Ein HRIS kann Ihnen bei der Personalplanung helfen, indem es Ihnen Informationen über die Anzahl der Mitarbeiter, den Umsatz und andere wichtige Kennzahlen liefert. Sie können diese Daten verwenden, um bessere Entscheidungen über die Personalbesetzung zu treffen, einschließlich Einstellungen, Entlassungen und Entlassungen. Andererseits verwaltet der HRIS-Analyst Datenbanken und Computersysteme, um Organisationen bei der Verwaltung ihrer Humanressourcen zu unterstützen. Die Verwendung des HRIS bietet viele Vorteile. In diesem Artikel erfahren wir mehr über die besten HRIS-Systeme, ihre Verwendung und ihre Vorteile.
Was ist HRIS?
HRIS ist eine Abkürzung für Human Resources Information System. Es ist ein System, das Informationen über die Mitarbeiter einer Organisation sammelt und speichert. Im Allgemeinen enthält das Personalinformationssystem alle wesentlichen Funktionen für ein vollständiges HRM. Es ist ein System für Rekrutierung, Leistungsmanagement, Lernen und Entwicklung und andere Funktionen.
Human Resources Information Software ist ein anderer Name für ein HRIS. Dies ist ein wenig verwirrend, da es impliziert, dass auf verschiedenen Systemen unterschiedliche Software ausgeführt werden kann. Dies ist jedoch nicht der Fall. Das Personalinformationssystem ist im Wesentlichen eine HR-Software.
Auf die gleiche Weise können HR-Informationssysteme im Unternehmensnetzwerk oder heute häufiger auf einem Cloud-Dienst ausgeführt werden. Das bedeutet, dass die HR-Software außerhalb der Firmenmauern läuft, was Updates viel einfacher macht.
Wer verwendet das HRIS-System?
HR-Experten verwenden HRIS, um Mitarbeiterdaten zu verwalten. Es konsolidiert Informationen an einem einzigen Ort und macht viele Tabellenkalkulationen, Datenbanken und Papiere überflüssig.
Was sind die 5 verschiedenen Arten von HRIS-Systemen?
Es gibt einige Funktionen, die alle HRIS-Systeme gemeinsam haben. Sie helfen HR-Experten, ihre Arbeit besser zu erledigen, indem sie ihnen die Vorteile von Automatisierung, Self-Service, zentralisierten Datenbanken und Talentmanagement bieten. Das ist am Ende gut für die Organisation als Ganzes. Abgesehen davon hat jeder HRIS-Typ einen einzigartigen Satz von Funktionen. Hier ist ein Überblick über die fünf verschiedenen Arten von HRIS-Systemen und diejenigen, die am meisten davon profitieren.
#1. Betriebsbereit
Personalinformationen wie Mitarbeiterprofile, Stellenbeschreibungen und Bewertungen der Mitarbeiterleistung werden von funktionalen HR-Systemen zusammengestellt und gemeldet. Sie helfen HR-Managern beim Leistungsmanagement, Beförderungen, Einstellungen und internen Personalwechseln.
Darüber hinaus können operative HR-Systeme bei Standard-HR-Funktionen in einer Vielzahl von Organisationen helfen. Ein effektives HRIS-System kann das sein, was Sie brauchen, wenn Ihre Personalabteilung zu viel Zeit mit alltäglichen Aufgaben der Personalverwaltung verbringt oder Papierstapel oder digitale Dokumente auf der Suche nach Informationen über Ihre Mitarbeiter durchsucht.
#2. Taktisch
Taktische HRIS-Systeme verwalten Personalprozesse. Dazu gehören unter anderem Rekrutierung, Schulung, Vergütung und Stellenangebote. Diese sind nützlicher, um umfassende Entscheidungen über Ressourcenzuweisung, Jobanalyse und Entwicklung zu treffen. Taktische HR-Systeme verarbeiten andere Daten als interne Zahlen, wie z. B. Gewerkschaftsinformationen, Wettbewerbsdaten, behördliche Anforderungen usw.
Taktische HR-Systeme eignen sich am besten für Organisationen, die Unterstützung bei Entscheidungen auf Makroebene darüber benötigen, was mit Ressourcen geschehen soll, und nicht für solche, die Unterstützung bei kleineren täglichen Aufgaben benötigen.
#3. Umfassend
Ein umfassendes HRIS ist eine Mischung aus den oben genannten Typen, die in alle Aspekte des Personalwesens eingebunden ist, einschließlich operativer, taktischer und strategischer Fragen. Diese dienen als reibungslose Datenbank und Plattform für die einfache Überprüfung und Verwaltung einer Vielzahl von HR-bezogenen Aufgaben, wie zum Beispiel:
- Mitarbeiterinformation
- Jobanalyse und Design
- HR-Dateien
- Einzelheiten zu Rekrutierung und Einstellung
- Sicherheitsrichtlinien für Mitarbeiter
- Skills-Inventar
- Offene Positionen
- Leistungsüberwachung
- Entgelt und Leistungen
- Training und Entwicklung
Ein umfassendes HRIS dient als zentrale Anlaufstelle für die Speicherung und Anzeige aller Informationen, die für die Durchführung fast aller HR-Funktionen erforderlich sind. Umfassende HR-Systeme können zwar teurer sein oder mehr Schulung und Ressourcen für den Betrieb erfordern, aber sie können eine Fülle nützlicher Funktionen bieten, die letztendlich die Arbeitsweise einer Personalabteilung verändern können.
#4. Strategisches HRIS
Strategische HRIS-Systeme helfen, wie der Name schon sagt, bei der strategischen Analyse und Entscheidungsfindung. Sie helfen Personalleitern bei Aufgaben wie der Festlegung von Prioritäten und der Vorbereitung auf die Zukunft ihrer Belegschaft. Anhand von Marktdaten und Betriebsbudgets können strategische HR-Systeme die Personalplanung und den Überblick über verfügbare Arbeitskräfteressourcen verbessern.
Darüber hinaus profitieren Organisationen mit langfristigen Wachstums- und Expansionsplänen stark von strategischen HR-Systemen. Ein strategisches HRIS ist eine Überlegung wert, wenn Sie zukünftige Geschäftsentscheidungen auf harte Daten und fundierte Analysen stützen möchten, anstatt auf Vermutungen.
#5. HRIS mit eingeschränkter Funktion
Ein HRIS mit eingeschränkter Funktion unterscheidet sich von einem voll ausgestatteten dadurch, dass es nur eine Sache tut. Sie sind nicht für die strategische Planung oder Verwaltung konzipiert. Stattdessen sind ihre Rollen spezifischer und granularer.
Die genaue Funktion jedes HRIS mit begrenzter Funktion wird durch das System eingestellt. Beispielsweise könnte ein HRIS speziell für die Mitarbeiterschulung oder das Leistungsmanagement konzipiert werden.
Kleinere Unternehmen können mehr von HR-Systemen profitieren, da sie in der Regel kostengünstiger, benutzerfreundlicher und gut geeignet sind, von einem einzelnen HR-Manager verwendet zu werden.
Beispiele für HRIS-Systeme
Es gibt drei HRIS-Softwarebeispiele, die berücksichtigt werden sollten:
- HRIS: Ein Personalinformationssystem ist ein System, das Personen, Richtlinien und Verfahren verwaltet.
- HCM: Personalmanagement umfasst alles von einem HRIS bis hin zu Talentmanagement und globalen Funktionen (wie Optionen für mehrere Währungen, Sprachen und Lokalisierungen).
- HRMS: Das Personalmanagementsystem vereint zentrale Komponenten aus HRIS und HCM. Dazu gehört die Verwaltung Ihrer Richtlinien und Verfahren sowie verschiedener Sprachfunktionen und Talentoptionen.
Ihr Unternehmen bestimmt, welche verwendet werden. HRIS bietet Echtzeit-Automatisierungsfunktionen, und Sie sollten ihre Bedeutung nicht unterschätzen.
Was sind die Vorteile von HRIS?
Die Verwendung eines HRIS hat eine Reihe klarer Vorteile. Daher nutzen Unternehmen jeder Größe dieses Tool, um ihre Personalarbeit zu unterstützen. Das HRIS ist die zentrale Ablage für Mitarbeiterdaten. In einem System sind dann verschiedenste Mitarbeiterdaten leicht zugänglich.
- Aufzeichnungen: Personalinformationssysteme sind Datenbanken, die Änderungen an mitarbeiterbezogenen Informationen dokumentieren und nachverfolgen. Wenn es um Personaldaten geht, können HR-Informationssysteme als Single Source of Truth angesehen werden.
- Compliance: Es ist notwendig, bestimmte Informationen für Compliance-Zwecke zu sammeln und zu speichern. Dies umfasst Material zur Identifizierung von Mitarbeitern im Falle von Diebstahl, Betrug oder anderem Fehlverhalten; erste Kontaktinformationen im Falle eines Unfalls; Bürgeridentifikationsdaten für das Finanzamt; und obligatorische Zertifizierungsablaufdaten. Das Personalinformationssystem ist jedoch der perfekte Ort, um all diese Daten im Auge zu behalten. Die Einhaltung der Anforderungen der Allgemeinen Datenschutzverordnung erfordert die strengsten Maßnahmen zur Datensicherheit, die möglich sind.
- Effizienz: Alle diese Informationen an einem Ort zu haben, verbessert nicht nur die Genauigkeit, sondern spart auch Zeit. Einige Unternehmen bewahren immer noch viele Informationen über ihre Mitarbeiter auf Papier auf. Die Suche nach dem richtigen Ordner und dem richtigen Blatt kann viel Personalzeit in Anspruch nehmen.
- Personalstrategie: Das HRIS ermöglicht die Nachverfolgung von Daten, die zur Weiterentwicklung der Personal- und Geschäftsstrategie erforderlich sind. Abhängig von den Prioritäten der Organisation müssen unterschiedliche Daten nachverfolgt werden. Hier kommt das Personalinformationssystem ins Spiel.
- HR-Self-Service: Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, Mitarbeitern und Managern Self-Service-HR anzubieten. Mitarbeiter können nun ihre eigenen Angelegenheiten regeln. Wenn es richtig gemacht wird, kann das HR-Informationssystem für eine positive Mitarbeitererfahrung sorgen.
Was sind die Verwendungen von HRIS?
Jedes Unternehmen würde davon profitieren, eine HR-Softwarelösung zu finden, die Zeit sparen kann. Das Personalinformationssystem kann auf der IT-Infrastruktur eines Unternehmens laufen. Unternehmen bevorzugen jedoch Cloud-basierte Softwareanbieter, die HR-Software bereitstellen, verwalten und aktualisieren.
Ein solides HRIS ermöglicht es einer Organisation, Mitarbeiterdaten einfacher und effizienter zu verwalten und gleichzeitig zum Wachstum und zur Entwicklung eines Mitarbeiters beizutragen. Durch den Einsatz solcher HR-Management-Lösungen wird eine Struktur geschaffen, die die Leistung der Mitarbeiter verbessert und auch als zuverlässige Drehscheibe für alle Anfragen zu Mitarbeiterinformationen dient.
HRIS profitiert auch davon, all diese Daten an einem leicht zugänglichen Ort zu haben, damit sie sie für die strategische Personalplanung nutzen können. Da diese Informationen verwendet werden können, um Muster und Problembereiche am Arbeitsplatz zu erkennen,
Was ist ein HRIS-Analyst?
Ein Analyst für Personalinformationssysteme (HRIS) ist ein Fachmann, der Datenbanken und Computersysteme verwaltet, um Organisationen beim Personalmanagement zu unterstützen. Zu den Aufgaben eines HRIS-Analysten gehören Recherchen, die Verbesserung bestehender HR-Informationssysteme und die Erstellung neuer; sowie die Erstellung von Empfehlungen zur Weiterentwicklung von Leistungskennzahlen in allen Unternehmensbereichen. Schließlich arbeiten Sie mit einem Team von HR-Experten und Managern aus verschiedenen Abteilungen zusammen, um sicherzustellen, dass eine Organisation so reibungslos wie möglich läuft.
Was sind HRIS-Fähigkeiten?
HRIS-Fähigkeiten sind ein ausgezeichneter zwischenmenschlicher und technischer Support. Organisations- und detailorientiert. Problemlösungs- und Analysefähigkeiten. Personalrichtlinien und -prozesse, um sicherzustellen, dass das HRIS die Unternehmensziele erfüllt.
Verantwortlichkeiten eines HRIS-Analysten
- Aktualisieren Sie Anwendungen und bieten Sie Schulungen und technischen Support an.
- Erstellen und implementieren Sie neue HR-Management-Prozesse und -Systeme.
- Der HRIS-Analyst verbessert den Prozess, indem er neue Software integriert und diagnostische Tests durchführt.
- Führen Sie Abfragen und statistische Analysen zu den gesammelten Daten des Personalinformationssystems durch.
- Stellen Sie sicher, dass HR-Metriken wie Anwesenheits- und Mitarbeiterleistungsdaten effizient erfasst und sicher gespeichert werden.
- Führen Sie regelmäßige Audits der HR-Aufzeichnungen und -Verfahren durch, z. B. in Bezug auf Einstellungen, Entlassungen und Gehaltsabrechnungen.
- Bleiben Sie auf dem Laufenden über technologische Fortschritte und Trends im Bereich Human Resources Information System.
- Beratung mit Personalleitern und anderen Abteilungen, um die Anforderungen an das HR-Informationssystem zu ermitteln
- Der HRIS-Analyst führt auch eine Analyse der Leistungsmetriken durch und löst Anwendungsprobleme.
- Prozessdokumentation, identifizieren HR-Probleme und erstellen Datenanalyseberichte.
Was ist ein anderer Name für HRIS?
Human Resources Management System (HRMS), Human Resources Information System (HRIS) und Human Capital Management (HCM) werden oft synonym verwendet
Zusammenfassung
Letztendlich müssen Sie, um das für Sie beste HR-Informationssystem zu bestimmen, ein gründliches Verständnis der Ziele Ihres Unternehmens haben, wo Ihr HR-Team die meiste Unterstützung benötigt und welche Art von Kapitalrendite Sie erwarten können. Wenn Sie Ihre Anforderungen genau kennen, können Sie sich auf das HRIS konzentrieren, das Ihrem Unternehmen am besten hilft.
Was sind HRIS-FAQs?
Was ist HRIS und warum ist es wichtig?
Ein HRIS speichert Bewerber-Tracking-Funktionen, Onboarding, Mitarbeiterdemografie, Vergütungs- und Leistungsoptionen sowie Zeiterfassung. Es ist auch Ihr Mitarbeiterdatenzentrum mit aktuellen Informationen zu Einstellungstrends und Mitarbeiterbindung in Ihrem Unternehmen.
Warum nutzen Unternehmen HRIS?
Personalinformationssysteme (HRIS) kombinieren HR und IT, um Unternehmen dabei zu helfen, HR-Prozesse und -Daten besser zu verwalten. Jedes Unternehmen, unabhängig von der Branche, kann die HRIS-Technologie verwenden, um die Mitarbeitererfahrung zu verbessern und zeitaufwändige HR-Aufgaben zu vereinfachen.
Was ist die HRIS-Implementierung?
Eine HRIS-Implementierung ist der entscheidende Schritt zur Schaffung einer neuen Plattform für die Integration von HR-Prozessen und -Technologien.
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Bibliographie
