Als ein Projektmanager, müssen Sie mit Fällen vertraut sein, in denen sich Ihre Projekte unerwartet in der Grauzone zwischen Erfolg und Misserfolg befinden. Manchmal bleibt Ihr Projekt innerhalb des Budgets, geht aber über den Zeitplan hinaus. Es kann die Frist einhalten, aber in anderen Situationen auf Kosten einer hohen Burnout-Rate. Trotz rigoroser Planung trägt ein Mangel an Leistungsverfolgung anhand von Variablen wie Kosten und Zeit zum Scheitern des Projekts bei. Wenn Sie also nach spezifischeren Erfolgszielen suchen, gibt es einige hervorragende Neuigkeiten für Sie.
Earned Value Management oder EVM ermöglicht es Ihnen, klar zu sehen, „wo ein Projekt steht“ und „wie weit die Reise noch vor uns liegt“. Dieser Beitrag behandelt die Grundlagen von EVM. Bevor wir also weiter darauf eingehen, wollen wir Earned Value Management definieren.
Was ist Earned Value Management (EVM)?
Der Earned-Value-Management-EVM-Ansatz ermöglicht es Managern, die Projektleistung systematisch an der Projekt-Baseline zu messen. Es kombiniert den Zeitplan, die Kosten und den Umfang, um Plan und Ist zu bewerten und etwaige Abweichungen aufzudecken.
EVM unterstützt Projektmanager bei der Identifizierung und Korrektur von Abweichungen, damit Projekte rechtzeitig und unterschritten abgeschlossen werden können Haushalt. Es unterstützt also auch die Prognose und ermöglicht es Projektmanagern, notwendige Anpassungen vorzunehmen.
Konzepte des Earned Value Management EVM und Key Performance Indicators
Der Wert der Arbeit entspricht den Ausgaben, die zu ihrer Fertigstellung geplant sind, gemäß der Kernprämisse von EVM. Earned Value Management-Systeme haben also drei Datenquellen, die wie folgt sind:
- Geplanter Wert (PV): Der prognostizierte Wert der Arbeiten, die voraussichtlich innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens abgeschlossen werden.
- Ertragswert (EV): Das genehmigte Budget für Arbeiten, die vor Ablauf der Frist durchgeführt wurden.
- Echte Kosten (AC): Die tatsächlich angefallenen Kosten für bis zum Stichtag erledigte Arbeiten.
EVM kann verwendet werden, um den Zeitplan und die Kostenleistung Ihres Projekts basierend auf den folgenden kritischen Indikatoren zu analysieren:
#1. Fahrplanabweichung (SV):
Dies ist die Differenz zwischen der tatsächlich geleisteten Arbeit und den Schätzungen. Es zeigt anhand der Formel SV = EV – PV an, ob das Projekt auf Kurs ist oder nicht. Eine Varianz von 0 zeigt an, dass das Projekt auf Kurs ist. Eine negative oder positive Abweichung zeigt also an, dass sie hinter oder vor dem Zeitplan liegt.
#2. Kostenabweichung (CV)
Dieser ist definiert als die Differenz zwischen Earned Value EV und Actual Cost AC. Es bestimmt, ob das Projekt innerhalb des Budgets liegt oder nicht, indem es die Formel CV = EV – AC anwendet. Eine Abweichung von 0 zeigt also an, dass das Projekt innerhalb seines Budgets bleibt. Eine negative oder positive Abweichung bedeutet, dass das Projekt das Budget überschreitet oder unterschreitet.
#3. Fahrplanleistungsindex (SPI)
Der Schedule Performance Index (SPI) ist das Verhältnis von Earned Value EV zu Planned Value PV. Es ist ein relatives Maß für die Zeiteffizienz des Projekts, berechnet nach der Formel SPI = EV/PV. Wenn der SPI-Wert größer oder gleich eins ist, ist das Projekt auf Kurs. Ein Wert kleiner als eins weist auf eine Abweichung vom budgetierten Betrag hin.
#4. Kosten-Leistungs-Index (CPI)
Er errechnet sich aus dem Verhältnis von Earned Value (EV) zu Actual Costs (AC). Der CPI wird berechnet, indem der verdiente Wert durch die tatsächlichen Ausgaben dividiert wird, CPI = EV / AC.“ Dies ist ein relatives Maß für die Kosteneffizienz des Projekts und kann verwendet werden, um die Kosten der verbleibenden Aufgaben zu schätzen. Laut dem PMBOK® Guide von PMI ist der CPI ein „Maßstab für die Kosteneffizienz eines Projekts“.
Bedeutung von Earned Value Management EVM im Projektmanagement
Die Ertragswertanalyse ist eine Projektmanagementtechnik, die bewertet, wie gut ein Projekt in Bezug auf sein Budget und sein Budget abschneidet Zeitplan. Es hilft bei der Schätzung der Ressourcen, die für die Fertigstellung des Auftrags erforderlich sind. Der Projektmanager kann vorhersagen, wie viele Ressourcen für die Fertigstellung erforderlich sind, indem er die abgeschlossene Arbeit mit der zu Beginn des Projekts erstellten Prognose vergleicht.
Im Kontrast zu Verstrichene Zeit, die keine exakte Einschätzung des Projektabschlusses liefert, liefert der Earned Value eine objektive Messung der geleisteten Arbeit. Lassen Sie uns dies anhand eines Beispiels demonstrieren.
Wenn beispielsweise ein 12-monatiges Bauprojekt Jobs wie Ingenieurwesen, Sanitär und Elektrik umfasst, sind Werte wie:
- Engineering macht 55% der Gesamtsumme aus.
- 20 Prozent für Sanitär
- 25 Prozent für Elektro
Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, wird ihr Wert Ihrem EV hinzugefügt. Wenn Sie in diesem Fall die Ingenieur- und Installationsarbeiten nach sechs Monaten abgeschlossen haben, können Sie sagen, dass Sie 50 % der Zeit verbraucht haben und 75 % EV hatten. So erfolgen Budgetierung und Terminierung in zeitlich abgestuften, geplanten Wertsteigerungen, die schließlich eine Performance Measurement Baseline mit EVM erstellen.
Die Vorteile des Earned Value Managements
Werfen wir einen Blick auf einige der wichtigsten Vorteile der Einführung von Earned Value Management in einem Projekt.
#1. Hilft bei der realistischen Planung von Projekten:
Um die Vorteile von EVM nutzen zu können, müssen Projektmanager viel Zeit darauf verwenden, ein akzeptables Budget und einen realistischen Zeitraum festzulegen. Daher müssen Manager wahrscheinliche Probleme berücksichtigen, wenn sie den Projektplan von Anfang bis Ende entwickeln und ihren Teams Aufgaben zuweisen. Die Einbeziehung von EVM in den Planungsprozess erfordert die Definition der Projektbaseline, die Zeit, Kosten und Umfang des Projekts umfasst.
Manager können diese Baseline als Ausgangspunkt für die Bewertung der Projektleistung im Zeitverlauf verwenden. EVM liefert ein klares Bild davon, wo Ihr Projekt steht im Vergleich dazu, wo es hätte sein sollen, wenn alles gut läuft. Es zeigt auch die tatsächlich geleistete Arbeit im Vergleich zum erwarteten Zeitplan an. Als Ergebnis liefert EVM umsetzbare Erkenntnisse, die Projektmanager dabei unterstützen, festzustellen, ob der ursprüngliche Plan realistisch war, und proaktiv zu handeln.
#2. Gewinnen Sie Echtzeit-Einblick in zentralisierte Daten.
Der Projektmanager muss einen vollständigen Überblick über das gesamte Unternehmen haben, um die Projektleistung in Echtzeit verfolgen zu können. EVM ist nützlich, um Manager bei der Verfolgung von Leistungskennzahlen für leistungsstarke Verwaltungslösungen zu unterstützen. Es kombiniert Zeitpläne und Budgets im System und liefert mithilfe von Gantt-Diagrammen umsetzbare Erkenntnisse zu Berichten und Analysen. Infolgedessen hilft das Earned Value Management bei der Erfolgsmessung in jeder Phase und bei jedem Meilenstein.
Mit Zeit- und Kostenobjektivität können Sie Ihren Teams kleine, aber messbare Teile der Arbeit geben und das Tempo erhöhen. Im Falle einer Abweichung werden die Projektleiter benachrichtigt, damit sie die erforderlichen proaktiven Schritte einleiten können, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen. Sobald das Projekt im Gange ist, kann EVM uns helfen, Inkonsistenzen auf der Grundlage von Aufgabenabhängigkeitsprioritäten zu identifizieren.
#3. Messen Sie die Aktualität und Genauigkeit des Budgets.
Überraschende Ereignisse können jederzeit während des Lebenszyklus des Projekts eintreten. Änderungen des Projektumfangs, der Kundenprioritäten und unvorhergesehene Hürden wie die COVID-19-Epidemie können auftreten. Daher können der Projektzeitplan und das Budget vom ursprünglichen Entwurf abweichen. Was passiert, wenn Sie nach Abschluss von 80 % des Projekts feststellen, dass Sie Ihr gesamtes Geld ausgegeben, aber immer noch alle Ihre Fristen eingehalten haben?
Um solche Teilausfälle zu vermeiden, können Sie die oben genannten Fahrplanabweichungen SC und Kostenabweichungen CV berechnen und ausführen. Das Messen dieser Abweichungen bei jedem Meilenstein hilft bei der Schadensminderung. Es ist auch vorteilhaft, vorbeugende Maßnahmen zu ergreifen, um das CV-Niveau auf Null zu senken.
#4. Bereiten Sie sich auf Gefahren vor und greifen Sie frühzeitig ein.
Projektbeteiligte erfahren im Rahmen des EVM-Prozesses Problemfelder, die den Projekterfolg über den gesamten Lebenszyklus gefährden können. Es ermöglicht ihnen, Änderungen im Voraus vorzunehmen, um zu verhindern, dass das Projekt vom ursprünglichen Plan abweicht. Zu den Änderungen gehören die Anpassung des Projektumfangs und der Finanzen, der Erwerb neuer Ressourcen, die Investition in verbesserte Technologien und andere Maßnahmen.
Es hilft Ihnen auch dabei, das Wiederauftreten von Schwierigkeiten zu vermeiden, die den Fortschritt einschränken. Earned Value Management hilft bei der Erkennung von Problemen, sobald sie auftreten. Es ermöglicht auch die Vorhersage von Risiken in Bezug auf das Budget und den Zeitplan des Projekts. Dadurch können Manager eingreifen und frühzeitig Maßnahmen ergreifen, bevor es zu Rückschlägen kommt.
#5. Es verbessert die Rechenschaftspflicht und den Anreiz.
Die Ertragswertanalyse ermöglicht es Projektmanagern, früher auf Schwierigkeiten zu reagieren, da sie mehr Klarheit und Kontrolle über die beteiligten Aktivitäten bietet. Mitarbeiter müssen im Rahmen von EVM ihre Zeit erfassen und ihre Verbesserung gegenüber der Baseline melden. Es drängt Leistungsträger, die zusätzlichen Anstrengungen fortzusetzen, und drängt diejenigen, die hinterherhinken, das Tempo zu erhöhen und die Leistung ihrer Kollegen zu erreichen.
Wie bereits erwähnt, zeigen Leistungsindizes wie SPI und CPI, ob Ihr Projekt im Budget und im Zeitplan liegt. Wenn sie beispielsweise wissen, dass die Hälfte des Projekts abgeschlossen ist, bleiben sie motiviert und gespannt auf die Produkteinführung. Diese Klarheit hilft den Beteiligten bei der Bestimmung, welche Projekte bei der Portfolioanalyse die besten Erfolgsaussichten haben.
Zusammenfassung
Aufbauend auf den vorangegangenen Konzepten ermöglicht Ihnen EVM, die an einem Projekt geleistete Arbeit zu jedem beliebigen Zeitpunkt objektiv zu messen und im Falle einer Abweichung geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Es ist jedoch erwähnenswert, dass Unternehmen die Vorteile von EVM ohne den richtigen Projektmanagementansatz, die richtigen Tools und die Bereitschaft zur Anpassung nicht nutzen können. Zunächst können Sie das EVM-System an einem oder zwei Jobs testen, bevor Sie es in Ihr reguläres Projektmanagementverfahren integrieren.
Häufig gestellte Fragen zum Earned-Value-Management
Wie berechnet man Earned Value Management?
Der EV eines Projekts kann berechnet werden, indem der Prozentsatz abgeschlossen mit dem gesamten Projektbudget multipliziert wird.
Was ist die Earned-Value-Formel?
Ertragswert (EV) = Gesamtprojektbudget multipliziert mit dem Prozentsatz des Projektabschlusses.
Was sind die drei wichtigsten EVM-Metriken?
Planned Value, Earned Value und Actual Cost sind die drei Metriken, auf denen EVM basiert. Berücksichtigen Sie diese Parameter im Hinblick auf das Budget und den Zeitplan Ihres Projekts.
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1 Kommentar
Jedes einzelne Projekt ist mit einem angemessenen Anteil an Risiken verbunden. Der Vorteil des Projektmanagements liegt in der früheren Identifikation.