Einer der wichtigsten Aspekte für die Führung eines erfolgreichen Unternehmens ist die Erstellung von Arbeitszeitplänen für die Mitarbeiter. Die Erstellung eines Arbeitsplans ist sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen wichtig und erfordert Multitasking-Fähigkeiten und kreative Problemlösungen. Die Einplanung von Mitarbeitern kann jede Woche manuell mit Stift und Papier oder automatisch mit einer Einplanungssoftware erfolgen, je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens. Manager können diesen Leitfaden verwenden, um mehr über die verschiedenen Arten von Wochenarbeitszeitplänen zu erfahren, die sie erlassen oder ändern können. Lesen Sie einfach weiter!
Was ist ein Arbeitsplan?
Arbeitszeitpläne sagen den Arbeitnehmern, wann und an welchen Tagen sie ihre Arbeit erledigen müssen. Der Arbeitsplan eines Mitarbeiters kann sich auf seine Verantwortlichkeiten, sein Gehalt, seine Leistungen und die Einhaltung von Bundes- und Landesgesetzen auswirken.
Arten von Arbeitszeitplänen
#1. Der Vollzeitarbeitsplaner
Eine Arbeitszeit von 37 bis 40 Stunden pro Woche wird in der Regel als Vollzeit angesehen. Vollzeitbeschäftigungen haben aufgrund der erforderlichen langen Arbeitszeiten in der Regel Vollzeitleistungspakete. Urlaub und Krankheit, Krankenversicherung und eine Vielzahl von Altersvorsorgeplänen sind mögliche Vergünstigungen.
Vollzeitbeschäftigte arbeiten häufig nach dem gleichen Wochenarbeitszeitplan, obwohl dies je nach Arbeitgeber unterschiedlich ist. Die typische Vollzeitarbeitswoche umfasst 40 Stunden, verteilt auf Montag bis Freitag von 9:00 bis 5:00 Uhr. In der Regel arbeiten Vollzeitbeschäftigte 35 bis 40 Stunden pro Woche am selben Standort in derselben Schicht. In einigen Branchen, wie z. B. dem Einzelhandel, können die Verschiebungen jedoch variieren.
#2. Teilzeitarbeitsplaner
Als Teilzeitbeschäftigter gilt, wer weniger als 40 Stunden pro Woche arbeitet. Die Auszeit können Sie individuell nutzen, um sich neben der Arbeit um Ihre Familie und andere Verpflichtungen zu kümmern.
Die Arbeitszeiten von Teilzeitbeschäftigten können sich von Woche zu Woche stark ändern, und sie erhalten möglicherweise nicht die gleichen Leistungen wie Vollzeitbeschäftigte. Eine typische Teilzeitarbeitswoche würde aus einer Arbeitszeit von Montag bis Mittwoch von 7:00 bis 11:00 Uhr und dann wieder von 11:00 bis 7:00 Uhr am Samstag und Sonntag bestehen.
#3. Der feste Arbeitszeitplaner
Die Arbeitszeiten und die Anzahl der Tage pro Woche bei einem regelmäßigen Zeitplan sind jede Woche gleich. Sobald sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer auf einen festgelegten Zeitplan einigen, z. B. die Anzahl der Stunden pro Woche und die Wochentage, bleibt der Zeitplan eher stabil. Eine reguläre Arbeitswoche kann von Montag bis Freitag von 8:30 bis 5:00 Uhr bzw. von Donnerstag bis Sonntag von 3:00 bis 11:00 Uhr bestehen.
#4. Der flexible Arbeitszeitplaner
Im Vergleich zu einem festgelegten Zeitplan ist ein flexibler Zeitplan entspannter. Der Arbeiter und der Chef sprechen darüber, wie die Arbeitswoche des Arbeiters eingerichtet wird. Abhängig von der Unternehmensrichtlinie müssen die Mitarbeiter möglicherweise jede Woche eine bestimmte Anzahl von Stunden arbeiten oder jeden Tag zu einer bestimmten Zeit zur Arbeit kommen. Mitarbeiter haben jedoch oft die Flexibilität, Schichten mit ihren Kollegen auszutauschen, um sowohl den geschäftlichen als auch den persönlichen Bedürfnissen ihrer jeweiligen Arbeitgeber gerecht zu werden.
Stufenlose Arbeitszeiten könnten etwa so aussehen: Montag bis Freitag, 9:00 bis 12:30 Uhr, Dienstag bis Freitag, 11:00 bis 4:00 Uhr, Samstag und Sonntag, 2:00 Uhr bis Feierabend.
#5. Rotationsplaner für Schichtarbeit
Typischerweise werden die Arbeiter so eingeplant, dass sie die ganze Woche über in verschiedenen Schichten arbeiten, wie Tag, Swing und Nacht. Dieser Zyklus trägt dazu bei, Schichten auszugleichen, sodass keinem einzelnen Arbeiter ständig die am wenigsten wünschenswerten Stunden zugewiesen werden. Obwohl Schichtarbeit weniger verbreitet ist, ist sie in zahlreichen Branchen immer noch präsent, darunter Militär, Bauwesen, Straßenbau, Kraftwerke und Gesundheitswesen. Je nach Art der Aufgabe können sich diese Schichten jede Woche oder alle drei Monate wiederholen.
Für viele Arbeitnehmer kann es schwierig sein, sich an die neue Routine anzupassen. Die regelmäßigen Routinen des Mitarbeiters, einschließlich Essen, Schlafen und Umgang mit Familie und Freunden, können durch die ständige Verschiebung seines Zeitplans gestört werden.
Wie bestimmen Sie den besten Arbeitszeitplan für Ihr Unternehmen?
Denken Sie darüber nach, wonach Sie suchen, wann Sie am aktivsten sind und wie lange Sie für regelmäßige Hausarbeiten brauchen. Einige Firmen gedeihen mit einem bestimmten Zeitplan, andere besser mit einem anderen. Entscheiden Sie sich für ein Fahrplanmodell und probieren Sie es aus. Geben Sie den Mitarbeitern rechtzeitig Bescheid, wenn Sie Anpassungen vornehmen müssen, wie z. B. die Einführung eines Bereitschaftsplans.
Was sind einige der besten Möglichkeiten, um Arbeitspläne festzulegen und zu aktualisieren?
Zahlreiche Unternehmen nutzen eine der vielen zugänglichen Planungsanwendungen für interne Zwecke. Es ermöglicht ihnen, mit den neuesten Informationen Schritt zu halten, regelmäßige Erinnerungen einzurichten und wichtige Termine für einmalige Aktivitäten zu markieren. Es gibt zahlreiche Software und Apps, die das Einreichen von Urlaubsanträgen von Mitarbeitern und das Versenden von Erinnerungen erleichtern, falls Sie Hilfe benötigen, einen Tag zu füllen. Sie können auch einen Kalender oder eine Tabellenkalkulation verwenden.
Die Bedeutung eines Arbeitsplanerstellers
Es gibt mehrere wichtige Arbeitsplantechniken für Mitarbeiter, die nicht nur sicherstellen, dass alle Schichten und Aufgaben in Ordnung sind
#1. Zeit sparen
Wenn Sie effektive Planungsmethoden verwenden, haben Sie mehr Zeit für strategischere Aufgaben Führungsaufgaben und weniger Zeitaufwand für kleinere Modifikationen und Logistik.
#2. Gewährleistung der Rechtskonformität
Neben der Sicherstellung, dass jeder Mitarbeiter die angemessene Anzahl von Stunden pro Woche arbeitet, hilft Ihnen eine gute Personalplanungspraxis dabei, die gesetzlichen Verpflichtungen für Vollzeit- und Stundenarbeiter zu erfüllen.
#3. Konsistenz herstellen
Das Erstellen wöchentlicher Arbeitspläne mit etwas Voraussicht gibt Ihnen ein solides Gefühl dafür, wer jede Woche arbeiten wird, und hilft Ihnen, Ihre Mitarbeiter besser zu verwalten. Es ist auch einfach, Vorgesetzten oder anderen Mitarbeitern Planungsaufgaben zu übertragen.
#4. Ermittlung der Arbeitskosten
Eine unzureichende Planung kann dazu führen, dass Ihr Unternehmen unterbesetzt bleibt oder zu unnötigen Lohnkosten durch überarbeitetes Personal führt. Sie können die Kosten für den Ersatz eines ausscheidenden Mitarbeiters durch strategische Planung mindern.
#5. Steigerung der Kundenzufriedenheit
Arbeitspläne sind wichtig, weil sie dazu beitragen, dass Kunden und Klienten einen besseren Service erhalten.
Die Motivation und Bindung von Mitarbeitern ist ein weiterer Vorteil der Erstellung effektiver Arbeitspläne. Ein Mitarbeiter kann sich missachtet und unzufrieden fühlen, wenn sein Vorgesetzter ständig in letzter Minute Arbeitspläne erstellt oder ihn Schichten zuweist, für die er nicht verfügbar ist. Einfache, anpassungsfähige Stundenpläne entwickeln Respekt und Außergewöhnlichkeit Zeitmanagement.
Wie funktionieren Apps für den Arbeitszeitplaner?
Die meisten Programme, die Arbeitspläne erstellen, haben einige Funktionen gemeinsam. In der Regel ermöglicht diese Software Managern und Geschäftsinhabern, Zeitpläne zu erstellen und zu ändern sowie Mitarbeitern Schichten zuzuweisen, wobei alle wichtigen Details wie Standorte, Daten, Stunden, Aufgaben und jede Art von Datei miteinander verbunden sind. Apps für Arbeitspläne, die Zeitpläne für Arbeiter generieren, können auch Stechuhren enthalten, um die geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeiter im Auge zu behalten. Arbeitszeittabellen sind ein Mittel, um die Stunden der Mitarbeiter zu verfolgen und die Gehälter der Vorgesetzten zu berechnen.
Heutzutage ist es üblich, dass Apps für die Arbeit, die Zeitpläne für Mitarbeiter erstellen, sowohl in Desktop- als auch in mobilen Versionen verfügbar sind. Letzteres ist für Remote-Arbeiter.
Apps für Arbeitszeitpläne
Lassen Sie uns einen tieferen Einblick in Apps für Arbeitspläne geben, die Zeitänderungen in letzter Minute vereinfachen können.
#1. Schreibtischzeit
DeskTime ist eine allumfassende Zeiterfassungs- und Planungslösung für Unternehmen. Arbeitspläne können auf bestimmte Gruppen oder Einzelpersonen zugeschnitten werden. Manager können bei der Erstellung von Zeitplänen Dinge wie die Gesamtarbeitszeit und die erforderlichen Mindeststunden einbeziehen. Alle Mitarbeiter haben vollen Zugriff auf und Einsicht in das Dashboard. Zu den zusätzlichen Funktionen von Desk Time gehören Zeitüberwachung, Produktivitätsanalyse und die Möglichkeit, Effizienz- und Produktivitätsberichte zu erstellen.
#2. Wenn ich arbeite
When I Work ist ein praktisches Mitarbeiterplanungsprogramm, mit dem Sie Arbeitspläne in wenigen Minuten erstellen und ändern können. Die intuitive Benutzeroberfläche macht es Arbeitern leicht, Schichten untereinander zu tauschen. Nicht einmal die Unterschrift des Vorgesetzten ist erforderlich.
Es sind nur zwei Klicks erforderlich, um Arbeiter aus der Liste auszuwählen und ihnen Schichten zuzuweisen. Darüber hinaus kann die Verwendung von Farben zur Kennzeichnung von Verantwortlichkeiten die Kommunikation bei der Entwicklung von Plänen unterstützen. When I Work verfügt außerdem über Zeiterfassungs- und Analysefunktionen, mit denen Sie Ihr Arbeitsbudget basierend auf den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden genauer verwalten können. Das Programm ist für Fabriken, Hotels und andere Unternehmen mit mobilem Personal ebenso nützlich wie für Unternehmen mit traditionellen Büroeinrichtungen. Diese Apps für Arbeitspläne können auf einem Smartphone anwendbar sein und verfügen über eine integrierte Chat-Funktion, mit der Teammitglieder online kommunizieren können.
#3. Schalttafel
Wenn es um die Planung von Arbeitskräften in Schlüsselindustrien geht, ist Shiftboard eines der besten verfügbaren Tools. Die organisatorischen Vorteile erstrecken sich auf Dienstleistungsbranchen wie das Gesundheitswesen und das Gastgewerbe sowie auf produktorientierte Branchen wie Fertigung und Petrochemie.
#4. Connecteam
Connecteam dient als Treffpunkt für verteilte Teams. Dieser Arbeitsplaner ist möglicherweise von besonderem Interesse für die Branchen Einzelhandel, Gastgewerbe, Sicherheit oder Bauwesen. Sie können Schichten planen, Verantwortlichkeiten delegieren und die Arbeitszeit überwachen – alles innerhalb derselben intuitiven Benutzeroberfläche. Diese Software hilft Unternehmen, die sowohl Schreibtisch- als auch Remote-Mitarbeiter beschäftigen, effektive Kommunikationswege aufrechtzuerhalten. Das In-App-Messaging und die Wissensdatenbank-Integrationen von Connecteam sind nützliche Tools, um die Einarbeitung und Weiterbildung von Mitarbeitern zu erleichtern. Es gibt dort auch ein Tool zum Erstellen von Umfragen zum Versenden an die Arbeitnehmer.
#5. Menschheit
Humanity ist ein Programm, mit dem Sie Ihren Arbeitsplan auf Ihrem Computer, Telefon oder Tablet planen können. Civilization kann Ihnen helfen, bis zu 80 % der Aufgaben loszuwerden, die Sie mit der Terminplanung zu tun haben. Andererseits vermeiden Sie Fehler in Ihrem Zeitplan, indem Sie Vorlagen auf jedes einzelne Szenario zuschneiden und Verfügbarkeitskriterien implementieren.
Die Benutzeroberfläche ist benutzerfreundlich gestaltet, sodass auch Teams mit wenig technischem Fachwissen sie effektiv nutzen können, um einen hervorragenden Kundenservice zu bieten. Mit Zustimmung des Managements haben Arbeitnehmer die Möglichkeit, einen Schichtwechsel oder eine Kündigung zu beantragen. Mit der Zivilisation können Firmeninhaber die mit der Organisation von Schichten verbundenen Kosten senken, da der Prozess rationalisierter ist.
#6. Heimatbasis
In Firmen, die Kunden stundenweise abrechnen, kann Homebase ein unschätzbares Werkzeug sein. Mit diesem Tool können Sie mehr als nur Schichten verwalten; Sie können auch neue Mitarbeiter einarbeiten, mit dem Team in Kontakt bleiben und die Arbeitskosten im Auge behalten. Homebase stattet seine Benutzer mit einzigartigen Tools für diese spezifischen Aufgaben aus.
Wöchentlicher Arbeitsplaner
Arbeitgeber und Arbeitnehmer profitieren von einem wöchentlichen Arbeitsplan, der zeigt, wer wann in welchen Schichten arbeitet. Es ist eine Methode, um Mitarbeiter für bestimmte Schichten einzuplanen, um den betrieblichen Anforderungen gerecht zu werden. Es erinnert die Mitarbeiter daran, wann und wie lange sie zur Arbeit erscheinen müssen. Es kann schwierig sein, ein Gleichgewicht zwischen den Wünschen des Unternehmens und denen seiner Mitarbeiter zu finden. Aus diesem Grund ist es wichtig, sorgfältig wöchentliche Arbeitspläne zu erstellen, die den Bedürfnissen aller gerecht werden.
Arbeitgeber und Arbeitnehmer können Wochenarbeitspläne nutzen, um zu organisieren, wer in welchen Schichten arbeitet. Es hilft Unternehmen dabei, die Kundenbedürfnisse besser zu erfüllen, indem es ihnen ermöglicht wird, Mitarbeiter in Schichten einzusetzen, die am besten zu ihren Zeitplänen passen. Es ist auch eine gute Möglichkeit, Arbeiter an ihre spezifischen Schichtzeiten und -tage zu erinnern. Es kann eine Herausforderung sein, sowohl die Wünsche und Bedürfnisse des Unternehmens als auch seiner Mitarbeiter zu erfüllen. Aus diesem Grund ist es wichtig, sorgfältig wöchentliche Arbeitspläne zu erstellen, die den Bedürfnissen aller gerecht werden.
Ist ein wöchentlicher Arbeitsplan dasselbe wie ein wöchentlicher Rotationsplan?
Kurz gesagt, sicher. Arbeitspläne und Dienstpläne sind synonym, da sie beide die Tage, Zeiten und Aufgaben der Mitarbeiter für die kommende Woche angeben. Ein Dienstplan mag wie ein informeller Ersatz für einen Zeitplan erscheinen, aber in der Praxis dienen sie demselben Zweck.
Wie strukturiere ich meinen Tag?
Die beste Art, Ihren Tag zu planen, umfasst:
- Erstellen Sie eine Aufgabenliste
- Erstellen Sie im Voraus einen Tagesplan.
- Erstellen Sie einen Morgenplan.
- Erstellen Sie Backup-Pläne für den Fall von Störungen.
- Nutzen Sie die Zeiten, in denen Sie am produktivsten sind.
- Legen Sie eine Pausenzeit fest.
- Sammeln Sie ähnliche Aktivitäten in Gruppen.
- Legen Sie eine Zeit für Benachrichtigungen und E-Mails fest
Wie mache ich die Terminplanung einfacher?
Im Folgenden finden Sie Möglichkeiten, wie Sie Ihre Geschäftsplanung vereinfachen können.
- Beseitigen Sie Terminmissbrauch
- Fahrpläne sollten online zugänglich sein
- Verstehen Sie Ihr Geschäft
- Kommunizieren Sie Ihren Zeitplan effektiv.
- Erkennen Sie Ihre Mitarbeiter an.
Machen Sie es einfach, Ihre Pläne zu ändern.
Hybride Arbeitszeitpläne
Ziel eines hybriden Arbeitsmodells ist es, eine Win-Win-Situation für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen zu schaffen. In diesem Setup können die Mitarbeiter ihre Zeit zwischen der Arbeit von zu Hause aus und dem Kommen ins Büro aufteilen. Bei diesem Modell sind die Standorte Ihrer Mitarbeiter nicht der einzige einschränkende Faktor. Es wird berücksichtigt, wie sie ihren Tag bewältigen, ihre Arbeit erledigen und über ihre Kollegen berichten.
Was ist ein 2 2 3 Zeitplan für die Arbeit?
Für das 2-2-3-Schichtmuster (manchmal auch als Panama-Zeitplan bezeichnet) werden normalerweise vier Arbeiterteams benötigt, um eine ausreichende 24-Stunden-Abdeckung zu gewährleisten. Jede Gruppe arbeitet tagsüber zwei Tage am Stück, nimmt dann zwei Tage frei und arbeitet schließlich drei Tage lang nachts. Während des Zyklus von 28 Tagen wiederholt sich dieser Vorgang. Die Standardlänge der Arbeitsschicht beträgt 12 Stunden, daher variiert die Gesamtarbeitswoche eines Mitarbeiters nie um mehr als 48 Stunden (obwohl seine freien Tage im Laufe des Zyklus schwanken).
Was ist der 5 4 9 Arbeitsplan?
Mitarbeiter in einem 5-4/9 CWS arbeiten vier 9-Stunden-Tage und einen 8-Stunden-Tag während einer Arbeitswoche und vier 9-Stunden-Tage und einen freien Tag während der anderen Woche, zusätzlich zu dem vom Büro festgelegten Mittagsfenster.
Was ist ein 5'2 2 5 Arbeitsplan?
Dieser könnte ideal sein, wenn Sie versuchen, das Beste aus Ihrer Urlaubszeit zu machen. Für diesen Zeitraum sind zwei Veranstaltungsreihen geplant. Eine Gruppe arbeitet alle zwei Wochen fünf Tage an und fünf Tage frei, und die andere arbeitet zwei Tage an und zwei Tage frei. Die zweite Gruppe hat einen Zeitplan von 5 an, 2 aus, 2 an und 5 aus. Diese Prozedur wird jede Nacht erneut durchgeführt, diesmal jedoch mit zwei zusätzlichen Trupps. Es ist eine ausgezeichnete Strategie, um regelmäßig längere Pausen einzulegen. Die Arbeitnehmer müssen jedoch innerhalb von sieben Tagen fünf 12-Stunden-Tage einplanen, mit nur zwei Tagen Pause dazwischen.
Welches ist die beste Planungsmethode?
Dies sind die besten Projektplanungsmethoden zur Auswahl;
- Mathematische Analyse.
- Komprimierung der Dauer
- Simulation
- Heuristiken zur Ressourcennivellierung
- Balkendiagramme
- Aufgabenlisten
- Kalender
Wie verwalten Sie Ihren Arbeitsalltag?
Hier sind 10 Tipps zur Bewältigung und Verwaltung Ihrer täglichen Arbeit;
- Organisieren Sie sich
- Setzen Sie klug Prioritäten.
- Vermeiden Sie den Drang zum Multitasking
- Beseitigen Sie Ablenkungen.
- Finden Sie heraus, wie Sie derzeit Ihre Zeit verbringen
- Lerne nein zu sagen
- Weisen Sie Aufgaben Zeitlimits zu.
- Erstellen Sie einen Tagesplan und halten Sie sich daran
- Puffer einbauen
- Fassen Sie ähnliche Aufgaben zusammen
- Puffer einbauen
Zusammenfassung
Ein Arbeitsplan bezieht sich oft auf die Anzahl der Tage pro Woche und die Anzahl der Stunden pro Tag, die ein Mitarbeiter arbeiten muss. Arbeitszeitpläne können in einige unterschiedliche Kategorien unterteilt werden, die jeweils von Faktoren wie Branche, Unternehmensgröße und Mitarbeiterebene abhängen. Die Jahreszeit kann sich auch auf Ihren Zeitplan auswirken.
Daher ist es wichtig, bevor Sie eine Stelle annehmen, herauszufinden, welche Arbeitszeiten von Ihnen erwartet werden. So können Sie unangenehmen Überraschungen bei der Arbeit grundsätzlich vorbeugen.
FAQs
Was ist ein 5 5 4 Arbeitsplan?
Die Zykluslänge in diesem System beträgt fünfundzwanzig Tage. Ein wichtiger Arbeitsplan für beispielhafte Schichten sieht vor, dass Team A fünf Tage hintereinander mit 10-Stunden-Erstschichten arbeitet und dann drei Tage frei nimmt.
Was ist ein 2 2 1 Arbeitsplan?
Der 2-2-1-Zeitplan besteht aus zwei Nachtschichten, zwei Tagesschichten und einer Nachtschicht und wird auch als Zeitplanung gegen den Uhrzeigersinn bezeichnet.
Ist es besser, 4 10-Stunden-Tage oder 5 8-Stunden-Tage zu arbeiten?
Fünf 10-Stunden-Schichten zu arbeiten ist dasselbe wie vier XNUMX-Stunden-Schichten zu arbeiten, also ist es ein fairer Handel.
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