekte des Projektmanagements ist Zeit effektiv managen. Als Projektmanager haben Sie Zeit auf Ihrem Teller. Es gibt häufig konkurrierende Ziele zu bewältigen, ganz zu schweigen von den Anforderungen Ihres Teams und den Erwartungen Ihrer Kunden und Stakeholder. Es kann alles ein wenig (na ja, viel) überwältigend sein. Wir werden also detailliert auf den Prozess des Zeitmanagements im Projektmanagement eingehen und Sie werden Tools und Software entdecken, die Ihnen bei Ihrem Zeitmanagementprozess helfen werden.
Was ist Zeitmanagement im Projektmanagement?
Zeitmanagement ist definiert als die Zeit, die für ein Projekt aufgewendet wird, und der Umfang des erzielten Fortschritts. Es ist einer der wichtigsten Aspekte von Projektmanagement und diejenige, mit der sich die meisten Projektmanager befassen. Zeitmanagement macht es möglich plant und überwacht den Abschluss eines Projekts. Einfach gesagt, es geht um die Entwicklung und Planung von Zeit für den Projektabschluss.
Warum ist Zeitmanagement in Projekten so wichtig?
Zeitmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil des Aufgabenmanagements. Es hilft dabei, Projekte aufzuschlüsseln, Aufgaben zuzuweisen und Projekte termingerecht abzuschließen. Glücklicherweise können Sie mit ein wenig Aufwand Zeitmanagementtechniken anwenden, die Sie nicht nur effizienter machen, sondern auch Ihr Arbeitsleben unterhaltsamer machen.
Diese Taktiken können in drei große Kategorien eingeteilt werden:
- Prozess des Projektzeitmanagements
- Best Practices für das Zeitmanagement in die Tat umsetzen
- Verwenden Sie die richtigen Tools für das Projektzeitmanagement
Natürlich gibt es einige Überschneidungen innerhalb dieser Kategorien, also betrachten Sie sie nicht als Phasen, die in einer bestimmten Reihenfolge abgeschlossen werden müssen. Berücksichtigen Sie stattdessen die Bedürfnisse Ihres Teams und des größeren Unternehmens und beginnen Sie dann mit der Anwendung der Techniken, die am wahrscheinlichsten Wirkung zeigen.
Prozess des Projektzeitmanagements
Der Projektzeitmanagementprozess besteht aus sechs Prozessen. Sehen wir sie uns unten im Detail an.
#1. Erstellen eines Projektplans
Die Planung ist ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements. Es ist Ihre Pflicht als Projektmanager, einen Projektplan zu entwickeln. Laut dem Project Management Institute ist ein Projektplan „das Dokument, das festlegt, wie das Projekt implementiert, überwacht und kontrolliert und abgeschlossen wird“.
Es legt die Ziele und den Umfang Ihres Projekts fest und dient als formaler Bezugspunkt für das Projektteam, die breitere Firma und Projekt Stakeholder. Indem Sie einfach eine solide Strategie entwickeln, sparen Sie sich und Ihrem Team im Verlauf des Projekts viel Zeit und Frustration.
#2. Verfahren zur Verwaltung von Projektzeitplänen
Dies ist der wichtigste Prozess im Projektzeitmanagementprozess. Ein Projektplan ist viel mehr als ein einfacher Kalender. Es legt den Projektzeitplan sowie die organisatorischen Ressourcen fest, die zur Erfüllung der einzelnen Aufgaben erforderlich sind. Jedes Mitglied des Teams muss Zugriff auf den Projektplan haben. Sein Ziel ist es, wichtige Informationen an das Team zu übermitteln, daher muss es gründlich und einfach zu verstehen sein.
Mehrere Phasen bei der Entwicklung eines Projektplans stehen in direktem Zusammenhang mit dem Zeitmanagement und sind voneinander abhängig. Im Folgenden sind einige Zeitmanagementansätze in einem Projekt aufgeführt, die in der folgenden Reihenfolge abgeschlossen werden müssen:
#3. Skizzieren Sie die Aktivitäten des Projekts
Dies kann so einfach sein wie das Erstellen einer Liste von Aufgaben, die zum Abschluss Ihres Projekts erledigt werden müssen. Bei großen Projekten kann es von Vorteil sein, diese Aufgaben in Form eines Projektstrukturplans (WBS) zu organisieren, bei dem es sich um ein Diagramm handelt, das Aufgaben und ihre Teilaufgaben visualisiert.
#4. Abhängigkeiten ermitteln
Wenn Sie alle Projektaktivitäten skizziert haben, prüfen Sie jede einzelne sorgfältig, um festzustellen, ob Aufgaben von anderen abhängig sind, um sie zu erledigen. Wenn Sie zum Beispiel ein Haus bauen, können Sie das Dach erst aufsetzen, wenn der Rahmen fertig ist. Es ist wichtig, alle Ihre Jobabhängigkeiten genau anzugeben, damit Sie genau planen und Verzögerungen vermeiden können.
#5. Ordnen Sie Aktivitäten in einer logischen Reihenfolge an
Sie können Ihre Operationen sequenzieren, sobald Sie ihre Abhängigkeiten angegeben haben. Zu diesem Zeitpunkt haben Sie Ihren Aktivitäten noch keine Zeit in Form von Arbeitszeiten oder Fälligkeitsterminen zugewiesen. Stattdessen konzentrieren Sie sich auf die Reihenfolge, in der alle Projektaktivitäten abgeschlossen werden sollten, um den effizientesten Ablauf zu schaffen.
#6. Dauer und Ressourcen abschätzen
Der beste Weg, die Dauer zu schätzen, besteht darin, Daten von ähnlichen früheren Jobs zu verwenden. Wenn Sie keine Daten haben, mit denen Sie arbeiten können, und es keine Industriestandards gibt, auf die Sie sich beziehen könnten, machen Sie eine fundierte Vermutung auf der Grundlage des Durchschnitts der besten, schlechtesten und wahrscheinlichsten Möglichkeiten. Schätzen Sie die Ressourcen, die für jede Projektaktivität erforderlich sind.
Denken Sie daran, dass sich die Ressourcenzuweisung auf Ihren Zeitplan auswirkt. Wenn dasselbe Teammitglied für viele Aufgaben zuständig ist, können diese nicht gleichzeitig erledigt werden, was sich auf Ihren Zeitplan auswirkt.
Implementieren effizienter Zeitmanagementtechniken
Sie haben einen guten Start, wenn Sie rechtzeitig planen und die richtigen Projektmanagement-Tools einsetzen. Es ist jetzt an der Zeit, Ihr Projektmanagement um einige Zeitmanagementmethoden zu erweitern.
#1. Erstellen Sie Aufgabenlisten
Erstellen Sie Aufgabenlisten für sich selbst, getrennt von Ihrer Projektarbeitsliste (obwohl dies unerlässlich ist), und fordern Sie Ihre Kollegen auf, dasselbe zu tun. Es ist wichtig, eine Aufgabenliste für einen bestimmten Zeitraum zu erstellen, auch wenn es nur ein Tag ist.
#2. Prioritäten setzen
Ivy Lee war ein amerikanischer PR-Experte, aber bei der Methode, die seinen Namen trägt, geht es um Produktivität. Seine Fünf-Schritte-Methode, um mehr zu erreichen, ist extrem einfach, aber verwerfen Sie sie nicht. Seit über einem Jahrhundert hilft es Menschen dabei, Punkte von ihrer To-Do-Liste zu streichen.
- Schreiben Sie am Ende Ihres Arbeitstages die sechs – und nur sechs – wichtigsten Dinge auf, die Sie am nächsten Tag erledigen müssen.
- Sortieren Sie die Aufgaben nach Wichtigkeit.
- Richten Sie Ihre volle Aufmerksamkeit auf die Aufgabe Nr. 1, wenn Sie am nächsten Morgen zur Arbeit zurückkehren. Arbeiten Sie an dieser Aufgabe, bis sie fertig ist, bevor Sie mit Aufgabe Nr. 2 fortfahren.
- Wiederholen Sie dies für Aufgabe Nr. 2 und so weiter in der Liste. Wenn Sie durch einen echten Notfall unterbrochen werden, kehren Sie so schnell wie möglich zu Ihrer Aufgabe zurück.
- Erstellen Sie am Ende des Tages eine Liste mit sechs Prioritäten für den folgenden Arbeitstag und übernehmen Sie alle ausstehenden Punkte.
#3. Vermeiden Sie Ablenkungen.
Wie bereits erwähnt, ist Aufmerksamkeit entscheidend, um Dinge zu erledigen und Ihre Zeit effektiv zu verwalten. Nehmen Sie sich Zeit für konzentriertes Arbeiten an Ihren Aufgaben. Sie können auch Termine in Ihrem Kalender planen, damit Ihr Team weiß, dass Sie beschäftigt sind.
#4. Delegierte ernennen
Wenn Sie nie genug Zeit haben, um Ihre Arbeitsliste zu vervollständigen, sollten Sie in Betracht ziehen, Verantwortlichkeiten an andere Mitglieder Ihres Teams zu delegieren. Ein effektiver Projektmanager zu sein bedeutet nicht, die ganze Arbeit selbst zu erledigen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die Arbeit abgeschlossen und gut abgeschlossen wird, unabhängig davon, wer sie ausführt.
#5. Lokalisieren Sie Engpässe
Wenn Ihr Team ständig hinter dem Zeitplan zurückbleibt, überprüfen Sie Ihren Workflow, um zu sehen, wo die Engpässe liegen. Wenn einzelne Teammitglieder überlastet sind, ist dies eine häufige Ursache.
Verwendung der geeigneten Tools und Software für das Projektzeitmanagement
In den letzten Jahren hat sich die Welt des digitalen Projektmanagements dramatisch erweitert und bietet Projektmanagern aller Ebenen eine Fülle von Tools zur Unterstützung des Projekt- und Zeitmanagements.
Hier sind einige Tools, die Ihnen helfen, Ihre Zeit im Projektmanagement zu verwalten:
#1. Kanban-Systeme
Ein Kanban-Board ist eine Art visuelles Projektmanagement, das es jedem im Team ermöglicht, das Projekt und seine Aufgaben auf einen Blick zu sehen. Jede Aufgabe wird durch eine Karte repräsentiert, die wichtige Informationen wie die der Aufgabe zugeordnete Person und das Fälligkeitsdatum enthält.
#2. Zeitnehmer
Jeder Teil Ihres Projekts erfordert Zeit, aber wenn Sie das Ende eines Projekts erreichen, kann es schwierig sein zu erkennen, wer wie viel Zeit für bestimmte Aktivitäten aufgewendet hat, wenn Sie sich das Projekt-Dashboard ansehen. Wenn Sie ein vergleichbares Projekt vor sich haben, denken Sie, dass Sie wissen sollten, wie viel Zeit Sie für jede Projektaufgabe und -phase aufwenden müssen, aber wenn Ihr Team zuvor nicht in der Lage war, seine Zeit zu messen, ist es ein bisschen wie ein Ratespiel.
Eine kompetente Projektzeiterfassung hilft bei ungenauen Abrechnungen, klugem Teammanagement und akribischer Planung.
#3. Ein Werkzeug für die Zusammenarbeit
Viele Teams verschwenden Zeit aufgrund ineffektiver Kommunikationstools. Manchmal sind die Werkzeuge schwierig zu verwenden; In anderen Fällen gibt es mehrere Kommunikationskanäle, die nicht alle überprüft werden. Das Überprüfen aller Kanäle (E-Mail, SMS, Instant Messages, Voicemail … die Liste geht weiter und weiter!) kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Die Vereinfachung der Kommunikationswege Ihres Teams ist Teil eines guten Zeitmanagements.
Sie können eine Projektzeitmanagement-Software verwenden, die alle Funktionen enthält, die für eine effektive Verwaltung Ihrer Projekte erforderlich sind.
Beste Projektzeitmanagement-Software
#fünfzehn. ProofHub
Der bedeutendste Vorteil von ProofHub besteht darin, dass es eine „All-in-One“-Lösung für Projektzeitmanagement und -kommunikation bietet. Neben der Zeiterfassungssoftware enthält es auch eine Vielzahl anderer wichtiger Funktionen wie Proofing, White-Labeling, Aufgaben, Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Berichte, Chat und Kalender, um Teams dabei zu unterstützen, in kürzerer Zeit mehr zu erreichen.
#2. Umschalt
Toggl ist eine einfache Zeitüberwachungssoftware, die Sie zu Ihren vorhandenen Tools hinzufügen können, um den ganzen Tag über produktiver zu sein. Allerdings sind seine Fähigkeiten eher begrenzt. Toggl kann Ihre Erwartungen und die Ihres Teams nicht erfüllen, insbesondere wenn Sie eine gründliche Projektzeiterfassung benötigen. Das Tool wird häufig für seine Benutzerfreundlichkeit gelobt.
#3. Hubstaff
Hubstaff ist ein weiteres beliebtes Zeitmanagement-Tool, das Projektzeitmanagement umfasst. In Form von Aktivitätsberichten erfasst die Software die Arbeitszeit sowie die Freizeit Ihrer Mitarbeiter. Es bietet auch eine konfigurierbare Kalenderansicht, mit der Sie Zeiteinträge auf täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Basis anzeigen können. Dies ist eine fantastische Funktion, um die Leistung Ihres Teams ständig zu analysieren und Projekte zu verwalten.
#4. Klickzeit
ClickTime ist ein Zeiterfassungsprogramm für das Projektbudgetmanagement, das Echtzeitdaten zu Personalstunden, Verfügbarkeit und Ausgaben liefert. Es unterstützt Sie bei der Prognose von Projektanforderungen, indem es die Zeit verfolgt, die das Team für ein Projekt aufwendet. Die Software hat jedoch eine Lernkurve, und die Berichterstellung ist schwierig und inkonsistent.
#5. Zusammenarbeit
Mit Teamwork können Sie schätzen, wie viel Zeit Ihrer Meinung nach zum Abschließen von Aufgaben benötigt wird, und dann Ihre tatsächliche Zeit mit dieser Schätzung vergleichen. Sie können verfolgen, wie lange Aktivitäten dauern, damit Sie die Arbeit für Ihr Team planen können.
Wenn Sie immer mit Fristen und Ergebnissen jonglieren müssen, würden Sie wahrscheinlich von einer Projektzeitmanagement-Software profitieren.
Vorteile der Verwendung von Projektzeitmanagement
Effektives Zeitmanagement wirkt sich positiv auf das Berufs- und Privatleben aller aus. Projektzeitmanagement hat außerdem folgende Vorteile:
Ziel erreichen
Zeitmanagementstrategien helfen beim Abschluss von Projekten und wirken sich auf verschiedene persönliche und berufliche Ziele aus.
Es steigert die Produktivität
Zeitmanagement in Projekten steigert die Produktivität und hilft Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Es ermöglicht Ihnen, Ihre Aktivitäten zu priorisieren.
Es reduziert Stress
Das Projektzeitmanagement nutzt Strategien und Software, die helfen, den Stress abzubauen, der mit der Einhaltung von Fristen einhergeht.
Es reduziert Fehler
Die Konzentration auf einen einzelnen Bereich eines Projekts ermöglicht es Ihnen, die Arbeit korrekt abzuschließen und auch langfristig Fehler zu vermeiden.
Es führt zu Fachwissen
Ein Projektzeitplan um die Ecke ist praktisch und ermöglicht es den Teams zu sehen, was sie tun müssen und wann sie es tun sollten. Dies führt zu Fachwissen und Kompetenz in allen Aspekten ihrer Arbeit.
Größere Chancen
Das Projektzeitmanagement unterstützt Teams oder Abteilungen dabei, effektiver im Projektmanagement zu sein und Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abzuschließen. Dies schafft Kapazitäten, um in Zukunft mehr zu tun.
Es schneidet Exzesse ab
Es hilft, Ihre Ausgaben unter Kontrolle zu halten, indem es die Kosten senkt, und es gibt den Beteiligten auch die Gewissheit, dass ihr Geld sinnvoll ausgegeben wird.
Zusammenfassung
Zeit ist ebenso wie Geld wertvoll und endlich. Menschen, die effektive Zeitmanagementtechniken anwenden;
- Sind effizienter
- Habe eine größere Ausdauer
- Fühlen Sie sich weniger angespannt
- Ergänzen Sie zusätzliche Aufgaben.
- Sie sind zufrieden mit sich.
Daher ist es eine gute Idee, herauszufinden, welche Zeitmanagementmethode für Sie am besten geeignet ist. Da haben Sie es also. Besten Wünsche!
Häufig gestellte Fragen zum Projektzeitmanagement
Was sind die 4 D's des effektiven Zeitmanagements?
Die vier D sind: Do, Defer (Delay), Delegate und Delete (Drop).
Was ist der erste Schritt im Zeitmanagement?
Aktivitäts-Tracking ist der erste Schritt bei der Zielsetzung und dem Zeitmanagement, da es Maßstäbe für die Bewertung Ihres Fortschritts setzt.
Was sind einige Beispiele für Zeitmanagement-Tools?
Kalender, Notizsoftware, Zeiterfassung, spezielle Zeitmanagement-Apps und so weiter.
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