WORKFLOW: Definition, Tools und Vorteile

Workflow bezieht sich auf die Schritte, die ein Teil der Arbeit ausführt, um einen Geschäftsprozess abzuschließen, sowie darauf, wie jede Phase gemäß einer Reihe von Verfahrensstandards abgeschlossen und automatisiert werden kann. Ein Workflow ist ein Tool, das von Organisationen verwendet wird, um Aufgaben zu verwalten, die Produktivität zu steigern, die Reaktionsfähigkeit zu verbessern und die Rentabilität zu steigern. Workflows können sequentiell sein, wobei jeder Schritt von dem vorherigen abhängt, oder parallel, wenn mehrere Prozesse gleichzeitig ablaufen. In diesem Beitrag werden wir uns mit dem Workflow-Management und seinen Tools sowie dem automatisierten Diagrammfluss befassen.

Arbeitsablauf

Ein Workflow ist eine Methode zum Organisieren von Routineaufgaben und -vorgängen, die in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden. Sie sind die Mittel, mit denen Einzelpersonen und Organisationen ihre Aufgaben erfüllen, sei es die Produktion von Waren, die Erbringung von Dienstleistungen, die Verarbeitung von Daten oder andere wertschöpfende Tätigkeiten. Ein Geschäftsprozess, der aus verschiedenen Arbeitsabläufen, Informationssystemen, Daten, Personen und Aktivitätsmustern besteht, wird im Kontext des Geschäftsprozessmanagements als komplizierter angesehen und kann als eine einfache Reihe diskreter Aufgaben beschrieben werden. Ein Workflow kann anhand eines Diagramms oder einer Checkliste visualisiert werden und zeichnet sich durch seine Einfachheit und Wiederholbarkeit aus.

Software zur Verwaltung von Arbeitsabläufen hilft, die Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu optimieren und zu vereinfachen. Dies wird hauptsächlich durch die Orchestrierung von Interaktionen zwischen verschiedenen Parteien oder zwischen Menschen und Informationssystemen erreicht.

Workflow-Management

Seit mehr als einem Jahrhundert nutzen erfolgreiche Unternehmen die Disziplin des Workflow-Managements, um ihre Arbeitsabläufe effektiv zu verwalten. In letzter Zeit hat es jedoch aufgrund der Verbreitung kreativer Technologien, die es Unternehmen erleichtern, Prozesse zu automatisieren, mehr Aufmerksamkeit auf sich gezogen. Seit mehr als einem Jahrhundert nutzen erfolgreiche Unternehmen die Disziplin des Workflow-Managements, um ihre Arbeitsabläufe effektiv zu verwalten. In letzter Zeit hat es jedoch aufgrund der Verbreitung kreativer Technologien, die es Unternehmen erleichtern, Prozesse zu automatisieren, mehr Aufmerksamkeit auf sich gezogen.

Die Vorteile des Workflow-Managements

Workflow-Management bietet Unternehmen aller Branchen eine Vielzahl von Vorteilen, wie zum Beispiel:

#1. Verstärkte Zusammenarbeit

Durch das Workflow-Management werden klare Kommunikationswege etabliert. Die Mitarbeiter wissen, wo sie sich informieren können. Ein Workflow-Management-System ermöglicht es den Mitarbeitern auch, in Echtzeit zu kommunizieren und auf Daten zuzugreifen, was die Zusammenarbeit bei der Arbeit fördert und den Kundenservice verbessert.

#2. Größere Compliance

In einem Workflow gibt es viele bewegliche Teile. Die Aufrechterhaltung der Compliance kann für Unternehmen, die weiterhin manuelle Prozesse verwenden, schwierig sein. Unternehmen können die Compliance durch Workflow-Management erhöhen, indem sie Verfahren automatisieren, Workflows optimieren und menschliche Fehler verringern.

#3. Größere Offenheit

Mitarbeiter, die Zugriff auf Workflows haben, sind besser in der Lage, die Aufgaben zu verstehen, aus denen ein Prozess besteht, wer für deren Ausführung verantwortlich ist und was als Nächstes kommt. Dieser Grad an Offenheit hebt die Stimmung und die Freude am Job, was auch die Leistung steigern kann.

#4. Geringere Kosten

Die Kontrolle der Arbeitsabläufe ist entscheidend, um Kosten zu senken. Durch sorgfältige Planung können Unternehmen Automatisierungstechnologie nutzen, um die betriebliche Flexibilität zu steigern und Arbeitsprozesse zu rationalisieren.

Workflow-Management-Tools

Workflow-Management-Tools sind Tools, mit denen Benutzer Aktivitäten wie Planung, Nachverfolgung usw. durchführen können. Die Workflow-Management-Tools sind jedoch wie folgt:

#1. Montag.com

Der Workflow jedes Projekts kann über Monday.com verwaltet werden. Sie können Aufgaben zuweisen, den Überblick behalten und Verfahren team- und projektübergreifend befolgen. Es bietet Chat, Kalendersynchronisierung, Fälligkeitsbenachrichtigungen, Zeiterfassung, Diagramme und Einblicke sowie Formularfunktionen.

#2. Jira

Sie können mit Jira individuelle Workflows erstellen und verwalten, die den gesamten Lebenszyklus Ihres Projekts abbilden können. Die Prozesse können Ihrem Team vollständigen Zugriff auf ein Projekt gewähren und sicherstellen, dass alle auf derselben Seite sind. Jira ermöglicht es Ihrem Team auch, wichtige Informationen zu erhalten, die zur Steigerung der Effizienz durch sofort einsatzbereite Berichte verwendet werden können.

#3. Jira-Service-Management

Die IT-Mitarbeiter können Jira als Plattform für das Änderungsmanagement und die schnelle Reaktion auf Vorfälle verwenden. Es zeichnet sich jedoch durch die Einrichtung von Genehmigungsworkflows aus. Bei der Konfiguration können die Richtlinien der Beratungsgremien, die Art der Änderung selbst und das damit verbundene Risiko berücksichtigt werden. Darüber hinaus ist Jira ein fantastisches Framework für die Implementierung der besten ITSM-Funktionen.

#4. ClickUp

ClickUp ist ein All-in-One-Projektmanagement-Tool und umfasst Zeit-, Aufgaben- und Prozessmanagementfunktionen. Mit Hilfe der Mindmaps können Sie Projekte, Aufgaben und andere Dinge planen. Es verfügt über eine Checklistenfunktion, mit der Sie Aufgabenlisten erstellen, Elemente verschachteln, Unterelemente hinzufügen usw. Noch besser ist, dass Sie Checklisten zuweisen können.

#5. SysAid

SysAid ist in der Lage, manuelle Verfahren zu digitalisieren, was die Verwaltung von Arbeitsabläufen erheblich vereinfacht. Mit anderen Worten, SysAid kann Ihre manuellen Arbeitsabläufe automatisch abteilungsübergreifend digitalisieren. Über einen integrierten Workflow-Designer erhalten Nutzer zudem die Möglichkeit, digitalisierte Prozesse zu entwickeln, zu teilen und zu verbessern. Dieser Workflow-Designer vereinfacht das Erstellen und Ändern von Workflows. Es ist absolut keine Programmier- oder Scripting-Erfahrung erforderlich. Darüber hinaus verfügt die Software über eine Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche, die das Erstellen von Workflows von Grund auf noch einfacher macht.

#6. Nächste Angelegenheit

Suchen Sie nach einer effektiveren Methode zur Geschäftsabwicklung? Mit Next Matter können Sie schneller als je zuvor maßgeschneiderte Betriebstools, Prozesse, Integrationen und mehr erstellen und implementieren. Ob für den Geschäftsbetrieb, Marketing, Fulfillment und Lager, Außendienst oder Kundenbetrieb, Next Matter ist eine modulare All-in-One-Plattform, die genau auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten werden kann. Erstellen und veröffentlichen Sie schnell Betriebstools und verwalten Sie alles von einer einzigen, integrierten Plattform aus.

#7. Frischservice

Alle Fähigkeiten und Funktionalitäten, die für ein proaktives IT-Service-Management erforderlich sind, werden von Freshservice angeboten. Es bietet eine starke Automatisierung, die Kosten und manuelle Arbeit reduziert. Mit dem Workflow Automator können Sie interne Abläufe automatisieren. Es bietet Funktionen zum automatischen Zuweisen von Agenten zu Anfragen. Workflow Automator kann verwendet werden, um Genehmigungsworkflows für Sie zu entwerfen. Mit dem Programm können Sie den Genehmigungsworkflow des Service Desks für alle Module vollständig automatisieren.

Workflow-Diagramm

Ein Workflow-Diagramm bietet einen bildlichen Überblick über ein System oder einen Geschäftsprozess. Wenn Sie die vorläufige Forschungs- und Projektplanungsphase abgeschlossen haben, verwenden Sie diese Diagramme in der Regel, um komplexe Aufgaben zu visualisieren. Nachdem Sie ein Prozessdiagramm erstellt haben, erhalten Sie einen detaillierten Überblick über übergeordnete Aufgaben und Abhängigkeiten auf der Grundlage des gesamten Projektzeitplans und der Ziele.

Wann ein Workflow-Diagramm verwendet werden sollte

Ein Workflow-Diagramm ist ein Abbild eines Prozesses, unabhängig davon, ob es sich um einen neuen Prozess handelt, den Sie entwerfen, oder um einen alten, den Sie ändern. Zum Beispiel:

Eine Methode zur Beschleunigung der Customer Journey im E-Commerce.
Ein Programm zur Steigerung der Kundenzufriedenheit und -bindung.
Eine Methode zur Automatisierung und Verbesserung von Prozessen im Zusammenhang mit menschlichen Kundendaten.

Die Geschäftsprozesskarte, die Sie vor Projektbeginn erstellen, und die Geschäftsprozessautomatisierung, mit der Sie den Betrieb optimieren und vereinfachen, sind durch ein Arbeitsablaufdiagramm getrennt. Dies liegt daran, dass Ihre Map die spezifischen Prozessschritte bietet, die von den Beteiligten benötigt werden, um mit der Arbeit zu beginnen, während ein Workflow-Diagramm eine visuelle Darstellung auf hoher Ebene ist, die bei der Klärung allgemeiner Ziele während des gesamten Prozesses helfen kann.

So erstellen Sie ein Workflow-Diagramm

Beginnen Sie damit, die Schlüsselelemente Ihres Prozesses zusammenzustellen, bevor Sie ein Workflow-Diagramm zeichnen. Bringen Sie Ihre Inputs, Outputs, Transformationen und wichtigen Prozessergebnisse zusammen, um dies zu erreichen.

#1. Wählen Sie den gewünschten Workflow-Typ aus.

Denken Sie über die für Ihren Prozess erforderlichen Funktionen nach, bevor Sie den für Sie am besten geeigneten Workflow-Typ auswählen. Obwohl Sie Ihren Prozess nach und nach ändern können, ist es einfacher, die Art des Workflows im Voraus auszuwählen. Sie werden dann in der Lage sein, die Komplexität oder Einfachheit Ihres Workflows einzuschätzen.

#2. Wählen Sie Ihre Start- und Zielpunkte.

Wählen Sie als Nächstes die Anfangs- und Endpunkte Ihres Workflows aus. Denken Sie an die Anfangs- und Endpunkte Ihres Prozesses, während Sie diese Punkte bestimmen. Gibt es ein bestimmtes Ereignis, das den Prozess startet? Gibt es Schritte oder Aktionen, die den Prozess zum Abschluss bringen? Die erfolgreiche Kommunikation von Beginn und Ende des Prozesses wird durch diese Datenpunkte unterstützt.

#3. Stellen Sie die relevanten Daten zusammen.

Verbinden Sie sich mit Stakeholdern, um jeden Schritt des Prozesses zu verstehen und Informationen zu erhalten. Dies könnte das Abhalten eines Kickoff-Meetings mit Vertretern verschiedener Abteilungen und Führungskräfte umfassen, um die Informationen und Genehmigungen zu sammeln, die für die Erstellung Ihres Workflow-Diagramms erforderlich sind.

#4. Beseitigen Sie Ineffizienzen

Bevor Sie Ihren visuellen Prozess erstellen, besteht der letzte Schritt darin, über potenzielle Ineffizienzen nachzudenken und diese zu beseitigen. Stellen Sie vor dem Erstellen Ihres Workflows sicher, dass Sie Ineffizienzen bewerten, damit Sie Probleme vermeiden können, anstatt sich sofort darum kümmern zu müssen.

#5. Erstellen Sie einen Arbeitsablauf

Beginnen Sie schließlich mit der Erstellung Ihres Workflows. Ordnen Sie die Gerätedaten, Datenpunkte und den Wirkungsgrad dem Diagramm zu, für das Sie sich in Schritt eins entschieden haben. Ihr Design wird wahrscheinlich einzigartig sein, da jedes Verfahren anders ist und jedes Diagramm auf andere Weise erstellt wird.

Automatisierter Arbeitsablauf

Automatisierter Workflow ist der Prozess der Verwendung von Software zur Ausführung bestimmter Vorgänge, ohne dass menschliche Eingaben erforderlich sind. Es ist ein Werkzeug zur Beschleunigung, Vereinfachung und Standardisierung der Arbeit. Der automatisierte Workflow hilft Unternehmen, menschliche Arbeit und sich wiederholende Verfahren zu reduzieren. Prozesse werden dadurch effektiver und Mitarbeiter verbringen mehr Zeit mit wertschöpfenden Aufgaben. Die Prozessorchestrierung stützt sich auch stark auf automatisierte Arbeitsabläufe.

Beispiele für automatisierte Arbeitsabläufe

Sehen wir uns nun einige Beispiele an, nachdem Sie mit der Workflow-Automatisierung vertraut sind. Jeder Workflow hat einige automatisierbare Aufgaben oder Aktivitäten, es gibt jedoch unterschiedliche Stufen der Automatisierbarkeit. Hier sind einige Beispiele für Aufgaben, die Software zur Workflow-Automatisierung normalerweise übernimmt:

Serviceanfragen werden aus E-Mails und Formularübermittlungen erstellt.
Einladungen und Kalendertermine werden erstellt und versendet.
Verteilung der Arbeitslast basierend auf Volumen, Timing oder anderen Faktoren.
Die richtige Person wird den Arbeitselementen zugeteilt oder weitergeleitet.
Wenn Workitems den Status ändern, werden E-Mails oder Warnungen ausgegeben usw.

Wie man Workflows automatisiert

Um einen Workflow zu automatisieren, müssen Sie zunächst jeden Faktor verstehen, der sich auf sein Ergebnis auswirkt. Ein Workflow-Diagramm, sei es ein formales Diagramm mit Flussdiagrammsymbolen oder eine Liste, wird erstellt, sobald das Feedback des Teams eingeholt wurde, um das Automatisierungspotenzial des Workflows zu identifizieren. Nachfolgend wird ein Prozess zur Automatisierung von Workflows bereitgestellt:

#1. Geben Sie den Prozess an

Sie müssen die Start- und Endpunkte des Workflows verstehen, bevor Sie ihn automatisieren können. Was startet den Prozess? Wann endet der Workflow? Ihr Prozess sollte zu einem eindeutigen, zählbaren Ergebnis führen.

#2. Bestimmen Sie jeden Teilnehmer am Workflow.

Verbinden Sie die Punkte zwischen den Start- und Endpunkten, sobald Sie ihre Positionen bestimmt haben. Wer nimmt an dem Verfahren teil? Jede Person, die Zugriff auf das Material hat, muss identifiziert werden, selbst wenn es nur um die Überprüfung oder Verbreitung geht.

#3. Alle Programme, Tools und Systeme auflisten.

Sie müssen die Aufmerksamkeit auf die Systeme, Tools und Apps lenken, die sich auf die Aufgabe auswirken, zusätzlich zu den am Workflow beteiligten Personen. Zum Beispiel Tools für die Zusammenarbeit, gemeinsam genutzte Posteingänge, Datenbanken oder antike Teile wie ERP, CRM oder HRIS. Berücksichtigen Sie unbedingt die Auswirkungen des Workflows, wenn Ihr Team ein Low-Code-Automatisierungssystem oder eine andere Art von Engagement-Strategie verwendet.

#4. Beachten Sie alle möglichen Eingaben.

Arbeitsabläufe können auf Daten oder Informationen aus verschiedenen Quellen angewiesen sein. Dies können Formulare sein, die Informationen von einer App oder einem System sammeln, z. B. Anfragen, E-Mails, Nachrichten, Bots oder Daten.

#5. Achten Sie auf alle Übergaben.

Bei der Übertragung eines Workflow-Items oder einer Information treten häufig Probleme auf. Dies kann zu Engpässen, fehlgeschlagenen Nachverfolgungen oder zum Verzögern von Artikeln führen, da unklar ist, wer den Artikel als Nächstes bearbeiten soll.

#6. Erstellen Sie eine Wunschliste für die Automatisierung

Nachdem Sie einen detaillierten Plan für Ihren Prozess erstellt haben, erstellen Sie eine Liste aller Aufgaben und Aktivitäten, die Sie automatisieren möchten.

#7. Erstellen Sie den Workflow in seiner zukünftigen Iteration.

Sie sind jetzt bereit, den Workflow mit Ihrem bevorzugten Automatisierungstool zu aktualisieren. Mit einem Low-Code-Tool können Sie den Workflow erstellen und Ihre Automatisierung über eine benutzerfreundliche visuelle Oberfläche konfigurieren.

#8. Testen Sie die zukünftige Iteration.

Testen Sie den neuen Workflow sorgfältig, bevor Sie ihn Ihrem Team vorstellen, um sicherzustellen, dass die Ausgabe dem gewünschten Ergebnis entspricht und keine Probleme wie Engpässe, Silos oder Datenlecks vorliegen.

#9. Bilden Sie Ihre Kunden aus

Sie müssen Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen Tool schulen, wenn ihnen die von Ihnen verwendete Workflow-Software nicht vertraut ist. Wenn sie bereits an Ihr System gewöhnt sind, überprüfen Sie, ob sie die Phasen des optimierten Arbeitsablaufs kennen und sich damit wohlfühlen.

#10. Implementieren, verfolgen und verbessern

Sie beginnen mit dem kontinuierlichen Prozess der Überwachung und gelegentlichen Verfeinerung des Workflows, sobald Sie Ihrem Team grünes Licht für die Implementierung des neu automatisierten Workflows gegeben haben, um dessen Genauigkeit, Effizienz und Produktivität sicherzustellen.

Was ist Arbeitsablauf vs. Workflow?

Flow ist effektiver als Workflow-Builder und -Regeln. Obwohl Workflow-Regeln immer im Hintergrund ausgeführt werden, können sie Bildschirme anbieten, die uns durch unseren Geschäftsprozess führen. Flows sind nicht auf eine bestimmte Entität beschränkt.

Was sind die 5 Phasen des Workflows?

Um unsere Arbeit zu verwalten, verwenden wir normalerweise einen fünfstufigen Workflow-Prozess. Wenn etwas unsere Aufmerksamkeit erregt, (1) schreiben wir es auf, (2) erklären, was es bedeutet, und (3) organisieren die Ergebnisse. Wir reflektieren dann (4) regelmäßig die Ergebnisse, um zu entscheiden, womit wir uns (5) als Nächstes beschäftigen.

Was sind die vier Arten von Arbeitsabläufen?

Vier Hinweise für die Gestaltung eines erfolgreichen Workflow-Modells:

Beginnen Sie mit einem Brainstorming.
Fordern Sie die Ergebnisse Ihres Brainstormings heraus.
Überprüfen Sie, ob Prozesse gleichzeitig ausgeführt werden können.
Rollen und Verantwortlichkeiten klar definieren.