Jeder Aspekt der Unternehmensführung in jeder Organisation, unabhängig von ihrer Größe, erfordert das Erstellen, Aushandeln und Verwalten von Verträgen. Das Vertragsmanagement ist jedoch ein vernachlässigter Zweig der Unternehmensführung. Manager führen ständig Gespräche und stoßen auf Probleme mit ihren Mitarbeitern, und einige davon betreffen natürlich die Bezahlung. Das Vertragsmanagement wird normalerweise in einigen dieser Diskussionen angesprochen. CM umfasst den Prozess der Überwachung von Verträgen, von ihrem Abschluss bis zur Ausführung durch die ausgewählte Partei und der endgültigen Kündigung. Um die operative und finanzielle Leistung zu maximieren und finanzielle und Reputationsrisiken aufgrund der Nichteinhaltung von Vertragsbedingungen zu identifizieren und zu reduzieren, umfassen die wichtigsten Operationen eine Leistungsanalyse im Vergleich zu den Vertragsbedingungen. Daher ist es wichtig, die Grundlagen des Vertragsmanagementprozesses und -lebenszyklus zu verstehen. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren, da wir auch die CM-Software sowie die Verteidigungsvertragsverwaltungsagentur erklären.
Was ist Vertragsmanagement und seine Beispiele?
Vertragsmanagement ist der Prozess der Überwachung rechtsverbindlicher Vereinbarungen von ihrem Beginn bis zum Abschluss. Je nachdem, wer für welchen Teil verantwortlich ist, können die Aufgaben administrativ oder strategisch sein. Unternehmen können von besseren Ergebnissen und einer höheren Wertschöpfung aus ihren Verträgen profitieren, wenn sie effektiv verwaltet werden.
Das Maß an Transparenz, Kontrolle und Compliance Ihres Unternehmens wird letztendlich davon beeinflusst, wie es seine Verträge verwaltet. Dazu gehören auch die eingesetzte Technologie und die Zusammenarbeit der Teams. Der Gesamterfolg Ihres Unternehmens wird davon bestimmt, wie stark diese Säulen sind. Daher ist es wichtig, dies bei der Entwicklung Ihrer Mitarbeiter, Abläufe und Technologien zu berücksichtigen.
Vertragsmanagementprozess
Auch wenn das Vertragsmanagement aus vielen verschiedenen Aspekten besteht, können wir den Prozess vereinfachen, indem wir ihn in fünf verschiedene Phasen unterteilen. Diese fünf unterschiedlichen Phasen sind Erstellung, Zusammenarbeit, Signierung, Nachverfolgung und Erneuerung.
Innerhalb der Stufen können wir weiter zwischen bestimmten Schritten unterscheiden. Das gesamte Verfahren kann in neun Phasen unterteilt werden, von denen jede zu einer der fünf großen Phasen beiträgt. Wenn es Zeit für eine neue Vertragsrunde ist, erleichtert dies die Bewältigung der häufig auftretenden Krise am Ende des Quartals. Die Schritte für jede Ebene sind wie folgt:
Erste Phase: Schöpfung
#1. Erste Anfragen
Dies hat im Wesentlichen damit zu tun, Verträge und relevante Unterlagen zu finden, um das Vertragsziel zu unterstützen. Die Erstanfrage markiert den Beginn des ersten Schritts im CM-Prozess.
Einen Vertrag von Hand zu entwerfen, ist zeitaufwändig, aber die Verwendung automatisierter Vertragsmanagement-Tools kann das Verfahren erheblich rationalisieren.
Zweite Phase: Zusammenarbeit
#3. Vertragsverhandlungen
Mitarbeiter sollten in der Lage sein, verschiedene Vertragsentwürfe zu überprüfen, sobald sie geschrieben sind, und Unterschiede markieren, um den Verhandlungsprozess zu verkürzen.
Dritte Phase: Unterzeichnung
#4. Zustimmung zum Vertrag
Die Phase, in der die meisten Engpässe auftreten, ist das Einholen der Genehmigung des Managements. Benutzer können dies vermeiden, indem sie benutzerdefinierte Genehmigungsworkflows entwerfen, die parallele und sequentielle Genehmigungen umfassen und einen schnellen Entscheidungsfluss aufrechterhalten.
#5. Ausführung des Vertrages.
Durch die Verwendung elektronischer Signaturen und Faxfunktionen können Benutzer den Signaturprozess bei der Vertragsausführung verwalten und beschleunigen.
Vierte Phase: Verfolgung
#6. Verpflichtungsverwaltung
Um sicherzustellen, dass die wichtigsten Interessengruppen die Ziele erreichen und der Wert des Vertrags in den frühen Stadien der Erweiterung nicht sinkt, erfordert dies ein intensives Projektmanagement.
#7. Revisionen und Änderungen
Es kann eine Herausforderung sein, alle für die erste Vorbereitung des Vertrags erforderlichen Unterlagen zusammenzustellen, sodass es zu Fehlern kommen kann. Daher müssen Systeme vorhanden sein, um den ursprünglichen Vertrag zu ändern, wenn in dieser Phase ignorierte Elemente entdeckt werden.
#8. Prüfung und Berichterstattung
Beim Vertragsmanagement geht es nicht darum, einen Vertrag zu erstellen und ihn ohne weiteres Nachdenken sofort abzuheften. Vertragsprüfungen sind entscheidend, um die Einhaltung der Vertragsbestimmungen durch beide Parteien und mögliche Probleme zu identifizieren.
Letzte Phase: Erneuerung
#9. Erneuern
Manuelle Vertragsverwaltungstechniken können zu entgangenen Unternehmenseinnahmen und verpassten Verlängerungsoptionen führen. Dennoch kann eine Organisation Verlängerungsmöglichkeiten finden und dann neue Verträge entwerfen, indem sie das Verfahren automatisiert.
Die neun Phasen des Vertragsmanagements machen einen großen Teil des Prozesses aus. Im Allgemeinen ist die Verwaltung der Vertragslebensdauer von wesentlicher Bedeutung. Daher müssen Vertragsmanager nach potenziellen Änderungen oder Vertragsverletzungen Ausschau halten, wenn verschiedene Vertragstypen ihre unterschiedlichen Phasen durchlaufen. Es kann sich lohnen, einen Vertrag zu ändern, wenn ein Mitarbeiter oder Unternehmen damit unzufrieden ist. Daher ist es entscheidend, vertragliche Verpflichtungen einzuhalten und gleichzeitig die Zufriedenheit beider Vertragsparteien zu gewährleisten.
Das Lebenszyklusmanagement ist an mehreren Stellen des Vertragsmanagementprozesses von entscheidender Bedeutung. Bei der Verwaltung von Verträgen ist es entscheidend, die Leistung des Anbieters und die Risikobewertung zu berücksichtigen. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise den Vertrag überarbeiten oder bestimmte Disziplinarmaßnahmen verhängen, wenn ein Anbieter seinen vertraglichen Verpflichtungen nicht nachkommt.
Was sind die drei Phasen des Vertragsmanagements?
Die drei grundlegenden Phasen des Vertragsmanagements sind:
- Vorvergabe, oder der Zeitraum zwischen der Bewerbung, Entwicklung und Vereinbarung eines Serviceangebots.
- Vergeben, wenn das vereinbarte Angebot Gegenstand von Diskussionen und Genehmigungen ist; Und
- Post-Auszeichnung, wo der Vertrag seine Performance-Management-Phase vor dem Abschluss beginnt.
Was ist Vertragsmanagement und seine Bedeutung?
Die Vertragsverwaltung ist von entscheidender Bedeutung, da die Art und Weise, wie Sie Ihre Verträge von Anfang bis Ende verwalten, sich auf deren Ergebnis auswirkt. Contract Lifecycle Management (CLM) ist eine Methode, die Unternehmen helfen kann, das Beste aus ihren Verträgen herauszuholen, während sie sich gleichzeitig an das Gesetz halten und die Kontrolle über ihre Interaktionen mit Außenstehenden oder Dritten behalten.
Der Satz „No Surprises“ fasst das Ziel eines guten Vertragsmanagements zusammen. Wenn alles gut läuft, ist sich jeder seiner Verantwortung und ihrer Fälligkeit bewusst. Daher ist Ihr Unternehmen immer in der Lage zu wissen, was auf Sie zukommt, sich sicher auf Audits vorzubereiten und leicht nachzuweisen, dass es die Vorschriften einhält.
Darüber hinaus sind alle Unternehmensparteien und Stakeholder auf derselben Seite, sobald Sie in der Lage sind, standardisierte und kollaborative CM-Praktiken in Ihrer gesamten Organisation zu etablieren. Ihr Unternehmen kann sich somit darauf verlassen, dass es die vereinbarten Ziele konsequent erreicht und sich weiter stärken kann.
Was sind die 4 Arten von Verträgen?
Im Allgemeinen können Verträge nach ihrer primären Leistung oder der Art der Arbeit, für die sie benötigt werden, klassifiziert werden;
- Einseitiger Vertrag
- Bilateraler Vertrag
- Ausgeführter Vertrag
- Ausführungsvertrag.
Was sind die vier Komponenten des Vertragsmanagements?
Das Vertragsmanagement ist eine facettenreiche Aufgabe, die viele verschiedene Aktionen umfasst. Aber es gibt vier Schlüsselkomponenten, die die Hauptaktivitäten ausmachen.
- Etablierung der Governance und des CM-Teams.
- Planung, Aufbau und Durchführung der Vertragsverwaltung.
- Beziehungsmanagement.
- Leistungsmanagement.
Welche Arten von Vertragsmanagement gibt es?
Verträge können zahlreiche Formen annehmen, und es gibt viele verschiedene Arten, die für das Projektmanagement und andere Zwecke verwendet werden können. Im Bereich Projektmanagement sind einige der hilfreichsten Vertragsarten:
- Festpreisverträge
- Kostenerstattungsverträge
- Zeit- und Materialverträge.
Es gibt auch;
- Angedeutete Verträge
- Einheitspreisverträge
- Einseitige Verträge
- Expressverträge u
- Bilaterale Verträge.
Vertragsmanagement-Software
Kein Unternehmen ist zu groß oder zu klein, das nicht regelmäßig Verträge entwerfen, verhandeln und verwalten muss. Es braucht jedoch Zeit und ist in jeder Phase anfällig für die üblichen Dateneingabefehler. Vertragsmanagement-Software kann dazu beitragen, die Laufzeit von Verträgen zu verkürzen und die Wahrscheinlichkeit von Audits und finanziellen Verlusten zu verringern. Doch was genau ist eine Vertragsmanagement-Software?
Was ist Vertragsmanagement-Software?
Vertragsverwaltungssoftware ist eine Art von Technologie, die entwickelt wurde, um den Prozess für Unternehmen zu vereinfachen und zu automatisieren.
Durch die Automatisierung der mühsamen Arbeit, die oft in einem Vertragsworkflow erforderlich ist, macht es die CM-Software für Rechts- und Geschäftsteams einfacher, Handelsverträge zu entwerfen, zu verhandeln, zu unterzeichnen, zu erneuern und darüber zu berichten.
Vertragsverwaltungssoftware ermöglicht es Teams, alle Aspekte eines Vertrags zu bearbeiten, ohne zwischen separaten Anwendungen wechseln zu müssen. Dies liegt daran, dass ihr gesamtes Toolkit über eine einzige Schnittstelle zugänglich ist.
Wer nutzt CM-Software?
Organisationen, die ihre Vertragsaktivitäten erweitern möchten, sich aber nicht leisten können, mehr Mitarbeiter einzustellen, wenden sich an Vertragsverwaltungssoftware.
Dies deutet darauf hin, dass Organisationen mit hohen Wachstumsraten und steigendem Vertragsvolumen am meisten vom Einsatz von CMS profitieren werden
Die Rechts-, Vertriebs-, Finanz-, Betriebs- und Personalabteilung sind nur einige der internen Abteilungen, die von der Verwendung des CMS des Unternehmens profitieren können
Was ist die beste CM-Software?
Die 6 besten Vertragsmanagement-Software für 2023;
- PandaDoc
- ContractWorks
- Eintracht
- DocuSign
- Verbieten
- Pflasterstein
- Agiloft
- Conga
Hilft CMS bei der Suche und Berichterstellung?
Software, die speziell für die Verwaltung und Organisation von Verträgen entwickelt wurde, ist von unschätzbarem Wert, wenn Sie versuchen, bestimmte Vereinbarungen zu finden oder Berichte darüber zu erstellen. Solche Vertragsmanagement-Tools helfen dabei, die Archivierung, Abfrage, Anzeige und Berichterstattung von vertraglichen Vereinbarungen zu vereinfachen.
Ist Vertragsmanagement-Software sicher?
Die digitale Cloud bietet einen sicheren Hafen für Ihre Verträge, und die Vertragsverwaltungssoftware tut genau das. Mit CM-Software haben Ihre Vereinbarungen einen sicheren Hafen, der granulare Zugriffskontrollen, zentralisierte Dokumentenaufzeichnungen und zusätzliche Sicherheitsoptionen bietet.
Lebenszyklus des Vertragsmanagements
Contract Lifecycle Management befasst sich mit dem Prozess der Anwendung relevanter Ideen und Praktiken des Vertragsmanagements über den gesamten Vertragslebenszyklus, der Chancen eröffnet, die Kontrolle zurückzugewinnen, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen, die Transparenz wiederherzustellen und tiefere Verbindungen zu Ihren Vertragsanbietern aufzubauen.
Grundsätzlich besteht der Contract Lifecycle Management-Prozess aus sieben Hauptphasen.
- Beginn
- Nach Absprache
- ausführung
- Anfang
- Produktion
- Erneuerung
- Ausschließen
Agentur für die Verwaltung von Verteidigungsverträgen
Die Defense Contract Management Agency (DCMA) ist eine Organisation der US-Bundesregierung, die dem Under Secretary of Defense for Acquisition and Sustainment unterstellt ist. Das Verteidigungsministerium (DoD) und andere zugelassene Regierungsbehörden sind für die Verwaltung von Verträgen zuständig. Der Hauptsitz befindet sich in Fort Lee, Virginia. Verträge für ausländische Militärverkäufe werden manchmal von DCMA abgewickelt.
Das Verteidigungsministerium, die National Aeronautics and Space Administration sowie mehrere andere Bundes-, Landes-, ausländische und internationale Regierungen und Behörden verlassen sich bei der Verwaltung ihrer Verträge auf die Defense Contract Management Agency. Ziel ist es, die termin- und budgetgerechte Auftragsausführung zu gewährleisten.
Die DoD-Vertragsverwaltung wurde lange erforscht und verändert. Der Verteidigungsminister ordnete Anfang der 1960er Jahre eine Studie an, um das gesamte DoD-Vertragsverfahren zu untersuchen. Die Ergebnisse des „Projekt 60“, das Vertragsmanagement und Audit kombinierte, zeigten eine Reihe von Vorteilen. Damals gab es ein erhebliches Maß an Doppelarbeit, da jede Verteidigungsabteilung und jede militärische Abteilung ihre eigenen Verträge abwickelte und prüfte. Schließlich übernahm die Defense Logistics Agency einen großen Teil der CM-Aufgaben (DLA). Die Militärdienste überwachten jedoch weiterhin die wichtigsten Beschaffungsprogramme für Rüstungssysteme.
Verarbeitung von Eingangszusammenfassungen von Verteidigungsvertragsverwaltungsagenturen
Die automatisierte Handelsumgebung wird von der US-Zoll- und Grenzschutzbehörde verwendet, um Importe abzuwickeln, für die der zollfreie Status gemäß dem Harmonisierten Tarifverzeichnis der US-Zollunterposition 9808.00 beansprucht wird. (im Folgenden als Defense Contract Management Agency [DCMA] bezeichnet).
Wenn die Lieferungen vom Commissioner of Customs zertifiziert sind, erlauben DCMA-Einträge die zollfreie Handhabung von Waren für Militärabteilungen. Die 19 CFR Sections 111 und 163 Recordkeeping Regulations gelten weiterhin. Nachdem die DCMA-Produkte in die US-Zollgerichtsbarkeit gelangt sind, ist der Importeur weiterhin verpflichtet, alle Informationen zu diesen Einträgen für weitere fünf Jahre umfassend aufzubewahren und CBP auf Anfrage Zugang zu solchen Daten in seinem Besitz zu gewähren.
Zusammenfassung
Das Vertragsmanagement befasst sich mit dem Prozess der Vertragsformulierung, -ausführung und -analyse. Sein Ziel ist es, die operative und finanzielle Leistung einer Organisation zu steigern und gleichzeitig das finanzielle Risiko zu senken. Unternehmen stehen zunehmend unter dem Druck, Ausgaben zu sparen und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. Die Notwendigkeit eines effizienten und automatisierten CM-Systems wird dadurch begünstigt, dass die Vertragsverwaltung ein besonders zeitaufwändiger Aspekt eines Unternehmens ist.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen standardisierte und kollaborative CM-Verfahren implementieren können, werden nicht nur alle Unternehmensparteien mit einer Stimme sprechen, sondern auch alle Beteiligten auf derselben Seite sein. Dadurch hat Ihr Unternehmen gute Chancen, die vereinbarten Ziele regelmäßig zu erreichen und neue Vorteile zu erschließen.
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Referenz
