Wenn Sie ein Projekt erstellen, müssen Sie auch ein Dokument erstellen, das genau beschreibt, was es umfasst. Dieses Dokument, das den Projektumfang untersucht, ist ein wesentlicher Bestandteil Ihres Prozesses, da es jedem im Team hilft zu sehen, was getan werden muss und was versprochen wurde. Aber lassen Sie uns zuerst durchgehen, was der Projektumfang ist und wie Sie ein Dokument erstellen können, das Sie und Ihr Team auf Kurs hält. Wir werden auch ein Beispiel für eine Projektumfangserklärung sehen, das als Leitfaden dient, während wir eine schreiben.
Was ist der Projektumfang?
Der Projektumfang ist eine detaillierte Beschreibung des Projektaufwands, der erforderlich ist, um die Erwartungen der Stakeholder zu erfüllen. Es wird besprochen, was enthalten ist. Die Auseinandersetzung mit dem Ausgeschlossenen kann jedoch die Übersichtlichkeit der geforderten Tätigkeit erheblich steigern. Es gibt zwei Arten von Umfang: 1) Produktumfang und 2) Projektumfang
Produktumfang
Der Produktumfang ist eine Teilmenge des Projektumfangs. Es definiert den Aufwand, der erforderlich ist, um die Anforderungen des Projekts zu erfüllen. Project Scope Management ist wichtig, weil Produkte die wichtigsten Ergebnisse des Projekts sind. Spezielle Projektpapiere und Methoden werden verwendet, um zu überprüfen, ob das Endergebnis die Akzeptanzkriterien der Projektbeteiligten erfüllt. Der Requirements Management Plan und die Requirements Traceability Matrix sind zwei einzigartige Projektpapiere, die nur dem Produktumfang gewidmet sind.
Das Konfigurationsmanagement ist ein gesondertes Verfahren, das geschaffen wurde, um Änderungen an den funktionalen oder physischen Eigenschaften des Produkts zu handhaben. Bevor sie anerkannt und an die richtigen Stakeholder verteilt werden können, müssen die Waren auch Verifizierungs- und Validierungsprozesse durchlaufen.
Projektumfang
Der Projektumfang enthält den Produktumfang und definiert auch alle anderen Arbeiten, die vom Projekt durchgeführt werden müssen. Es ist im Scope Management Plan sowie in der Scope Baseline festgelegt und im Project Management Plan dokumentiert. Der Scope-Managementplan beschreibt, wie der Scope geplant, durchgeführt und kontrolliert wird. Die Scope Baseline beschreibt den Projektumfang in drei Dokumenten:
- Die Geltungsbereichserklärung
- Projektstrukturplan (PSP)
- PSP-Wörterbuch.
Die Scope Baseline ist das Dokument, anhand dessen sie die Scope-Leistung messen.
Was ist eine Projektumfangserklärung?
Eine Scope-Erklärung, die häufig vom Projektmanager erstellt wird, deckt das gesamte Projekt ab, einschließlich aller zu erbringenden Leistungen und ihrer Merkmale sowie einer Liste der Beteiligten, die betroffen sein werden. Es enthält auch alle wichtigen Projektziele, Leistungen und Ziele, um die Leistung zu quantifizieren.
Ihre Projektumfangserklärung wird die sein Schlüsselinstrument für die Beteiligten und Teams, auf die sie sich beziehen und als Richtlinie verwenden können, um den Projekterfolg angemessen zu messen.
Heute möchte ich anhand eines Beispiels aus der Praxis demonstrieren, wie man den Umfang zuverlässiger steuert.
Beispiel für eine Erklärung zum Umfang eines realen Projekts
Nachfolgend finden Sie die Projektumfangserklärung für ein bescheidenes reales Projekt als Beispiel.
(Ich habe die Namen der Gegenstände und Kunden geändert.)
Die Ideen des Projektumfangsmanagements sind für jedes Projekt gleich. Selbst ein großer wird alle die gleichen Komponenten haben.
Machen Sie die Bereichsverwaltung also nicht zu kompliziert.
Es ist auch erwähnenswert, dass es zu einfach ist. Außerdem müssen Sie nicht alles einbeziehen, was der PMBOK Guide empfiehlt. Stellen Sie einfach sicher, dass die Scope Baseline ihren Zweck erfüllt.
Gliederung der Erklärung zum Projektumfang
Ähnlich wie bei der Fünf W des Journalismus—Wer, Was, Wann, Wo und Warum—damit Ihre Erklärung zum Projektumfang richtig geschrieben wird, müssen Sie sich mit den folgenden sieben Punkten befassen:
#1. Rechtfertigung
Kein Projekt beginnt ohne einen bestehenden Bedarf, also nutzen Sie das als Argument. Beginnen Sie Ihre Projektumfangserklärung, indem Sie die Notwendigkeit für Ihr Projekt angeben und angeben, wie das Endergebnis diese Anforderung erfüllen wird.
Beispiele für Bedürfnisse sind:
- Ein Wettbewerber hat ein neues Produkt auf den Markt gebracht, das derzeit keine Marktkonkurrenz hat.
- Das Kundenfeedback hat den Wunsch nach einem neuen Tool als Teil Ihres Produkts gezeigt.
- Eine Möglichkeit zur vertikalen Integration/wiederkehrende Einnahmen ist aufgetaucht.
#2. Arbeitsumfang
Dies mag wie ein einfacher Schritt erscheinen, ist jedoch einer der wichtigsten in der Projektumfangserklärung. Listen Sie auf hohem Niveau auf, was im Rahmen Ihres Projekts liegt und was nicht. Dies hilft bei der Festlegung der Grenzen des Projekts. Es verarbeitet auch die Erwartungen/Eingaben Ihrer Stakeholder und bietet Ihren Teammitgliedern einige kreative Einschränkungen, innerhalb derer sie arbeiten können.
Projektmanagement-Software kann Ihnen dabei helfen, Ihre Stakeholder besser zu verwalten.
#3. Geschäftsziele
Skizzieren Sie Ihre Geschäftsziele, indem Sie die Ziele angeben, die Sie mit diesem Projekt erreichen möchten. Dies kann Produkteinführungstermine, eine neue Geschäftsstrategie zur Bereitstellung eines größeren Prozentsatzes wiederkehrender Einnahmen, eine höhere Kundenzufriedenheit, mehr Erstkunden und andere Dinge beinhalten.
#4. Projektleistungen
Erstellen Sie eine Liste der Leistungen, die Ihre Teammitglieder erstellen müssen, um die Unternehmensziele zu erreichen. Dies kann das Produkt selbst, Bedienungs- und Installationsanleitungen, Marketingmaterialien, Pressemitteilungen, Werbekampagnen sowie andere Ressourcen umfassen.
#5. Projektausschlüsse
Während es wichtig ist, die Grenzen des Projekts von Anfang an festzulegen, ist es auch wichtig aufzulisten, was das Projekt nicht beinhaltet. Zum Beispiel:
- Anwendungs-Upgrades, die für ein nachfolgendes Projekt geplant sind, aber nicht in diesem Projekt enthalten sind.
- Kundenzugriff auf bestimmte Supportlinien/Produktfunktionen, die eingeschränkt oder verschoben wurden.
#6. Einschränkungen
Projektbeschränkungen machen das Projektmanagement zu einem so schwierig zu handhabenden Problem. Die drei wichtigsten Einschränkungen im Projektmanagement sind normalerweise Zeit, Geld und Umfang. Sie stehen in Wechselbeziehung, was bedeutet, dass sich ein anderer Hebel auf „Geld“ oder „Zeit“ ebenfalls bewegt, wenn Sie einen Hebel auf „Umfang“ ziehen.
Es können jedoch jederzeit weitere Projektrestriktionen entstehen, wie z. B. Risiko, Ressourcen, Organisation, Vorgehensweise, Kunden und so weiter. Listen Sie alle Einschränkungen auf, die Sie in Ihrem Projekt erwarten, damit Sie versuchen können, Lösungen bereit zu haben, wenn sie auftreten.
#7. Annahmen
Ihre Projektannahmen drehen sich normalerweise um genau die Elemente, die letztendlich zu Einschränkungen werden, wie Zeit, Geld und Umfang. In diesem Teil könnten Sie beispielsweise schreiben: „Das Front-End-Entwicklungsteam wird während dieses Projektzeitraums verfügbar sein“ oder „Das Kundendienstteam erhält bis zum x-Zeitpunkt eine neue Produktschulung.“ Es ist wichtig, diese zu erwähnen, da dies nicht nur zur Information dient Schlüsselakteure über Ihre Kernressourcenanforderungen zum Abschluss des Projekts, aber es gibt Ihnen auch einen sofortigen Einblick in Ihre größten Risikofaktoren.
Die Gliederung Ihrer Projektumfangserklärung dient als Richtlinie bei der Erstellung Ihrer umfassenden Umfangserklärung. Denn obwohl es auf dieser Ebene unmöglich ist, die Zukunft des Projekts vorherzusagen, ist dies der erste Schritt, um Ihr Projekt dem Ergebnis so nahe wie möglich zu bringen. Sie können einem erfolgreichen Projekt einen Vorsprung verschaffen, indem Sie mit den oben aufgeführten sieben kritischen Aussagen beginnen.
Lesen Sie auch: Abschlusserklärung: Definition und Tipps zum Schreiben einer wirksamen Erklärung
Was unterscheidet eine Projektumfangserklärung von anderen Projektmanagementdokumenten?
Während eine Projektumfangserklärung für den Projekterfolg unerlässlich ist, werden bestimmte Aspekte des Projekts in separaten Dokumenten behandelt. Hier sind zwei prominente Beispiele.
Erklärung zum Produktumfang So wie es kleine Unterschiede zwischen den Jobs eines Produktmanagers und eines Projektmanagers gibt, gibt es einige Abweichungen zwischen Projektumfang und Produktumfang. Ein Produktumfang enthält weitere Informationen zu den Merkmalen und Funktionen des Produkts, der Dienstleistung oder der Lösung, die ein Projekt hervorbringen wird. Der Projektumfang kann lauten: „Liefern Sie bis Ende 2020 einen neuen Tablet-PC aus“, aber der Produktumfang umfasst Informationen wie Bildschirmgröße, Prozessortyp, RAM-Größe und so weiter.
Masterplan für das Projekt. Wenn die Projektumfangserklärung die Grundlage ist, auf der sie das Projekt aufbauen, dann ist der Projektmasterplan der Rest der Struktur. Laut Alexis umfasst der Projekt-Masterplan einen gründlichen Projektzeitplan und eine Arbeitsorganisation sowie Richtlinien und Verfahren für Risikomanagement, Qualitätsmanagement und Kommunikationsmanagement. Die Stärke Ihrer Projektumfangserklärung bestimmt andererseits den Erfolg Ihres Projekt-Masterplans, sagt er.
So schärfen Sie Ihre Projektmanagement-Fähigkeiten
Der Masterstudiengang Projektmanagement ist eine Möglichkeit, Projektmanagement-Kenntnisse und -Fähigkeiten im beruflichen Kontext zu erwerben. Sie lernen nicht nur, wie Sie eine Projektumfangserklärung erstellen, sondern auch, wie Sie mit Führungskräften und Projektsponsoren in Kontakt treten, den Einsatz von Soft Skills zur Führung von Teams üben und sich darauf vorbereiten, mehr Verantwortung zu übernehmen, indem Sie ein größeres Team und/oder ein größeres Budget verwalten .
Häufig gestellte Fragen zum Projektumfang
Was sollte nicht in Ihrer Projektumfangserklärung enthalten sein?
Projektausschlüsse, Annahmen und Einschränkungen (neben anderen Informationen) sind in einer Projektumfangserklärung enthalten.
Was sind die sechs Elemente einer typischen Scope-Anweisung?
Zu den typischen Bestandteilen einer Projektumfangserklärung gehören ein Projektziel, eine Begründung, eine Produktbeschreibung, prognostizierte Ergebnisse, Annahmen und Einschränkungen.
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