Die Gehaltsabrechnung bezieht sich auf die Leistungen, die ein Unternehmen seinen Mitarbeitern zu einem festgelegten Zeitpunkt oder an einem bestimmten Tag erbringen muss. Oft ist die Buchhaltung oder Personalabteilung eines Unternehmens dafür zuständig. Gehaltsabrechnungen für kleine Unternehmen können direkt vom Eigentümer oder einem Kollegen verwaltet werden. Die Lohnabrechnung, Mitarbeitervergünstigungen, Versicherungen und buchhalterische Aufgaben wie der Steuerabzug werden zunehmend an spezialisierte Unternehmen ausgelagert. Mit den kreativen technologiegestützten Diensten, die von der Gig- und Outsourcing-Wirtschaft benötigt werden, bieten diese Lösungen eine schnellere und bequemere Bezahlung der Mitarbeiter sowie die Bereitstellung digitaler Gehaltsabrechnungsdokumente. Ich werde in diesem Artikel auf Gehaltsabzug, Gehaltsabrechnungskonformität und Gehaltsabrechnungsadp eingehen. Warum lehnen Sie sich nicht zurück und genießen die Fahrt mit mir?
Was ist Gehaltsabrechnung?
Der Prozess der Bezahlung von Mitarbeitern in einem Unternehmen wird als Gehaltsabrechnung bezeichnet. Dieser Prozess umfasst die Erfassung der von jedem Mitarbeiter aufgewendeten Zeit, die Bestimmung seines Gehalts und die Auszahlung des Gehalts entweder per Scheck oder direkter Überweisung auf sein Bankkonto. Auch die Erfassung von Lohnabrechnungen, abgezogenen Steuern, Prämien, Überstundenvergütungen, Krankengeldern und Urlaubsabgeltungen muss von Unternehmen durchgeführt werden. Die Summe, die von Unternehmen für Medicare, Sozialversicherung und Arbeitslosensteuern beiseite gelegt und bei der Regierung erfasst werden muss.
Für die Lohnbuchhaltung setzen viele Unternehmen Softwarelösungen ein. Eine API wird vom Mitarbeiter verwendet, um seine Stunden zu übermitteln, wonach seine Bezahlung verarbeitet und auf seine Bankkonten überwiesen wird.
Um den Prozess zu vereinfachen, beauftragen viele mittlere und große Unternehmen externe Gehaltsabrechnungsanbieter. Unternehmen verfolgen, wie viele Stunden jeder Mitarbeiter investiert, und stellen diese Daten dem Lohnbuchhaltungsdienst zur Verfügung. Der Lohnservice ermittelt das Bruttoentgelt des Arbeitnehmers am Zahltag, indem er seine Gesamtarbeitszeit mit seinem Stundensatz multipliziert mit der Anzahl der im Lohnzeitraum gearbeiteten Wochen multipliziert. Nach Abzug von Steuern und anderen Quellensteuern vom Einkommen der Mitarbeiter zahlt der Dienst sie aus.
Gehaltsabrechnung verstehen
Sie sollten nicht unterschätzen, wie schnell es zu Abrechnungsfehlern kommen kann. Betrachten Sie für einen Moment die Angestellten, deren einzige Einnahmequelle ihr monatliches Gehalt ist. Was würde passieren, wenn das Gehalt nicht korrekt gezahlt oder verspätet ausgezahlt würde? Solche Ungereimtheiten können sich negativ auf die Arbeitsmoral der Mitarbeiter und damit auf die Produktivität des Unternehmens auswirken.
Die Einhaltung der zahlreichen Gesetze und Vorschriften, wie z. B. Arbeitsrecht, PF, PT und andere gesetzliche Vorschriften, ist ebenso wichtig, um eine korrekte und pünktliche Gehaltszahlung sicherzustellen. Diese Gesetze haben bei Verstößen erhebliche rechtliche und finanzielle Konsequenzen.
Sie müssen gründlich verstehen, was Gehaltsabrechnung ist und wie Sie die Gehaltsabrechnung effizient handhaben, wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre Mitarbeiter zufrieden sind und Sie sich an das Gesetz halten. Zuerst werden die Grundlagen der Lohnbuchhaltung behandelt.
Was ist Lohnsteuer?
Die Steuern auf Löhne, Trinkgelder und Gehälter, die sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber zahlen, werden als Lohnsummensteuern bezeichnet. Arbeitgeber ziehen Steuern von den Gehaltsschecks der Arbeitnehmer ab und senden das Geld an die Regierung. Diese Abgaben bestehen aus Arbeitnehmerbeiträgen zu Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern sowie aus bundesstaatlichen, staatlichen und lokalen Einkommenssteuern (FICA). Arbeitgeber sind sowohl für die Bundes- als auch für die staatlichen Arbeitslosensteuern sowie für ihren anteiligen FICA-Beitrag verantwortlich.
Zahlungen an die Sozialversicherung und Medicare werden durch Bundeslohnsteuern abgedeckt, die zusammen die FICA-Steuer in den Vereinigten Staaten bilden. Auf Gehaltsabrechnungen werden diese als FICA und MedFICA bezeichnet. Einbehalte der Bundeseinkommensteuer von den Gehaltsschecks der Angestellten fließen ebenfalls in den allgemeinen Haushalt des Finanzministeriums.
Einkommenssteuern werden von den meisten Staaten sowie einigen Städten, Landkreisen und Gemeinden erhoben, und das eingenommene Geld fließt direkt in ihre Kassen. Die Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, den Anteil ihrer Arbeitnehmer an den Arbeitslosenversicherungsprämien des Bundes zu tragen, während die Arbeitnehmer von diesen Kosten befreit sind.
Lohnsteuern sind eine Form von Steuern, die von der Bundesregierung und manchmal von einzelnen Bundesstaaten in mehreren Ländern, einschließlich der Vereinigten Staaten, erhoben werden. Die Gehaltsabrechnung eines Mitarbeiters listet alle diese Lohnsteuerabzüge auf. Die detaillierte Liste gibt den Betrag an, der für Bundes-, Landes- und lokale Einkommenssteuern abgezogen wird, sowie die Summen, die für Medicare- und Sozialversicherungsbeiträge gesammelt wurden.
Lohnsteuern finanzieren eine Reihe von Regierungsinitiativen wie Sozialversicherung, Gesundheitsversorgung und Arbeitnehmerentschädigung. Zum Zwecke der Erhaltung und Verbesserung der Nachbarschaftsinfrastruktur und -dienste, wie z. B. Notfallteams, Straßeninstandhaltung und Parks, können Kommunalverwaltungen eine geringfügige Lohnsteuer erheben.
So berechnen Sie Lohnsteuern
Es hängt von Ihrem Unternehmen und der lokalen Gesetzgebung ab, wie Sie die Lohnsteuern berechnen. Nichtsdestotrotz hat QuickBooks unten einige allgemeine Prinzipien vorgestellt. Die Berechnung des Bruttoentgelts Ihrer Mitarbeiter ist der erste Schritt.
#1. Berechnen Sie den Bruttolohn Ihrer Mitarbeiter
Anhand des Gehaltssatzes und Ihrer regelmäßigen Gehaltsperioden können Sie das Bruttoentgelt eines Mitarbeiters berechnen. Die Mehrheit der Unternehmen bezahlt ihre Mitarbeiter wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich. Erhöhen Sie die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden während der Lohnperiode um den Stundenlohnsatz, um den Bruttolohn eines Mitarbeiters zu ermitteln. Die Gleichung lautet wie folgt:
Stundensatz x Gesamtzahl der im Lohnzeitraum geleisteten Arbeitsstunden = Bruttolohn
Teilen Sie das Jahresgehalt durch die Anzahl der Lohnperioden im Jahr, um das Bruttoentgelt eines Angestellten zu ermitteln. Das ist die Formel:
Jahresgehalt/Anzahl der Lohnperioden in a Jahr = Bruttolohn
#2. Nehmen Sie Vorsteuerabzüge heraus
Sie müssen Abzüge herausrechnen, nachdem Sie die Bruttovergütung ermittelt haben. Neben diesen Steuerabzügen können weitere Vorsteuerabzüge hinzukommen. Der Vorsteuerabzug setzt sich zusammen aus:
- Pläne für den Ruhestand, einschließlich 401(k)s
- Pläne für die Krankenversicherung
- Flexible Spending Accounts (FSA) oder Gesundheitssparkonten
- Beiträge auf ein Konto (FSA)
- Manche Lebensversicherungen
#3. Steuern abziehen (FICA, Arbeitslosen- und Einkommenssteuern)
Der Restbetrag Ihrer Vergütung wird besteuert, nachdem Vorsteuerabzüge vorgenommen wurden. 7.65 % ist der FICA-Steuersatz, der sich aus 6.2 % für Sozialversicherungssteuern und 1.45 % für Medicare zusammensetzt. Bundes-, Landes- oder Kommunalgesetze sowie das W-4 Ihres Arbeitnehmers entscheiden über die anderen Steuersätze. Verwenden Sie die IRS-Steuertabellen, um Ihre Bundeseinkommenssteuern zu bestimmen. Sie zahlen häufig Bundessteuern zusammen mit Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern. Füllen Sie das IRS-Formular 941 aus, um alle Zahlungen zu melden.
Ziehen Sie vom Bruttolohn des Mitarbeiters die FICA-Steuer von 7.65 % ab. Die von jedem Mitarbeiter geleisteten Beiträge müssen von Ihnen, dem Unternehmen, verdoppelt werden. Das Unternehmen zahlt sowohl im Namen des Mitarbeiters als auch im Namen des Unternehmens in die Sozialversicherung und Medicare ein.
#4. Etwaige freiwillige Abzüge sind vom Restlohn abzuziehen
Sie können bestehen aus:
- Beiträge zu einer Lebensversicherung gemäß Roth 401(k).
- Pläne für eine langfristige Berufsunfähigkeitsversicherung
- Lohnpfändungen
- Gewerkschaftsbeiträge
- Der Betrag, der nach Steuern und sonstigen Einbehalten übrig bleibt, erhält der Arbeitnehmer als Nettolohn.
Was ist Lohnabzug?
Wenn der Gehaltsscheck eines Mitarbeiters dem Gehaltsabzug unterliegt, wird ein Teil seines Gehalts zurückgestellt, um eine Reihe von Verpflichtungen zu decken, darunter Beiträge zu einem Rentenplan oder Steuereinbehalte. Die Abzüge können erforderlich oder optional sein. Lohnabzüge werden von Arbeitgebern vorgenommen, um Steuerschulden zu decken, die sich aus der Zahlung des Gehalts eines Arbeitnehmers ergeben. Steuerzahlungen können für Sozialversicherungssteuern, medizinische Steuern usw. geleistet werden.
Die Zahlung des Arbeitgebers für Sozialleistungen an Arbeitnehmer, wie arbeitgeberfinanzierte 401(k)-Rentenpläne, Pensionspläne, Sparpläne, Gesundheitspläne und andere freiwillige Beiträge, macht den anderen Teil der Gehaltsabzüge aus.
Lohnabzugstabellen und Online-Rechner sind hilfreich für die Genauigkeit und Einfachheit der Berechnungen. Gehaltsabzugstabellen werden häufig von Arbeitgebern verwendet, um genaue Bundessteuer- und andere Abzugsbeträge zu bestimmen. Der freiwillige und unfreiwillige Lohnabzug wird vom Bruttolohn abgezogen, um den Nettolohn zu erhalten.
Freiwilliger Lohnabzug
Unter diese Kategorie fallen Lohnabzüge, die der Zustimmung des Arbeitnehmers bedürfen und für deren Teilnahme er sich entscheiden muss. Das sind sie:
- Prämie der Krankenkasse
- Lebensversicherungsprämie
- Altersvorsorge
- Kosten
Unfreiwilliger Lohnabzug
Gehaltsabzüge, die vom Arbeitgeber gesetzlich vorgeschrieben und den Steuerbehörden gemeldet werden, werden als unfreiwillige Abzüge bezeichnet. Die unfreiwilligen Lohnabzüge sind wie folgt:
- Fica-Steuer
- Bundeseinkommensteuer
- Staatliche und lokale Steuern
- Garnierungen
Was ist Payroll-Compliance?
Die Einhaltung aller bundesstaatlichen, staatlichen und lokalen Gesetze, die die Bezahlung der Mitarbeiter regeln, wird als Gehaltsabrechnungs-Compliance bezeichnet. Wenn ein Arbeitgeber gegen eine dieser Vorschriften verstößt, riskiert er Strafen, die das Endergebnis seines Unternehmens beeinträchtigen oder ihn möglicherweise aus dem Geschäft zwingen könnten. Wenn sie jedoch die Einhaltung der Gehaltsabrechnung herausfinden können, können sie dazu beitragen, die Mitarbeiter zufrieden zu stellen und Steuerprobleme zu vermeiden. Für alle ist eine sichere, präzise und pünktliche Bezahlung ihrer Arbeit für die Überlebensfähigkeit der Mitarbeiter und ihrer Familien von entscheidender Bedeutung.
Vereinfacht gesagt bedeutet die Einhaltung der Lohnbuchhaltung:
- Präzise Berechnung der Bezahlung, einschließlich Überstunden
- Lohnsteuern werden in angemessener Höhe von den entsprechenden Löhnen der jeweils anwendbaren Lohnsteuer einbehalten (z. B. Sozialversicherungssteuern).
- Abgabe der Lohnsteuererklärungen bei jeder dieser Behörden
Warum ist die Gesetzgebung zur Einhaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung wichtig?
Aus folgenden Gründen haben Arbeitgeber eine große Verantwortung, die Lohnabrechnungsvorschriften einzuhalten:
- Stellt sicher, dass Arbeitnehmer für ihre Arbeit angemessen entlohnt werden
- ermöglicht die Finanzierung von Sozialhilfeprogrammen wie Medicare und Arbeitslosigkeit
- verringert die Möglichkeit von Bußgeldern und rechtlichen Schritten
- erhöht die Moral der Mitarbeiter
Was ist Payroll Adp?
Payroll ADP bietet Unternehmen jeder Größe maßgeschneiderte Payroll-Services, -Lösungen und -Software. Sie bieten die Integration von Zeit- und Anwesenheitsüberwachung mit direkten Einzahlungs- und mobilen Gehaltsabrechnungslösungen. Sie bieten auch erfahrene Unterstützung, um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Gesetze und Vorschriften einhalten, und berechnen automatisch Abzüge für Steuern und Rentenzahlungen.
Gehaltsabrechnung ADP unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung von Lohnsteuern, indem es Lohnabzüge für Arbeitnehmer automatisiert und sicherstellt, dass der richtige Geldbetrag in Übereinstimmung mit den neuesten Lohnsteuerregeln und -vorschriften an die Regierung überwiesen wird.
Mit Hilfe der mobilen ADP-Lösungen für die Gehaltsabrechnung können Mitarbeiter von überall auf ihre Leistungen und Gehaltsdaten zugreifen. Sie können unter anderem ihre Gehaltsabrechnungen einsehen, ihre Zeit und Anwesenheit verwalten und Urlaubsanträge stellen.
So führen Sie die Gehaltsabrechnung durch
Es gibt folgende Möglichkeiten, um es zum Laufen zu bringen:
#1. Führen Sie die Gehaltsabrechnung von Hand durch
Gehaltsabrechnungsoptionen unterscheiden sich darin, wie zeitaufwändig sie sind, aber diese ist die kostengünstigste. Sie müssen die Besonderheiten der Gehaltsabrechnung kennen. Steuern und andere Abzüge müssen von Hand berechnet werden. Sie können den Bundeseinkommensteuerabzug anhand der vom IRS bereitgestellten Einkommensteuerabzugstabellen berechnen. Wenden Sie sich für Einzelheiten zur Einbehaltung der staatlichen Einkommensteuer an Ihren Bundesstaat. Bewahren Sie organisierte, gründliche Aufzeichnungen an einem sicheren Ort auf. Um beispielsweise Bruttoeinkommen, Steuern, Abzüge und Nettolöhne anzuzeigen, können Sie eine Tabellenkalkulation verwenden.
Der IRS sowie alle erforderlichen staatlichen und kommunalen Behörden müssen Ihre Steuererklärungen und -einlagen erhalten. Um verspätete Bußgelder und andere Strafen zu vermeiden, legen Sie Kalendererinnerungen fest.
#2. Lohnbuchhaltung auslagern
Die teuerste (aber am wenigsten zeitaufwändige) Alternative zur Gehaltsabrechnung ist das Outsourcing. Auch wenn Ihnen die manuelle Lohnabrechnung viel Zeit spart, sollten Sie sich überlegen, ob dies finanziell machbar ist. Sie könnten einen professionellen Arbeitgeberverband oder einen Lohnbuchhalter einsetzen, um Ihre ausgelagerte Gehaltsabrechnung (PEO) abzuwickeln. Normalerweise übernimmt die Person oder das Unternehmen, an das Sie die Gehaltsabrechnung auslagern, den gesamten Prozess für Sie, einschließlich der Berechnungen und der Lohnverteilung.
#3. Nutzen Sie die Lohnsoftware
Suchen Sie nach einem Kompromiss zwischen der Auslagerung der Lohnabrechnung und der manuellen Lohnabrechnung? Dann kann eine Lohnbuchhaltungssoftware die ideale Lösung für Sie sein. Gehaltsabrechnungssoftware ist oft erschwinglich und einfach zu bedienen. Was genau ist denn eine Lohnsoftware? Auch hier übernimmt eine Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware die Berechnung von Löhnen und Steuern. Daher müssen Sie sich um die Verwendung der IRS-Steuerabzugstabellen keine Sorgen machen.
Wenn Sie sich für eine Full-Service-Gehaltsabrechnungssoftware entscheiden, wird das System Ihre Steuern für Sie einreichen und hinterlegen.
Vor- und Nachteile der Nutzung professioneller Gehaltsabrechnungsdienste
Ein wesentlicher Vorteil von Gehaltsabrechnungsdiensten ist ihre Fähigkeit, eine Reihe von Berichten zu erstellen, die Buchhaltungsprozesse rationalisieren und Unternehmen dabei unterstützen, sicherzustellen, dass sie die gesetzlichen und steuerlichen Pflichten einhalten. Auch der Urlaubs- oder Freizeitbetrag, den die Mitarbeiter in Anspruch genommen haben, kann beim Lohnservice archiviert werden.
Ein Nachteil des Outsourcings von Gehaltsabrechnungssystemen besteht darin, dass Unternehmen gezwungen sind, sich für eine korrekte Buchhaltung auf externe Parteien zu verlassen. Im Fehlerfall müssen sich die Mitarbeiter des Unternehmens vor Ort mit verärgerten Mitarbeitern auseinandersetzen. Wenn die Lohnbuchhaltung Fehler macht, können Unternehmen mit Bußgeldern belegt werden.
Die Kosten sind im Vergleich zur internen Gehaltsabrechnung höher, was ein weiterer Nachteil der Verwendung von Gehaltsabrechnungsdiensten ist. Die Dienste können festgelegte monatliche Kosten haben oder mehrere Zahlungspläne für verschiedene Dienstebenen haben. Gehaltsabrechnungsdienste sind aufgrund ihrer hohen Kosten möglicherweise nicht die kostengünstigste Wahl für kleine Unternehmen mit begrenzten Betriebsressourcen.
Was meinst du mit Gehaltsabrechnung?
Die Gehaltsabrechnung ist der Prozess der Bezahlung der Mitarbeiter einer Organisation. Es beinhaltet die Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden, die Bestimmung der Gehälter der Mitarbeiter und die Auszahlung von Geldern per Scheck oder direkter Einzahlung auf die Bankkonten der Mitarbeiter.
Welche Arten von Gehaltsabrechnungen gibt es?
Die folgenden sind die Typen;
- IN-HOUSE
- Buchhalter/CPA verwaltet
- Agentur geführt
- Software verwaltet
Was sind HR und Gehaltsabrechnung?
Die Hauptverantwortung der Personalabteilung besteht darin, die Beziehungen zu den Mitarbeitern zu pflegen, während die Gehaltsabrechnung für die finanzielle Vergütung dieser Person und die Art und Weise ihrer Bezahlung verantwortlich ist. Obwohl diese beiden Abteilungen innerhalb einer Organisation unterschiedliche Rollen haben, gibt es einige Stellen, an denen sich ihre Aufgaben überschneiden.
Was ist der Gehaltsabrechnungsprozess?
Die Gehaltsabrechnung beinhaltet die Belohnung der Mitarbeiter für ihre Bemühungen. Es beinhaltet die Ermittlung des gesamten Lohneinkommens, die Vornahme von Abzügen, die Einreichung von Lohnsteuern und die Auszahlung von Geldern.
Was sind die 4 Teile der Gehaltsabrechnung?
Hier die 4 Teile:
- Bruttogehalt.
- Nettogehalt.
- Ad-hoc-Zahlung.
- Benefits
Was sind die 5 Gehaltsabrechnungsschritte?
Das Folgende sind die 5 Schritte;
- Legen Sie Ihre Arbeitgeber-Identifikationsnummer fest
- Sammeln Sie relevante Steuerinformationen für Arbeitnehmer
- Wählen Sie einen Gehaltsplan aus
- Bruttolohn berechnen
- Bestimmen Sie die Abzüge jedes Mitarbeiters
Abschließende Überlegungen
Für die schwierige und zeitaufwändige Aufgabe der Gehaltsabrechnung ist die Einhaltung strenger Gesetze und Vorschriften auf Bundes- und Landesebene erforderlich. Es erfordert eine sorgfältige Aufzeichnung und konzentriert sich auf das Kleingedruckte. Kleine Unternehmen verwenden häufig Cloud-basierte Tools, um ihre eigene Gehaltsabrechnung zu verwalten. Andere Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre Gehaltsabrechnung auszulagern oder Geld für ein integriertes ERP-System auszugeben, das sowohl die Buchhaltung als auch die Gehaltsabrechnung steuert.
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Bibliographie
