Sie würden über Ihre eigenen Fähigkeiten und Erfolge erstaunt sein, wenn Sie die Anzahl der Aufgaben und Ziele überprüfen würden, die Sie an einem Tag, einer Woche, einem Monat und einem Jahr erledigt haben. Dies vermittelt jedoch kein genaues Bild davon, wie produktiv und effizient Sie in diesem Zeitraum waren. Möglicherweise haben Sie gelegentlich Fristen verpasst oder für die Erledigung einiger Aufgaben zu lange gebraucht. Dies waren große Stolpersteine für die Produktivität. Die Frage der Priorisierung von Aufgaben bei der Arbeit wird von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie jeden Tag eine große Anzahl von Arbeitsaktivitäten ausführen müssen, müssen Sie möglicherweise eine effiziente Strategie für deren Bewältigung entwickeln. Bei der Priorisierung handelt es sich um eine Methode, um anhand der Wichtigkeit zu bestimmen, was Sie zuerst tun sollten. Wenn Sie wissen, wie Sie Ihre Aufgaben am besten priorisieren, können Sie möglicherweise Zeit bei der Arbeit sparen. In diesem Beitrag definieren wir die Priorisierung und stellen eine leicht verständliche Anleitung zur Priorisierung von Aufgaben bereit.
So priorisieren Sie Aufgaben
Bei der Priorisierung geht es darum, die Reihenfolge zu bestimmen, in der Aufgaben abhängig von ihrem Wert erledigt werden sollen. Diese Methode kann Ihnen dabei helfen, Ihre Zeit besser zu organisieren. Dadurch erfahren Sie, wie Sie bei der Arbeit Prioritäten setzen, Fristen einhalten und mehr Zeit für größere Aufgaben haben. Priorisierungsfähigkeiten können Ihnen dabei helfen, mehr Arbeit in kürzerer Zeit zu erledigen. Erstellen Sie eine Aufgabenliste. Sie können nicht entscheiden, wie Sie Aufgaben priorisieren, es sei denn, Sie haben zunächst ein klares Bild von allem, was erledigt werden muss. Dies mag rudimentär erscheinen, wird jedoch manchmal in der Eile, mit Projekten zu beginnen, übersehen. Erstellen Sie stattdessen eine Liste mit allem, woran Sie in all Ihren Projekten arbeiten müssen. Um eine Überforderung zu vermeiden, teilen Sie größere Aufgaben in Teilaufgaben auf. Sobald Ihre Aufgaben zusammengestellt und aufgelistet sind, fügen Sie zusätzliche Informationen hinzu, wie zum Beispiel:
- Die Zeit, die für die jeweilige Fertigstellung benötigt wird.
- Der Grad der Wichtigkeit oder Dringlichkeit
- Die Deadline
Da Sie alle Ihre Aufgaben an einem Ort erledigen, haben Sie einen klaren Überblick darüber, was zu tun ist. Wie die meisten Menschen beginnen Sie Ihren Arbeitstag mit dem Ziel, so produktiv wie möglich zu sein. Im Laufe des Tages müssen Sie jedoch mehrere dringende Anfragen bearbeiten und Ihre Aufgabenliste wächst. Was Sie sich vorgenommen haben, scheint zunächst beiseite geschoben zu werden. Sie sind nicht allein, wenn Ihnen das bekannt vorkommt. Normalerweise haben wir das Gefühl, dass wir bei der Arbeit aufholen müssen, ohne einen Rahmen für die Priorisierung von Aufgaben zu haben.
So priorisieren Sie Aufgaben bei der Arbeit
Schlechte Produktivität und die Nichteinhaltung von Terminen sind meist das Ergebnis einer falschen Priorisierung der Aufgaben. Um Fristen einzuhalten und die Produktivität zu steigern, ist es wichtig, die Arbeit zu priorisieren. Die Schritte für eine bessere Aufgabenpriorisierung am Arbeitsplatz sind wie folgt.
#1. Erstellen Sie eine Aufgabenliste.
Sie können nicht entscheiden, wie Sie Aufgaben priorisieren, es sei denn, Sie haben zunächst ein klares Bild von allem, was erledigt werden muss. Dies mag rudimentär erscheinen, wird jedoch manchmal in der Eile, mit Projekten zu beginnen, übersehen. Erstellen Sie stattdessen eine Liste mit allem, woran Sie in all Ihren Projekten arbeiten müssen. Um eine Überforderung zu vermeiden, teilen Sie größere Aufgaben in Teilaufgaben auf.
Sobald Ihre Aufgaben zusammengestellt und aufgelistet sind, fügen Sie zusätzliche Informationen hinzu, wie zum Beispiel:
- Die Zeit, die für die jeweilige Fertigstellung benötigt wird.
- Der Grad der Wichtigkeit oder Dringlichkeit
- Die Deadline
- Da Sie alle Ihre Aufgaben an einem Ort erledigen, haben Sie einen klaren Überblick darüber, was zu tun ist.
#2. Erstellen Sie einen Kalender, um den Überblick über Ihre Aufgaben zu behalten.
Wenn Sie festgestellt haben, welche Aufgaben am wichtigsten sind, tragen Sie sie in Ihren Kalender ein. Wenn Sie Ihre Arbeitsliste täglich einsehen, kann es einfacher sein, Ihre Zeit zu priorisieren. Sie werden vielleicht feststellen, dass eine visuelle Erinnerung an jeden Punkt, den Sie erledigen müssen, Ihnen dabei hilft, sich besser darauf zu konzentrieren. Das Abschließen dieser Aufgaben kann Ihnen auch ein Erfolgserlebnis vermitteln. Wenn Sie eine Aufgabe ohne klare Start- oder Endtermine erhalten, fragen Sie unbedingt danach, damit Sie einen Termin für die Bearbeitung festlegen und Erwartungen festlegen können. Nachdem Sie diese Daten festgelegt haben, möchten Sie möglicherweise Ihr persönliches Enddatum noch früher festlegen, um unerwarteten Problemen Rechnung zu tragen oder die Arbeit pünktlich abzuliefern.
#3. Sortieren Sie Ihre Liste nach Wichtigkeit
Der nächste Schritt besteht darin, die Wichtigkeit oder Dringlichkeit jeder Aktivität zu bestätigen. Wenn eine wichtige Arbeit nicht rechtzeitig abgeschlossen wird, hat dies weitreichende Auswirkungen, da sie für Ihr Projekt von grundlegender Bedeutung ist. Eilige Aufträge hingegen müssen am selben Tag erledigt werden, da ihre Deadline am selben Tag liegt. Das Abwägen Ihrer Projekte untereinander ist der beste Ansatz, um sie nach Dringlichkeit oder Priorität zu ordnen. Priorisieren Sie anhand der Liste aus Schritt eins jede Aufgabe auf einer Skala von 0 bis 10 und machen Sie dasselbe für dringende Aufgaben. Wenn die beiden Punktzahlen addiert werden, wird die Aufgabe mit der höchsten Punktzahl an erster Stelle gereiht.
#4. Teilen Sie Ihren Teamkollegen den Status Ihrer Aufgaben mit.
Vergessen Sie schließlich nicht, Teamkollegen einzubeziehen, die möglicherweise darauf warten, dass Sie eine Aufgabe erledigen oder um Ihre Zeit konkurrieren. Reduzieren Sie die Anzahl der Anfragen, die Sie erhalten, indem Sie Ihren Teamkollegen proaktive Statusaktualisierungen über den Abschluss einer Aufgabe, den Zeitpunkt, an dem Sie einen Auftrag abschließen möchten, sowie über etwaige Verzögerungen oder Hindernisse bereitstellen. Anstatt ständig auf Anfragen zu antworten, können Sie Ihre Arbeit weiterhin produktiv und effizient erledigen.
So priorisieren Sie Aufgaben im Projektmanagement
Unabhängig davon, ob Sie ein völliger Neuling im Projektmanagement sind oder über jahrelange Erfahrung verfügen, ist es eine schwierige Aufgabe, ein Projekt termin- und budgetgerecht zu verwalten und abzuschließen. Jedes Projekt ist einzigartig und stellt seine eigenen Projektmanagementprobleme dar. An welcher Art von Projekt Sie auch arbeiten, Sie haben es wahrscheinlich mit engen Fristen und hohen Erwartungen zu tun. Alles im Projektmanagement wird von Hand erledigt. Anders als in anderen Branchen führen Fehler nicht zum Erfolg; Stattdessen wird es zu deinem Untergang führen.
#1. Untersuchen Sie die Eisenhower-Matrix.
Eine bekannte Methode zur Priorisierung von Aufgaben ist die Eisenhower-Matrix, oft auch als Dringend-Wichtig-Matrix bekannt. Es zeigt Ihnen, wie Sie dringende und wichtige Aufgaben entsprechend ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisieren. Aufgaben werden in vier Typen eingeteilt:
- Dringend und wichtig – das sind vorrangige Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen.
- Nicht kritisch, aber dringend – es handelt sich um Aufgaben, die schnell erledigt werden müssen, aber auch oder besser von jemand anderem erledigt werden könnten. Sie weisen sie zu.
- Nicht dringend und unwichtig – das sind Aufgaben, auf die Sie wahrscheinlich verzichten könnten. Nutzen Sie für diese Aufgaben keine Zeit des Teams.
Sie können ein Projektmanagementdiagramm erstellen oder sich einfach die Quadranten vorstellen, während Sie die einzelnen Elemente auf Ihrer Aufgabenliste berücksichtigen.
#2. Sortieren Sie Aufgaben nach ihren erwarteten Ergebnissen
Selbst mit der Dringlichkeits-Wichtigkeits-Matrix kann es schwierig sein, zu entscheiden, welche Aktivität zuerst durchgeführt werden soll. Was ist, wenn zahlreiche Aufgaben wirklich dringend und kritisch erscheinen? Versuchen Sie, Ihre Projekte auf der Grundlage des voraussichtlichen Aufwands zu organisieren, der für ihre Fertigstellung erforderlich ist. Als geschätzter Aufwand wird die Gesamtzahl der Stunden bezeichnet, die ein Projekt voraussichtlich in Anspruch nehmen wird. Die Vorteile, die schwierigeren (zeitaufwändigeren) Aufgaben zuerst am Tag zu priorisieren und zu erledigen und die kürzeren Aufgaben später am Tag aufzuschieben, wenn Sie möglicherweise mehr Energie haben.
#3. Sei vernünftig
Es ist nichts Falsches daran, ehrgeizige Ziele zu haben, aber lassen Sie niemals zu, dass „perfekt“ zum Feind von „gut“ wird.“ Unrealistische Projektziele können Ihr Team demoralisieren und zum Scheitern Ihres Projekts führen. Stellen Sie sicher, dass Sie realistische Erwartungen setzen und dass Ihre Ziele in einer angemessenen Zeitspanne erreichbar sind, und überprüfen Sie regelmäßig Ihre Kennzahlen und Ihr Team, um festzustellen, ob eine Überprüfung erforderlich ist.
So priorisieren Sie Aufgaben im Vorstellungsgespräch
In den meisten Berufen müssen Sie viele Dinge gleichzeitig erledigen, und Sie werden auf konkurrierende Prioritäten stoßen. Aus diesem Grund verwenden Unternehmen Interviewfragen wie „Wie priorisieren Sie Ihre Arbeit?“ „Erzählen Sie mir von einer Zeit, in der Sie bei der Arbeit widersprüchliche Prioritäten hatten.“ Und wenn Sie dem Unternehmen nicht nachweisen können, dass Sie über eine bewährte Strategie für Zeitmanagement und Aufgabenmanagement verfügen, wird es besorgt sein. Einige häufig gestellte Fragen und Rezensionsantworten
#1. Wie legen Sie Arbeitsprioritäten fest?
Ich priorisiere meine Arbeit gerne, indem ich eine Excel-Tabelle mit meinen Projekten und deren Fristen führe, damit ich alles auf einen Blick sehen kann. Dann sortiere und passe ich die Tabelle an, um meine Arbeit nach der Wichtigkeit eines Projekts zu priorisieren, wie lange es dauern wird, wie dringend es ist und ob ich zum Abschluss der Arbeit Input von anderen Teammitgliedern benötige. Jeden Morgen gehe ich dieses Blatt noch einmal durch. In meiner aktuellen Position werden mir in der Regel sechs bis acht Projekte zugeteilt.
#2. Wie gehen Sie mit einer Situation um, in der es offensichtlich ist, dass der bevorstehende Termin eines Projekts nicht eingehalten wird?
Wenn sich abzeichnet, dass die voraussichtliche Frist nicht eingehalten werden kann, werde ich die Aufgaben bewerten und mit meinem Vorgesetzten Rücksprache halten, um Vorschläge oder Empfehlungen zu unterbreiten.
Was sind die 4 Ebenen der Priorisierung von Aufgaben?
Die Eisenhower-Entscheidungsmatrix, auch als Dringend-Wichtig-Matrix bekannt, unterteilt Aufgaben in vier Quadranten, je nachdem, ob sie:
- Wichtig.
- Dringend.
- Wichtig und zeitkritisch.
- Weder.
Wie priorisieren Sie Aufgaben effektiv?
- Erstellen Sie eine Liste aller Ihrer Aufgaben.
- Ermitteln Sie, welche Jobs tatsächlich kritisch sind (und welche möglicherweise verschoben werden).
- Halten Sie einen Zeitplan ein, der Ihre obersten Prioritäten darstellt.
- Priorisieren Sie Ihre intensivsten und aufwändigsten Projekte.
- Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe nach der anderen.
Welche drei Möglichkeiten gibt es, Prioritäten zu setzen?
Erster Quadrant: Wichtig + Dringend.
Zweiter Quadrant: Wichtig + Nicht dringend
Dritter Quadrant: Unwichtig + Dringend.
Vierter Quadrant: Nicht wichtig + nicht dringend.
Wie priorisieren Sie Ihre Aufgaben im Vorstellungsgespräch?
Beantwortung der Frage: „Wie priorisieren Sie Ihre Arbeit?“
- Beschreiben Sie, wie Sie Ihren Tag planen.
- Beschreiben Sie, wie Sie zwischen den Prioritäten wechseln.
- Sprechen Sie darüber, wie Sie Fristen festlegen.
- Beschreiben Sie, wie Sie die Work-Life-Balance aufrechterhalten.
- Verknüpfen Sie Ihre Antwort mit den Stellenanforderungen.
Wie bewältigen Sie im Vorstellungsgespräch mehrere Aufgaben gleichzeitig?
Die besten Antworten heben einige konkrete Hard- und Soft Skills hervor. Sie könnten zum Beispiel sagen, dass gute Multitasker es sich zur Gewohnheit machen, konsequent zu planen. Sie können auch betonen, dass ein kompetenter Multitasker Aufgaben ständig priorisiert. Es stehen Ihnen zahlreiche Optionen zur Verfügung.
Wie bewältigen Sie eine Frage im Vorstellungsgespräch mit hoher Arbeitsbelastung?
Wenn Sie mit einer enormen Arbeitsbelastung zu kämpfen haben, benötigen Sie eine Strategie zur Bewältigung dieser. Sie könnten so etwas sagen wie: „Jeder musste irgendwann in seiner Karriere mit einer hohen Arbeitsbelastung zurechtkommen.“ Wenn ich einen Schritt zurücktrete und das Problem beobachte, kann ich mehr Einsicht und Unparteilichkeit erlangen. Notieren Sie sich zu Beginn jedes Arbeitstages die zu erledigenden Aktivitäten und priorisieren Sie sie von der höchsten zur niedrigsten Priorität. „Das verbessert nicht nur Ihren Arbeitsablauf, sondern stellt auch sicher, dass Sie die wichtigsten Aktivitäten des Tages erledigen.“
Wie priorisieren Sie Ihre Arbeit als Krankenschwester?
Das ABC-Prinzip sollte von Pflegekräften auf den Zustand jedes Patienten angewendet werden. Die Priorisierung beginnt mit der Beurteilung der unmittelbaren Lebensgefahr im Rahmen der Erstbeurteilung und basiert auf dem ABC-Pneumonieprinzip, wobei den Atemwegen Vorrang eingeräumt wird, gefolgt von Atmung und Kreislauf (Ignatavicius et al., 2018).
Zusammenfassung
Obwohl es verlockend sein mag, Multitasking zu betreiben, um mehr zu erreichen, ist es oft vorzuziehen, sich jeweils auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Diese Methode stellt sicher, dass Ihre volle Aufmerksamkeit auf diese Aufgabe gerichtet ist, sodass Sie sie effizient erledigen können, bevor Sie mit dem nächsten Punkt auf Ihrer Liste fortfahren. Wenn Sie nicht durch andere Aufgaben abgelenkt werden, haben Sie möglicherweise bessere Chancen, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten. Arbeitgeber möchten wissen, dass Sie die Arbeit je nach Dringlichkeit priorisieren und einen Arbeitsablauf einrichten können, um sich auf das zu konzentrieren, was für jede Art von Beschäftigung erforderlich ist. Sie möchten wissen, dass Sie mit Ihrem interagieren Team und Management als Teil Ihres Priorisierungsprozesses. Wenn Sie im Vorstellungsgespräch eine Antwort geben, die den obigen Beispielantworten ähnelt, zeigen Sie Arbeitgebern, dass Sie in der Lage sind, an ihrem Arbeitsplatz produktiv zu sein und zu erkennen, was dringend und lebenswichtig ist.
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Bibliographie
