Wenn es darum geht, ein Projekt abzuschließen, müssen Sie wissen, wie Sie von Anfang bis Ende vorgehen. Auch wenn es einfach erscheinen mag oder dass es nur um die Hausarbeit geht, ist die Wahrheit, dass Meilensteine das wichtigste Element sind. Ja, Sie müssen die Ihnen zugewiesenen Aufgaben im Projekt wahrnehmen. Und Sie müssen das Endziel im Auge haben. Wenn Sie jedoch während des gesamten Projekts keine Meilensteine setzen, wird es Ihnen schwer fallen, das erforderliche Tempo beizubehalten oder festzustellen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind. Hier kommen Projektmeilensteine ins Spiel. Sehen wir uns an, was Meilenstein im Projektmanagement bedeutet und typische Beispiele für Meilensteine.
Was sind Projektmeilensteine?
Projektmeilensteine sind bestimmte Aufgaben, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums für das Projekt erledigt werden müssen Zeitrahmen. Dies sind die Punkte in der Zeitleiste, an denen Sie erwarten, dass ein messbarer Grad an Arbeit abgeschlossen ist, der einem Projektmanager oder sogar einem Kunden übergeben werden kann. Meilensteine sollten wichtiger sein als die kleinen Aufgaben, die Sie täglich erledigen. Denn sie sollen Sie darüber informieren, ob Sie das Projekt planmäßig abschließen oder nicht.
Was ist ein Meilenstein im Projektmanagement?
Ein Meilenstein ist ein entscheidender Moment im Lebenszyklus eines Projekts, der verwendet wird, um den Fortschritt in Richtung des Endziels zu verfolgen. Ein Meilenstein im Projektmanagement dient als Markierung für das Start- oder Enddatum eines Projekts, externe Bewertungen oder Beiträge, Budgetprüfungen, die Einreichung eines wichtigen Liefergegenstands und so weiter. Es ist ein Bezugspunkt, der ein bedeutendes Ereignis oder einen verzweigten Entscheidungspunkt innerhalb eines Projekts kennzeichnet.
Warum sind Projektmeilensteine wichtig?
Meilensteine stellen sicher, dass Ihr Team in die richtige Richtung voranschreitet. Aber das ist nicht alles.
Hier sind ein paar zusätzliche Dinge, die Sie mit Meilensteinen tun können:
- Erstellen Sie einen guten Projektplan und Rahmen.
- Behalten Sie den Fortschritt des Projekts im Auge.
- Identifizieren Sie potenzielle Engpässe.
- Legen Sie fest, wann das Projekt abgeschlossen sein wird.
Der letzte Punkt ist nützlich, wenn Sie die Lieblingsfrage Ihres Stakeholders beantworten müssen: „Sind Sie schon fertig?“ ”
So setzen Sie Projektmeilensteine
Wie gehen Sie bei der Erstellung von Projektmeilensteinen vor? Dies erfordert eine detaillierte Prüfung des übergeordneten Zwecks des Projekts sowie der darin enthaltenen Aufgaben. Was muss getan werden, um das Projekt als Erfolg zu werten? Erstellen Sie eine Liste der endgültigen Ergebnisse, die Sie erstellen müssen, sowie des festgelegten Zeitrahmens. Vielleicht möchten Sie eine frühere Frist als die vereinbarte festlegen, um sich im Falle von Komplikationen einen gewissen Spielraum zu verschaffen.
Schreiben Sie dann alle wichtigen Aufgaben auf, die unterwegs erledigt werden müssen, um die Frist einzuhalten. Was sind die Hauptaufgaben, die darauf hindeuten, dass Sie auf dem richtigen Weg sind? Dies sind die Meilensteine des Projekts. Sie können jeden Monat einen für ein kürzerfristiges Projekt und einen vierteljährlich für ein längerfristiges Projekt haben. Die Idee ist, eine Konfiguration zu haben, die für die Art von Projekt, an dem Sie arbeiten, funktioniert.
Denken Sie daran, dass ein Meilenstein keine einzelne Aktivität sein muss. Es könnte eine Gruppe von Aufgaben sein, oder es könnte die Designkomponente des Projekts abschließen oder die Blaupausen fertigstellen. Ihr Meilenstein kann eine Vielzahl von Dingen sein. Das wichtigste Merkmal ist, dass es für den Abschluss des Projekts von entscheidender Bedeutung ist und anzeigt, ob Sie auf dem richtigen Weg sind oder nicht.
Wer erstellt Projektmeilensteine im Projektmanagement?
Bei der Erstellung von Projektmeilensteinen sollten unterschiedliche Stakeholder involviert werden. Sprechen Sie zunächst mit dem Kunden darüber, was er wirklich von dem Projekt will. Sie bestimmen die endgültige Leistung, und Sie beide (und möglicherweise ein Chef oder Manager) entscheiden über die Frist für diese endgültige Leistung. Dies hilft Ihnen, alles zu planen, was in der Zwischenzeit getan werden muss, und mit dem Prozess der Definition von Meilensteinen zu beginnen.
Auch das sollten Sie mit dem Auftraggeber besprechen Zwischenleistungen das sie begehren. Sie möchten möglicherweise, dass Sie während des Projekts kleinere Updates bereitstellen. Sie haben möglicherweise andere Ergebnisse, die sie sehen möchten, während Sie an dem Projekt arbeiten. In jedem dieser Szenarien sind diese Arten von Dokumenten und Aktualisierungen Meilensteine, die Sie hervorheben und sicherstellen möchten, dass Sie sie erfüllen, um Ihren Kunden zufrieden zu stellen. Diese können Fristen haben, die Sie und der Kunde oder Sie und Ihr Management im Voraus vereinbaren.
Worauf Sie beim Erstellen von Meilensteinen in Ihrem Projektmanagement achten sollten
Wenn es um Projektmeilensteine geht, gibt es einige Dinge zu beachten. Sie müssen auf jedes dieser Dinge achten, um auf Kurs und Ziel zu bleiben. Wenn Sie all diese Faktoren bei der Erstellung Ihres Diagramms und Ihrer Zeitleiste nicht berücksichtigen, geraten Sie möglicherweise in ernsthafte Schwierigkeiten, wenn es an der Zeit ist, das endgültige Projekt auszuführen. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Sie Aufgaben nicht rechtzeitig erledigen, was für Ihr Management oder Ihre Kunden nicht akzeptabel ist.
#1. Abhängigkeiten
Abhängigkeiten sind eines der ersten Dinge, die beim Festlegen von Zeitplänen und Projektmeilensteinen berücksichtigt werden müssen. Überall dort, wo eines Ihrer Teammitglieder oder eines Ihrer kleineren Teams von einem anderen abhängig ist, ist dies eine potenzielle Quelle für Probleme. Es ist ein Ort, an dem es zu einer Verzögerung bei der Übergabe kommen kann, was dazu führt, dass das folgende Team oder die folgende Person die ihnen zugewiesene Aufgabe nicht ausführen kann. Dies ist beim Erstellen eines Meilensteins zu beachten.
#2. Verzögerungen, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen
Wenn wir über Verzögerungen sprechen, auf die Sie keinen Einfluss haben, beziehen wir uns auf Probleme mit der Beschaffung von Vorräten oder Artikeln von externen Händlern. Diese Probleme können aus verschiedenen Gründen und jederzeit während der Einrichtung und Ausführung des Projekts auftreten. Sie könnten mit etwas enden, das falsch ist oder gar nicht ankommt. Es könnte zu Komplikationen mit Anbietern oder sogar zum Versand von Dingen an Ihren Standort kommen. Sie müssen jeden dieser Faktoren bei der Entwicklung Ihrer Meilensteine berücksichtigen.
#3. Teamverzögerungen
Teamverzögerungen sind Dinge, die innerhalb Ihres Teams passieren. Das sind Dinge wie die Krankheit von jemandem oder der Streik Ihres Teams. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, wie die Mitarbeiter Ihres Teams den Prozess absichtlich oder unabsichtlich verlangsamen könnten, und Sie möchten auf jede Möglichkeit vorbereitet sein. Es wird immer bestimmte Dinge innerhalb des Teams geben, die sich Ihrer Kontrolle entziehen, oder Verlangsamungen, die Sie nicht erklären können, aber zum größten Teil können Sie Puffer einbauen, um damit umzugehen.
#4. Änderungen im Client
Während Sie an einem Projekt arbeiten, ist es immer wahrscheinlich, dass Ihr Kunde unterwegs Änderungen vornimmt. Sie müssen sicherstellen, dass Sie auf jede Art von Änderung vorbereitet sind, die sie möglicherweise verlangen, und dass Ihre Meilensteine aktualisiert werden, um dies widerzuspiegeln. Wenn ein Kunde eine Änderung an einem der Meilensteine vornimmt, teilen Sie ihm mit, wie sich dies auf die anderen Meilensteine und den Gesamtzeitrahmen auswirkt. Es ist am besten zu versuchen, so weit wie möglich auf der Strecke zu bleiben, aber das wird nicht immer erreichbar sein. Machen Sie sich gegenüber den Kunden über die Auswirkungen ihrer Anpassungen auf das Projekt im Klaren.
#5. Fristen, die länger als erwartet sind
Ihr Team wird Ihnen alle Zeitrahmen und Schätzungen darüber geben, wie lange verschiedene Aspekte des Projekts dauern werden. Das Beste, was Sie tun können, ist, einen Puffer in diese Regionen einzubauen, um sicherzustellen, dass Sie auf weitere Verzögerungen vorbereitet sind. Etwas, von dem Sie dachten, dass es eine Woche dauern würde, kann zwei Wochen dauern, während etwas, von dem Sie dachten, es würde einen Tag dauern, mehrere Tage oder länger dauern kann. Planen Sie für jede Arbeit etwas mehr Zeit ein, damit Sie nicht ins Hintertreffen geraten, wenn etwas nicht wie geplant läuft.
#6. Unerwartete Bedürfnisse
Sie können mit der Arbeit an Ihrem Projekt beginnen, nur um zu erfahren, dass es zusätzliche Anforderungen gibt, mit denen Sie nicht gerechnet haben. Vielleicht dachten Sie, Sie könnten mit der Blaupause, die Sie haben, auskommen, nur um herauszufinden, dass es nicht funktioniert hat. Oder vielleicht haben Sie erwartet, dass der Kunde einen bestimmten Artikel für das Projekt bereitstellt, aber er hat es nicht getan. All diese unvorhergesehenen Anforderungen wirken sich auf Ihre Fähigkeit aus, die von Ihnen gesetzten Meilensteine zu erreichen, was bedeutet, dass Sie zusätzlichen Platz schaffen müssen.
Was sind einige Beispiele für Projektmeilensteine?
Nachdem Sie nun wissen, was ein Projektmanagement-Meilenstein ist, schauen wir uns einige Beispiele für Ereignisse an, die üblicherweise als Projektmeilensteine verwendet werden:
Hier sind fünf typische Beispiele für Projektmeilensteine:
- Genehmigung des Projekts
- Untersuchen Sie die Anforderungen
- Genehmigung des Designs
- Meilensteine für jede Projektphase
- Eine endgültige Genehmigung ist erforderlich.
Sehen wir uns die einzelnen Projektmeilensteinbeispiele genauer an:
Beispiel Nr. 1 eines Projektmeilensteins: Projektgenehmigung
Dies ist typischerweise der erste bedeutende Meilenstein im Lebenszyklus eines Projekts.
Wenn ein wichtiger Projektbeteiligter oder die Geschäftsleitung das Projekt genehmigt, gibt dies dem Projektteam grünes Licht, um mit der Arbeit daran zu beginnen.
Beispiel Nr. 2 eines Projektmeilensteins: RequirementsReview
Für diesen bedeutenden Meilenstein müssen Sie mit Ihren Kunden einen Projektplan durchgehen und ermitteln, was das Projekt erfordert.
Sobald dies alles akzeptiert ist, können Sie mit der Arbeit am Projekt beginnen.
Beispiel Nr. 3 für Projektmeilensteine: Designgenehmigung
Sie haben nun alle Projektanforderungen erfüllt. Ausgezeichnete Arbeit.
Jetzt ist es jedoch an der Zeit, das Projektdesign zu erstellen und es dem Kunden oder Stakeholder zu zeigen.
Leider werden sie Ihnen wahrscheinlich viel Input liefern und diese drei schrecklichen Sätze schreien … „Mach es noch einmal“
Und wenn sie es schließlich mögen und genehmigen (nach einer Million Versuchen! ), haben Sie einen weiteren wichtigen Meilenstein erreicht.
Beispiel Nr. 4 für einen Projektmeilenstein: Meilensteine der Projektphase
Ihr Projekt ist jetzt in vollem Gange, und Ihr Team arbeitet hart an der Entwicklung und Implementierung der vorgeschlagenen Lösung.
Die Arbeit an einem Projekt hingegen ist nicht nur eine langwierige Tätigkeit.
Ein Projekt wird typischerweise in Phasen wie „die Entwicklungsphase“ und „die Testphase“ unterteilt.
Wir verwenden Meilensteine am „Start“- und „End“-Datum jeder Phase, um zwischen diesen Phasen klar zu unterscheiden.
Ist das nicht bequem?
Beispiel Nr. 5 eines Projektmeilensteins: Endgültige Genehmigung
Bedenken Sie:
Ihre Crew hat die Konstruktion des Produkts abgeschlossen, und nach ausgiebigen Tests und Inspektionen sind Sie endlich bereit.
Aber seien Sie noch nicht zu aufgeregt.
Sie müssen es dem noch übermitteln Schlüsselakteure.
Wenn das Projekt die Standards erfüllt, geben Ihre Stakeholder physisch ihre Zustimmung. (Vielleicht nicht wörtlich.)
Ihr Team kann endlich auf den Abschluss des Projekts anstoßen; Sie haben den letzten Meilenstein erreicht!
Diese Beispiele für Meilensteine gelten für jedes Projekt, unabhängig von der Branche. Als Projektmanager dürfen Sie jedoch die Projektmeilensteine erstellen, die Sie bei der Planung, Ausführung und Verfolgung des Fortschritts Ihres Projekts unterstützen.
Zusammenfassung
Letztendlich sind Projektmeilensteine das, was Sie und Ihr Projekt voranbringt. Sie sind dafür verantwortlich, Sie beim Erreichen Ihrer Ziele zu unterstützen und die Ergebnisse an Ihren Kunden weiterzugeben. Sie sind die Elemente, die Sie darüber informieren, ob Ihre Mitarbeiter ihre Arbeit ordnungsgemäß ausführen, und die es Ihnen ermöglichen, alle Ihre Fristen einzuhalten. Es ist jedoch auch wichtig, auf Probleme auf dem Weg vorbereitet zu sein. Sie können den Beispielen für Projektmeilensteine folgen, um einen Meilenstein für Ihr Projekt zu erstellen. Wenn Sie wissen, wie Sie Meilensteine einrichten und planen, können Sie und Ihr Team sich rundum besser vorbereiten.
Häufig gestellte Fragen zu Projektmeilensteinen
Wie lange dauert ein Meilenstein?
Meilensteine haben normalerweise keine Dauer; Einige Meilensteine erfordern jedoch möglicherweise einen. Angenommen, Ihr Projekt hat nach einer Phase einen Genehmigungsmeilenstein und Sie wissen, dass das Genehmigungsverfahren eine Woche dauern würde.
Was ist ein Projektmeilenstein im Projektmanagement?
Meilensteine im Projektmanagement werden verwendet, um das Start- oder Enddatum eines Projekts, externe Bewertungen oder Eingaben, Budgetprüfungen, die Einreichung eines wichtigen Liefergegenstands und so weiter zu markieren.
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