Arbeitsaufträge sind die treibende Kraft hinter Ihrem Wartungsbetrieb. Sie versorgen Ihr Team mit Energie und erleichtern die Arbeit von Punkt A nach Punkt B. In diesem Artikel lernen Sie also, wie Sie den Wartungsauftrag meistern, das Format für das Schreiben kennen und auch die damit verbundenen Prozesse und Verfahren Ihr Geschäft läuft reibungslos.
Was ist ein Arbeitsauftrag?
Ein Arbeitsauftrag ist a Dokument die alle Details zu einer Wartungsaufgabe enthält und den Prozess zu ihrer Durchführung skizziert. Es kann Informationen enthalten, wie z. B. wer die Arbeit genehmigt, den Umfang, wer dafür verantwortlich ist und den Arbeitsplan.
Arbeitsaufträge sind entscheidend für das Funktionieren von a Unterhalt des Unternehmens Abteilung. Sie unterstützen alle, vom Wartungsmanager bis zum Techniker, bei der Organisation, Zuweisung, Priorisierung, Verfolgung und Erledigung kritischer Aufgaben. Wenn Sie es richtig machen, können Sie Informationen sammeln, teilen und verwenden, um Aufgaben so effektiv wie möglich zu erledigen.
Obwohl ein Arbeitsauftrag und eine Arbeitsanfrage identisch klingen, gibt es einige wichtige Unterschiede zwischen ihnen. Nicht-Wartungspersonal verwendet eine Arbeitsanforderung, um das Wartungsteam über eine Aufgabe zu benachrichtigen. Bei einem Geräteausfall kann beispielsweise ein Maschinenbediener eine Auftragsanfrage senden. Ein Wartungsmanager überprüft die Auftragsanfrage und fügt zusätzliche Details hinzu, plant die Zuweisung und weist sie einem Techniker zu. Die Jobanfrage wurde in einen Arbeitsauftrag umgewandelt.
Wir lernen also die Vorgehensweise / den Prozess zum Erstellen eines Wortstellungsformats in sechs Schritten.
Arbeitsauftragsverfahren/-prozess
Jeder Wartungsauftrag hat einen Lebenszyklus, der aus drei Hauptphasen besteht: Entwicklung, Fertigstellung und Aufzeichnung. Wir können diese Phasen in mehrere Schritte unterteilen. Das Verstehen jedes Schritts und das Bereitstellen eines soliden Arbeitsauftragsprozesses / -verfahrens verhindert, dass Projekte in einer Phase stecken bleiben und zu einem Rückstand werden.
Schritt Nr. 1: Identifizieren Sie die Mission.
Wartungsaktivitäten werden in zwei Kategorien unterteilt: geplante Wartung und ungeplante Wartung. Voraussichtliche Wartung umfasst alle Aufgaben, von denen Sie im Voraus wissen, wie z. B. regelmäßige Überprüfungen, und ungeplante Wartung umfasst alle Dinge, die Sie nicht vorhersagen können, z. B. einen unvorhergesehenen Ausfall.
Schritt Nr. 2: Reichen Sie eine Reparatureinreichung ein.
Hier stellen Sie die Arbeitsbeschreibungen zusammen und senden diese zur weiteren Bearbeitung an das Instandhaltungsteam. Fällt beispielsweise ein Computer aus, generiert ein Bediener eine Auftragsanforderung und sendet sie an die Wartung. Wenn ein Job geplant wird, wird ein Arbeitsauftrag generiert und zum geeigneten Zeitpunkt aktiviert.
Schritt Nr. 3: Priorisieren und planen Sie den Arbeitsauftrag.
Meistens brauchen einige Berufe mehr Zeit als andere. Eine durchgebrannte Glühbirne muss möglicherweise nicht sofort repariert werden, ein beschädigtes Förderband jedoch schon. Aus diesem Grund müssen Sie jeden Arbeitsauftrag, der auf Ihren Schreibtisch kommt, priorisieren.
Nach der Priorisierung ist es nun an der Zeit zu planen. Sie kann basierend auf einem festen Datum, erwarteten Wartungsauslösern oder dedizierten Zeitblöcken koordiniert werden. Das Setzen einer Frist hält alle in der Verantwortung und hält alle auf dem Laufenden, damit nichts übersehen wird.
Schritt 4: Delegieren und erledigen Sie den Auftrag
Es ist jetzt an der Zeit, diese Worte zu Papier zu bringen. Ein Techniker wird dem Arbeitsauftrag zugewiesen und schließt die Mission ab. Das kann so einfach wie ein fünfminütiger Gerätecheck oder so kompliziert wie ein mehrtägiger Reparaturauftrag sein.
Schritt #5: Schließen und dokumentieren Sie den Arbeitsauftrag.
Der Arbeitsauftrag wird geschlossen, bis alle Bedingungen erfüllt sind. Manager müssen es möglicherweise abzeichnen, um die Durchsetzungskriterien zu erfüllen. Wenn ein Arbeitsauftrag abgeschlossen ist, wird er verstaut. Ein gut organisiertes Arbeitsauftragsprotokoll ist für die Erstellung von Anlagenhistorien, die Bewertung früherer Lösungen, die Planung von Audits und andere Aufgaben unerlässlich.
Schritt Nr. 6: Der Arbeitsauftrag wird überprüft
Die Überprüfung von Arbeitsaufträgen liefert nützliche Details. Sie geben Einblick in Ihre Prozesse und Systeme, die zur Verbesserung Ihres Unternehmens genutzt werden können. Das Protokoll hilft Technikern auch, fehlende Schritte oder alternative Lösungen leicht zu identifizieren, wenn ein Problem erneut auftritt.
Informationen für ein Arbeitsauftragsformat
Im Allgemeinen müssen Arbeitsaufträge, wie alles andere, was von Ihrer Fabrik produziert wird, gut gemacht und auch fehlerfrei sein. Wenn ein Prozessschritt ausfällt, kann dies Auswirkungen auf die gesamte Linie haben. Welche Informationen machen also ein großartiges Arbeitsauftragsformat aus?
- Asset: Welches Gerät muss repariert werden?
- Problembeschreibung: Was genau ist das Problem? Was haben Sie zum Zeitpunkt des Scheiterns oder in den Tagen davor gehört, gesehen, gerochen oder gefühlt?
- Arbeitsumfang: Welche Arbeitskräfte benötigen Sie, um den Auftrag auszuführen? Welche Fähigkeiten werden benötigt?
- Benötigte Teile und Ausrüstung: Gibt es Teile, die ersetzt werden müssen oder Spezialwerkzeuge, die verwendet werden müssen?
- Hinweise zu Gesundheit und Sicherheit: Welche Sicherheitsprotokolle und Ausrüstung benötigen Sie? Sind bei der Arbeit an einem ähnlichen Problem oder Asset Unfälle oder Beinaheunfälle aufgetreten?
- Datum ist verlangt: Wann wurde der Arbeitsauftrag wie gewünscht erstellt und eingereicht?
- Name/Abteilung/Kontakt des Anforderers: Wer hat die Arbeit erstellt und eingereicht?
- Voraussichtlicher Fertigstellungstermin: Wann sollen diese Arbeiten abgeschlossen sein?
- Datum der tatsächlichen Fertigstellung: Wann wurde die Arbeit beendet und geschlossen?
- Erwartete Arbeitszeiten: Wie lange sollte es dauern, bis die Arbeit abgeschlossen ist?
- Tatsächliche Arbeitszeit: Wie lange hat es gedauert, den Arbeitsauftrag zu erledigen?
- Aufgaben-Checkliste: Gibt es eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Durchführung der erforderlichen Arbeiten?
- Priorität: Welche Bedeutung hat diese Arbeit? Was ist es: hoch, mittel oder niedrig?
- Zugewiesen an: Wer wird die Arbeit machen? Ist es notwendig, mehr als eine Person zu haben? Ist es notwendig, einen externen Auftragnehmer zu beauftragen?
- Zugehörige Dokumente: Gibt es Aufzeichnungen, die helfen, den Arbeitsauftrag effektiver zu erledigen, wie SOPs, Handbücher, Diagramme, Videos, Anlagenhistorie, Bestellungen oder Bilder?
Verwaltung von Wartungsaufträgen
Das Erstellen eines fantastischen Arbeitsauftragsformats garantiert keine Ergebnisse. Ein solides Format für die Handhabung des Lebenszyklus eines Arbeitsauftrags stellt sicher, dass er nahtlos von einer Phase zur nächsten übergeht. Dieses Format ermöglicht es Ihnen, eine Vielzahl von Problemen in einem Arbeitsauftrag zu vermeiden, wie z. B. mangelnde Transparenz, hohe Kosten, erhöhte Ausfallzeiten und einen lähmenden Rückstand. Werfen wir also einen Blick auf die Vor- und Nachteile einiger Job-Order-Management-Systeme und wie sie sich vergleichen lassen.
Stift und Papier
Vorteile:
Arbeitsaufträge werden seit der Erfindung von Stift und Papier mit Stift und Papier verwaltet. Schriftliche Arbeitsaufträge sind sowohl wirtschaftlich als auch vertraut. Außerdem ist Papier eine Methode, mit der jeder vertraut ist. Es erfordert sehr wenig Vorbereitung, die anfänglichen Kosten sind relativ niedrig und es gibt einen Papierpfad, wenn Sie frühere Arbeiten überprüfen müssen.
Nachteile:
Dieses System weist jedoch einige schwerwiegende Mängel auf. Papierakten werden leicht falsch abgelegt, verlegt oder zerstört. Sie sind zeitaufwändig zu finden, abzurufen und zu sortieren. Da wir Berichte oft nach einem Ereignis präsentieren, ist es wahrscheinlicher, dass ungenaue Informationen ihren Weg in einen Arbeitsauftrag finden. Auch mit Stift und Papier wird langsamer umgegangen. Diese Faktoren zusammen machen die Arbeit ineffizient und können Sie auf lange Sicht viel Geld kosten.
Verwendung von Whiteboards
Vorteile:
Ein weiteres altes Hilfsmittel für Wartungsabteilungen sind Whiteboards. Die Materialkosten überschreiten nicht das Budget, und es ist sicherlich praktisch, alle Arbeitsaufträge an einem zentralen Ort zur Ansicht und Aktualisierung verfügbar zu haben.
Nachteile:
Whiteboards haben wie Stift und Papier erhebliche Einschränkungen. Das Führen von Aufzeichnungen ist ein enormer Schmerz, und auch das Extrahieren von Informationen aus allen Aufzeichnungen, die Sie möglicherweise erhalten, ist unglaublich schwierig. Dies macht das Erstellen von Anlagenhistorien, die Vorbereitung auf Audits und das Erstellen von Arbeitsauftragsberichten nahezu unmöglich. Der Verwaltungsprozess wird oft verlangsamt, da Bediener und Techniker zu einem zentralen Ort reisen müssen, um Arbeitsaufträge zu senden oder anzuzeigen.
Excel-Tabellen
Vorteile
Excel-Tabellen sind eine Verbesserung gegenüber Stift und Papier und Whiteboards. Es wandelt Papierdokumente in ein digitales Format um, wodurch es weniger wahrscheinlich ist, dass sie zerstört werden oder verloren gehen. Oft ist es einfacher, nach Informationen zu suchen und auf der Grundlage dieser Informationen Berichte zu erstellen.
Nachteile
Obwohl Tabellenkalkulationen die Messlatte leicht anheben, machen einige Faktoren sie zu einer instabilen Basis für die Handhabung. Einige Tabellenkalkulationen sind auf einen einzigen Bildschirm beschränkt, wodurch es unmöglich ist, die neuesten Details zu einem Arbeitsauftrag anzuzeigen.
Obwohl Tabellenkalkulationen Cloud-basiert sind, fehlt ihnen die Fähigkeit, Arbeitsaufträge automatisch auszulösen, was eine vorbeugende Wartung unglaublich schwierig macht. Die Eingabe von Daten und das Erstellen von Berichten erfordern lange Zeiträume am Computer sowie Kenntnisse. Es gibt auch eine Einschränkung bei der Verfolgung des Fortschritts von Arbeitsaufträgen, wodurch Sie hinter dem Zeitplan zurückbleiben.
CMMS (Construction Management System)-Software
Vorteile:
Der Einsatz von Mobil- und Cloud-Technologien ist einer der bedeutendsten Vorteile von Computerized Maintenance Management Systems (CMMS). Diese Art von Wartungsauftragssoftware ermöglicht es jedem Wartungsmitarbeiter, Aufgaben in Echtzeit und von überall aus zu erstellen, zu überwachen, abzuschließen und zu bewerten – ob am Ort einer Panne oder an einem hawaiianischen Strand.
Arbeitsaufträge, Anlagenhistorien, Notizen und Fotos können Techniker überall hin mitnehmen. Berichte durchsuchen auch die Daten in Wartungsaufträgen nach Metriken wie Kosten, Effizienz und anderen.
Das Einreichen einer Arbeitsanfrage über ein CMMS kann denjenigen außerhalb der Instandhaltung ein größeres Gefühl der Eigenverantwortung für diese Arbeit vermitteln. Sie können auch den Status ihrer Anfragen verfolgen und Arbeitsaufträge duplizieren. Dies ist ein wichtiger Weg, um TPM in Ihrer Einrichtung zu erhöhen und den Bedarf an Aufgabenaktualisierungen oder -klärungen zu reduzieren.
Nachteile:
Während CMMS-Software der Weg der Zukunft ist, ist sie im Voraus teurer, erfordert eine außergewöhnliche Schulung und Kultur, um erfolgreich zu sein, und erfordert häufig fortschrittlichere Wartungstechniken. Obwohl CMMS-Software Mängel aufweist, gleichen die langfristigen Vorteile des Systems alle anfänglichen Mängel mehr als aus.
Wie können Arbeitsaufträge Unternehmen dabei unterstützen, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen?
Arbeitsaufträge können Unternehmen dabei helfen, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen, indem sie den Abschluss der erforderlichen Aufgaben und Wartungsaktivitäten dokumentieren und eine Aufzeichnung der Einhaltung für Audits bereitstellen.
Was ist die Rolle eines Arbeitsauftragskoordinators?
Die Rolle eines Arbeitsauftragskoordinators besteht darin, die Erstellung, Zuweisung und Fertigstellung von Arbeitsaufträgen zu verwalten und sicherzustellen, dass Aufgaben pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden.
Wie können Arbeitsaufträge Unternehmen dabei helfen, den Kundenservice zu verbessern?
Arbeitsaufträge können Unternehmen dabei helfen, den Kundenservice zu verbessern, indem sie einen klaren und organisierten Prozess für die Bearbeitung von Kundenanfragen und die Verfolgung des Fortschritts bei der Lösung bereitstellen.
Wie können Arbeitsaufträge die Kommunikation zwischen Abteilungen verbessern?
Arbeitsaufträge können die Kommunikation zwischen Abteilungen verbessern, indem sie eine zentralisierte Plattform für die Dokumentation von Aufgaben, die Zuweisung von Verantwortlichkeiten und die Verfolgung des Fortschritts bereitstellen, was die Zusammenarbeit verbessern und Missverständnisse reduzieren kann.
Wie können Arbeitsaufträge Unternehmen bei der Planung und Ressourcenzuweisung helfen?
Arbeitsaufträge können Unternehmen bei der Planung und Ressourcenzuweisung helfen, indem sie einen klaren Überblick über die auszuführende Arbeit, die erforderlichen Ressourcen und den Zeitplan für die Fertigstellung bieten, was eine effektivere Planung und Zuweisung von Ressourcen ermöglicht.
Wie können Arbeitsaufträge Unternehmen helfen, Verbesserungsbereiche zu identifizieren?
Arbeitsaufträge können Unternehmen dabei helfen, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren, indem sie eine Aufzeichnung der abgeschlossenen Aufgaben sowie der erforderlichen Zeit und Ressourcen bereitstellen, die analysiert werden können, um Ineffizienzen und verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren.
Zusammenfassung
Arbeitsaufträge sind ein Eckpfeiler einer exzellenten Wartung. Wenn sie richtig gemanagt werden, geben sie dem Team die Konsistenz und Struktur, die es braucht, um erfolgreich zu sein.
Ein gut gestalteter Wartungsauftragsprozess/-verfahren erleichtert die Einrichtung eines vorbeugenden Wartungsprogramms und die Reaktion auf ungeplante Wartungsarbeiten. Rollen wurden also beschrieben, Arbeitsabläufe verbessert, Aufgaben überwacht und Informationen gut dokumentiert.
Das letzte und wichtigste Teil des Puzzles ist die Auswahl der besten Methoden und Prozesse/Verfahren zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen. Wenn alles zusammenkommt, wird der Betrieb in der Lage sein, die Grundlagen der Instandhaltung zu meistern, während er immer noch nach neuen Wegen sucht, um zu expandieren und zu gedeihen.
Häufig gestellte Fragen zu Arbeitsaufträgen
Was ist ein Arbeitsauftrag in ERP?
Ein Arbeitsauftrag ist ein Dokument, das der Fertigungshalle vom Produktionsplaner als Signal zur Herstellung einer bestimmten Menge eines bestimmten Artikels übergeben wird. Der Arbeitsauftrag hilft auch bei der Generierung des Materialbedarfs (Bestandseintrag) für den zu produzierenden Artikel aus seiner Stückliste.
Ist ein Arbeitsauftrag eine Rechnung?
Ein Arbeitsauftrag ist ein Dokument, das eine für einen Kunden zu erbringende Dienstleistung zuweist. Eine Rechnung ist ein Dokument, das eine detaillierte Liste der erbrachten Dienstleistungen und der jeweiligen Gebühren enthält.
Warum einen Arbeitsauftrag erstellen?
Der Zweck eines Arbeitsauftrags ist um eine Aufgabe zu initiieren, zu klären, was zu tun ist, Fertigstellungstermine festzulegen und bei Bedarf spezielle Anweisungen zu erteilen. Die CMMS-Arbeitsauftragsverwaltungssoftware hilft Unternehmen auch bei der Verwaltung und Pflege von Daten zu Projekten sowie zu Ressourcen, Ausgaben und Arbeitskräften.
Wie schreibt man einen Arbeitsauftrag?
Im oberen Teil Ihres Arbeitsauftrags schreiben Sie Folgendes: Der Firmenname. Die vollständige Adresse. Wichtige Kontaktinformationen.
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Nachdem Sie die Kontaktdaten des Unternehmens geschrieben haben, fügen Sie daneben Folgendes ein:
- Arbeitsauftragsnummer.
- Auftragsnummer.
- Und das inklusive Datum.
