Faxgeräte sind elektronische Geräte, die zum elektronischen Versand von Dokumenten verwendet werden. Sie wurden verwendet, bevor das Internet weit verbreitet war. Faxgeräte werden heute nicht viel verwendet, weil die Leute sich dafür entscheiden, E-Mails zu verwenden, wenn sie Nachrichten senden. Aber sie waren vorher ein Grundnahrungsmittel für das Büro, besonders in den 80er und 90er Jahren. Es handelte sich um eine Spitzentechnologie, bei der die Kommunikation und das Versenden von Dokumenten im Handumdrehen erledigt waren.
Online-Faxen ist eine weiterentwickelte Methode zum Senden von Faxnachrichten, ähnlich wie sich die elektronische Post aus der Schneckenpost entwickelt hat. Es ist eine angenommene Technologie, bei der Nachrichten jetzt per E-Mail oder anderen Apps gesendet und empfangen werden können. Genau wie ein Faxgerät sendet ein Online-Fax ein Dokument genau so, wie Sie es gesendet haben.
Es wird auch als Alternative zu Faxgeräten verwendet, da die Verwendung von Faxgeräten unbequem und verwirrend sein kann. Das herkömmliche Faxgerät ist außerdem sperrig und kann zu viel Platz in Ihrem Büro einnehmen. Online-Faxen hat auch viele Vorteile, besonders wenn Sie ein Unternehmen führen.
Hier sind fünf Gründe, warum Sie Online-Fax für Ihr Unternehmen verwenden sollten:
Verbesserte Sicherheit und Datenschutz
In diesem Zeitalter stellt die Cybersicherheit eine Bedrohung für Internetnutzer dar. Cybersicherheit ist definiert als der Prozess, wichtige Informationen vor dem Auslaufen zu schützen oder zu schützen. Dies geschieht durch Hinzufügen von Sicherheitsmaßnahmen zu Mobiltelefonen, Tablets, Laptops, Desktop-Computern und Servern.
Online-Fax bietet ein verbessertes Cyber-Sicherheitssystem, bei dem Ihre vertraulichen Dokumente vor Hacking und Lecks geschützt sind. E-Mails sind jetzt zu exponiert, und die Privatsphäre ist gefährdet. Heutzutage sind sie aufgrund der potenziellen Bedrohung durch Hacker auch zu riskant, um sie zu verwenden. Sicherheitsstrände gibt es überall, sogar auf Regierungswebsites und Bankwebsites, und Sie würden nicht wollen, dass dies in Ihrem Unternehmen passiert.
Online-Fax ist sicherer und privater zu verwenden, da die Faxinformationen zwischen Ihnen und dem Absender verbleiben und somit weniger anfällig für Hacking sind. Es verwendet auch die SSL-Verschlüsselung (Secure Sockets Layer), eine fortschrittliche Technologie, die verhindert, dass Cyber-Hacker auf von Ihnen gesendete Informationen zugreifen, diese ändern oder durchsickern lassen. Das Online-Faxen ist auch geräteverschlüsselt, was bedeutet, dass die Informationen auf den verwendeten Geräten verbleiben und von niemandem außerhalb der Transaktion darauf zugegriffen werden kann, was die gleiche Sicherheitsstufe ist, die bei der Zahlung mit Kreditkarten verwendet wird.
Bessere Organisation und Effizienz
Im Vergleich zum alten Faxgerät bietet das Online-Fax eine bessere Dokumentenorganisation. Es ist papierlos und stärker technologiebasiert. Sie müssen keine Papiere mehr sortieren und in Ordnern ablegen, da alles digital erledigt wird. Dateien werden nicht vermischt, weil Sie Ihre Dokumente jetzt digital in Ordnern kategorisieren können.
Bessere Organisation bedeutet auch mehr Effizienz und Produktivität beim Arbeiten. Es wird weniger Zeit für die Suche nach wichtigen Dokumenten aufgewendet und die Mitarbeiter können sich auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren. So müssen sie beispielsweise nicht mehr von ihren Sitzen aufstehen und jedes Fax im Gerät kontrollieren.
Online-Faxen ist auch vorteilhafter für Personen in der Immobilien-, Rechts- und Finanzbranche. In diesen Arbeitsbereichen werden viele Unterschriften benötigt, und es gibt Dokumente, die gefaxt und gescannt werden müssen. Es ist auch nicht ratsam, E-Mails für vertraulichere und wichtige Dokumente wie Gerichtsverfahren und Finanzberichte zu verwenden.
Zugänglichkeit
Auf das Online-Fax kann über jedes Gerät zugegriffen werden. Auch wenn Sie nicht im Büro sind, können Sie Dokumente sehen, die an Sie gesendet werden. Diese Technologie kann über Ihr Mobiltelefon angezeigt, bearbeitet und im Wesentlichen aufgerufen werden. Sie können Websites wie MyFax für weitere Informationen darüber, wie zugänglich diese Online-Faxdienste sind.
Sie können auch bis zu zehn Dokumente per Online-Fax senden und anhängen sowie an das Faxgerät eines anderen Büros senden, auch wenn dort kein Online-Fax verwendet wird.
Kostengünstig
Die Anschaffung eines Online-Faxsystems wäre zunächst kostspielig, aber Sie können tatsächlich Geld sparen, wenn Sie es langfristig nutzen.
Online-Faxen bietet verschiedene Abonnementpakete, und Sie sollten je nach Bedarf eines auswählen. Der Preis reicht von ungefähr 8 USD bis 35 USD. Das ist viel billiger als der Kauf eines sperrigen Faxgeräts. Mit diesem Online-Abonnement können Sie Hunderte von Seiten senden und empfangen, ohne Ausgaben für zusätzliches Papier sowie Wartungs- und Stromkosten.
Umweltfreundlich
Die meisten Unternehmen wenden umweltfreundliche Praktiken an, wenn sie ihren täglichen Betrieb führen. Dies ist ein weiterer Grund, warum Ihr Unternehmen einen Online-Faxdienst nutzen sollte. Vor dem Aufkommen moderner Technologie verbrauchten Faxgeräte regelmäßig Milliarden Blatt Papier. Diese Situation führte zur Abholzung oder zur Rodung großer Flächen von Bäumen zur Herstellung von Papierbögen.
Leider kann die Entwaldung negative Auswirkungen auf die Umwelt haben, darunter Bodenerosion, Treibhausgasemissionen, Störungen des Wasserkreislaufs und andere ähnliche Vorfälle. Darüber hinaus kann die Verwendung eines Faxgeräts auch Ihre Energiekosten erhöhen. Es verbraucht viel Strom beim Senden und Empfangen von Faxen während der aktiven und inaktiven Stunden.
Aufgrund dieser Umweltauswirkungen kann es eine gute Option sein, einen Online-Faxdienst in Anspruch zu nehmen. Es verbraucht nicht mehrere Blätter Papier und viel Strom beim Senden und Empfangen von Faxen. Das liegt daran, dass alle faxbezogenen Transaktionen online durchgeführt werden, was Ihr Unternehmen zu einem grünen Unternehmen macht, auf das Sie und Ihre Kunden stolz sein können.
Was passiert, wenn ich keinen Internetzugang habe, wenn ich ein Fax senden muss?
Dies kann von dem spezifischen Online-Faxdienst abhängen, den Sie verwenden. Einige Dienste ermöglichen es Ihnen möglicherweise, ein Fax zu einem späteren Zeitpunkt zu senden, wenn Sie über einen Internetzugang verfügen, während andere diese Funktion möglicherweise nicht haben. Im Allgemeinen ist es wichtig sicherzustellen, dass Sie einen zuverlässigen Internetzugang haben, wenn Sie einen Online-Faxdienst verwenden, um Unterbrechungen Ihrer Faxfunktionen zu vermeiden.
Kann ich ein Fax gleichzeitig an mehrere Empfänger senden?
Ja, bei den meisten Online-Faxdiensten können Sie ein einzelnes Fax gleichzeitig an mehrere Empfänger senden. Dies kann eine effiziente und bequeme Möglichkeit sein, mit mehreren Personen gleichzeitig zu kommunizieren, anstatt einzelne Faxe an jede Person zu senden.
Kann ich ein Fax an eine internationale Nummer senden?
Ja, bei vielen Online-Faxdiensten können Sie ein Fax an eine internationale Nummer senden. Es können jedoch zusätzliche Gebühren für das Versenden von Faxen ins Ausland anfallen, daher ist es am besten, sich bei dem spezifischen Dienst, den Sie verwenden, zu erkundigen, um dies zu bestätigen.
Wie lange dauert es, ein Fax online zu versenden?
Wie lange es dauert, ein Fax online zu senden, hängt von einer Reihe von Faktoren ab, einschließlich der Größe des Faxes, der Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung und des von Ihnen verwendeten Dienstes. Im Allgemeinen ist das Online-Faxen in der Regel schneller als herkömmliche Faxmethoden und kann nur wenige Minuten dauern, um ein Fax zu senden.
Kann ich ein online empfangenes Fax ausdrucken?
Ja, bei den meisten Online-Faxdiensten können Sie ein empfangenes Fax ausdrucken. Dies kann eine bequeme Möglichkeit sein, eine Papierkopie des Faxes für Ihre Unterlagen zu haben.
Was ist die maximale Größe für ein Faxdokument?
Die maximale Größe für ein Faxdokument kann je nach verwendetem Online-Faxdienst variieren. Bei einigen Diensten kann die Größe einer einzelnen Faxübertragung begrenzt sein, bei anderen nicht. Am besten erkundigen Sie sich bei dem jeweiligen Dienst, den Sie verwenden, um die maximale Faxgröße zu bestätigen.
Erwägen Sie die Verwendung von Online-Fax
Online-Fax kann Ihrem Unternehmen helfen, effizienter zu werden, insbesondere auf lange Sicht. Es macht Kommunikation Dies ist viel einfacher und macht Ihre Dokumente sicherer, privater und weniger anfällig für Datenlecks im Vergleich zu anderen Methoden wie E-Mail.
Diese neue Technologie kann mit jedem Gerät verwendet werden, das Zugang zum Internet hat. Es bietet Ihnen Zugänglichkeit, ohne die Sicherheit zu opfern. Es ist auch effizienter zu verwenden, da Sie bis zu zehn Dateien und Anhänge senden können, ohne sie manuell auf einem tatsächlichen Faxgerät eingeben zu müssen.
Eine der besten Funktionen, die es zu bieten hat, ist die Möglichkeit, Dateien an ein echtes Faxgerät zu senden, ohne dass Sie eines haben. Wenn der Empfänger keine E-Mail hat und ein Fax benötigt, kann der Absender einfach die Fax- oder Telefaxnummer des Empfängers darauf eingeben und es einfach senden. Es garantiert, dass der Empfänger genau dasselbe erhält, was Sie ihm gesendet haben.
