Zwischen den To-dos und den Linien findet eine Menge Nachverfolgung, Bewertung von Metriken und Analyse von Trends statt, um sicherzustellen, dass ein Projekt erfolgreich, pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen wird.
Wie können Sie also als Projektmanager all diese Daten sinnvoll nutzen?
Dies wird durch das Projektmanagement-Reporting erreicht. Sehen wir uns also die Tools und Software an, die jetzt für die Projektmanagementberichterstattung verfügbar sind, und einige Beispiele für den Projektbericht.
Was ist Projektberichterstattung?
In Projektmanagementbezieht sich die Berichterstattung einfach auf die Bereitstellung einer allgemeinen Zusammenfassung der Schlüsseldaten, die durch das Projekt generiert wurden, in einem unkomplizierten, benutzerfreundlichen Stil. Die Projektberichterstattung ist entscheidend für den Erfolg des Projektmanagements, da sie einen Einblick in das gibt, was vor sich geht und was für das gesamte Team getan werden muss.
Erfahren Sie, wie Sie einfachere, intelligentere Projektberichte verwenden, um bessere Projekte voranzutreiben.
Warum ist die Projektberichterstattung im Projektmanagement so wichtig?
Ohne ausreichende Projektmanagementberichte werden das Projektteam und die Projektbeteiligten im Dunkeln gelassen und sind nicht in der Lage, genau zu bestimmen, was mit dem Projekt vor sich geht. Dadurch kann das Projekt nur allzu leicht scheitern, da die entsprechenden Erkenntnisse ausbleiben und somit keine angemessenen Urteile gefällt werden.
Die Projektberichterstattung erfüllt die Informationspflicht im verwaltungs Prozess indem Daten von ihrem Entstehungsort dorthin transportiert werden, wo sie analysiert und angewendet werden.
Insgesamt sind Projektmanagementberichte unerlässlich, da sie:
- Zeigt an, was für funktioniert Projektmanagement-Team damit sie erklären können, warum es funktioniert, und sich mehr darauf konzentrieren können.
- Entdeckt, was nicht funktioniert, damit das Team die beste Vorgehensweise erkunden und auswählen kann, dh was dagegen zu tun ist.
- Bieten Sie dem Team eine 360-Grad-Perspektive des Projektfortschritts, damit es entscheiden kann, welche Schritte als nächstes unternommen werden sollen.
Schauen wir uns einige der häufigsten Arten von Projektberichten an und wie Sie sie für sich arbeiten lassen können.
Arten von Projektmanagementberichten
Projektberichterstattung ist mehr als nur die Information Ihres Teams und Stakeholder über die neuesten Projektaktualisierungen. Projektberichte können auch verwendet werden, um Risiken zu reduzieren, Budgets und Zeitpläne zu überwachen und genauere Projektpläne zu erstellen.
Hier sind einige Projektberichte, die Sie interessieren könnten:
- Team-Verfügbarkeitsbericht
- Bericht über den Status
- Gesundheitsbericht des Projekts
- Risikobewertung
- Bericht zur Zeiterfassung
- Berichte über Ausgangsbedingungen
#1. Beispiel für einen Team-Verfügbarkeitsbericht
Wenn Sie also einen genauen Projektplan erstellen möchten, müssen Sie zunächst ermitteln, welche Ressourcen zur Verfügung stehen, um die Aufgabe abzuschließen. Ein Teamverfügbarkeitsbericht informiert Sie darüber, wie viel Arbeit jedes Teammitglied auf seinem Teller hat, sodass Sie fundierte Entscheidungen über Projektressourcen treffen können.
#2. Beispiel Statusbericht
Ein wöchentlicher Statusbericht ist eine einfache Methode, um Ihr Team und Ihre Stakeholder auf dem Laufenden zu halten und die Erwartungen zu verwalten, während ein Projekt voranschreitet. In Ihrem Projektmanagement-Statusreporting empfehlen wir die Auswertung der folgenden schnellen Treffer:
- Fertige Arbeit
- Arbeiten, die in naher Zukunft abgeschlossen werden
- Gesamtprojektabschluss und Ausgaben
- Elemente für Aktion
- Projektgefahren oder Bedenken
Hier ist ein Beispiel für eine kostenlose Statusberichtsvorlage für das Projektmanagement:
#3. Beispiel für einen Projektintegritätsbericht
Ein Projektzustandsbericht gibt einen allgemeinen Überblick über den aktuellen Stand des Projekts. Es ist ideal für die Anzeige auf dem Bildschirm in Besprechungen mit Ihrem Team und Stakeholder damit jeder auf einen Blick sieht, was auf Kurs ist, was in Verzug gerät und was bereits überfällig ist.
#4. Beispiel einer Risikobewertung
Eine Risikobewertung ermöglicht es Ihnen, Projektrisiken anhand ihrer Schwere und Eintrittswahrscheinlichkeit zu identifizieren und zu klassifizieren. So können Sie Bedenken priorisieren und Risiken abwenden, bevor sie den Erfolg Ihres Projekts beeinträchtigen.
#5. Beispiel für einen Zeiterfassungsbericht
Ein Zeiterfassungsbericht zeigt Ihnen, wie viel Zeit Ihr Team tatsächlich für Projektaufgaben aufwendet, sodass Sie beurteilen können, wie die Zeit im Vergleich zu Ihrer Projektschätzung abschneidet. Auf diese Weise können Sie potenzielle Budgetüberschreitungen vorhersehen und wichtige Daten für zukünftige Projektschätzungen bereitstellen.
#6. Beispiel für einen Baseline-Bericht
A Baseline Der Bericht vergleicht Ihre ursprüngliche Zeitachse mit Ihrer tatsächlichen Projektzeitachse, sodass Sie bei der Planung zukünftiger Projekte aus der Vergangenheit lernen können. Es ist auch nützlich, um zu demonstrieren, wie sich Änderungen oder Verzögerungen auf den gesamten Projektzeitrahmen auswirken.
Dies ist also ein Beispiel für einen Baseline-Bericht mit der geplanten Zeitachse in Grau und der tatsächlichen Zeitachse in Blau.
So schreiben Sie einen guten Projektmanagementbericht
Das Ziel des Projektmanagement-Reportings besteht also darin, alle von Ihren Projekten generierten Informationen in einem einfachen Format bereitzustellen, das die Beteiligten verstehen und anwenden können. Hier sind einige Best Practices für die Erstellung von Managementberichten, die es den Projektbeteiligten ermöglichen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
#1. Behalten Sie die Daten im Vordergrund.
Der Zweck von Projektmanagementberichten besteht darin, verarbeitete Daten denjenigen zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, damit sie informiert sind und angemessene Entscheidungen treffen können. Daher ist es entscheidend, dass Berichte solide Daten enthalten, die Interessenvertreter verwenden können, um sich ein Bild vom Gesamtbild zu machen.
#2. Erstellen Sie eine Datenvisualisierung.
Verwenden Sie nach Möglichkeit eine Fülle von Bildern, Diagrammen und Grafiken, um die Bedeutung der von Ihnen angebotenen Daten mit visuellen Berichtstools für das Projektmanagement gründlich zu demonstrieren.
#3. Ermöglichen Sie eine konstruktive Kommunikation, indem Sie die Bühne offen lassen.
Berichte sollten keine Punkte sein, die Daten ausspucken und weitermachen; Stattdessen sollten Berichte versuchen, die Daten und ihre Auswirkungen zu erklären und gleichzeitig zusätzliche Fragen zu stellen. Es mag schwierig sein, aber dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten auf derselben Seite sind und ein vollständiges Verständnis dessen haben, was Sie zu vermitteln versuchen.
#4. Erstellen Sie Berichte, die für Ihre Zielgruppe relevant sind.
Die Geschäftsleitung wird nicht die Zeit haben, kleinere Details zu durchkämmen, und die Teammitglieder werden Schwierigkeiten haben, einen Bericht zu verstehen, der nur wenige Daten, Diagramme und Notizen enthält. Reports müssen auf die Anforderungen Ihrer Zielgruppe zugeschnitten sein, damit sie alle gewünschten Informationen erhält, ohne sich zu verzetteln oder aufgrund unzureichender Daten im Dunkeln zu bleiben.
Tools und Software für das Projektmanagement-Reporting
Suchen Sie nach der besten Projektmanagement-Berichtssoftware oder den besten Tools für Ihr Unternehmen? Sie sind an der richtigen Stelle! Wir haben die Arbeit vereinfacht, indem wir eine Liste mit 10 Berichtssoftware und -tools für das Projektmanagement zusammengestellt haben.
Untersuchen Sie die wichtigsten Funktionen, Kosten und Besonderheiten der Tools – und wählen Sie eine Lösung, die für Ihr Unternehmen geeignet ist.
#1. Skoro
Scoro ist eine umfassende Lösung, die alle erforderlichen Projektmanagement-Softwareelemente integriert: Projekte und Aufgaben, Kontaktverwaltung, Angebote, Teamzusammenarbeit, Abrechnung und Berichterstattung.
Im Folgenden sind die Funktionen aufgeführt:
- Projekte mit Teilaufgaben und zeitlichen Einschränkungen
- Dashboard für Key Performance Indicators (KPIs) in Echtzeit
- Teamkalender und Besprechungsplanung
- Kontaktmanagement
- Arbeitszeiterfassung und Abrechnung
- Detaillierte Finanz- und Projektfortschrittsberichte
- Voreingestellte Vorlagen für Angebotserstellung und Rechnungsstellung
Die Preise beginnen bei 26 USD pro Benutzer und Monat.
#fünfzehn. ProofHub
ProofHub ersetzt den traditionellen E-Mail-Versand und viele andere Tools, indem mehrere Projektmanagementfunktionen wie die Berichterstellung unter einem Dach kombiniert werden.
Im Folgenden sind die Funktionen aufgeführt:
- Benutzerrollen wurden zugewiesen.
- Online-Teammeetings und -Chats
- Aufgaben delegieren und Verantwortlichkeiten zuweisen
- Berichten und Verfolgen des Fortschritts eines Projekts
- Dateispeicherung, die sicher ist
Die Preise beginnen bei $ 45 pro Monat.
#3. Basislager
Basecamp ist das Tool der Wahl für Tausende von Projektmanagementteams, die seine moderne Social-Media-ähnliche Benutzeroberfläche und die einfachen Funktionen für die Teamzusammenarbeit zu schätzen wissen.
Im Folgenden sind die Funktionen aufgeführt:
- Projekte zur Verwaltung der Arbeit mehrerer Benutzer
- Diskussionsforen für neue Projekte oder Ideen
- Zusammenarbeit mit dem Team innerhalb der App
- Berichterstattung über die Projektleistung
- Kunden sehen ein separates Dashboard.
- E-Mail- und Desktop-Benachrichtigungen
Preis: Kostenlose Pläne sind verfügbar, kostenpflichtige Pläne beginnen bei 99 $ pro Monat.
#fünfzehn. Asana
Asana kombiniert Elemente des Projektmanagements, der Dateispeicherung und der Zusammenarbeit und hilft bei der teamübergreifenden Verwaltung von Projekten ohne E-Mail.
Im Folgenden sind die Funktionen aufgeführt:
- Aufgaben und Teamzuordnung
- Zeitleisten und Roadmaps für Projekte
- Teamwachstum und Meilensteine
- Fehlerberichte und Sprints sollten abgelegt und nachverfolgt werden.
- Projekt-Dashboards für einen schnellen Überblick
Preise: Kostenlos für bis zu 15 Mitglieder, Premium-Optionen beginnen bei 13 $ pro Benutzer und Monat.
#5. Citrix Podio
Podio ist ein hochgradig anpassungsfähiges und anpassbares Webcenter für die Arbeits- und Teamkommunikation.
Nachfolgend die Highlights:
- Innerhalb der Lösung können Aufgaben zugewiesen, Dateien angehängt und Besonderheiten besprochen werden.
- Verteilen Sie verschlüsselte und große Dateien.
- Automatisieren Sie Verkaufstrichter und Projektbudgetverfolgung.
- Ein visuelles Dashboard bietet einen Überblick über das Unternehmen.
Die Preise beginnen bei 19.20 $ pro Benutzer und Monat für eine vollständige Palette von Funktionen.
#6. Arbeitsbereich
Workzone wurde von erfahrenen Werbefachleuten entwickelt, die Agenturen und Kreativteams helfen wollten, Transparenz über ihr gesamtes Portfolio zu erlangen.
Im Folgenden sind die Funktionen aufgeführt:
- Aufgabenlisten, die für jede Person einzigartig sind
- Erstellen Sie eine Liste mit Teilaufgaben und Aufgabenabhängigkeiten.
- Konfigurieren Sie den Zugriff auf Projekte, Aufgaben und Dateien für bestimmte Benutzer (einschließlich Kunden).
- Mit Gantt-Diagrammen können Sie Status schnell erkennen.
- Weisen Sie Personen mehreren Aufgaben zu.
Die Preise beginnen bei 24 $ pro Benutzer und Monat.
#7. JIRA
JIRA ist eine plattformübergreifende Problem- und Fehlerverfolgungssoftware mit umfassenden Projektmanagementfunktionen wie Berichterstellung.
Im Folgenden sind die Funktionen aufgeführt:
- Planen Sie Sprints, indem Sie User Storys und Issues erstellen.
- Verteilen Sie die Aufgaben auf die Mitglieder Ihres Softwareteams.
- Priorisieren und besprechen Sie die Arbeit Ihres Teams.
- Organisieren Sie Ihre Teamkommunikation.
- Zeigen Sie Echtzeitberichte über die Arbeit Ihres Teams an.
Die Preise beginnen bei 10 US-Dollar pro Monat für bis zu zehn Benutzer, 75 US-Dollar pro Monat für fünfzehn Benutzer und 300 US-Dollar pro Monat für fünfzig Benutzer.
#8. Vorstellung
Notion bietet Ihnen eine völlig neue Perspektive auf das Projektmanagement. Es hilft bei der Projektplanung und -diskussion, beim Austausch von Informationen mit dem Team und beim Verfolgen aller Ideen.
Im Folgenden sind die Funktionen aufgeführt:
- Führen Sie eine wöchentliche Checkliste für sich selbst und machen Sie sich Notizen.
- Erstellen Sie ein Taskboard mit einem Drag-and-Drop-Editor.
- Stapeln Sie Seiten übereinander, um eine unendliche Wissensdatenbank zu erstellen.
Preise: $8 pro Benutzer und Monat
#9. Trello
Trello ist bekannt dafür, Projektaktivitäten auf einem kartonähnlichen Dashboard zu visualisieren, das sich ideal für die Verwaltung kurzer und schneller täglicher Aufgaben eignet.
Im Folgenden sind die Funktionen aufgeführt:
- Einfache Auftragsverwaltung auf einem Stück Karton
- Erstellen einer unendlichen Anzahl von Aufgabenlisten
- Teilen von Bildern und Dateien
- Listen können nach Datum oder Priorität organisiert werden.
- Mitarbeit und Kommentierung
Preise: Die private Nutzung ist kostenlos, während Unternehmen jeden Monat 9.99 USD pro Benutzer zahlen müssen.
#10. ActiveCollab
ActiveCollab ist eine Projektmanagement-Software, die Ihrem Team hilft, organisiert zu bleiben, während E-Mails veraltet sind.
Im Folgenden sind die Funktionen aufgeführt:
- Rechnungsstellung und Zeiterfassung
- Planungszeitleiste in Form eines Gantt-Diagramms
- Karten für Kanban
- Ein gemeinsamer Teamkalender zur Erleichterung der Zusammenarbeit
Die Preise beginnen bei 6.25 USD pro Monat für Mitglieder.
Welche verschiedenen Formen der Projektberichterstattung gibt es?
Tägliche, wöchentliche, monatliche und vierteljährliche Projektstatusberichte sind einige der verfügbaren Formate. Sie rationalisieren das Verfahren zur Beschaffung und Übermittlung wichtiger projektbezogener Informationen.
Ist Excel ein Tool für die Berichterstattung?
Excel ist ein fantastisches Tool zum Verwalten und Analysieren von Daten, aber für die Berichterstellung unwirksam. Sie können die Daten aus Excel und anderen Tools nutzen, die Ihr Team verwendet, um erfolgreiche Berichte zu erstellen, indem Sie Excel mit einer Berichtssoftware wie Databox verbinden.
Was dient als primäres Ziel der Berichterstattung?
Forschungsergebnisse werden in Berichten präsentiert und diskutiert. Dem Leser werden die Begründung für die Forschung, eine Beschreibung der Forschungsmethodik, die Erkenntnisse, Ergebnisse, eine logische Diskussion und Schlussfolgerungen/Empfehlungen gegeben.
Was beinhaltet eine Projektberichtsstruktur?
Um die Hierarchie und Macht der an einem bestimmten Projekt Beteiligten festzulegen, wird eine Organisationsstruktur für das Projektmanagement verwendet. In einem Diagramm, auf das sich Teammitglieder während der Arbeit an einem Projekt beziehen können, gibt die Struktur die Rollen und Berichtslinien für jedes Teammitglied an.
Was ist das Format eines Berichts?
Das Verfassen von Berichten ist eine formelle Art, ausführlich über ein Thema zu schreiben. Schreibstil und Ton eines Berichts sind immer förmlich. Die Zielgruppe ist das Segment, auf das Sie sich konzentrieren sollten.
Wird Python für die Berichterstattung verwendet?
Neben der Datenanalyse ist Python nützlich, um sich wiederholende Prozesse wie die Berichterstellung zu automatisieren.
Häufig gestellte Fragen zur Projektmanagementberichterstattung
Was ist Reporting im Projektmanagement?
Im Projektmanagement bezieht sich Berichterstattung einfach auf die Bereitstellung einer allgemeinen Zusammenfassung der Schlüsseldaten, die durch das Projekt generiert wurden, in einem unkomplizierten, benutzerfreundlichen Stil.
Warum verwenden wir Reporting-Software?
Reporting-Software stellt eine Verbindung zu Datenquellen her, sammelt Informationen und bietet Einblicke in Form von Grafiken und Diagrammen basierend auf den Eingabedaten, sodass der Benutzer wichtige Informationen aufdecken kann. Die Entscheidungsfindung wird durch die Reporting-Tools unterstützt. Detaillierte Einblicke geben Ihnen eine bessere Kontrolle über die Daten.
Was beinhaltet ein Projektbericht?
Der Projektmanagementbericht besteht aus Informationen zu wirtschaftlichen, technischen, finanziellen, verwaltungstechnischen und produktionstechnischen Aspekten.
