Unternehmen möchten, dass ihre Projekte erfolgreich sind und sowohl die Erwartungen der Kunden als auch interne Ziele erfüllen. Aber wie ist die tatsächliche Situation? Laut einer PMI-Analyse wurden 14 Prozent der untersuchten IT-Projekte als Misserfolg eingestuft. Nur 57 % der Projekte wurden innerhalb ihres ursprünglichen Budgets abgeschlossen, der Rest übertraf das selbst gesetzte Ziel.
Dies ist zweifellos eine schlechte Nachricht für Unternehmen, da Kostenüberschreitungen nicht nur ihre Margen verringern, sondern auch ihre Fähigkeit zur Durchführung zukünftiger Projekte einschränken. Das Verständnis des Projektkostenmanagements und wie man es effektiv anwendet, kann Unternehmen dabei helfen, auf Kurs zu bleiben.
In diesem Beitrag werden wir das Projektkostenmanagement definieren, seine Vorzüge erörtern und die für die Erstellung eines Kostenmanagementplans erforderlichen Phasen durchgehen. Außerdem sehen wir uns ein Beispiel für Projektkostenmanagement an und gehen auf die Notwendigkeit von Software im Management ein.
Projektkostenmanagement
Die Praxis der Schätzung, Planung und Kontrolle der Kosten während des gesamten Projektlebenszyklus mit dem Ziel, die Ausgaben innerhalb des vereinbarten Budgets zu halten, wird als Projektkostenmanagement bezeichnet.
Damit ein Projekt als erfolgreich angesehen werden kann, ist Folgendes erforderlich:
- Es erfüllt die Anforderungen und den Umfang.
- Seine Ausführungsqualität ist ausgezeichnet.
- Es wurde pünktlich fertig gestellt und
- Es wurde termin- und budgetgerecht errichtet.
Dadurch ist das Projektkostenmanagement eine der wichtigsten Säulen des Projektmanagements und unabhängig vom Bereich, wie Fertigung, Handel, Technik oder Bau, anwendbar. Es hilft bei der Entwicklung einer finanziellen Basis, anhand derer Projektmanager den aktuellen Status ihrer Projektkosten bewerten und gegebenenfalls die Richtung neu ausrichten können.
Welche Bedeutung hat das Projektkostenmanagement?
Die Bedeutung des Kostenmanagements liegt auf der Hand. Um ein Beispiel für Projektkostenmanagement aus der Praxis zu geben: Wenn Sie sich entscheiden, ein Haus zu bauen, müssen Sie zunächst Ihr Budget festlegen. Wenn Sie wissen, wie viel Sie für das Projekt ausgeben möchten, besteht der nächste Schritt darin, das Gesamtbudget in Ausgaben für Teilaufgaben und kleinere Einzelposten aufzuschlüsseln.
Das Budget bestimmt kritische Entscheidungspunkte wie: Welcher Designer soll eingestellt werden – ein High-End-Designer, der das Projekt von Anfang bis Ende konstruiert und liefert, oder jemand, der mit ein paar Elementen helfen und mit einem kleineren Budget arbeiten kann? Wie viele Stockwerke soll das Haus haben? Welche Materialqualität soll verwendet werden?
Ohne Budget ist es nicht nur schwierig, diese Bedenken zu beantworten, sondern es ist auch unmöglich festzustellen, ob Sie nach dem Start des Projekts auf dem richtigen Weg sind. Der Umfang dieses Problems wird in großen Organisationen aufgrund des gleichzeitigen Betriebs mehrerer Projekte, Änderungen der anfänglichen Annahmen und des Hinzufügens unvorhergesehener Ausgaben verstärkt. Hier kann Kostenmanagement hilfreich sein.
- Projektmanager können Management sparen, indem sie effektive Kostensenkungsmaßnahmen anwenden.
- Stellen Sie mit den Stakeholdern klare Erwartungen auf.
- Durch die Kundentransparenz schleicht sich der Kontrollspielraum ein.
- Verfolgen Sie den Fortschritt und ergreifen Sie so schnell wie möglich Korrekturmaßnahmen.
- Halten Sie geplante Margen ein, steigern Sie den ROI und vermeiden Sie Projektverluste.
- Erstellen Sie Daten, die Sie als Standard für zukünftige Projekte verwenden und langfristige Kostentrends verfolgen können.
Was kostet ein Projekt?
Der Gesamtbetrag, der für die Ausführung eines Projekts oder einer Arbeit erforderlich ist, wird als der bezeichnet Projektkosten, die sowohl direkte als auch indirekte Kosten umfasst.
Projektkostenmanagementplan
Ein Projektkostenmanagementplan ist eine Strategie zur Planung und Ausführung eines Projektbudgets. Dies geschieht natürlich, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen wird. Wenn Sie jedoch keinen umfassenden Projektkostenmanagementplan haben, werden beide Dinge scheitern und Sie und Ihr Unternehmen viel Geld kosten.
Wie erstellen Sie einen Projektkostenmanagementplan?
Kostenmanagement ist manchmal unter genaueren Unteraufgabennamen wie Ausgabenmanagement, Kostentransparenz und Kostenrechnung bekannt. Es besteht normalerweise aus vier Prozessen: Ressourcenplanung, Kostenschätzung, Budgetierung und Kostenkontrolle.
#1. Projektressourcenplanung
Der Prozess der Identifizierung der Ressourcen, die für die Ausführung und den Abschluss eines Projekts benötigt werden, wird als Ressourcenplanung bezeichnet. Menschen (z. B. Mitarbeiter und Auftragnehmer) und Ausrüstung sind Beispiele für Ressourcen (z. B. Infrastruktur, große Baufahrzeuge und andere Spezialausrüstung, die nur begrenzt verfügbar ist).
Bevor die eigentliche Arbeit beginnt, wird zu Beginn eines Projekts die Ressourcenplanung abgeschlossen.
Zu Beginn müssen Projektmanager zunächst den Projektstrukturplan (PSP) erstellen. Sie müssen jede Teilaufgabe im WBS untersuchen und fragen, wie viele Personen, welche Fähigkeiten und welche Art von Ausrüstung oder Material erforderlich sind, um diese Aufgabe zu erledigen.
Hier sind einige Hinweise, die Sie beim Durchlaufen des Prozesses beachten sollten:
- Bevor Sie Teilaufgaben und die zugehörigen Ressourcen festlegen, berücksichtigen Sie historische Daten – frühere Zeitpläne und Aufwand.
- Berücksichtigen Sie das Feedback von KMUs und Teammitgliedern – ein kooperativer Ansatz funktioniert effektiv, insbesondere bei Projekten, denen historische Daten fehlen.
- Untersuchen Sie die Auswirkung der Zeit auf den Ressourcenbedarf. Beispielsweise kann eine Ressource mehrere Monate lang nicht verfügbar sein, was dazu führt, dass der Zeitplan des Projekts ins Rutschen gerät. Dies kann Auswirkungen auf Kostenschätzungen haben.
Trotz der Tatsache, dass dieser Schritt während der Planungsphase erfolgt, müssen Projektmanager die Gegebenheiten vor Ort berücksichtigen. Beispielsweise können Sie eine Anforderung für eine Ressource mit spezifischem Fachwissen entdecken; Wenn eine solche Ressource jedoch innerhalb der Organisation nicht zugänglich ist, müssen Sie erwägen, einen Auftragnehmer einzustellen oder Ihre Mitarbeiter zu schulen, um sie auf den neuesten Stand zu bringen. Alle diese realen Elemente wirken sich auf das Kostenmanagement aus.
#2. Kostenschätzung
Der Prozess der Berechnung der Kosten für alle Ressourcen, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind, wird als Kostenschätzung bezeichnet. Für die Kostenkalkulation benötigen wir folgende Angaben:
- Erforderliche Ressourcen (Ausgabe aus dem vorherigen Schritt)
- Die Kosten jeder Ressource (z. B. Personalkosten pro Stunde, Kosten für die Einstellung von Anbietern, Kosten für die Beschaffung von Servern, Materialpreise pro Einheit usw.)
- Der Zeitrahmen, für den jede Ressource benötigt wird
- Liste der Annahmen
- Mögliche Risiken
- Bisherige Projektausgaben und ggf. Branchenbenchmarks
- Einblick in die finanzielle Gesundheit und Berichtsstrukturen des Unternehmens
Die Schätzung ist wahrscheinlich der schwierigste Schritt im Kostenmanagement, da Genauigkeit entscheidend ist. Projektmanager müssen auch feste und variable Ausgaben, Gemeinkosten, Inflation und den Zeitwert des Geldes berücksichtigen.
Je größer die Differenz zwischen geschätzten und tatsächlichen Ausgaben ist, desto unwahrscheinlicher ist der Erfolg eines Projekts. Es stehen jedoch zahlreiche Schätzmodelle zur Auswahl. Wenn Sie viele frühere Kostendaten aus ähnlichen Projekten haben, ist die analoge Schätzung eine nützliche Option. Einige Unternehmen bevorzugen mathematische Methoden wie z parametrische Modellierung oder die Programmevaluierungs- und Überprüfungstechnik (PERT).
Dann stellt sich die Frage, ob man von oben nach unten oder von unten nach oben vorgehen soll. Wenn frühere Kostendaten verfügbar sind, funktioniert die Top-down-Preisgestaltung gut. In diesem Fall haben Projektmanager in der Regel bereits Erfahrungen mit ähnlichen Projekten und können daher eine fundierte Entscheidung treffen. Bottom-up funktioniert gut für Projekte, in denen Organisationen keine Erfahrung haben, und es ist sinnvoll, eine Kostenschätzung auf Aufgabenebene zu berechnen und sie dann nach oben zu rollen.
Kostenschätzung als Entscheidungsunterstützungstool
In vielen Fällen entwickeln Projektmanagementteams mehrere Lösungen für ein Projekt, und die Kostenschätzung hilft ihnen bei der Entscheidung, welchen Weg sie einschlagen sollen. Hierfür stehen zahlreiche Kalkulationsmethoden zur Verfügung vergleichende Analyse, einschließlich aktivitätsbasierter Kostenrechnung, Auftragskostenrechnung und Lebenszykluskostenrechnung.
Beispielsweise berücksichtigt die Lebenszykluskostenrechnung den gesamten End-to-End-Lebenszyklus eines Projekts. Wartungskosten beispielsweise werden in IT-Projekten häufig übersehen, aber die Lebenszykluskostenrechnung betrachtet langfristig und berücksichtigt Ressourcenverbrauch bis zum Ende des Zyklus. In ähnlicher Weise besteht das Ziel von Fertigungsprojekten darin, zukünftige Service- und Ersatzkosten zu reduzieren.
Der Schätzungsprozess kann manchmal von Teams verwendet werden, um Kosten zu bewerten und zu reduzieren. Value Engineering im Projektmanagement hilft beispielsweise dabei, das Beste aus einem Projekt herauszuholen und gleichzeitig die Kosten zu senken.
#3. Kostenbudgetierung
Die Kostenbudgetierung kann als Erweiterung der Schätzung oder als eigenständiger Prozess angesehen werden. Budgetierung ist der Prozess der Zuordnung von Kosten zu einem bestimmten Teil eines Projekts, wie z. B. einzelnen Aufgaben oder Modulen, über einen festgelegten Zeitraum. Budgets beinhalten Reserven für unvorhergesehene Ausgaben, die für unerwartete Ausgaben vorgesehen sind.
Angenommen, die Gesamtkosten für ein dreijähriges Projekt betragen 2 Millionen US-Dollar. Da die Budgetvergabe jedoch zeitabhängig erfolgt, beschließt der Projektleiter, sich vorerst auf die ersten beiden Quartale zu konzentrieren. Sie identifizieren die Arbeitsaufgaben, die abgeschlossen werden müssen, und budgetieren beispielsweise 35,000 US-Dollar für diesen Zeitraum und diese Arbeitsaufgaben. Um zu dieser Zahl zu gelangen, wendet der Projektmanager den Projektstrukturplan (PSP) und einige der im vorangegangenen Abschnitt besprochenen Schätzmethoden an.
Die Budgetierung erstellt eine Kostenbasislinie, anhand derer die Kostenleistung des Projekts in der Zukunft gemessen und bewertet werden kann. Ohne das Budget wären die geschätzten Gesamtkosten eine amorphe Zahl, die nur schwer halbwegs zu quantifizieren wäre. Durch die Bewertung der Projektleistung können Sie ermitteln, wie viel Budget für zukünftige Phasen des Projekts benötigt wird.
Ein weiterer Grund, Budgets zu kürzen, besteht darin, dass Unternehmen sich häufig auf erwartete zukünftige Cashflows verlassen, um sich selbst zu finanzieren. Der Projektleiter hat in der Anfangsphase einen begrenzten finanziellen Pool und muss sich dementsprechend Ziele setzen. Es ist, als würde man mit dem Fundament und einem Stockwerk eines Hauses beginnen und dann den Rest des Projekts abschließen, während man mehr Geld spart.
#4. Kostenkontrolle
Kostenkontrolle ist der Prozess, bei dem Kostenabweichungen von der Basislinie gemessen und geeignete Maßnahmen ergriffen werden, um diese Lücke zu schließen, z. B. das zugewiesene Budget zu erhöhen oder den Arbeitsumfang zu reduzieren. Es ist ein kontinuierlicher Prozess, der während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts stattfindet. Der Schwerpunkt liegt hier sowohl auf der Messung als auch auf einer zeitnahen und klaren Berichterstattung.
Der Kostenmanagementplan ist zusammen mit der Kostenbasislinie eine entscheidende Eingabe für die Kostenkontrolle. Dieser Plan enthält Details, wie die Projektleistung gemessen wird, was die Abweichungsschwelle ist, welche Maßnahmen ergriffen werden, wenn die Schwelle überschritten wird, und eine Liste von Personen und Rollen mit Entscheidungsbefugnissen der Geschäftsführung.
Earned Value Management (EVM) ist eine beliebte Methode zur Messung der Kostenleistung. Betrachten Sie als Beispiel für das Projektkostenmanagement Folgendes:
Beispiel
Sie messen den Fortschritt von Aufgabe X am Ende der Woche und stellen fest, dass sie zu 25 % abgeschlossen ist. Woher wissen Sie, ob Sie auf dem richtigen Weg sind, um die Aufgabe innerhalb des Budgets abzuschließen?
Zuerst bestimmt ein Projektmanager den geschätzten Wert der Aufgabe (in der Planungsphase). Angenommen, Aufgabe X hat ein Budget von 4000 $ und wird voraussichtlich bis Ende der Woche zur Hälfte abgeschlossen sein.
Planwert (PV) von Aufgabe X pro Woche = 4000 $ * 5 = 2000 $
Earned Value (EV) von Aufgabe X dividiert durch die Anzahl der Wochen = 4000 $ * 25 = 1000 $
Sie müssen nun die tatsächlichen Kosten (AC) der Arbeit berechnen, die zusätzliche Variablen wie Geräte- und Materialkosten enthalten (z. B. 800 USD).
EV – PV = 1000 $ – 2000 $ = -1000 $.
EV – AC = 1000 $ – 800 $ = 200 $ Kostenabweichung
Die negative Planabweichung zeigt an, dass die Aufgabe hinter dem Zeitplan zurückliegt, aber die positive Kostenabweichung zeigt an, dass sie unter dem Budget liegt.
Bei der Bewältigung von Hunderten von Aufgaben in großen Projekten kann die Kostenkontrolle die Transparenz schaffen, die Entscheidungsträger benötigen, um schnell auf die Situation reagieren zu können.
Software für das Projektkostenmanagement
Das Kostenmanagement wird wie andere Aspekte des Projektmanagements kompliziert, wenn zahlreiche Variablen eine Rolle spielen. Das Verfahren selbst ist komplex und erfordert eine akribische Aufmerksamkeit für Details sowie eine strenge Vorgehensweise. Dieser Prozess kann durch den Einsatz von Projektkostenmanagement-Software erheblich unterstützt werden.
Lassen Sie uns einen Blick auf einige der Vorteile der Verwendung von Projektkostenmanagement-Software werfen:
- Die Automatisierung der zeitaufwändigen quantitativen Analyse während der Schätzung und Messung trägt zur Reduzierung menschlicher Fehler bei.
- Die Datenintegration über Planung, Schätzung, Budgetierung und Kontrolle hinweg ermöglicht eine kontinuierliche Überwachung und schnelle, proaktive Reaktionen anstelle von einmaligen Eingriffen.
- Die Entscheidungsfindung wird durch Projektkostenmanagement-Software unterstützt, die Szenarioprognosen und Was-wäre-wenn-Analysen verwendet, um alternative Lösungen zu bewerten.
- Dashboards und andere reichhaltige Benutzeroberflächen bieten eine einfache und unkomplizierte Berichterstellung.
- Projektkostenmanagement-Software reduziert die Komplexität des Mehrwährungsmanagements in Projekten, die über mehrere geografische Standorte verteilt sind.
- Viele Projektkalkulationslösungen unterstützen die Integration von Drittanbietern, sodass Daten gesammelt und analysiert werden können.
- Mit der Verfügbarkeit von Leistungsdaten aus mehreren Projekten sind Benchmarking und Standardisierung möglich.
Kostenkontrolle und Durchführung von Großprojekten
Laut dem PMI Pulse of the Profession Report 2018 gaben 41 % der Befragten an, dass ihre Projekte komplex sind. Es überrascht daher nicht, dass 40 % der Umfrageteilnehmer „Investitionen in Technologie, um den Projekterfolg zu verbessern“ als ihre oberste Priorität einstufen.
Kostenmanagement ist untrennbar mit der Fähigkeit einer Organisation verbunden, aktuelle und zukünftige Projekte erfolgreich abzuschließen. Die Investition in eine zuverlässige Kostenmanagement-Software kann zu erheblichen Einsparungen führen. Eine gute Kostenmanagementlösung behandelt sie nicht als separate Funktion, sondern nutzt sie als wesentlichen Bestandteil der Projekt- und Portfolioleistung und korreliert Daten projektübergreifend.
Was sind die Vorteile des Kostenmanagements in einem Projekt?
Die geschäftlichen Vorteile eines effizienten Kostenmanagements sollten von Projektmanagern nicht übersehen werden. Einige dieser Vorteile sind wie folgt;
#1. Es fördert Zukunftspläne
Das Projektkostenmanagement hilft bei der Vorbereitung zukünftiger Budgets, indem es den Bericht der vorherigen Ressource maximiert, um Genauigkeit zu erstellen.
#2. Hilft bei der Vermeidung von Risiken
Es enthält in der Regel eine Risikopauschale, um sicherzustellen, dass der Projekterfolg nicht durch unvorhergesehene Kosten gefährdet wird.
#3. Schützen Sie sich vor Kostenüberschreitungen
Es ermöglicht Projektmanagern, Kosten aufzuteilen, um Mehrausgaben zu begrenzen. Durch die Zuordnung der Kosten zum Projekt können Manager langfristig Mehrausgaben vermeiden.
Was sind die üblichen Einschlüsse im Kostenmanagementplan?
Ein Kostenmanagementplan ist ein Dokument, das die Kriterien und Aufgaben umreißt, die im Rahmen des Projektmanagements erledigt werden müssen. Ein Kostenmanagementplan umfasst sowohl Schätzungen der Inputkosten als auch den Geldbetrag, der ausgegeben wird, Kosten-Output-Prognosen oder den erhaltenen Geldbetrag.
Was ist der erste Schritt im Projektkostenmanagement?
In der ersten Phase des Kostenmanagements werden die Ressourcen definiert, die zur Erledigung aller Projektaufgaben benötigt werden.
Was sind die vier Kostenarten?
Die vier Hauptkostenarten sind:
- Direkt
- Indirekt
- Feste und variable Kosten.
- FINANZMITTEL: Die 7 besten Quellen, auf die Sie 2023 achten sollten (+ ausführlicher Leitfaden)
- Management von Projektmeilensteinen: Ausführlicher Leitfaden mit Beispielen
- Was ist Projektrisikomanagement? Schritte zum Erstellen eines Risikobewertungsplans
- Projektumfangsmanagement: Beispiele für Definitions- und Umfangsmanagementpläne
- PROJEKTFINANZIERUNG: Einfache Anleitung, um jedes Projekt zu starten (+ die besten Tipps)
