Enterprise Content Management (ECM) ist eine Schlüsseltechnologie für Unternehmen, die Organisationen aller Größen und Branchen bei der Organisation, Verwaltung und Verteilung unstrukturierter Inhalte unterstützt. Diese Technologie ist in den meisten Unternehmen wirklich wertvoll. In diesem Leitfaden erfahren Sie anhand von Beispielen, worum es bei ECM geht und wie Sie die beste Software für Ihr Unternehmen auswählen.
Was ist ECM?
Eine Enterprise Content Management (ECM)-Lösung hilft Unternehmen, Inhalte und Informationen während ihres gesamten Lebenszyklus sicher zu verwalten. Es bietet die sichere Speicherung und Verteilung von unstrukturierten Daten wie Word-Dokumenten, PDFs, E-Mails und gescannten Fotos an autorisierte Benutzer.
Der motivierende Faktor für die Installation eines ECM-Systems besteht darin, Geschäfte effizienter abzuwickeln, von kommerziellen Lieferketten über Vertragsmanagement und HR-Prozesse bis hin zur Regierungsverwaltung. Unternehmen können ihre Arbeit vereinfachen und rationalisieren, indem sie die Abhängigkeit von Papierdokumenten beseitigen und unstrukturierte Informationen entsprechend den Geschäftsanforderungen kategorisieren. Es ist anders als a Einwilligungsmanagementplattform CMP mit ein paar Ähnlichkeiten.
Anwendungen von ECM und Beispiele
#1. Digitalisierung
Digitalisierung ist der Prozess der Umwandlung analoger Informationen, wie Papierdokumente und Fotoabzüge, in ein digitales Format. Viele Unternehmen, die Ausgaben reduzieren, Prozesse rationalisieren und Zeit sparen möchten, verwenden Enterprise Content Management (ECM)-Systeme, um papierbasierte Büros in papierlose digitale Büros umzuwandeln.
Scanner nehmen während des gesamten Digitalisierungsprozesses digitale Bilder von Papierdokumenten auf, und das ECM-System organisiert sie in zusammenhängenden Strukturen, extrahiert Informationen und klassifiziert Material basierend auf Dokumentnamen, extrahierten Informationen und zusätzlichen Metadaten.
Die Digitalisierung nützt jedem Unternehmen, das digitale Prozesse entwickeln möchte, aber schauen wir uns ein konkretes Anwendungsbeispiel an.
Beispiel Digitalisierung
Stellen Sie sich ein Produktionsunternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern vor. Die gesamte Personaldokumentation (HR) wird in Papierakten aufbewahrt, angefangen bei Stellenbeschreibungen und Lebensläufen für Neueinstellungen bis hin zu Leistungsbeurteilungen, finanziellen und medizinischen Details sowie Abfindungs- oder Ruhestandsformularen. Dieses Wissen auf Papier zu halten, bringt verschiedene Herausforderungen mit sich:
- Unzureichende Sicherheit (jeder mit dem Aktenschrankschlüssel kann darauf zugreifen)
- Der Zugang ist langsam, insbesondere wenn die eigentlichen Papiere außerhalb des Standorts aufbewahrt werden.
- Das Teilen und Aktualisieren ist zeitaufwändig
- Feuer und Überschwemmungen können ein Gebäude vollständig zerstören.
- Fehlablagen sind weit verbreitet – laut Gartner werden 25 % der falsch abgelegten Dokumente nie gefunden.
- Keine Zusammenarbeit – nur eine Person kann zu einem bestimmten Zeitpunkt an dem physischen Papierdokument arbeiten.
Diese Bedenken werden durch die Digitalisierung der Personaldokumentation in Papierform und die Implementierung automatisierter Effizienzsteigerungen durch ECM angegangen. Der Digitalisierungsprozess gliedert sich in zwei Phasen:
Scannen Sie jedes vorhandene Dokument und führen Sie es über optische Zeichenerkennung (OCR), intelligente Zeichenerkennung (ICR) und Formularwerkzeuge aus, um wichtige Daten direkt von der Seite zu extrahieren und im ECM-System für einen schnellen und einfachen Zugriff zu speichern.
Die Entwicklung einfacher Prozesse und Benutzeroberflächen, um das kontinuierliche Einfügen neuer Materialien zu ermöglichen – nicht aus Papier, sondern aus digital erstellten Lebensläufen, Formularen und Systemen.
Die Digitalisierung kann die Papiermenge in einem Unternehmen erheblich reduzieren, die Effizienz steigern, Fernzugriff ermöglichen und die Strategie der digitalen Transformation beschleunigen.
#2. Dokumenten-Management
Betrachten Sie Verwaltungssysteme für Geschäftsdokumente als Werkzeuge, die es Unternehmen ermöglichen, über das einfache Speichern von Inhalten hinauszugehen und diese effizient zu durchsuchen und zu organisieren. Das Dokumentenmanagementsystem, das auf Digitalisierungsbemühungen aufbaut, bietet umfassendere Speichermöglichkeiten als die Digitalisierung und organisiert, verfolgt und ruft auch Inhalte ab, mit Funktionen wie Dokumentenversionskontrolle, Sicherheits- und Zugriffsverwaltung und Audit-Trails.
Beispiel
Betrachten Sie ein Team, das einen Projektvorschlag erstellt und daran mitarbeitet, als reales Beispiel für ein Dokumentenmanagement-Tool. Das Dokumentenmanagement ermöglicht nicht nur mehreren Benutzern, den Vorschlag gleichzeitig zu aktualisieren, sondern stellt auch sicher, dass sich Änderungen nicht gegenseitig überschreiben, sodass jederzeit eine einzige Quelle der Wahrheit gewährleistet ist.
Durch die Versionskontrolle kann das Team sehen, wie die aktuelle Iteration des Vorschlags aussieht, und ermöglicht es ihm gleichzeitig, im Falle eines Fehlers oder Umdenkens zu früheren Versionen zurückzukehren. Darüber hinaus bietet ein ECM-Dokumentenverwaltungssystem eine gründliche Prüfaufzeichnung aller Benutzeraktivitäten in Bezug auf das Dokument, um die Einhaltung zu überprüfen und sowohl die Organisation als auch die Benutzer zu schützen.
#3. Compliance und Governance
Die Nichteinhaltung von Regierungs- und Branchengesetzen kann in regulierten Bereichen wie Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen und Energie zu erheblichen Geldstrafen, Unternehmensstörungen, ruiniertem Ruf und in einigen Fällen zu Gefängnisstrafen führen.
ECM-Lösungen umfassen Funktionen wie Records Management (RM), Retention Management, Vernichtung, eDiscovery und Audit Trails, um Unternehmen bei der Einhaltung von Governance- und Compliance-Gesetzen zu unterstützen.
Beispiel
In der Gesundheitsbranche besagen beispielsweise die HIPAA-Aufbewahrungsanforderungen, dass Dokumente mindestens sechs Jahre ab dem Datum ihrer Erstellung aufbewahrt werden müssen.
Ein Administrator kann ein sicheres Content-Management-System verwenden, um die Aufbewahrungszeit für ein Dokument auf der Erstellungsebene festzulegen, um es bis zu seiner automatischen Vernichtung sicher aufzubewahren, was weniger Prüfungs- und Datenbankvolumen sowie ein geringeres Bußgeldrisiko ermöglicht.
Ein fortgeschritteneres Beispiel findet sich im Rechtsgeschäft, wo Anwälte gezwungen sein können, digitale Daten und Aufzeichnungen zu übermitteln, die für einen Rechtsstreit relevant sind, wie z. B. E-Mails, Papiere, Kontoberichte und Chat-Nachrichten. eDiscovery bezieht sich auf den Prozess des Identifizierens, Sammelns, Aufbewahrens und Verbreitens von elektronischem Material. Während des eDiscovery-Prozesses legen Rechtsteams eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht fest, die die Verarbeitung oder Entsorgung relevanter Informationen stoppt.
#4. Fallmanagement
Während sich die Digitalisierung und Verwaltung von Dokumenten auf Dokumente konzentriert, konzentriert sich ein Case-Management-System für Unternehmen auf ein etwas anspruchsvolleres Element – den Fall. Ein Fall ist eine Sammlung verbundener Dokumente und Informationen zu einer einzelnen Entität, z. B. einem Patienten, einem Gerichtsverfahren oder einem Planungsvorschlag. Das Fallmanagement behandelt den Fall als ein einzelnes, gesammeltes Element und bietet eine einzige Benutzeroberfläche, von der aus alle Aktivitäten und Arbeitsabläufe für diesen Fall ausgeführt werden können.
Beispiel
Beispielsweise kann ein Kunde oder Subjekt einer Versicherungsgesellschaft in einen Fahrzeugunfall verwickelt sein und einen Anspruch geltend machen. Ein Versicherungsfallmanager erstellt einen Fall, der Unterlagen, Polizeiakten, Unfallbilder, medizinische Berichte, unterschriebene eidesstattliche Erklärungen, Reparaturangebote und andere relevante Daten enthält, um sicherzustellen, dass der Kunde die richtige medizinische Versorgung und Erstattung erhält.
Um die effektivsten Lösungen und Dienstleistungen bereitzustellen, muss der Fallbearbeiter bei Bedarf alle Informationen aus der Falleinheit auf einem einzigen Bildschirm sehen können, und hier kommt die Fallverwaltungsfunktion eines ECM ins Spiel.
Kreditvergabe und -bearbeitung, Versicherungspolicen- und Anspruchsverwaltung, Verwaltung von Mitarbeiterakten, Verwaltung von Krankenakten sowie Eröffnung und Onboarding neuer Kundenkonten sind gängige Fälle des Fallmanagements in jedem Unternehmen. Case-Management-Systeme können jede Gruppe von Aktivitäten unterstützen, die sich auf viele Dokumente pro Thema stützen und einen begleitenden Geschäftsprozess haben.
#5. Wissensmanagement
Der Prozess der Entwicklung, des Erwerbs, der Strukturierung, des Erhalts und der Verteilung von Wissen, Erfahrungen und Informationen innerhalb einer Organisation wird als Wissensmanagement bezeichnet. Es verschafft Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil, indem es die Effizienz und Entscheidungsfähigkeit steigert und gleichzeitig eine gut informierte, kollaborative Belegschaft entwickelt, beginnend mit der Onboarding-Phase.
Innerhalb einer Organisation bietet Wissensmanagement-Software häufig eine Kombination aus Funktionen und Vorteilen wie Unternehmenssuche, Föderation und Ideenfindung:
Unternehmensinhaltssuche
Das Tempo der modernen Geschäftswelt ist entscheidend. Die Zeit, die mit der Suche nach Informationen verbracht wird, ist eines der größten Hindernisse für Arbeitnehmer. Mitarbeiter können schnell und einfach nach zahlreichen Merkmalen der Datei suchen, die als Metadaten bezeichnet werden, um die gesuchten Informationen und das damit verbundene Wissen zu finden. Diese ausgeklügelte Suchfunktion, mit der Benutzer Dokumente nach Typ, Datum, Thema, Fall, Autor und anderen Kriterien querverweisen können, ermöglicht es ihnen, die Wissensnadel im Content-Heuhaufen schnell zu entdecken – ein großer Vorteil des Wissensmanagements.
Inhaltsföderation
Damit ein Wissensmanagementsystem der Organisation am besten dient, müssen Benutzer in der Lage sein, auf Inhalte aus allen Systemen zu verweisen. Dies ist jedoch ein schwieriges Unterfangen, da die meisten Unternehmen in ihrer Umgebung viele unzusammenhängende, veraltete Informationssilos haben. Content Federation überwindet diese virtuellen Barrieren, indem grundlegende Geschäftssysteme verbunden werden, sodass Benutzer relevante Informationen schnell suchen, abrufen und verbreiten können, unabhängig davon, wo sich die zugrunde liegenden Inhalte befinden.
Vorstellen
Während des Innovationsprozesses kann die Ideenfindung der wichtigste Faktor bei der Produktion neuer und nutzbarer Informationen sein. Jedes Unternehmen verfügt über eine Fülle von Informationen, doch Datenbanken, in denen riesige Datenmengen gespeichert sind, können für Verbraucher überwältigend sein. Eine einfache Themensuche kann hochrelevante Informationen und Ideen von innerhalb und außerhalb des Unternehmens liefern, was zu kreativeren Entscheidungen und neuen Lösungen führt.
Beispiel Wissensmanagement
Ein Kundensupport-Helpdesk ist ein Beispiel für eine ECM-Wissensmanagementanwendung. Wenn ein Kunde ein Ticket kontaktiert oder ein Ticket einreicht, muss das Support-Team das Problem so schnell wie möglich lösen, insbesondere weil 75 % der Unternehmen nachweisen können, dass eine größere Kundenbindung oder ein höherer Lifetime-Wert zu Umsatzsteigerungen führt.
Der Support-Profi kann ein Wissensmanagementsystem verwenden, um die Kundendatei zu lokalisieren und Notizen von früheren Anrufen zu überprüfen. Das System kann dann Informationen im Zusammenhang mit dem aktuellen Problem liefern, wie z. B. Handbücher, Produktvideos, die neuesten Unternehmensnachrichten oder Richtlinienaktualisierungen und alle anderen relevanten Informationen, die ihnen helfen würden, das Problem schnell und effizient zu lösen.
Lesen Sie auch: CONTENT MANAGEMENT: Definition, Strategien & Tools
Was ist Enterprise Content Management (ECM)-Software?
Enterprise-Content-Management-Software (ECM) ist eine Plattform, mit der das Material einer großen Organisation intelligent gespeichert, organisiert und abgerufen werden kann. Laut einer Analyse von Markets and Markets aus dem Jahr 2020 erweitern sich die Optionen sowohl für Käufer als auch für Verkäufer von ECM-Software, und die Branche wird bis 67 voraussichtlich 2025 Milliarden US-Dollar oder mehr erreichen, was einem Wachstum von fast 50 % in fünf Jahren entspricht. Dies kann weiter zunehmen, wenn die Schließung von COVID-19 immer mehr Unternehmen dazu veranlasst, auf Remote-Arbeit umzusteigen, was die Nachfrage nach einem Online-ECM noch weiter erhöht.
Wichtige Merkmale einer ECM-Software
Bevor Sie sich für eine ECM-Software entscheiden, vergewissern Sie sich, dass diese die wesentlichen Merkmale enthält. Hier ist eine Liste von Funktionen, über die Unternehmen nachdenken sollten, bevor sie sich für ein Produkt entscheiden.
#1. Starkes Dokumenten- und Asset-Management
Ein starkes und intelligentes Dokumenten- und Asset-Management-System mit benutzerdefinierten Ordnern und Zugriffsprüfung ist einer der grundlegenden Aspekte, die ein ECM bieten muss. Dies umfasst jede Form von Inhalten und Assets, die für die interne oder externe (Kunden-)Kommunikation bestimmt sind, wie z. B. Artikel, Marketing-PDFs, Schulungsunterlagen und -materialien für Mitarbeiter, Verkaufsgespräche, Angebote, Vorlagen usw.
#2. Sichere Zusammenarbeit
Zusammenarbeit sollte eine entscheidende Option für Ihr ECM sein; Insbesondere bei Mitarbeitern, die während des COVID-19-Shutdowns von zu Hause aus auf der ganzen Welt arbeiten, ist die Nachfrage nach Collaboration-Funktionen auf ECM erheblich. Kollaborationsfunktionen ermöglichen es zahlreichen Benutzern aus verschiedenen Abteilungen, gleichzeitig an demselben Dokument zu arbeiten. Außerdem können Manager den Fortschritt der Inhaltserstellung in Echtzeit verfolgen. Eine erhöhte Zugänglichkeit erfordert jedoch eine größere Sicherheit und Benutzerüberprüfung. Nur autorisierte Benutzer sollten in der Lage sein, Dokumente in einem ECM anzuzeigen, zu ändern oder zu löschen, das über eine umfassende Überprüfung der Benutzerzugriffsebene verfügt.
#3. Aufzeichnungen führen
Ihre Business-Content-Management-Software dient als zentralisiertes Dokumentenmanagementzentrum, einschließlich aller internen Aufzeichnungen des Unternehmens und der Abteilung. Verkaufsberichte, Buchhaltungs- und Kundendaten (CRM-Konnektivität wird empfohlen), Budget und Ausgaben usw. sind alle enthalten.
#4. Erweiterte Suche
Da die Informationen Ihres gesamten Unternehmens auf einer Plattform zentralisiert sind, ist es wichtig, dass das ECM über eine fortschrittliche und schnelle Suchfunktion verfügt, um sicherzustellen, dass Ihr Team je nach Suchkriterien sofort auf die richtigen Dokumente zugreifen kann. Diese Felder umfassen die Suche nach Aufsätzen nach Abteilungen und internen Klassifikationen, Titeln, Inhaltsbegriffen, Datumsangaben usw. ECMs, die keine schnellen und genauen Suchergebnisse liefern, sollten nicht berücksichtigt werden.
#5. Rollback- und Änderungsverlaufsverfolgung
Da mehrere Personen auf Organisationsdateien zugreifen und diese bearbeiten, ist es wichtig, dass Ihr ECM den Bearbeitungsverlauf in Echtzeit verfolgt und speichert – wer wann Änderungen vornimmt. Wenn eine falsche Bearbeitung vorgenommen wird, sollte der ECM die Möglichkeit haben, ein Dokument auf eine frühere Version zurückzusetzen.
#6. Automatische Erkennung von Redundanzen
Eine der wichtigsten Anwendungen eines ECM ist die Möglichkeit, nur die neuesten und eindeutigsten Kopien von Dokumenten aufzubewahren. Dies wird erreicht, indem überflüssige Dateien automatisch erkannt und zum Löschen angeboten werden. So ist gewährleistet, dass Ihre Mitarbeiter immer nur die aktuellste Version einer Datei sehen und nicht durch verschiedene Versionen verwirrt werden.
#7. Integration mit bestehenden Anwendungen
Die Integration von Enterprise Content Management ist entscheidend, wenn Sie eine zentralisierte Betriebslandschaft schaffen möchten. Ihre ECM-Software sollte die API-Integration mit Ihren bestehenden abteilungs-/rollenspezifischen Systemen unterstützen. Mit dieser Integration können Sie sicherstellen, dass Sie über das ausgeklügeltste und vollständigste Repository von Unternehmensinhalten und -aufzeichnungen verfügen, die für den autorisierten Zugriff bereit sind. Ihre Website, Ihr Lieferantenmanagementportal und Ihre Personalinformationssysteme (HRIS) könnten beispielsweise alle in die ECM-Software eingespeist werden.
#8. Einhaltung
Ein intelligentes Enterprise-Content-Management-System hält von Anfang an alle wesentlichen regionalen und branchenspezifischen Vorschriften ein. Beispielsweise bewahren DSGVO-konforme Prozesse zum Zurückziehen und Abrufen von Inhalten Aufzeichnungen über die Benutzereinwilligung für jedes Asset. Darüber hinaus ermöglichen erweiterte Anpassungen die Erfüllung unternehmensspezifischer Archivierungspraktiken.
#9. Eine Hybrid-Hosting-Einstellung
Sie haben die Möglichkeit, Ihre Inhalte und ECM-Prozesse in der Public Cloud, auf einem privaten Server (remote) oder On-Premise zu hosten. Und die Freiheit zu haben, die am besten passende Kombination auszuwählen, ist wunderbar. Hybrid-Hosting ermöglicht es Ihnen, eine Umgebung auszuwählen, die mit den Anforderungen Ihrer Branche kompatibel ist. Ein Contact Center mit vielen verteilten Mitarbeitern kann beispielsweise eine Cloud-First-Infrastruktur für einen einfachen Zugriff rund um den Globus verlangen, während eine Bank aus Sicherheitsgründen alle Inhalte vor Ort speichern möchte.
#10. Analytische Raffinesse
Die Integration von Analytics und Standard-ECM führt zu einem intelligenten Informationsmanagement (IIM), das die Association of Information and Image Management als nächsten Schritt im Wachstum von ECM-Software bezeichnet. Diese Funktion erweitert die Inhaltsverwaltung, indem sie Datenverarbeitungsfunktionen bereitstellt. Nachdem Sie nun alles Wissenswerte über ECM-Software (Enterprise Content Management) und ihre wesentlichen Funktionen gelernt haben, wollen wir uns die derzeit besten Optionen auf dem Markt ansehen.
Abschließend,
Eine Enterprise Content Management (ECM)-Lösung hilft Unternehmen, Inhalte und Informationen während ihres gesamten Lebenszyklus sicher zu verwalten. Enterprise-Content-Management-Systeme haben zahlreiche potenzielle Anwendungen und werden neben Wirtschaft und Technologie weiter expandieren. Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen an Digitalisierung, Automatisierung, Optimierung von Geschäftsabläufen, Compliance, Aufbewahrung und/oder Vernichtung von Dokumenten oder dem Aufbau einer kohärenteren Kultur interessiert ist, kann ein ECM-System einen erheblichen Wettbewerbsvorteil bieten.
Ähnliche Artikel
- Debt Capital Markets (DCM): Ausführlicher Leitfaden!
- COMPLIANCE MANAGEMENT SYSTEM: Definition und Bedeutung
- HR-COMPLIANCE: Was ist das, Software, Training & Bedeutung
- Equity Capital Market (ECM): Ausführlicher Leitfaden mit Beispiel
Bibliographie
