Governance ist eines der trockensten Themen im Projektmanagement, aber auch eines der kritischsten. So weiß die Geschäftsleitung, dass ihre Teams gute Arbeit leisten, und es gibt ihnen die Gewissheit, dass das Projekt wie geplant voranschreitet. Es bietet auch die erforderlichen Checks and Balances für das Management, um sicherzustellen, dass Geld angemessen und in Übereinstimmung mit dem Business Case ausgegeben wird. Schließlich ist es die Pflicht des Projektträgers, eine ausreichende Governance zu gewährleisten, aber auch das Projektmanagement kann dabei eine Rolle spielen. Was auch immer Ihre Funktion ist, es ist von Vorteil, Projekt-Governance zu verstehen und zu verstehen, wie sie Teams hilft, ihre Ziele zu erreichen. In diesem Beitrag wird erläutert, wie die Projekt-Governance-Struktur, das Modell und der Rahmen verwaltet werden.
Was ist Projekt-Governance?
Projekt-Governance stellt sicher, dass Projekte reibungslos, pünktlich und mit Kundenzufriedenheit ablaufen. Um dies konsistent zu erreichen, ist ein umfassendes Governance-Framework erforderlich, das das Projekt überwacht. Das ist Projektmanagement. Aber was genau hat es damit auf sich?
Was beinhaltet Projekt-Governance?
Das Wort „Projekt-Governance“ bezieht sich auf eine Reihe von Maßnahmen und Prinzipien, die festlegen, wie ein Projekt verwaltet, geplant und durchgeführt wird. Sie können sich Projekt-Governance als einen Rahmen vorstellen, der Sie dabei unterstützt, das Projekt in die richtige Richtung zu lenken. Indem Sie Projekt-Governance als Rahmen verwenden, schaffen Sie Konsistenz, was zur Stabilität des Projekts beiträgt.
Governance geht jedoch über die Entscheidungsfindung eines bestimmten Projekts hinaus. Es legt die Aktivitäten einer Organisation fest und wer wofür verantwortlich ist. Das ist ein beträchtlicher Teil des Kuchens und umfasst Richtlinien, Vorschriften, Funktionen, Prozesse, Verfahren und Pflichten.
Es ist offensichtlich, dass die Projektsteuerung eine große Aufgabe ist, die eine Projektmanagementsoftware erfordert, um alle ihre Verpflichtungen zu verwalten. Project Manager ist eine Arbeits- und Projektmanagementsoftware mit Roadmaps, die Sie bei der Verfolgung eines Projektportfolios unterstützen. Unbegrenzter Speicherplatz, Zusammenarbeit und Dateifreigabe sind ebenfalls enthalten. Wenn Sie Zeitpläne, Finanzen und Ressourcen in Echtzeit überwachen, können Sie fundiertere Entscheidungen treffen. Jetzt kostenlos starten.
Säulen der Projektsteuerung
Projekt-Governance umfasst drei Konzepte:
#1. Struktur
Die Struktur und das Umfeld der Organisation müssen das Projekt unterstützen. Dies bedeutet, dass das Top-Management bereit ist, Zeit und Mühe darauf zu verwenden, eine Vision zu entwickeln, der Projektmanager folgen können. Der „Struktur“-Teil der Governance bezieht sich auf die gesamte Organisation, nicht nur auf das aktuelle Team.
#2. Personen
Die Investition in effektive Projektmanager ist entscheidend für den Erfolg eines jeden Projekts. Die Geschäftsleitung muss jedoch zunächst ihr bestehendes Handeln verstehen. Governance kann dann die Ziele skizzieren, die jeder PM anstreben sollte. Diese Ziele müssen spezifisch, erreichbar und langfristig sein.
#3. Information
Während es wichtig ist, Menschen zu verstehen, ist der Prozess viel kritischer. Unabhängig davon, wie viele Ziele genannt werden oder was die Vision ist, wird jedes Projekt ohne klaren und konsistenten Informationsaustausch leiden.
Rollen in der Projektsteuerung
Die aktiven Funktionen innerhalb der Governance-Struktur werden durch den verwendeten Projektmanagementansatz bestimmt. Typischerweise begegnen Sie allen oder mehreren der folgenden Rollen:
#1. Projekteigentümer
Diese Person steht im Rampenlicht, weil sie das Unternehmen repräsentiert. Infolgedessen sind sie normalerweise nicht der Projektmanager, weil sie den Projektmanager zur Rechenschaft ziehen.
#2. Wichtige Interessengruppen
Ein Projektausschuss setzt sich aus wesentlichen Stakeholdern zusammen. Sie sind entweder Projektfinanzierer, Endproduktkunden oder Lieferanten. Um den Prozess effizient zu gestalten, begrenzen Sie die Anzahl der wesentlichen Stakeholder auf maximal sechs.
#3. Beratungsausschuss
Wenn es mehrere Stakeholder gibt, hält ein breiterer Beratungsausschuss sie in das Projekt involviert, ohne die Entscheidungsfindung zu erschweren oder ineffizient zu machen. Dies ist eher ein Diskussionsforum als ein Projektforum.
Trennen Sie das Project Board vom „Business as usual“. Dadurch bleibt das Projekt reaktionsfähig und kann fortgesetzt werden, ohne dass bei jeder Projektentscheidung eine Genehmigung von oben erforderlich ist. Der Projektinhaber kann alltägliche Entscheidungen ohne die Erlaubnis aller anderen treffen.
Lesen Sie auch: Projektplanung: Ein Leitfaden zu Projektplanungstechniken
Projekt-Governance-Struktur
Wir könnten sogar behaupten, dass eine Governance-Struktur für den Erfolg eines Projekts wichtig ist, da sie klare Regeln für das Verhalten in verschiedenen Situationen bietet und viel Chaos aus der Gleichung entfernt.
Welche Faktoren beeinflussen die Projekt-Governance-Struktur?
Die Governance-Struktur eines jeden Projekts sollte auf einigen Schlüsselkonzepten aufbauen, die während des gesamten Prozesses unabhängig von der Projektphase uneingeschränkt anwendbar sind:
- Logik – Der definierte Rahmen muss für alle Beteiligten angemessen und verständlich sein.
- Angemessenheit – es gibt keine einheitliche Governance-Struktur; Dies sollte immer auf das jeweilige Geschäft oder Projekt zugeschnitten sein.
- Transparenz– Alle Informationen über die Governance-Struktur müssen offen, verständlich und für alle Teammitglieder zugänglich kommuniziert werden.
- Replizierbarkeit – Die verwendeten Techniken und Verfahren sollten umfassend genug sein, um in jeder gegebenen Situation wiederverwendet zu werden.
- Effizienz – Die Governance-Struktur sollte es jedem Projekt ermöglichen, so reibungslos und produktiv wie möglich zu laufen.
Wenn einem Projekt eine Governance-Struktur fehlt, ist es leicht, in die Falle zu geraten und seine Ziele aus den Augen zu verlieren.
Projekt-Governance-Modell
Das Projekt-Governance-Modell muss mit der Organisation zusammenarbeiten. Ein Projekt-Governance-Modell ist das Ergebnis des koordinierten Zusammenspiels dreier Komponenten:
#1. Entscheidungsstrukturen
Organisationen verwenden häufig Diagramme, um Entscheidungsstrukturen zu definieren. Der hierarchische Kontrollfluss ist in vielen dreistufigen Governance-Frameworks deutlich sichtbar. Vordefinierte Rollen- und Verantwortungsmatrizen helfen Governance-Diagrammen, indem sie mehr Klarheit schaffen und präzise Entscheidungen darüber ermöglichen, wer welche Entscheidungen in der Organisation treffen kann.
#2. Betriebsverfahren
Verfahren definieren die Erwartungen an ein Projekt, um gemeinsame Ergebnisse zu erzielen. Obwohl Prozesse auf jedes Projekt zugeschnitten werden müssen, sind einige für den Projekterfolg wichtig.
#3. Kooperationsvermittler
Der Collaboration Enabler bietet Projektbeteiligten eine Möglichkeit, ihre Ansichten und Informationen zu kommunizieren. Organisationen können von einer Lösung profitieren, die es Teammitgliedern ermöglicht, Entscheidungsdaten während des Projektfortschritts zu protokollieren, anstatt sich auf das kollektive Gedächtnis zu verlassen.
So implementieren Sie ein Projekt-Governance-Modell
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Projekt-Governance-Modell zu erstellen und zu verwenden:
#1. Bestimmen Sie die Beteiligten
An dem Projekt beteiligte hochrangige Führungskräfte, Mitarbeiter und Dritte können alle als Stakeholder betrachtet werden. Sobald Sie sie identifiziert haben, betonen Sie die Bedeutung der Governance für die Erleichterung des Übergangs.
#2. Bestimmen Sie die Wichtigkeit Ihrer Unternehmensziele.
Der Lenkungsausschuss stuft die Geschäftsziele und Initiativen ein. Ausschussmitglieder können Ziele in Bereichen erstellen, in denen sie über Fachwissen verfügen. Sie arbeiten dann zusammen, um zu bestimmen, welche priorisiert werden sollen.
#3. Richten Sie die richtigen Verfahren ein
Erstellen Sie Protokolle, um die Kommunikation zu optimieren und festzulegen, wie Sie eine Genehmigung erhalten. Erstellen Sie Normen und Standards, die es allen Parteien ermöglichen, auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten.
#4. Ausschussmitglieder ernennen
Wählen Sie Mitarbeiter aus mehreren Abteilungen aus und weisen Sie ihnen eine bestimmte Rolle für die Durchführung des Projekts zu. Sie können Ihr Komitee bilden, indem Sie Personen auswählen, die ihre Fähigkeit unter Beweis gestellt haben, die strategische Ausrichtung eines Projekts festzulegen, zu überprüfen und zu regulieren sowie Stakeholdern und dem Projektteam politische Ratschläge zu erteilen. Diese Mitglieder werden Projektempfehlungen aussprechen und allgemeine Projektplanungs- und Implementierungstechniken erörtern. Mitglieder des Lenkungsausschusses sind häufig Führungskräfte und Projekt auf hohem Niveau Kundenvertreter.
#5. Effektiv kommunizieren
Informieren Sie alle Projektbeteiligten über die Gremien und Prozesse des Projekts. Die Bereitstellung von Schulungen für Projektmitglieder zeigt, dass das Management in das Projekt investiert, und unterstützt das Engagement aller Mitarbeiter.
Was ist Project Governance im Projektmanagement
Im Management ist Project Governance die Architektur, die sich mit der Verantwortung und Rechenschaftspflicht befasst, die Ihr Projekt umgibt. Es dient als Rahmen für projektbezogene Entscheidungen. Regieren ein Projektmanagement bietet eine Lösung für die Frage: Wem werde ich Bericht erstatten? Und wer muss sich bei mir melden? Es bietet eine Struktur für das Projektmanagement. Der Sponsor, der als Bindeglied zwischen dem Vorstand, dem Projektmanager und den Stakeholdern fungiert, spielt eine wichtige Rolle bei der Projektsteuerung.
Projekt-Governance-Framework
Es gibt keine einheitliche Governance-Struktur, die alle Unternehmen nutzen können. Es gibt jedoch wichtige Komponenten einer exzellenten Governance, die alle Unternehmen bei der Entwicklung ihres Governance-Rahmens berücksichtigen sollten.
Elemente eines Project Governance Framework
Was macht gute Regierungsführung aus? Gibt es offensichtliche Indikatoren, die auf die Merkmale eines Projekt-Governance-Frameworks hinweisen?
Werfen Sie einen Blick darauf, und Sie können möglicherweise bestimmte Handlungen und Merkmale identifizieren, die auf die ordnungsgemäße Führung eines Projekts hinweisen.
- Ein solider Projektmanagement-Lebenszyklus ist in jedem Projekt vorhanden, das Wert auf exzellente Governance legt. Es berücksichtigt alle explizit festgelegten Zulassungskriterien.
- Die Punkte diskutieren, ob das Projekt realisierbar ist oder nicht. In jedem Fall wird an dieser Stelle über die Fortführung des Projekts entschieden.
Was beinhaltet Project Governance und warum ist sie so wichtig?
Durch die Bereitstellung effizienter Eskalationskanäle für Bedenken und Änderungswünsche und die Festlegung delegierter Befugnisse rüstet die Governance das Projektpersonal aus, um seine Aufgaben zu erfüllen. Auch die Pflichten und Verantwortlichkeiten des Teams und anderer Stakeholder müssen klar definiert sein, um eine gute Unternehmensführung zu praktizieren.
Was ist eine Struktur für die Projektsteuerung?
Die Governance-Struktur ist der Rahmen für das Projektmanagement, insbesondere in Bezug auf die Regeln, Praktiken, Rollen und die Zuweisung von Verantwortlichkeiten über den gesamten Entscheidungsprozess hinweg. Sie behält das Projekt unter Kontrolle, damit es perfekt und planmäßig ablaufen kann.
Wer ist für die Projektsteuerung zuständig?
Der Projektsponsor spielt eine entscheidende Rolle bei der Projektsteuerung. Der Vorstand, der Projektmanager und die Projektbeteiligten sind die drei zentralen Verantwortlichkeitspunkte des Projektsponsors.
Zusammenfassung
All dies sind Aspekte des Projektmanagements, die von Anfang an verstanden werden müssen. Konzentrieren Sie sich nicht nur auf die Definitionen. Wenn Sie mehr daraus machen wollen, schauen Sie darüber hinaus. Wenn Sie dies zur Gewohnheit machen, wird das größere Bild sichtbarer. Was letztendlich passiert, ist, dass Sie fundiertere Entscheidungen treffen und gleichzeitig Fehler minimieren.
Häufig gestellte Fragen zur Projektsteuerung
Was ist ein Projekt-Governance-Beispiel?
Beispiel:
Da er oder sie die Gesamtstrategie und den Spielplan entwickelt, fungiert der Cheftrainer als Projektmanager. Der General Manager des Teams ist ein Projektleiter, jemand, der hervorragende Führungs-, Entscheidungs- und Kommunikationsfähigkeiten demonstriert, um sicherzustellen, dass das Projekt gut läuft.
Wie entwickelt man Projekt-Governance?
Beginnen Sie mit der Festlegung der Grundlagen:
- Erstellen Sie eine „Rollen- und Pflichtenliste“.
- Stellen Sie sicher, dass Sie einen Projektsponsor haben.
- Bilden Sie einen Projektausschuss oder eine Lenkungsgruppe und planen Sie regelmäßige Treffen, bei denen Sie Protokolle führen und austauschen.
- Erstellen Sie ein Risikomanagementverfahren.
- Erstellen Sie ein Change-Management-Verfahren.
Was ist der Unterschied zwischen Projektmanagement und Projektsteuerung?
Während Governance die Überwachung eines Projekts als Ganzes während des gesamten Projektlebenszyklus beinhaltet, beinhaltet Management die tägliche Verwaltung der spezifischen Komponenten eines Projekts. Ein kollaborativer Ansatz zur Projektsteuerung und -verwaltung ist entscheidend für den Projekterfolg.
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