Im Gegensatz zu einem Projekt, das ein bestimmtes Endziel oder eine bestimmte Leistung hat, stellt ein Portfolio ein eher strategisches Planungskomitee dar, um die Zuweisung, Priorisierung und Planung von Ressourcen über viele Projekte hinweg kontinuierlich zu optimieren. Daher ist Projektportfolio ein Begriff, der sich auf die Gruppe von Projekten einer Organisation und den Prozess bezieht, mit dem sie ausgewählt und verwaltet werden. Vor allem all diese Faktoren und mehr machen deutlich, dass Projektportfoliomanagement ein Verfahren ist, das jeder Organisation mit einem Portfolio von Projekten dienen kann. Bleiben Sie dran, um zu erfahren, wie Sie ein Projektportfolio erstellen.
Überblick
Im Allgemeinen haben Organisationen die Möglichkeit für weit mehr Projekte, als die Finanzierung unterstützen kann. Daher muss der Auswahlprozess eine Teilmenge von Projekten auswählen, um die Gewinnziele des Unternehmens zu maximieren und gleichzeitig Budgetbeschränkungen einzuhalten. Führungskräfte möchten gemeinsam das Gesamtrisiko des Portfolios steuern und gleichzeitig sicherstellen, dass der Cashflow und andere derartige Anforderungen erfüllt werden.
Daher ist Projektportfolio ein Begriff, der sich auf die Gruppe von Projekten einer Organisation und den Prozess bezieht, mit dem sie ausgewählt und verwaltet werden. Darüber hinaus besteht das Projektportfolio aus strategisch ausgewählten Gruppen unterschiedlicher Projekte oder Programme, die für die unterschiedlichen Aktivitäten des Projekts geeignet sind, um die Unternehmensziele voranzutreiben.
Was sollte ein Projektportfolio beinhalten?
Ihr Projektportfolio sollte sich auf Projektarbeit konzentrieren, d. h. auf einzigartige Unternehmungen mit festgelegten Leistungen und prognostizierten Start- und Endterminen. Bestimmen Sie, wer, was und wann die Arbeit macht oder machen wird, was das Projekt ist und über welchen Zeitraum die Arbeit voraussichtlich fließen wird.
Was sind die 2 Hauptarten von Portfolios?
Es gibt zwei Haupttypen von Portfoliobewertungen: „Lehr“- oder „Arbeits“-Portfolios und „Vorzeige“-Portfolios. Darüber hinaus wird das Showcase-Portfolio häufig verwendet, um die besten Leistungen oder Lernnachweise eines Schülers zu teilen. Die Studierenden haben in der Regel die Wahl, zu entscheiden, was veröffentlicht wird. Außerdem helfen sie beim Selbstmarketing, beim Online-Branding oder beim Aufbau eines positiven digitalen Fußabdrucks.
In der Hochschulbildung sehen wir häufig Musterportfolios, die den Lebenslauf oder Lebenslauf eines Studenten hervorheben, um einem bestimmten Zweck zu entsprechen, z. B. um potenzielle Arbeitgeber anzuziehen. Und das Arbeitsportfolio Die zweite Art von Portfolio, die wir häufig sehen, ist eher eine laufende Aufzeichnung des Lernens. Ziel ist es, den Lernprozess zu erfassen. Es wird auch als Entwicklungsportfolio, Reflexionsportfolio oder Formationsportfolio bezeichnet.
So erstellen Sie ein Projektportfolio
Wenn Sie einige Projekte mit ähnlichen Zielen und Strategien haben, können Sie diese in das Portfolio aufnehmen, sodass Sie alle Informationen zu mehreren Projekten gleichzeitig beobachten können. Werfen wir einen Blick auf die Schritte zur Erstellung eines Projektportfolios.
#1. Bestimmen Sie die Leitziele des Unternehmens
Bevor Sie anfangen, über Portfoliomanagement nachzudenken, müssen Sie die Geschäftsziele und strategischen Ziele Ihres Unternehmens verstehen. Die Idee ist, dass Ihr Projektportfolio mit der strategischen Planung Ihres Unternehmens übereinstimmt, also müssen Sie prüfen, ob die finanziellen Ziele und der Kundennutzen für Ihr Unternehmen gut genug sind.
#2. Erfassen und studieren Sie Anfragen und Ideen
Projektideen können jederzeit und von überall her kommen. Es ist wichtig, einen regelmäßigen Aufnahmeprozess zu haben, um diese Ideen zu erfassen, damit sie nachverfolgt und bewertet werden können. Dies kann so einfach wie eine vom Portfoliomanager gepflegte Tabelle sein, oder es könnte eine Online-Datenbank sein, in die jeder im Unternehmen Ideen eingeben kann, wenn er ihnen einfällt.
#3. Wählen Sie die besten Projekte
Sobald Ideen erfasst sind, müssen Portfoliomanager einen Standardprozess durchlaufen, um die Projekte zu bewerten und auszuwählen, die vorangebracht werden sollen. Dies erfordert mehr als nur sicherzustellen, dass sie an den Unternehmenszielen ausgerichtet sind, wie zum Beispiel:
- Geld im Spiel?
- Geschätzte Zeit?
- Was ist die Rendite dieses Projekts? (Interesse?)
- Sind die Ressourcen vorhanden?
- Welche Gefahren sind mit diesem Projekt verbunden?
Da Entscheidungen für mehrere Projekte gleichzeitig getroffen werden, kann dies noch komplizierter werden. Eine gängige Methode zur Vereinfachung des Projektportfoliomanagementprozesses und zur Beseitigung jeglicher Disposition besteht jedoch darin, eine einfache Liste von Kriterien zu erstellen, anhand derer jedes Projekt gemessen und bewertet wird, z. B. der Return on Investment (ROI), ein gängiger Rankingfaktor .
#4. Validieren Sie die Machbarkeit des Portfolios und starten Sie Projekte
Sobald eine Schlussfolgerung darüber gezogen wurde, welche Projekte vorangetrieben werden sollen, ist es wichtig, das Portfolio als Ganzes zu validieren. Dazu gehört auch sicherzustellen, dass die Mischung der ausgewählten Projekte nicht zu groß, riskant, teuer oder voneinander abhängig ist. Außerdem sollte das Portfolio richtig ausbalanciert und auf die Geschäftsziele ausgerichtet sein. Sobald das Portfolio validiert ist, können Projektmanager zugewiesen und die Projekte gestartet werden.
#5. Verwaltung und Überwachung des Portfolios
Projekte ändern sich und wachsen im Laufe der Zeit, und neue Ideen können der Liste potenzieller Projekte hinzugefügt werden. Aus diesem Grund ist es wichtig, sowohl die laufende Portfolioausführung als auch den Aufnahmeprozess kontinuierlich zu verwalten. Die Verwaltung und Überwachung des Portfolios kann Folgendes umfassen:
- Zusammenarbeit mit Projektmanagern, um die Leistung von Projekten zu überwachen
- Konflikte zwischen Projekten erkennen und lösen
- Nehmen Sie nach Bedarf Änderungen am Portfolio vor, einschließlich des Anhaltens von Projekten, des Abbrechens von Projekten und des Hinzufügens neuer Projekte
- Sicherstellen, dass Projekte immer noch an den Geschäftszielen ausgerichtet sind
Projektportfolio-Management-Software
Es ist völlig klar, dass die Verwaltung eines Portfolios ohne die richtige Software zur Überwachung gleichzeitiger Projekte eine entmutigende Aufgabe ist. Das Speichern und Analysieren von Daten mit herkömmlicher Software kann auch zu Projektinkonsistenzen und Kostenüberschreitungen führen. Daher bietet Projektportfolio-Management-Software Unternehmen die Möglichkeit, zahlreiche Programme und Projekte in einem Portfolio zu organisieren und wichtige Daten projektübergreifend zu sammeln.
Projektportfolio-Management-Software ist daher darauf ausgelegt, übergreifende Projekte, Programme oder Produkte zu verwalten, mit dem Ziel, die Leistung und den Ressourcenbedarf aktueller Projekte sowie Projekte, die ausgeschrieben, verkauft oder zu einem späteren Zeitpunkt gestartet werden, aufzuzeigen.
Beispiel für die beste Projektportfolio-Management-Software
Nachfolgend finden Sie die beste derzeit verfügbare Projektportfoliomanagement-Software und -Tools, die Ihre Arbeitsweise verbessern können.
#1. Montag.com
monday.com ist eine preisgekrönte Arbeits- und Projektmanagement-Software, die Teams jeder Größe hilft, ihre Arbeit effektiver zu planen, zu priorisieren, zu verwalten und auszuführen. Die Software bietet Lösungen für eine Vielzahl von Anwendungsfällen wie Marketing, Vertrieb, Betrieb, IT, Personalwesen und mehr.
#2. Kissflow-Projekt
Kissflow Project ist ein wachsender Name in der Welt des Projektportfoliomanagements wegen seines schlanken Designs und seiner unfreiwilligen Benutzeroberfläche. Mit einem einfachen, aber hocheffizienten Arbeitsbereich ermöglicht Kissflow Project den Benutzern, Prozesse umfassend über mehrere Kanäle hinweg zu integrieren und die Datenerfassung auf einer einzigen Plattform zu automatisieren.
#3. Smartsheet
Smartsheet ist eine Online-Projektmanagement- und Kollaborationssoftware. Es umfasst automatisierte Benachrichtigungen, sofortige Aktualisierung und gemeinsame Nutzung durch Teammitglieder, Ressourcenverwaltung, verschachtelte Aufgaben, die in einer Hierarchie organisiert sind, eine Gantt-Diagrammansicht, exportierbare und automatisierte Berichte und Integration.
#4. Orakel Primavera
Primavera von Oracle ist eine Software-Suite, die für das Baugewerbe und andere anlagenintensive Branchen entwickelt wurde. Es enthält eine Vielzahl von Projektplanungs-, Management- und Ausführungskomponenten, aus denen Käufer auswählen können.
#5. Mikrofokus
Dies ist eine Cloud-basierte Hybridsoftware, die Daten mit Workflows integriert, um die Geschäftsstrategie an den Unternehmensinvestitionen auszurichten. Das Portfolio-Management-Modul ermöglicht es Benutzern, über verschiedene Was-wäre-wenn-Szenarien nachzudenken und eine ideale Mischung aus Vorschlägen und Projekten zu erstellen.
Zu berücksichtigende Faktoren bei der Auswahl einer Projektportfoliomanagement-Software
Es gibt mehrere grundlegende Bereiche, die Sie bei der Auswahl einer Portfoliomanagement-Softwarelösung berücksichtigen sollten.
# 1. Kosten
So wie jedes Unternehmen etwas finden muss, das in sein Gesamtbudget passt. Betrachten Sie bei der Betrachtung der Kosten die monatlichen Kosten sowie alle Kosten von Drittanbietern (z. B. Integrationen mit anderer Software), die möglicherweise erforderlich sind, um ein effizientes System zu haben. Abgesehen davon möchten Sie auch sicherstellen, dass Sie in ein System investieren, das mit Ihren täglichen Arbeitsabläufen Schritt halten kann.
#2. Effizienz
Wählen Sie ein System, das Ihre Mitarbeiter bei der Aufgabenverwaltung effizient hält. Die Möglichkeit, Aufgaben zu erstellen und sie über eine Projektzeitachse zu verfolgen, hilft Ihnen, komplizierte Projekte mit vielen beweglichen Teilen zu verstehen. Die richtigen Verwaltungsfunktionen zu haben, ist für einen Dienst dieser Art von entscheidender Bedeutung.
#3. Flexibilität
In vielen Unternehmen ändern sich die Dinge schnell. Ihre Projektportfolio-Management-Software sollte Ihnen zahlreiche Optionen zum Anpassen von Arbeitsabläufen, Aufgaben und anderen Optionen bieten. Auf diese Weise haben Sie eine Lösung, die sich an das anpasst, was Ihr Unternehmen für die Organisation von Projekten benötigt, und nicht etwas, an das Sie die Systeme anpassen müssen.
#4. Software-Integrationen
Dies kann viele Lücken in Ihrem System schließen, wenn es um Flexibilität geht. Viele führende Anbieter bieten die Möglichkeit, Daten mit anderen Arten von Geschäftsanwendungen zu verbinden, von CRM-Systemen (Customer Relationship Management) bis hin zu Cloud-Speichersystemen und darüber hinaus. Diese Integrationen können eine Menge mühsamer Arbeit auf Ihrer Seite automatisieren, indem sie Informationen von diesen anderen Plattformen automatisch verbinden und diese Daten in Ihre Projektmanagementlösung einbringen.
#5. Transparenz für alle Beteiligten
Die Parteien sollten in der Lage sein, die gesamte Liste der Projekte zu sehen, wo sich jedes befindet, und zu überprüfen, welche auf der Liste Priorität haben. Vor diesem Hintergrund kann Ihnen ein robuster Satz von Berechtigungsoptionen dabei helfen, die Projektsicherheit aufrechtzuerhalten. Während einige Mitarbeiter in Ihrem Team möglicherweise vollen Bearbeitungszugriff auf Aufgabenelemente benötigen, kann es Szenarien geben, in denen Sie mit vertraulichen Informationen arbeiten und nicht verwandte Parteien aus dem Projekt ausschließen möchten. Sie sollten auch in der Lage sein, den Zugriff zum Anzeigen und Bearbeiten für Benutzer je nach ihrer Beteiligung am Projekt umzuschalten.
Project Portfolio Management
Projektportfoliomanagement ist eine formale Technik, die von Organisationen verwendet wird, um Projekte zu identifizieren, zu priorisieren, zu koordinieren und zu überwachen, die mit ihrer Strategie und ihren Zielen übereinstimmen. Dieser Ansatz untersucht das Risiko-Ertrags-Verhältnis jedes Projekts, die verfügbaren Mittel, die Wahrscheinlichkeit der Projektdauer und die erwarteten Ergebnisse.
Durch die Organisation und Zusammenführung aller Daten zu vorgeschlagenen und laufenden Projekten stellen Projektportfoliomanager Prognosen und Geschäftsanalysen für Unternehmen bereit, die in neue Projekte investieren möchten. Im Wesentlichen erhalten Sie mit Projektportfoliomanagement Transparenz über Projekte und Initiativen hinweg, um die täglichen Aufgaben Ihres Teams mit der Unternehmensstrategie Ihres Unternehmens zu verbinden.
Daher zielt das Projektportfoliomanagement darauf ab, Ineffizienzen zu reduzieren, die bei der Durchführung eines Projekts auftreten, und potenzielle Risiken zu eliminieren, die aufgrund eines Mangels an verfügbaren Informationen oder Systemen auftreten können. Es hilft der Organisation, ihre Projektarbeit so auszurichten, dass sie die Projekte erfüllt und gleichzeitig ihre Ressourcen maximal nutzt. Darüber hinaus müssen alle Projektmanager der Organisation ein Bewusstsein für das organisatorische Projektportfoliomanagement haben, um bei der Durchführung entsprechender Projekte zu den organisatorischen Zielen beizutragen.
Vorteile des Projektportfoliomanagements
Durch die Nutzung der Vorteile des Projektportfoliomanagements können Unternehmen alle Teile ihres Projekts planen, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Auch wenn sich das einfach anhört, sind erhebliche Anstrengungen, Zeit und Ressourcen erforderlich, um erfolgreich eine funktionierende Strategie für das Projektportfoliomanagement zu entwickeln. Unten sind die Vorteile
#1. Richtet die Projektziele an der Geschäftsstrategie aus
Die ultimative Mission eines jeden Unternehmens ist es, sowohl kurz- als auch langfristige Ziele zu erreichen, und jedes begonnene Projekt bringt das Unternehmen seinen Zielen näher. Projektmanager müssen sicherstellen, dass alle Projekte mit der Strategie und den Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Wenn Projekte nicht mit den Zielen des Unternehmens übereinstimmen, kann dies daher zu einer Verschwendung von Ressourcen und Arbeitskräften führen, zusammen mit der schädlichen Aussicht auf Projektüberlastung.
#2. Genaue Projektleistungsdaten
Das Projektportfoliomanagement zeichnet sich durch seine Überwachungs- und Kontrollfunktionen aus, die es Projektmanagern ermöglichen, hochrangige Portfoliodaten mit Projektindikatoren auf der Grundebene zu verbinden. Dies hilft festzustellen, ob sich das Portfolio wie erwartet entwickelt. Durch die Festlegung von Leistungsrichtlinien und Toleranzgrenzen wird es einfacher, potenzielle Trends zu erkennen, die sich negativ auf das Portfolio auswirken können.
#3. Erleichtert die Entscheidungsfindung
Stakeholder können Schwierigkeiten haben, Streitigkeiten zu bewältigen, die entstehen können, wenn sich verschiedene Projektteams auf ihre Prioritäten konzentrieren und um begrenzte Ressourcen streiten. Durch ein standardisiertes Vorgehen bei der Entscheidungsfindung bewerten sie subjektiv den Bedarf konkurrierender Projektteams. Außerdem treffen Managementteams ständig wichtige Entscheidungen, und sie müssen möglichst viele davon gleich beim ersten Versuch richtig machen.
#4. Hilft bei der Priorisierung von Projekten
Gute Projektportfoliomanager konzentrieren ihre begrenzten Ressourcen auf ihre wertvollsten Projekte. Wenn Kundenanfragen, regulatorische Anforderungen oder strategische Anforderungen auftreten, nutzen Teams das Projektportfoliomanagement, um an realisierbaren Projekten zu arbeiten, die zum Erreichen der Unternehmensziele beitragen.
#5. Baut Governance und Aufsicht in das Projektmanagement ein
Das Projektportfoliomanagement baut ein natürliches Governance-Modell für alle Projekte einer Organisation auf. Während das Projektmanagement ein einzelnes Projekt betrachtet, bietet es einen ganzheitlichen Überblick über alle Projekte. Projektmanager können einen Notfallplan erstellen, datengesteuerte Techniken anwenden und das Unternehmen auf den richtigen Weg führen.
Welche Branchen und Unternehmen profitieren von Projektportfolios?
Laut einer Untersuchung von PM Solutions haben 71 % der Unternehmen ein Projektportfolio-Managementsystem. Sein Wachstum zeigt sich in der steigenden Zahl von Unternehmen, die Lösungen für das Projektportfoliomanagement einsetzen. Projektportfoliomanagement ist nicht auf eine bestimmte Branche ausgerichtet, wenn Ihr Unternehmen mehrere Projekte bearbeitet, wird Ihr Team davon profitieren. wie zum Beispiel:
- IT
- Marketing
- Hoch- und Tiefbau
- Finanzdienstleistungen
- Projektmanagement-Team
Projektportfoliomanager
Der Projektportfolio-Manager ist die Person, die alle Ihre Projekte gruppiert und organisiert, Ähnlichkeiten und Konflikte findet, die Ressourcen miteinander verknüpft und geeignete Zeitpläne für Freigaben und Fristen findet. Außerdem entwickelt, etabliert und pflegt der Projektportfoliomanager die Standards und Verfahren für das Management aller Projekte und sammelt Feedback, um sicherzustellen, dass jedes Projektergebnis die Erwartungen von Kunden und Stakeholdern in Bezug auf Fristen, Kosten und Leistung erfüllt.
Darüber hinaus wird ihre Arbeit durch die Arbeit mit verschiedenen Portfoliomanagement-Tools, Finanzalgorithmen, Kriterien, Standards und Modellen erledigt, um dem Projektportfoliomanager zu helfen, die Projekte an den strategischen Zielen der Organisation auszurichten. Nachfolgend sind die erforderlichen Fähigkeiten und Anforderungen für den Projektportfoliomanager aufgeführt.
Fähigkeiten und Anforderungen:
- Bestimmung
- Analytische Fähigkeiten
- Kampfgeist
- Emotionale Intelligenz
- Kommunikation
- Kreativität und Agilität
- Führungsqualitäten
- Kenntnisse relevanter Produkte und Verfahren
- Langjährige Erfahrung im Projektmanagement
- Angewandter Master in Management
- Zertifizierung
Was ist die Rolle des Projektportfoliomanagers?
Der Projektportfoliomanager bewertet alle Projekte und Programme aus strategischer Sicht. Sie haben die Befugnis, Projekte basierend auf ihrer Bedeutung für die Organisation zu priorisieren und Ressourcen entsprechend zuzuweisen. Die Rolle umfasst die folgenden Verantwortlichkeiten
- Erstellen einer Pipeline von Projekten und Programmen;
- Ausrichtung der Pipeline an den Unternehmenszielen;
- Management von Risiken, Fortschritten und Problemen im Projektportfolio;
- Kontinuierliche Überwachung und Berichterstattung über das Portfolio;
- Kommunikation des erwarteten ROI für geplante Projekte und Programme an die Unternehmensführung.
- Effektive Anwendung der Projekt-Governance und aktive Einbindung von Stakeholdern auf allen Ebenen
- Proaktives Problem- und Risikomanagement
- Definition von Projektplänen, einschließlich der Identifizierung der wichtigsten Projektaktivitäten, der Geschäfts- und Projektressourcenanforderungen und des kritischen Pfads
- Proaktive Verfolgung des Projektzeitplans zu vereinbarten Zielen
- Leiten Sie das Projekt, um sicherzustellen, dass der Projektumfang verwaltet wird, die Projektziele erreicht werden und ein angemessener Detaillierungsgrad angewendet wird
- Treiben Sie die Ausführung interner Projekte voran
Abschließende Gedanken
Hier hast du es. Sie müssen wissen, dass das Portfoliomanagement immer wichtiger wird, wenn ein Unternehmen wächst und mehr Projekte übernimmt. Das Projektportfoliomanagement bietet einen Gesamtüberblick über alle potenziellen und laufenden Projekte. Dadurch können Führungskräfte und Manager fundiertere Entscheidungen über ihr Unternehmen treffen. Im Wesentlichen hat das Projektportfoliomanagement Managern dabei geholfen, Zeit, Fähigkeiten, Ressourcen und Budgets effektiv zu verwalten. Außerdem wurde es viel einfacher, viele Aufgaben zu erledigen, insbesondere in Situationen, in denen Manager Multitasking betreiben müssen.
Bibliographie
- PORTFOLIOMANAGEMENT-SOFTWARE: Top-Anlagesoftware im Jahr 2023
- WIE MAN EIN PORTFOLIO ERSTELLT: Schnelle und einfache Schritte zum Erstellen eines Portfolios in 30 Minuten oder weniger
- PORTFOLIO-MANAGEMENT: Definition und alles, was Sie wissen müssen
- WIE MAN IN DAS PROJEKTMANAGEMENT EINSTEIGT: Definition, Leitfaden und Anforderung
- Portfoliomanagementsysteme: Definition und Anleitung zu den Prozessen
- PROJEKTPORTFOLIOMANAGEMENT: Bedeutung, Top-Software, Prozesse & Vorteile
