Workflows sind die Grundlage von Geschäftsprozessen. Und Workflow-Management-Systeme automatisieren diese Geschäftsprozesse für maximale Effizienz. Wir werden darüber sprechen, wie diese Workflow-Management-Systeme funktionieren, mit Beispielen für die beste Open-Source-Software, aus der Sie wählen können.
Was ist ein Workflow-Management-System?
Ein Workflow-Management-System ist eine Softwareplattform, die Abläufe effizient automatisiert. Optimierte Arbeitsabläufe steigern kritische Leistungsindikatoren und die Unternehmensproduktivität. Beispiele für Workflow-Management-Systeme sind Taiga, Pipefy, Kissflow, Kanboard usw.
Workflow-Automatisierung ist der Prozess der Organisation und Priorisierung einer Reihe von Aktionen basierend auf festgelegten Umständen und Regeln. Workflow-Management-Strategien zielen darauf ab, Engpässe und Verzögerungen in Prozessen zu identifizieren und Aufgaben abzubilden, um einen effizienteren und optimierten Workflow-Prozess zu entwickeln. Eine Reihe unabhängiger Workflow-Softwaretools werden zu einer einzigen Anwendung zusammengeführt, die von Menschen und Maschinen gesteuerte Prozesse entlang eines vordefinierten Pfads automatisiert. Workflow-Management-Lösungen helfen auch bei der reibungslosen Integration von Menschen und Systemen, um den Unternehmenserfolg zu erreichen.
Was sind die Arten von Workflow-Management-Systemen?
#1. Dokumenten-Workflow-Management-Systeme
Wenn Dokumente in den Projektprozessen eines Teams wichtig sind, sind Dokumenten-Workflow-Lösungen unerlässlich. Der Dokumentenfluss durch verschiedene Verfahren wird entscheidend für die Bemühungen der Organisation, die Effizienz des Unternehmens zu verbessern. Mit anderen Worten, das Ergebnis eines Prozesses an einem Dokument in einer bestimmten Phase wird zur Eingabe für die folgende Phase. Dokumentzentrierte Systeme werden für die Genehmigung und Überprüfung, Übersetzung und Transkription von Dokumenten verwendet.
#2. Menschenorientiertes Workflow-Management-System
Menschenzentrierte Workflow-Technologien werden bei der Gestaltung und Entwicklung von Prozessen, Aufgaben und Verfahren eingesetzt, die eine erhebliche menschliche Beteiligung erfordern. Infolgedessen sind sie für Funktionen wie das Verfassen von Angeboten und die Datenanalyse von entscheidender Bedeutung.
#3. Integriertes Workflow-Management-System
Integrierte Arbeitsabläufe beinhalten iterative und sequentiell abgeschlossene, sich wiederholende Vorgänge mit minimalem menschlichen Beitrag.
Warum ist Workflow-Management wichtig für Ihr Unternehmen?
Veränderungen sind in jedem Alter unvermeidlich, aber schwer zu akzeptieren. Computer, Laptops und Mobiltelefone haben im XNUMX. Jahrhundert dazu beigetragen, die Erwerbsbevölkerung zu vergrößern. Sie nutzen die Möglichkeiten der Cloud, um mit jedem Gerät auf Daten zuzugreifen, und verlassen sich bei der Arbeit und im Privatleben auf ihre Mobiltelefone. Bei einer so weit verbreiteten Exposition gegenüber technologischen Verbesserungen sollte die Implementierung eines Workflow-Management-Systems einfach sein. Überraschenderweise ignorieren viele Unternehmen die Bedeutung eines BPM-Tools oder einer Workflow-Software für die Geschäftsprozesse in ihrer Organisation.
Im Gegenteil, ein gutes Workflow-Management-System wird von der Industrie gefordert, um Arbeitsabläufe zu steuern, Unternehmensprozesse zu überwachen und zu optimieren. Eine genauere Betrachtung der Prozessabläufe zeigt Redundanzen und nicht zusammenhängende Arbeitsplätze. Stapel von Papieren und Ordnern mit Dokumenten, Quittungen, Rechnungen, Urlaubsanträgen und Formularen entstehen durch unorganisierte Aufgaben. Wenn kein Workflow-Managementsystem vorhanden ist, können selbst die fortschrittlichsten High-Tech-Unternehmen mit unorganisierten Papieren und unstrukturierten und unzusammenhängenden Aktivitäten enden.
Beispiele für die besten Workflow-Management-Systeme
Hier sind einige Beispiele der besten Workflow-Management-Systeme, die Sie ausprobieren können:
#1. Bienenstock
Google, Starbucks, Comcast und Toyota verwenden alle Hive als ausgefeilte Projektmanagement-Tools. Hive bietet Workflow-Management-Funktionen für Teams, die über tägliche Arbeitsprozesse kommunizieren müssen, während sie Projekte so effektiv wie möglich abschließen, zusätzlich zu seinen leistungsstarken Projekt- und Aufgabenverwaltungsfunktionen.
Hive Automate, das in die Hive-Plattform integriert ist, ermöglicht es Ihnen auch, Workflows zwischen Hive und anderen regelmäßig verwendeten Arbeits-Apps zu erstellen. Diese Anwendung steht allen Hive-Benutzern zur Verfügung und ist eine hervorragende Methode, um Ihre Abläufe zu rationalisieren, sich wiederholende Verfahren zu automatisieren und Zeit zu sparen.
#2. Kissflow
Kissflow ist eine hervorragende Projekt- und Prozessmanagement-Anwendung, die entwickelt wurde, um die Produktivität zu steigern, Teams bei der Visualisierung von Arbeitsabläufen zu unterstützen, Verantwortlichkeiten zwischen Teammitgliedern festzulegen und alle innerhalb einer Organisation auf dem gleichen Stand zu halten. Hier sind einige der Merkmale, die Kissflow zu einer ausgezeichneten Wahl für das Workflow-Management machen:
- Formulare, die vollständig angepasst werden können, um Abläufe zu automatisieren und zu rationalisieren.
- Zugriffskontrolle, die organisatorische Rollen und Verantwortlichkeiten definiert.
- Berichte und Analysen, die umsetzbar sind und wichtige Einblicke in den gesamten Arbeitsablauf bieten.
- Tool, das die Integration erleichtert.
#3. Wechsel
Shift ist ein Desktop-Programm, das Ihre E-Mail-Konten, Apps und Erweiterungen in einem einzigen Browser konsolidiert und so Ihre Produktivität steigert. Integrieren Sie Ihre Lieblings-Apps, erstellen Sie einzigartige Arbeitsbereiche und überwinden Sie die Überlastung des Posteingangs. Shift ist das ultimative Produktivitätstool; Laden Sie Shift jetzt herunter und entdecken Sie Ihren Fokus neu. Es ist wirklich ein Game-Changer. Mit Shift können Sie:
- Verbinden Sie alle Ihre E-Mail-Konten und Ihre bevorzugte Web-App, um Ihren Arbeitsbereich zu personalisieren.
- Durchsuchen Sie alle Ihre Mail-, Kalender- und Drive-Konten.
- Kombinieren Sie Ihre bevorzugten Tools, um den idealen Workflow zu erstellen.
#4. ProProfs
ProProfs Project ist eine intelligente Workflow-Management-Software, die Echtzeitinformationen zum Projektlebenszyklus bereitstellt. Auf seiner benutzerfreundlichen Oberfläche können Sie Projekte, Teilaufgaben und Fristen einfach verwalten. Genießen Sie die reibungslose Dateifreigabe und nehmen Sie von überall und jederzeit an Diskussionen teil. Das Tool erstellt Rechnungen und ermöglicht Ihnen, diese zu personalisieren. Sie können auch maßgeschneiderte Workflows basierend auf den Anforderungen Ihres Projekts entwickeln. Mit ProProfs wird die Zusammenarbeit im Team zum Kinderspiel. ProProfs hat auch die folgenden Eigenschaften, die es zu einer hervorragenden Workflow-Management-Software machen:
- Workflows automatisch ausführen.
- Steuern Sie funktionsübergreifende Teams
- Projektentwicklungs-Updates für unterwegs
- Gantt-Diagramme, Kanban-Boards und andere Tools
#5. Fluss
Fluix ist eine No-Code-Websoftware für Unternehmen wie Bauwesen, Energie, Luftfahrt und Umbau. Die Schlüssellösungen der Plattform sind die automatisierte Datenerfassung und das Workflow-Management. Mobile Formulare können zum Sammeln von Daten verwendet werden, die anschließend durch Workflows geleitet werden können, um den Betrieb über entfernte Teams hinweg zu optimieren. Eine automatisierte Methode wie diese hilft bei der Verwaltung von Feldinspektionen, Sicherheitskontrollen, Gerätewartungen und anderen Geschäftsvorgängen, die viele Aufgaben und Ausführende umfassen. Fluix bietet:
- Web-, iOS- und Android-Plattformen.
- Ausfüllbare PDFs und Webformulare erleichtern die Zusammenarbeit vieler Teams.
- Mit dem Drag-and-Drop-Workflow-Builder können Sie schrittbasierte Workflows entwickeln.
- Granularer rollenbasierter Zugriff regelt, wer Zugriff auf Aufgaben und Dateien hat.
- Integrationen mit Business-Intelligence-Tools ermöglichen Datenexport und -analyse.
#6. Projektbezogen
Projectsly von 500apps ist eine neue Projektmanagement-Software, die ein umfangreiches Aufgabenmanagement und leistungsstarke Automatisierungstools umfasst. Die Anwendung ist äußerst vorteilhaft für Remote-Teams, da sie die Zusammenarbeit erleichtert und es Projektmanagern ermöglicht, Teamaufgaben zuzuweisen und zu verfolgen, ohne wichtige Meilensteine zu verpassen. Projectsly rationalisiert die Projektplanung und ermöglicht es Ihnen, alle Teile eines Projekts von Anfang bis Ende abzuwickeln. Projectsly hat die folgenden Funktionen:
- Kanban-Boards, die zum Erstellen und Verfolgen von Aufgaben verwendet werden.
- Verwenden Sie ein Gantt-Diagramm, um den Aufgabenfortschritt grafisch zu verfolgen.
- Automatisierung für die Workflow-Erstellung
- Google Mail-Projektmanagement über die Chrome-Erweiterung
#7. ClickUp
ClickUp ist eine Lösung, mit der Sie Arbeitsabläufe und Projektpläne optimieren und gleichzeitig Teamressourcen verwalten können. Teams auf der ganzen Welt nutzen die einfache, ästhetisch ansprechende Anwendung, um ihre Arbeit auf Kurs zu halten. ClickUp könnte aus einer Reihe von Gründen die Workflow-Management-Software für Sie sein, darunter:
Automatisierungsvorlagen ermöglichen es Benutzern, spezialisierte Vorlagen für die Automatisierung von Teilen ihres Arbeitsablaufs zu erstellen.
- Gantt-, Kalender- und Zeitachsenansichten sind alle für Projekte verfügbar.
- Berichterstellung mit der Möglichkeit, benutzerdefinierte Dashboards zu erstellen.
- Sehen Sie sich die besten ClickUp-Alternativen an, die Teams jetzt verwenden, um weitere Informationen zu erhalten.
#8. Smartsheet
Seit der Partnerschaft mit 10,000 Fuß hat sich Smartsheet zu einem hervorragenden Tool entwickelt, um nicht nur Arbeitsabläufe zu verwalten, sondern auch Ressourcen für ein Team bereitzustellen. Smartsheet ist in erster Linie auf eine Excel-ähnliche Weise aufgebaut, die es Teams ermöglicht, zukünftige Schritte und Aktionspunkte leicht zu visualisieren. Smartsheet ist aufgrund der folgenden Faktoren eine hervorragende Workflow-Management-Software:
- Automatisierung von Workflows über Projekte und Aufgaben hinweg.
- Gantt-Diagramm und Tabellenansicht zur Aufgabenvisualisierung sind in flexiblen Projektkonfigurationen enthalten.
- Integrationen mit Produkten wie Microsoft Office und Google Apps.
- Erhöhte Ressourcenkapazität.
#9. Pipefy
Pipefy ist eine Workflow-Management-Software, die Teams dabei unterstützt, Daten anzufordern, Aufgaben auszuführen und Erfolge während Projekten und Kampagnen zu melden. hat sich aufgrund seines Low-Code-Workflow-Entwicklungsansatzes zur ersten Wahl für das Workflow-Management für Teams auf der ganzen Welt entwickelt. Ein paar weitere Funktionen, die Pipefy zu einer hervorragenden Workflow-Management-Software machen:
- Vorlagen, die verwendet werden können, um allgemeine Arbeitsabläufe und Prozesse zu strukturieren.
- Benutzerdefinierte Low-Code-Workflows, die die Produktivität verbessern.
- Bei Bedarf Einblick in Workflows im gesamten Unternehmen.
#10. Lufttisch
Aufgrund seines einzigartigen Excel-ähnlichen Frameworks ist Airtable eine ausgezeichnete Wahl für eine Workflow-Management-Anwendung. Dieses Tool wird von Teams auf der ganzen Welt verwendet, und seine Fähigkeit, als leistungsstarke Tabellenkalkulation zu fungieren, hat es zu einem Fanfavoriten für das Workflow-Management gemacht. Einige weitere Funktionen von Airtable, die es zu einer hervorragenden Workflow-Management-Software machen:
- Möglichkeit, eine kundenspezifische Datenbank für alle Projekte und Aufgaben einzurichten
- Projektspezifische Vorlagen, die anpassbar sind
- Raster-, Kalender-, Galerie- und Kanban-Ansichten ermöglichen es Ihnen, Projekte so anzuzeigen, wie es für Sie am bequemsten ist.
- Vorgefertigte Apps zur Verbesserung Ihrer Erfahrung
Beispiele für Workflow-Management-Systeme, die Open Source sind
Hier sind einige Beispiele für Open-Source-Workflow-Management-Systeme:
#fünfzehn. Taiga
Taiga ist eine Open-Source-Projekt- und Workflow-Management-Software, die darauf abzielt, das Usability-Problem zu überwinden. Seit Anfang 2014 arbeitet ein Team bei Kaleidos an dem Projekt. Taiga Agile gibt dem Projekt nun eine formale Struktur.
Das Projekt enthält Tools, die es einfach machen, Projekte mit Kanban- oder Agile-Vorlagen zu erstellen. Sie können Agile auch verwenden, um Sprints und User Stories zu entwickeln. Sie können auch User Storys zu Sprints hinzufügen und ihnen Aufgaben zuweisen. Darüber hinaus können Sie eine Kanban-Vorlage verwenden, um Projekte mit Post-It-Aufgabenfenstern und einer benutzerfreundlichen Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche zu erstellen.
#2. Kanboard
Kanboard ist eine einfache Open-Source-Software für das Kanban-Workflow-Management. Es ist in PHP geschrieben und wird unter einer MIT-Lizenz vertrieben. Kanboard ist einfach einzurichten und verbraucht nur wenige Ressourcen. Es verfügt über wichtige Funktionen, darunter das Suchen und Filtern von Aufgaben, Anhänge, Unteraufgaben, Kommentare und vieles mehr. Ihre Karten können auch in einer Vielzahl von Formaten exportiert werden.
#3 Rückstand
Backlog ist eine Open-Source-Workflow-Management-Software, die speziell für Entwicklerteams entwickelt wurde. Es handelt sich um eine einzige Plattform mit einer einfachen, aber leistungsstarken Benutzeroberfläche, die an die Anforderungen der Benutzer angepasst werden kann. Es ermöglicht den Mitgliedern des Entwicklungs- und Designteams, auf einer einzigen Plattform von jedem Ort und Gerät aus zu interagieren und sich zu verbinden. Mit eleganten Visualisierungen wie Gantt-Diagrammen und Git-Graphen kann die Entwicklung eines Projekts verfolgt werden. Es fördert auch die Klarheit der Informationen, sodass Teams Aufgaben innerhalb der angegebenen Zeitrahmen erledigen können.
#4. Apache Airflow
Apache Airflow ist eine kostenlose Open-Source-Workflow-Management-Software, die zum Erstellen, Überwachen und Verwalten von Projektprozessen verwendet werden kann. Die Plattform basiert auf vier Konzepten, die die Erstellung dynamischer, intuitiver, erweiterbarer und hochskalierbarer Workflow-Management-Software ermöglichen.
Directed Acyclic Graphs (DAGs) werden in Apache Airflow verwendet, um Teams beim Entwerfen, Planen, Programmieren und Automatisieren des Datenflusses durch Knoten zu unterstützen. Die Richtung des Datentransports wird durch Pipelines in Apache Airflow dargestellt. Im Wesentlichen ist die Ausgabe eines Knotens (Aufgabe) häufig die Eingabe für einen anderen Knoten. Damit das Team beispielsweise alle Aufgaben erledigen kann, muss ein Prozess abgeschlossen oder neu gestartet werden.
#5. Apache-Taverne
Apache Taverna ist eine kostenlose Open-Source-Workflow-Management-Software für wissenschaftliche Teams, mit der sie wissenschaftliche Workflows erstellen und verwalten können. Das Workflow-Tool ist plattformunabhängig und kann mit einer Vielzahl von Betriebssystemen verwendet werden. Die Apache Taverna Suite besteht aus drei Komponenten: der Taverna Engine, der Taverna Workbench und dem Taverna Server. Diese Komponenten arbeiten zusammen, um Wissenschaftlern dabei zu helfen, anspruchsvolle Datenpipelines zu erstellen und zu analysieren. Darüber hinaus akzeptiert die Suite Daten aus öffentlichen und privaten Quellen in so unterschiedlichen Bereichen wie Medizin, Geographie und Sportanalyse.
Wie erstellt man ein Workflow-Management-System?
#1. Machen Sie es leicht zugänglich
Unternehmen sind heute nicht statisch. Ihre Crew könnte über die ganze Welt verteilt sein. Jeder benötigt jedoch Zugang zu Lösungen, die seine Geschäftsabläufe rationalisieren können, also wählen Sie Cloud-basierte Produkte und Plattformen, die für alle leicht verfügbar sind.
#2. Erleuchten Sie Ihr Team
Keine Workflow-Management-Lösung ist effektiv, wenn Ihre Mitarbeiter nicht verstehen, wie sie zu verwenden ist. Wenn Sie in Software investieren, um sie bei ihrer Arbeit zu unterstützen, stellen Sie sicher, dass alle die Vorteile verstehen und wissen, wie sie erfolgreich eingesetzt werden können.
#3. Zusammenarbeiten
Die erfolgreichsten Workflow-Management-Systeme ermöglichen Ihrem Team eine mühelose Zusammenarbeit in Echtzeit. Wenn Sie nach Softwarepaketen suchen, um ein Workflow-Management-System zusammenzustellen, setzen Sie auf Zusammenarbeit.
#4. Verfolgen Sie Ihre Entwicklung.
Das Management sollte die Aufzeichnung des Prozessfortschritts überwachen und verbesserungswürdige Bereiche in Ihrem Workflow-Managementsystem hervorheben, das für alle leicht zugänglich sein sollte. Dokumentation ist in jeder Organisation unerlässlich; Stellen Sie sicher, dass Ihr Workflow-Management-System es Ihnen ermöglicht, Ihr wachsendes Team effizient zu überwachen und zu dokumentieren.
#5. Bleiben Sie wachsam
Die Technologie entwickelt sich ständig weiter, und es werden derzeit zahlreiche neue Technologien entwickelt, die Ihr Workflow-Management-System verbessern werden. Halten Sie Ausschau nach neuen, aufkommenden Systemen, die Ihr Workflow-Managementsystem verbessern und die Effizienz und Produktivität Ihres Teams steigern können.
Wie erstellen Sie einen Workflow-Prozess?
- Bestimmen Sie Ihre Ressourcen.
- Erstellen Sie eine Liste der Jobs, die erledigt werden müssen.
- Bestimmen Sie, wer für jede Phase verantwortlich ist, und weisen Sie Aufgaben zu.
- Erstellen Sie ein Workflow-Diagramm, um den Prozess zu visualisieren.
- Stellen Sie Ihren neuen Workflow auf die Probe.
- Informieren Sie Ihr Team über den neuen Workflow.
- Installieren Sie den neuen Workflow.
Was sind die 3 Grundkomponenten eines Workflows?
Die drei grundlegenden Komponenten eines Workflows sind Eingabe, Transformation und Ausgabe.
Was sind die vier Workflow-Rollen?
Die erforderlichen Workflow-Rollen (Bearbeiter, Prüfer, Genehmiger oder Herausgeber) müssen dann den Benutzern, die Teil dieses Governance-Teams sind, von einem Benutzer mit der Rolle „Information Governance Catalog Glossary Administrator“ zugewiesen werden.
Was ist SAP-Workflow?
Sie können SAP Workflow Management verwenden, um Workflows zu digitalisieren, Entscheidungen zu treffen, durchgängige Prozesstransparenz zu erlangen und Prozesse mit einem Low-Code-Ansatz zu erstellen. Es ermöglicht Benutzern, Prozesse zu erstellen, auszuführen und zu verwalten. Es ermöglicht Benutzern, die Entscheidungsfindung zu digitalisieren und zu automatisieren.
Was ist ein Workflow-Modell?
Die geordnete Abfolge von Aktivitäten und Entscheidungen, die einen Geschäftsprozess ausmachen, wird durch ein Workflow-Modell dargestellt. Durch die Erstellung eines Workflow-Modells können Geschäftsanwender besser verstehen, wie ein Prozess funktioniert, und ihn rationalisieren und optimieren, um die besten Ergebnisse und maximale Effizienz zu erzielen.
Was ist intelligenter Workflow?
Selbst wenn sich die Geschäftsanforderungen ändern, ist Smart Workflow eine vorgefertigte Lösung, die modifiziert werden kann, um einzigartige Routing- und Regelanforderungen zu erfüllen. Ad-hoc-Genehmiger können dank des benutzerfreundlichen Genehmiger-Assistenten von Smart Workflow am Genehmigungszyklus teilnehmen.
Was macht einen guten Workflow aus?
Ein guter Workflow bietet fundierte Kenntnisse der Unternehmensabläufe. Durch das Entfernen von Doppelarbeit und Redundanz beschleunigt ein gut gestalteter Workflow die Unternehmensprozesse. Verbesserte Kommunikation, Transparenz und Kontrolle über den Geschäftsprozess sind einige zusätzliche Vorteile von Prozess-Workflows.
Abschließend,
Die Verwendung des richtigen Workflow-Management-Systems trägt dazu bei, die Produktivitätsrate in Ihrem Unternehmen zu verbessern, was wiederum zu höheren Einnahmen führt. Wir haben die besten Workflow-Management-Systeme in diesem Leitfaden aufgelistet und hoffen, dass Sie sie nützlich finden.
FAQs zu Workflow-Management-Systemen
Was ist ein Workflow-Beispiel?
Ein Freiberufler erstellt und sendet eine Rechnung an seinen Kunden. Die Rechnung wird an die Finanzabteilung des Kunden gesendet. Die Rechnung wird von der Finanzabteilung genehmigt und bezahlt.
Was ist ein Workflow-Diagramm?
Ein Workflow-Diagramm ist eine Flussdiagramm-ähnliche visuelle Darstellung eines Prozesses, Projekts oder Jobs.
Was ist der Unterschied zwischen Workflow und Prozess?
Workflows berücksichtigen granulare Details bis hin zu kleinräumigen Zielen, während Prozesse sich auf größere Ergebnisse beziehen.
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Bibliographie
